En una empresa «Sin Oficinas» como Nozbe, no nos vemos mucho en persona. Por eso, hace unos años empezamos a reunirnos toda la empresa. Queríamos pasar tiempo de calidad juntos, recargar baterías, conocer mejor a las personas que hay detrás de sus avatares… y básicamente conectar a un nivel diferente. Ahora, que ya hemos hecho unas cuantas, me gustaría compartir algunas sugerencias sobre cómo preparar y llevar a cabo con éxito un «retiro espiritual de empresa».
¿Con qué frecuencia la organizamos?
Dos veces al año, siempre tenemos una reunión de primavera y otra de otoño. Creemos que el modelo de dos veces al año es el equilibrio justo de tiempo en la oficina de casa frente al tiempo con tu equipo.
La elección de primavera y el otoño es adrede. En verano, la gente quiere disfrutar de días de vacaciones con sus familias y en invierno hace frío… y generalmente otoño y primavera son temporada baja de turismo, por lo que los hoteles están vacíos y tranquilos y nos pueden ofrecer no solo unas buenas tarifas sino también confortable estancia…
¿Cuánto dura una Reunión Nozbe?
Normalmente llegamos los lunes para un almuerzo tardío y nos marchamos el sábado después del desayuno. De esta manera dedicamos toda la semana para la reunión y dejamos el fin de semana para relajarnos después de una semana intensiva. Voy a profundizar más en nuestro calendario de la reunión un poco más adelante, así que sigue leyendo.
¿Quién va a la reunión?
Hemos probado varios modelos. Cuando nuestro equipo era de unas 10 personas o así, también invitábamos a las parejas pero ahora somos más del doble y nos hemos dado cuenta de que este modelo ya no puede ser — y no solo por los costes adicionales y la logística sino también por otros motivos.
En primer lugar, tenemos un equipo bastante joven, por lo que no todo el mundo tiene pareja… y algunos tienen hijos pequeños, por lo que es muy difícil tanto traerlos a la reunión como dejarlos en casa… toda una semana.
El segundo argumento es que cuando vas solo, no tienes más remedio que interactuar con el resto del equipo… y no tienes que preocuparte de tu pareja. Te puedes centrar en conectar con el resto del grupo.
Mi amigo Michael Hyatt no está de acuerdo con esto y destaca la importancia de llevar a la «media naranja», pero nuestra experiencia es diferente. Creemos que «encajamos» mejor como equipo cuando podemos dejar atrás nuestro día a día y simplemente nos centramos en la dinámica de nuestro equipo durante una semana.*
Aparte del equipo central, también tenemos contratistas habituales. No les invitamos a las reuniones. Quizás deberíamos revisar la política en algún momento…
¿Dónde organizamos nuestras reuniones?
Cada vez que organizamos una reunión, votamos sobre el lugar… y ahora, ¿cuál tenemos en consideración?
En algún lugar no demasiado lejano…
Ir a una isla tropical sonaría muy bien para una reunión y tal vez lo hagamos alguna vez… pero como nuestro equipo central principalmente tiene su sede en Polonia, por lo general elegimos como destino un lugar en nuestro país de origen. Escogemos una ciudad/pueblo diferente para cada reunión
Al limitar la elección a nuestro país, la logística es mucho más fácil. Tenemos trenes de alta velocidad uniendo muchos puntos de Polonia, por lo que la mayoría del equipo puede trasladarse rápidamente y llegar a la reunión sin un largo viaje.
¿Cuál es el programa de una «Reunión Nozbe»?
Lunes…
Dedicamos la mañana del lunes a viajar al destino de nuestra reunión y nos reunimos alrededor de las 3 de la tarde para un almuerzo tardío en el hotel.
Después del almuerzo, es el turno de mi presentación. Como CEO de la empresa, realizo la presentación del «estado de la unión» donde resumo qué ha sucedido en el último medio año, hablo de nuestro futuro, de la dirección de la empresa y de lo que esperamos lograr y tratar en esta reunión en particular.
Por la noche, normalmente salimos a tomar una cena ligera con aperitivos y cerveza.
