¡Ay, la productividad! Puede ser la perdición de nuestra existencia. Si tu equipo trabaja de forma remota o en la compañía misma, cuando tu equipo no está despierto, la productividad se resiente, la productividad baja y los ingresos disminuyen.
Lo peor de todo es que las cosas se acumulan de manera que todos se sienten más frustrados e incluso menos motivados. Trabajar en tu propia productividad es una cosa. ¿Pero cómo narices haces que todo un equipo sea más productivo de modo que se organicen con eficacia?
La buena noticia es que hay una razón por la que las que no se organizan con eficacia. Si has notado que tu equipo no cumple los plazos de entrega constantemente y que el rendimiento está bajando en este momento, es hora de abordar la raíz de los problemas antes de trabajar en las soluciones.
Veamos exactamente por qué el equipo no está organizado con eficacia y qué puedes hacer al respecto.
Falta de prioridades
Imagínatelo: un miembro del equipo acaba de entregar una tarea de poca importancia. Mientras, ¿qué pasa con esa tarea importante que querías que se terminase antes? Todavía no está hecha.
La excusa es siempre la misma: “No sabía que era prioritario”.
La responsabilidad de este tipo de cosa que recae directamente sobre los hombros del líder del equipo. Si eres tú, necesitas mejorar en la comunicación de lo que es y lo que no es prioritario.
Pero volvamos al principio. En primer lugar, es necesario determinar qué tareas deben realizarse primero y, a continuación, asegurarse de que todo el equipo ha entendido lo mismo.
No es suficiente la simple asignación de tareas a través de la herramienta de gestión de proyectos. Si cada trabajador tiene unas cuantas tareas delante, necesita saber cuál es la prioritaria. De lo contrario, lo más probable es que se centren primero en lo que es más fácil para ellos, lo que podría decepcionarte.
Es una buena idea usar una herramienta como Nozbe para crear categorías que indiquen qué nivel de prioridad tiene cada tarea. De esta manera, los miembros de tu equipo pueden ver en qué tareas deben centrarse a continuación y cuáles pueden dejar para más tarde.
Un equipo lleno de extraños
Hay que hacer algo. Pero no se ha hecho.
¿Cuál es el motivo esta vez?
“No sabía a quién pedir ayuda”.
Un miembro del equipo necesitaba ayuda, pero no estaba seguro de a quién pedirla. Terminó por no pedírsela a nadie y como consecuencia se olvidaron la pregunta y la tarea.
Es importante que pueda prosperar la comunicación en tu equipo y que todos sepan quiénes son los demás y cuáles son sus funciones. De esta manera, cuando alguien tiene un problema que otro miembro del equipo puede resolver fácilmente, simplemente puede dirigirse a la persona adecuada y resolverlo.
Si eres el jefe de equipo, hazlo saber. Si no lo eres, asegúrate de que todos sepan quién es el jefe de equipo. Definir al jefe de tu equipo te da una base y puedes seguir adelante a partir de ahí.
Una forma fácil de presentar a todo el mundo es crear un documento de Google al que todo el equipo tenga acceso. Incluye nombres, puestos y responsabilidades de cada miembro, así como sus datos de contacto y asegúrate de actualizarlos continuamente.
Demasiado drama y conflicto
El conflicto forma parte de la vida. Incluso en la relación más saludable hay conflictos. De hecho, un poco de conflicto es saludable.
¿Pero sabes qué no es saludable? La incapacidad de resolver dramas y conflictos dentro de tu equipo.
Mira, surgirá un conflicto entre los miembros de tu equipo. La gente peleará y discutirá. Es natural cuando un montón de personas están encerradas juntas en una oficina todo el día.
Pero cuando no puedas capear la tormenta, un conflicto te hundirá al impedir que las personas logren los objetivos.
Aunque no vamos a sugerirte que te asegures de que todos los que trabajan para ti son amigos entre ellos, lo que necesitas hacer es detectar las tensiones y los conflictos y luego encontrar una manera de resolverlos.
Esto no será sencillo, pero lo que puedes es llevarte a la gente aparte y hablar con ellos. No te dejes llevar por el juego de la culpa ni señales con el dedo, invita a que la gente hable uno con el otros sobre sus problemas. Promueve la transparencia y la comunicación y demuestra que tu lugar de trabajo es un sitio donde la gente puede expresarse. Recuerda a todos que se producen accidentes y que no es culpa de nadie. Todos trabajando para el mismo objetivo colectivo, así que tratemos de mantenernos en el camino correcto.
Falta de una visión clara
Cuando no compartes tu visión global ni tu objetivo a largo plazo con tu equipo o, al menos, cuando no lo aclaras muy bien, no puedes esperar que estén tan entusiasmados y motivados como tú.
Para que los miembros del equipo se sientan realmente que forman parte de un proyecto, es necesario que compartas tu visión con ellos. Muéstrales adónde vas con esto; ¿cuál es la misión y el destino final? Haz que la gente se sienta involucrada, haz representaciones en imágenes. Esto aumentará su motivación, hará que se sientan más responsables y asegurará que aborden las tareas con más urgencia y entusiasmo. De esta manera, aumentará la productividad y se lograrán más objetivos.
¿Un ejemplo? Michael, CEO de Nozbe, graba vídeos para mostrar su visión y el progreso y los objetivos de la empresa.
En Nightwatch, cada dos meses nos tomamos un tiempo para discutir nuestros progresos y planes, también para asegurarnos de que todo el mundo va por la misma página. Ahora, aquí está el truco: como equipo completamente remoto tenemos una llamada de audio y respaldamos el discurso con presentaciones y estadísticas compartidas en pantalla.
Falta de responsabilidad
Si es demasiado fácil para alguien de tu equipo decir «ese no es mi problema/responsabilidad», tienes un problema.
Incluso tendrías problemas aún mayores si era su responsabilidad, pero ellos no eran conscientes de ello.
Se ha llevado a cabo una investigación sobre la rendición de cuentas en la oficina y se ha llegado a la conclusión de que uno de los motivos por los que eludimos la responsabilidad es porque no se ha compartido con nosotros el objetivo general de un proyecto. Por lo tanto, no nos dimos cuenta de la importancia de una tarea, o de que se trataba de nuestra responsabilidad.
Para que la gente sea más responsable, puedes utilizar una herramienta de gestión de productos como Nozbe y también puedes mejorar tu propia comunicación. Asegúrate de que todos saben qué se espera de ellos, cuáles son sus funciones y qué tarea corresponde a su función laboral. No caigas en la trampa de dejar que tu equipo escoja qué hacen. Asegúrate de que sepan de qué son responsables.
Una vez más, puedes utilizar Nozbe para asignar funciones y responsabilidades a las personas. Delega tareas a los miembros del equipo para que todos sepan qué se espera de ellos.
Reflexiones finales
Como puedes ver, al menos hay cinco motivos por los que tu equipo no está organizándose con eficacia. Considera cuáles se pueden aplicar a tu equipo y luego utiliza estos consejos para solucionar el problema y hacer que las cosas avancen. Cuantas más cosas se hagan, mejor se sentirán todos.
Asegúrate de priorizar cada una de las tareas que propongas, presenta a todo el mundo mediante un sencillo documento de Google, encuentra la forma de evitar de raíz el drama y los conflictos, comparte tu visión con todo el equipo y asegúrate de que cada uno de los miembros conozca sus responsabilidades individuales.
