¿Puedes creer que la inteligencia artificial y los bots pronto revolucionarán el mundo de la gestión de proyectos? En cualquier momento, todos tendremos acceso a sistemas que puedan realizar tareas diarias de gestión y administración sin necesidad de intervención humana. Un pensamiento aterrador… ¿o emocionante? Sigue leyendo para ver cómo la IA cambiará la manera en que todos trabajamos.
La IA no solo puede automatizar tareas rutinarias y redundantes, sino también permitir el procesamiento de información a niveles que están más allá de nuestras capacidades. Después puede utilizar estos datos procesados para obtener información valiosa, hacer recomendaciones, realizar actividades más complejas, ampliar los horizontes creativos y ayudar en la toma de decisiones, a veces incluso de maneras que los seres humanos todavía no pueden hacer hoy en día. Según el Project Management Institute, hay algunos dominios de conocimiento que cubren casi todo el trabajo realizado por los gestores de proyectos. Los dominios de conocimiento son:
Echemos un vistazo a cómo los gestores de proyectos podrían programar bots de IA utilizando el software de gestión de proyectos del futuro para ayudarles en cada una de estas áreas.
Gestión de la integración
Los asistentes inteligentes de bots se integrarán con Siri o Google Assistant y responderán instantáneamente a las consultas de los gestores de proyectos. Imagina obtener respuestas rápidas a preguntas como: «¿A qué hora se espera que se complete la tarea XYZ?» o «¿Cuál es la disponibilidad de recursos hoy en día?» y demás información en tiempo real en lenguaje natural ¡sin tener que ir a múltiples puntos de contacto!
La IA también ayudará a integrar los esfuerzos del equipo, asegurando así la colaboración y la sinergia del equipo. Por ejemplo, un sistema de inteligencia cognitiva instalado en un sensor de laboratorio puede detectar una variación en la temperatura. Envía una alerta automática al gestor de proyectos. Al instante, el bot del gestor de proyectos creará una entrada de problema en el sistema y el gestor asignará a una persona para que solucione el problema. Entonces, el miembro del equipo toma medidas correctivas y preventivas que permiten a la IA aprovechar dicha información y mejorar su inteligencia cognitiva. De esta manera, el problema no se volverá a producir.
Gestión del alcance
Una de las tareas principales del gestor de proyectos es planificar y distribuir el plan de la estructura del proyecto (PEP). Es como la base de la programación, la asignación de recursos y el control.
Se podría aplicar la IA para desarrollar un PEP completo que incluya entidades, tareas, relaciones y restricciones en el contexto de un proyecto. El software de gestión de proyectos que soporta algoritmos de aprendizaje automático convertirá automáticamente el PEP en mapas mentales y extraerá más tareas PEP y la relación entre ellas. Además, con la ayuda de la base de conocimientos de la organización, el sistema de IA puede programar tareas y sugerir indicadores clave de rendimiento para el equipo.
Gestión del tiempo
Los sistemas de IA pueden entender el PEP y sugerir una serie de programaciones alternativas para llevar a cabo el proyecto. Los sistemas cognitivos más inteligentes pueden incluso entender la relación funcional entre las tareas y planificar el programa de acuerdo con esto. Si fuese necesario, puede alterar las programaciones en función del progreso del proyecto y del rendimiento del equipo. Así no solo se aumenta la productividad del equipo, sino que también ayuda a mejorar la colaboración entre los miembros del equipo.
El sistema de IA también puede determinar si el proyecto va por buen camino o si las tareas están en riesgo o en una ruta crítica. Para que esto ocurra, los miembros del equipo tendrían que introducir los datos necesarios en el sistema para que la IA pueda realizar un seguimiento eficaz de los problemas y proporcionar soluciones significativas al gestor de proyectos. Tomemos el ejemplo de un sistema de IA «Grok». ¿Has oído hablar de él?
Bueno, Grok, desarrollado por primera vez por Numenta, es un sistema de IA que ayuda en la detección de anomalías en los parámetros de TI. Esto ayuda a los equipos a obtener información valiosa sobre los diferentes sistemas de TI para identificar las áreas problemáticas y el comportamiento inusual para reducir en última instancia el tiempo de inactividad del negocio. Otras aplicaciones de este sistema de IA incluyen:
- Seguimiento de comportamiento no autorizado
- Control de existencias
- Seguimiento geoespacial
Gestión de riesgos
La estimación y gestión del riesgo es uno de los aspectos más importantes de la gestión de proyectos e implica más que simplemente hacer un gran plan e implantarlo bien. Las interdependencias y las contingencias externas hacen que los resultados sean bastante impredecibles.
Los sistemas cognitivos modernos utilizan el aprendizaje automático para predecir los resultados de los proyectos mediante la combinación de probabilidades de grandes cantidades de datos almacenados en el sistema. Considera incluso aquellos factores que pueden ser pasados por alto por el gestor de proyectos al calcular el riesgo involucrado. Esto ayuda al gestor a tomar medidas correctivas cuando y cómo sea necesario y a evitar el fracaso del proyecto por completo.
