Mira qué ha escrito un usuario de Nozbe:
Hola: Con Nozbe ahora soy mucho más productivo. Tan productivo, que tengo la sensación de que lo que tengo por hacer no termina nunca. Hago muchas más cosas que antes no hubiese hecho y cuando hay algo hecho, siempre quedan muchas cosas por hacer de nuevo. Así que nunca se acaba. Sería estupendo tener una publicación en el blog para debatir este tema, tener vuestro punto de vista y sugerencias para lograr el equilibrio trabajo-vida personal cuando tienes una potente herramienta de productividad entre manos :-)
En total, aquí hay 10 maneras de lidiar con una lista de tareas pendientes interminable. Sigue estos consejos y disfruta de más tiempo libre.
1. Practica el esencialismo
Sigue el consejo de Greg McKeown y céntrate en las cosas más importantes: «El esencialismo no trata de cómo cumplir más objetivos, trata de cómo cumplir los objetivos correctos. Tampoco significa simplemente hacer menos por hacer menos. Se trata de invertir tu tiempo y energía de la manera más sabia posible para operar en tu punto más alto de contribución haciendo solo lo que es esencial». No pierdas el tiempo en tareas y proyectos que realmente no cuentan.
Intenta escoger los objetivos más importantes que quieres lograr en tu vida profesional y privada. Si no lo puedes hacer solo con una de estas áreas, escoge dos o tres. Saberlas te ayudará definitivamente a renunciar a algunos de los proyectos en los que estás involucrado/a. Prueba a dejar aquellos que no te acercan a tus objetivos o que no están relacionados con ninguno de ellos. ¡Rápido!
2. Por orden en tu lista
Haz un repaso de tu lista de tareas pendientes y para cada una de las tareas pregúntate: «¿Es realmente necesario hacer esto?» «¿Qué pasará si no lo hago?» Lo más probable es que identifiques algunas cosas que tienen una prioridad tan baja que realmente nunca se harán.
3. Siempre termina lo que empezaste
Empezar, procesar, parar, perder la concentración, olvidar cosas, volver a empezar, recopilar información y materiales de nuevo, entrar de nuevo en un flujo—¿te resulta familiar? Tener que cambiar tus recursos cognitivos o de atención a un tema completamente diferente y volver de nuevo a una tarea previa es totalmente contraproducente.
Para no perder la perspectiva, divide tus tareas grandes en varias más pequeñas e intenta hacer todo lo posible para completar lo que has iniciado. La expedición no es solo trabajar eficazmente, también es fuente de la gratificante sensación de satisfacción :-)
4. Comunicación de forma inteligente
Recuerda comunicar tus necesidades y pensamientos de forma breve pero exhaustiva al hablar y escribir. Si proporcionas toda la información necesaria en tu primer mensaje de correo electrónico te responderán algo así como: «De acuerdo. Gracias». Si te dejas algo o no se te puede molestar para que expliques algo, se perderán y harán preguntas. Vuestro intercambio de mensajes no tendrá fin… Formula tus mensajes de manera que no haya dudas ni preguntas que formular.
5. Planifica tu día
Sí, todos sabemos que es bueno planificar… pero realmente no lo hacemos a diario, ¿no? Intenta planificar tu día por la mañana o la noche anterior. Enumera todas las cosas importantes que necesitas hacer: escoge varias tareas que hacen que realmente tu día cuente y que te acerquen a tus grandes objetivos. Una vez hechas, ¡avanzarás en tus proyectos y eso es suficiente!
Cuando hagas la planificación, recuerda programar tiempo suficiente para pasar con tu familia y amigos, cosas inesperadas, asuntos actuales, gestión de proyectos y tareas menores que necesitamos hacer todos los días sin importar con cuánto interés tratemos de ser esencialistas. Esto nos lleva a…
6. Panificar de forma pesimista
En primer lugar, programa todo lo que puede ser programado: agrega fechas y prioriza tus tareas. No intentes hacer tu programación demasiado ajustada, solo lograrás estresarte y sentirte decepcionado/a. Es una gran idea el agregar reservas de tiempo a cada tarea: será suficiente un 25 % del tiempo que asignas a cada tarea en tu programación. No te preocupes, no estás solo, la mayoría de las personas subestiman la cantidad de tiempo que requiere su trabajo.
7. Utiliza categorías para agrupar tareas
Cuando planifiques y programes, también presta atención a saber cómo puedes agrupar algunas de sus tareas. Tu trabajo se ejecutará de una manera más fácil si dedicas bloques de tiempo a tareas que requieren recursos o herramientas similares. De esta manera, reducirás la distracción y maximizarás la eficiencia. Si trabajas con Nozbe, utiliza Categorías para agrupar las tareas similares.
8. Establece tus propias normas
Como dice David Allen: «Realmente usted necesita encontrar su propio equilibrio trabajo-vida, probablemente con la ayuda de otros. Lo importante es hacer caso omiso de las obligaciones: las obligaciones que proceden de otras personas o de que usted interiorice las actitudes de los demás. Tiene que confiar en su propia intuición».
El establecer algunas normas hará que te sientas más seguro/a y confiado/a. Tarde o temprano la mayoría de las personas con las que trabajas aprenderán tus «normas» y las respetarán de forma natural.
Ejemplos: «Ella siempre realiza las tareas más importantes alrededor de las 10 de la mañana, es mejor no molestarla entonces», «Él recoge a sus hijos del colegio a las 4.30 h todos los días, así que sale de la oficina a las 4 de la tarde en punto. No tiene ningún sentido el delegarle una tarea urgente a las 4.15 h», etc.
9. Establece la rutina de fin de jornada de trabajo
Intenta finalizar tu día a la misma hora cada día y asegúrate de que lo saben tus compañeros y clientes. También, haz todo lo posible para dejar el trabajo en el trabajo. Antes de poner término al trabajo del día, anota todas las tareas pendientes y las cosas relacionadas con el trabajo que tienes en la cabeza para no pensar en ellas durante tu tiempo libre. También puedes regar las plantas de la oficina, arreglar la mesa o anotar tus logros / comentarios / ideas en tu diario si lo tienes. A continuación, apaga el ordenador y sal de la oficina.
Si tienes que llevarte trabajo a casa, deberías intentar limitarlo a cierta zona de tu casa y poder cerrar la puerta.
10. Di «no»
… diplomática y amablemente, pero que sea: «no». Si un «sí» retrasaría tu plan de ejecución, házselo saber al solicitante y niégate amablemente. En caso de que el solicitante sea tu jefe o tu cliente, incluso puedes ser asertivo, simplemente formula tu «no» como «eso sería difícil, dados mis compromisos actuales, por tanto vamos a buscar otra forma de formularlo».
David Allen tiene un consejo muy práctico sobre esto: «Si tiende a decir sí sin pensar cuando se le pide el hacer algo extra, deténgase. No conteste de inmediato. Diga que volverá a ponerse en contacto con la persona que pregunta, a continuación utilice ese tiempo para pensar con claridad si decir sí o no. Si quiere decir sí, está bien. Pero si quiere decir no, diga no y siga diciéndolo. No justifique sus acciones ni dé excusas. No hay necesidad de ser desagradable ni grosero».
P.D. No seas un mártir
Deja de actuar como si fueses el único para hacer todo lo que hay alrededor. Sé que hay personas a las que les gusta dar la sensación de que están ocupadas y son importantes, pero esto puede ser realmente muy molesto para sus compañeros y allegados. Muchas personas son «mártires» porque necesitan la aprobación de los demás.
Autora: Magda del equipo de marketing de Nozbe