De martes a viernes
- 8.00–9.00 h de la mañana es la hora del desayuno
- 9.00–13.00 h es el momento de las presentaciones, debates y también de atracciones que crean equipo.
- A las 13.00 h normalmente tomamos un buen almuerzo en el hotel.
- 14.00–15.00 h pm es el «rato a solas» — una semana con todo el equipo puede ser muy exigente por lo que es el momento para cada uno de nosotros para relajarnos, puede que para un descanso o una siesta… o lo que sea
- 15.00–17.00 h de nuevo es el momento de las «presentaciones» — nos reunimos en la sala de conferencias y seguimos hablando de cosas, realizamos una aportación masiva de ideas y compartimos ideas…
- 19.00 h es la hora de la cena y después, normalmente vamos a tomar una copa y realizar juegos de «integración de equipo» u otras actividades de grupo — algo para unir nuestro grupo.
Sábado por la mañana
Tiempo para despedirse. Después del desayuno, cada uno vuelve a su casa.
Notas importantes del programa:
- Programar tiempo para estar a solas — asegúrate de que las personas se pueden retirar un poco y no tienen que interactuar entre sí en todo momento.
- Planifica las presentaciones antes de la reunión — es importante tener todas las presentaciones con un orden y que la gente se las pueda preparar antes — de esta manera podemos repartirlas uniformemente a lo largo de la semana para lograr el máximo compromiso del equipo.
- Dejar tiempo no solo para presentaciones relacionadas con la empresa sino también relacionadas con la pasión — nuestro equipo está formado por 26 personas de 26 diferentes lugares con 26 historias diferentes — nos dimos cuenta de que también necesitábamos presentaciones acerca de diferentes pasiones — ¡de esta manera podemos aprender mucho unos de otros!
- Programar debates con un día de antelación — aparte de programar presentaciones, también deberíamos programar los debates de manera que la gente se pueda preparar mentalmente cada todos y cada uno de los días. Siempre es una buena práctica de productividad preparar cada día el día antes… y también deberíamos hacerlo en una reunión.
- Añadir margen — tiempo para charlas 1–1 y trabajo de grupo — hemos aprendido esto de la manera difícil— no intentes exprimir cada minuto de la reunión — deja a la gente espacio para respirar y añade una hora o 30 minutos aquí y allí para las charlas 1–1 o debates espontáneos en grupos más pequeños.
- Colocar y modificar la programación como proyecto compartido en Nozbe — de nuevo una buena práctica— pon el calendario y actualízalo en un proyecto compartido con todo el equipo. De esta manera estarás evitando todas las preguntas del tipo: «¿Qué hacemos ahora?», «¿cuándo hacemos esto o aquello?»
- Deja tiempo para atención al cliente — siempre anunciamos en nuestro blog que vamos a tener una reunión y explicamos a nuestros clientes de Nozbe que en esa semana tendrán que esperar un poco más para nuestra respuesta… pero de todos modos tiene que haber tiempo para que el equipo de atención al cliente pueda ponerse al día con los correos electrónicos.
- Organizar las actividades deportivas/de integración con antelación — puesto que somos un grupo de 26 personas, tenemos que organizar todo con antelación para asegurarnos de que los lugares que ofrecen actividades estarán preparados para nosotros. Un consejo adicional — asegúrate de que no programas cosas físicamente exigentes para el viernes — ¡por entonces ya estamos todos muy cansados! En nuestra última reunión estuvimos conduciendo karts un viernes y fue muy duro…
Comida — ¿qué comemos? ¿Dónde?
Al igual que con todo, la comida tiene que estar bien organizada y de nuevo, después de muchas pruebas y errores creo que hemos alcanzado un gran sistema:
Desayuno y almuerzo en el hotel
- El desayuno y el almuerzo siempre tendrán lugar en el hotel. De esta manera nuestro día es muy predecible y no queremos y no perdemos tiempo «buscando restaurante».
- Tenemos el menú del almuerzo de toda la semana preparado y acordado por adelantado antes de la reunión.
