La mayoría de mis clientes están completamente abrumados a la hora de trabajar. Normalmente tienen un nivel alto de compromisos y bajo en cuanto a organización, por lo que cuando llega el momento de cumplir objetivos, muy a menudo no saben por dónde empezar. Abren su aplicación de productividad elegida y echan un vistazo a su lista de Prioridad o de «Pendientes» y no saben por dónde empezar porque tienen 35 tareas «pendientes» hoy. Esto es un hábito fácil de adquirir y afortunadamente hay una solución fácil, con dos formas de mitigar este problema.
1 - No necesitas fechas de vencimiento en todo
La mayoría de las personas crean una tarea y asignan una fecha de vencimiento o una fecha de lanzamiento para recordar hacer algo. El problema de esto es que antes de que lo sepas… ¡te has asignado 35 cosas con vencimiento en un mismo día! La mejor manera de gestionar esto es utilizar solo fechas de vencimiento con las cosas que realmente tienen «vencimiento» o que necesitas que se te recuerden. Algunos ejemplos incluyen el pago de la hipoteca, un evento social específico, etc.
Para tareas que no tienen una fecha de vencimiento, pero que es necesario hacerlas pronto, agrégalas a una lista de acciones. Una lista de acciones es un contexto (o categoría en Nozbe) que puede ser cualquier cosa que quieras, siempre que sea relevante para la tarea en cuestión. Podrías tener varias listas con un ejemplo para crear lista basada en la cantidad de energía que tienes. Utilizan la «lista de energía baja» para realizar tareas rutinarias y la «lista de energía alta» para el pensamiento creativo. Otras opciones podrían incluir una persona, lugar o cosas para lograr objetivos. Con listas para «Cónyuge», «Oficina», «MacBook», etc. una vez a la semana deberías agregar tareas a estas listas durante tu revisión semanal. Haces una revisión semanal de tus tareas, ¿verdad?
2 - Priorizar tu día
Tal vez tengas 35 cosas «pendientes» para hoy, pero no sabes por dónde empezar. Recomiendo que mis clientes usen el método «Tarea Más Importante(MIT)» y «Tareas de Importancia Secundaria (STI). Esto significa que eches un vistazo a tu lista de tareas y determines 3 MIT para el día y completes esas primero. Después, identifica 3 tareas más que si terminas las 3 primeras, puedes seguir trabajando en esas STI. En Nozbe puedes hacerlo fácilmente creando categorías con estos nombres y asignándolas a la tarea. A continuación, en la lista Prioridades puedes filtrarlas para ver solo estas categorías.
Siempre habrá obstáculos cuando intentes ser productivo. Con estos dos consejos espero que puedas encontrar algún consuelo en tus desafíos de productividad.
Autor: Chad Garrett - Presidente de Productivity Grid, LLC y Nozbe Ambassador. Desde esta perspectiva, Nozbe es realmente la herramienta perfecta de productividad cuando intento incorporar una variedad de flujos de trabajo, incluyendo la metodología de David Allen Organízate con eficacia (GTD).