Gestión de la calidad
El gestor de proyectos puede emplear sistemas de IA para medir la calidad del progreso del proyecto y obtener información en el siguiente nivel. Con el uso de un software sofisticado, el asistente de IA del gestor de proyectos puede examinar contratos complejos y comprender los términos clave, las interdependencias y los compromisos. De esta manera, los gestores de proyectos pueden utilizar su valioso tiempo para centrarse en el aprovechamiento de la calidad de las tareas y ejercer su juicio profesional en lugar de gastar tiempo en revisar toneladas de documentación.
Uno de estos sistemas de IA es Microsoft Cognitive Toolkit. Anteriormente conocido como CNTK, este conjunto de herramientas es un marco de aprendizaje profundo que utiliza IA para describir redes neuronales artificiales en un equipo o proceso. Entonces la red se muestra mediante un gráfico dirigido. Digamos que se utiliza para el reconocimiento de imágenes. A continuación, el propio sistema aprenderá a identificar las imágenes de acuerdo con las etiquetas anteriores definidas en determinadas imágenes. ¿No es genial?
Interés de las partes interesadas
Los sistemas de IA, con la ayuda de algoritmos de análisis sentimental, pueden analizar los mensajes de los clientes para comprender sus necesidades en cualquier momento. También puede proporcionar a los empleados la compensación de sus quejas y soluciones a sus consultas, de forma instantánea. Esto permite al gestor de proyectos mantener a las partes interesadas estar en consonancia con los objetivos del proyecto.
Gestión de recursos humanos
Un asistente de IA puede ayudar al gestor de proyectos a emparejar las habilidades requeridas para el proyecto con los recursos disponibles en la organización y recomendar los recursos apropiados.
Por ejemplo, digamos que necesitas desarrollar una aplicación basada en web para una empresa de juegos de azar, entonces, ¿qué necesitarás?
- ¿Un equipo de desarrolladores?
- ¿Un equipo de gestión?
- ¿Un equipo de evaluadores?
Sí. Pero, lo más importante es elegir estos equipos en función de las habilidades que necesitarás para completar el proyecto. Ahí es donde entran en juego los sistemas de IA.
También puede identificar las habilidades que es necesario aprender o mejorar en base a la matriz de recursos y habilidades y asignar la formación necesaria.
Los bots pueden escanear orígenes de datos como LinkedIn y preseleccionar a los candidatos más adecuados, lo que facilita la vida del gestor de proyectos. Del mismo modo, para los trabajos que necesitan trabajadores autónomos, los asistentes de IA pueden interactuar con los bots de planificación y asignar los trabajadores autónomos adecuados.
Comunicación
Antes de introducir un producto en el mercado, no solo es esencial saber quién será tu público objetivo, sino también comprender de antemano sus demandas. Los sistemas de IA pueden ayudar al gestor a extraer las opiniones de los clientes y las percepciones del producto analizando la actividad de Twitter, los comentarios de Facebook, las reseñas web, etc. y recomendando cambios. Esto permite al gestor de proyectos priorizar las áreas que necesitan atención inmediata.
El triángulo de talentos del gestor de proyectos
La gestión técnica de proyectos, la gestión estratégica y de negocios así como el liderazgo son los tres lados de un triángulo de talentos de los gestores de proyectos. Los sistemas de IA ayudarán al director del proyecto en todas estas áreas, proporcionando información y recomendaciones basadas en datos. El gestor de proyectos podrá invertir más tiempo en la planificación estratégica en lugar de llevar a cabo tareas redundantes.
Del mismo modo, el liderazgo es un área que pasa a un segundo plano cuando se trata de gestionar muchas cosas complejas en conjunto, lo que da como resultado el fracaso del proyecto. La IA puede complementar muchos de los esfuerzos del gestor de proyectos y ayudarles a centrarse en áreas más importantes.
IA y Bots + ¡Software de gestión de proyectos para lograr el cambio!
Como puedes ver, se puede afirmar que, con la llegada de la IA, los gestores de proyectos serán capaces de optimizar sus esfuerzos para maximizar el éxito de sus productos. A partir de ahora, la evolución de la gestión de proyectos a través de la IA y los bots se encuentra en sus etapas iniciales, pero pronto cambiará realmente la forma en que se puedan entregar los proyectos.
Sin embargo, hay algo que la IA no puede hacer, que es ser humano. Quedando los gestores de proyectos para explorar solo los aspectos del trabajo que requieren esfuerzo humano, la IA abrirá puertas de potencial y creatividad infinitos. Como Elon Musk, CEO de Tesla Motors, dice con razón: «Los humanos deben fusionarse con las máquinas o serán irrelevantes en la Era de la IA».
REFERENCIAS:
- What If Project Managers Get Replaced By Bots And AI?
- 3 ways AI will change project management for the better
- How AI could revolutionize project management
- The Use of AI Bots in Project Management
- AI will transform project management! Are you ready?
- Reinventing The Role Of Project Manager
