La bandeja de entrada parece un asunto fácil y sencillo. Aunque es uno de los puntos de partida para un buen sistema tipo Organízate con eficacia, muchos se pueden confundir. Como se encuentra en el centro de la metodología GTD (siglas en inglés de Organízate con Eficacia), es esencial para comprenderla. Este aspecto no está relacionado solo con Nozbe, hay que considerarlo en una perspectiva más amplia.
Los problemas más frecuentes en el uso de las bandejas de entrada y maneras de resolverlos.
He decidido escribir acerca de la bandeja de entrada porque recibimos muchas preguntas, en particular de los usuarios nuevos de Nozbe. Aunque creo que también puede resultar interesante para nuestros usuarios habituales.
Recientemente he recibido un correo de alguien que se quejaba de que nuestro sistema de correo electrónico era obsoleto. ¿Por qué? Porque tenía que iniciar sesión entre varias direcciones de correo electrónico y filtrar qué iba a Nozbe como procesable.
Sencillamente no entendí por qué mantenía todas esas direcciones de correo electrónico separadas. Por ejemplo, Google Mail cuenta con una extraordinaria función de vincular otros buzones, etiquetarlos automáticamente por su origen y también la función de responder como si de hecho estuvieses respondiendo desde la dirección de correo electrónico original (hay que invertir un poco más de tiempo en la configuración pero una vez ajustado todo funciona a las mil maravillas). Yo lo uso y la verdad es que me facilita la vida. También sé que otros sistemas de correo electrónico cuentan con esta misma función. ¿Por qué complicarse la vida tanto?
Gracias a opciones como etiquetas, tengo mi(s) bandeja(s) de entrada a cero casi todos los días. Si tengo que volver a iniciar sesión en todas las cuentas (3 relacionadas con el trabajo, 3 relacionadas con mi profesión pero no con el trabajo y 4 privadas) me volvería loca y perdería la concentración y mucho tiempo en el proceso y desde luego la función de enviar por correo electrónico tareas a Nozbe sería, al igual que la persona implicada, anacrónico.
¿Demasiadas bandejas de entrada? ¡Sencillamente agrupa!
La mayoría de nosotros, al igual que Michael tenemos más de una bandeja de entrada. Muchos, si no todos, tenemos varias direcciones de correo electrónico, Evernote, herramientas de lectura, etc. Todo nos sirve para recopilar cosas a medida que avanzamos.
Una distinción importante entre estos y la bandeja de entrada de Nozbe es que esta última se debería utilizar para asuntos procesables. Otras bandejas de entrada deberían servir como «un sitio para guardar cosas».
Está bien reenviar a Nozbe todos y cada uno de nuestros mensajes de correo electrónico, documento, artículo o con lo que te encuentras, siempre y cuando no tengas mucho que hacer y no te importe pasar por cientos de elementos basura para llegar hasta aquellos con los que realmente debes interactuar. Pero, ¿por qué no sencillamente te optimizas a ti mismo? ¿Por qué no reducirlos a tan solo 3 o 4 buzones de entrada en total? ¿Y si utilizas una bandeja de entrada de Nozbe solo para los asuntos procesables?
Pasos para gestionar el correo electrónico y las bandejas de entrada físicas:
- Todos los mensajes de correo electrónico procesables que llegan a tu bandeja de entrada prioritaria - enviar a Nozbe - se convertirán automáticamente en tareas
- Todo el correo basura. - eliminar.
- Los mensajes de correo electrónico que se deben enviar a otra persona - sencillamente difúndelo
- Resto de mensajes de correo electrónico - archivar - podrás buscarlos más tarde.
- Finalmente, documentos en papel de tu bandeja física - decide qué hacer (escanear, destruir, adjuntar a tareas…)
Una vez en la bandeja de entrada de Nozbe - procesa cada tarea una a una - trasládalas a los proyectos correspondientes o utiliza la regla de los 2 minutos para hacer justo después las tareas más fáciles.
En Nozbe, creemos que cuanto mayor sea el número de bandejas de entrada, mayor es la oportunidad de perder la pista y el rumbo. Cuanto más tiempo dejes escapar con cosas improductivas y molestas como iniciar sesión entre cuentas alternas y busques cosas, menos tiempo tendrás para lo que realmente necesitas hacer.
Compartir tu bandeja de entrada no es una gran idea
Una que otra vez recibo una misma pregunta, es decir: «Antes estaba permitido compartir la bandeja de entrada de Nozbe. ¿Por qué ya no se puede?»
La respuesta es sencilla. Fue un experimento y poco tiempo después lo implementamos, recibimos un montón de comentarios diciendo que causaba multitud de problemas a los usuarios. Personalmente, no creo que debas compartir tu buzón de Nozbe cuando no sueles compartir tu dirección de correo electrónico. Tu bandeja de entrada es un lío - ¡afróntalo! :-)
Si necesitas compartir algunas tareas de tu bandeja de entrada de Nozbe, trasládalas al proyecto «compartido» correspondiente.
Incluso cuando tienes una serie de acciones en proyecto, todavía te conducirán a algo mucho mayor, por ejemplo a mejorar tu hogar. En ese caso, ¿por qué no crear un proyecto «misión casa» o similar en Nozbe? Al dejar que otros entren en tu bandeja de entrada al compartirla se producirá una gran confusión, en particular cuando empiecen a dejar allí también todos sus asuntos entrantes. Muy pronto terminarás con un lugar gigantesco que no lleva a ninguna parte y que ni siquiera puedes limpiar sin la ayuda de los demás. Y además es contraproducente, ¿no estás de acuerdo?
¿Hay algo más?
En definitiva, simplemente haz tu vida más fácil. No saltes entre cuentas, cuando se pueda evitar. No compartas lo privado - Nozbe te lo garantiza. Es más eficaz que termines aclarando lo que TÚ tienes QUE HACER, en contraposición a distraerte con asuntos que directamente no requieren tu atención. Todo te puede llevar a ser más productivo y a conseguir tus objetivos con mayor facilidad.
¡Echa un vistazo a nuestro curso!
Michael habla sobre bandejas de entrada en la lección 1 de nuestro curso «Diez pasos para mejorar la productividad» - no dejes de verlo (al igual que el resto del curso):
Escrito por Delfina (Soporte de Nozbe - CHO - Chief Happiness Officer - Directora de la felicidad)