Cena fuera si es posible
La cena es una historia diferente — preferimos salir a cenar y explorar los buenos restaurantes locales. De nuevo, como grupo grande, tenemos todo reservado con antelación. Pedimos consejo a los habitantes locales y consultamos las valoraciones de Yelp para asegurarnos de elegir sitios agradables.
Hotel — ¿qué hace que nuestra estancia sea fabulosa?
Así es cómo elegimos hotel para nuestra reunión. En primer lugar:
Negociamos una tarifa con unos pocos hoteles de la misma zona
Sí, pedimos sus tarifas a unos pocos hoteles de la zona, explicamos lo que necesitamos y recibimos presupuestos detallados. De esta manera podemos compara precios y, en base a las valoraciones y opiniones del hotel en internet, averiguamos la mejor combinación de economía y eficiencia. La ubicación también es importante.
Una sala de conferencias tan grande como sea posible
Pasamos la mayor parte de nuestro tiempo en la sala de conferencias y las hemos tenido grandes y pequeñas a lo largo de los años… y es obvio que más grande es definitivamente mejor. En una espaciosa sala de conferencias los debates son mucho más fáciles y podemos hablar 1-1 o en grupos más pequeños.
El nivel de la habitación realmente no importa
Siempre que tengamos habitaciones que estén bien y limpias, su nivel no importa mucho. Hemos tenido habitaciones más elegantes y estándar… y nos dimos cuenta de que no necesitamos mucho lujo porque solo vamos a nuestras habitaciones cuando vamos a dormir — ¡pasamos la mayor parte del tiempo fuera de la habitación! Por lo general elegimos las habitaciones dobles ya que de esta manera la gente está más integrada (por supuesto que lo mantenemos específico para cada sexo).
Dejamos margen — si a alguien no le gusta la habitación, cámbiala
Necesitamos asegurarnos de que el hotel tiene habitaciones de sobra y que no está todo completamente lleno cuando llegamos. De esta manera, si alguna de las habitaciones asignadas a nuestro equipo es demasiado pequeña o tiene algún problema, el hotel es lo suficientemente flexible como para cambiarla por algo mejor.
Planificamos una reunión con mucha antelación
Para acabar, veamos algunas sugerencias y trucos adicionales:
Anunciar las fechas rápidamente
Justo después de nuestra última reunión, ya programamos las fechas de la siguiente y las hacemos no negociables. De esta manera nadie de nuestro equipo puede decir que tienen algo más para entonces. Así también se evitan posibles solapamientos con los días de vacaciones.
Programa tic-tac
Después de las últimas reuniones, estamos intentado adoptar un programa tic-tac, en el sentido de realizar una reunión en el centro de una ciudad interesante… y otra en la naturaleza, en un hotel lejos de todo.
Finanzas — la empresa lo paga todo
Este es el secreto. Establecemos un presupuesto aparte para cada reunión de modo que la empresa pueda pagar todo — el alojamiento, la comida, la bebida, el viaje, todo. Los empleados pueden llegar a la reunión básicamente sin dinero en efectivo, ya que todo estará pagado.
Detalles — regalos adicionales para el equipo
Se ha convertido en una tradición el tener una camiseta diseñada especialmente como recuerdo de cada reunión. Además de la camiseta, intentamos conseguir algo especial para el equipo:
- cargador portátil
- botella de viaje con filtro de agua
- taza de café de viaje
- taza de té tradicional
- y muchas otras cosas diferentes…
Muchas empresas ofrecen detalles con el logotipo de la empresa, pero hace poco decidimos hacer lo contrario: buscar un producto que nos guste e intentar comprarlo a granel y añadir el logotipo de la empresa más tarde.
¡Así es como hacemos nuestras reuniones!
Como puedes ver, cada reunión es un desafío logístico pero merece la pena. Y hay cierto toque de arte y ciencia para convertirla en éxito. Espero que hayas disfrutado de nuestra experiencia de organizar reuniones y tengas en cuenta algunas de estas cosas cuando prepares a tu equipo para un retiro espiritual empresarial.
En definitiva, aquí tienes unos vídeos de nuestras últimas reuniones:
Breslavia, otoño 2017
Torun, primavera 2017
Primavera de 2016, Sopot
Otoño de 2015, Lodz:
