¿Estas esperando a que tus compañeros te entreguen una hoja de datos? ¿Estás esperando una tarea imponente que ha estado en el aire durante un tiempo, pero que tu jefe sigue postergando el delegar y especificar? ¿Está esperando la respuesta de un compañero sobre si le gustaría participar en tu proyecto? ¿Estás esperando los flamantes auriculares nuevos que has pedido no hace mucho?
Si alguna de estas situaciones te suena familiar, puede que tengas algunas cosas en tu plato, o más bien en el plato de otra persona, y esta es la clave.
Todos tenemos cosas que no se pueden entregar inmediatamente - así es la vida. Todo está bien si todo va bien, pero como sabes, la vida no siempre es un camino de rosas. Ocho de cada diez personas no te enviarán una respuesta adecuada o no responderán en absoluto, al menos no dentro del plazo previsto. Los compañeros, incluyendo tu jefe, siguen postergando tareas y decisiones exigentes. Si no mantienes una lista de tus responsabilidades «externalizadas», nadie se ocupará de ellas.
Cuando se trata de medir y registrar tus «cosas externalizadas», contar con una lista «En espera» es un verdadero salvavidas. El término «En espera» fue introducido por David Allen en su libro «Organízate con eficacia». Allen define «En espera» como «recordatorios de todas las cosas de las que estás a la espera de que otros devuelvan o hagan».
Permítame darte algunos consejos sobre cómo mantener y manejar una lista «En espera», luego siéntate y disfruta de la tranquilidad estoica.
Carpeta «En espera» en tu cliente de correo electrónico
Si tú, como la mayoría de nosotros, usas mucho el correo electrónico, te recomiendo que crees una nueva carpeta de correo electrónico llamada «En espera» y que crees una regla que mueva ciertos mensajes a tu carpeta.
¿Qué narices es una carpeta «En espera»? Míralo como un sencillo cubo dedicado a recoger material de fuentes externas automáticamente. Deberías configurar el desencadenador primero para mover los mensajes a la carpeta dedicada. Cada vez que envías un correo electrónico que ha de tener un seguimiento, te CC a ti mismo en el correo electrónico, lo que desencadena la regla. En la web encontrarás manuales detallados sobre cómo configurar tu regla. Tardarás solo 10 minutos en la configuración del sistema, pero te ahorra al menos otros 10 minutos al día.
Una solución aún mejor y más productiva
Si utilizas un gestor de tareas como Nozbe, puedes ir un paso más allá. La mayoría de los gestores de tareas ofrecen tareas de correo electrónico desde tu cliente de correo electrónico a proyectos/carpetas específicos; como alternativa, puedes etiquetar ciertas tareas. Configura tu proyecto/carpeta «En espera» en tu gestor de tareas, después redacta tu carta y pon una dirección de correo electrónico exclusiva en los campos CC o CCO. En Nozbe, puedes añadir una tarea a uno de tus proyectos existentes utilizando el nombre del proyecto precedido por el símbolo almohadilla en el campo Asunto de tu correo electrónico: “#En espera.”
Si realmente quieres destacar, puedes añadir fechas de seguimiento o fechas de vencimiento a tu mensaje usando almohadillas en Nozbe. Digamos que delegas una tarea a tus compañeros que debe hacerse antes del viernes. Redacta tu correo, CC tu dirección de correo electrónico exclusiva, rellena el campo Asunto con “#en espera #viernes” y luego pulsa el botón Enviar. El correo electrónico llega a tu proyecto «En espera» con la fecha de vencimiento asociada (o la fecha de seguimiento, si lo prefieres). Y entonces se produce la magia - cuando llega el viernes, el mensaje va directamente a tu lista de prioridades para recordarte que tus compañeros tienen que ser sancionados o amablemente recordados, depende de ti. (Si estás utilizando otro gestor de tareas, también puedes asignar una fecha de vencimiento a tu tarea manualmente y aparecerá en tu lista de prioridades cuando venza).
¡Todavía no hemos terminado!
Apuesto a que tienes múltiples tareas delegadas a tus subordinados/compañeros. Tal vez tu jefe sigue posponiendo sus decisiones. ¿Por qué no realizar un seguimiento de esos registros por separado? Todo lo que tienes que hacer es etiquetar las tareas «En espera» individualmente. En Nozbe, puedes asignarlas a categorías preestablecidas. ¿Por qué no crear una categoría para tu jefe, digamos, John? También puedes asignar categorías a tu tarea directamente desde tu cliente de correo electrónico (siempre que ya hayas creado la categoría en Nozbe). Veamos cómo se ve nuestro campo temático: «#en espera #viernes#John.”
Ahora que has establecido tu reino, es el momento de gobernar. Puedes obtener un informe de tu lista «En espera» y enviarlo a tus compañeros o escribir a tu jefe en un formato personalizado para que estéis en la misma página. En Nozbe, puedes imprimir tus tareas en un único archivo PDF con comentarios o como una lista final.
Antes de crear el informe en PDF, no te olvides de seleccionar la categoría deseada y filtrar las tareas por esta para asegurarte de que tu lista contiene información relevante para el destinatario. Esta es una función muy útil cuando tienes varias tareas delegadas a un solo grupo o individuo. Para obtener más información, consulta la guía de Nozbe. me gusta enviar estos informes individuales a mis compañeros una vez a la semana - nos ayuda a hacer un seguimiento de todas las tareas que he delegado a cada uno de ellos.
Últimas palabras
Tenga en cuenta que todos los trucos que has aprendido antes no son mucho más que escoger selectivamente a menos que aprendas a comprobar tu sistema con regularidad. Las tareas continuarán acumulándose, así que tómate el tiempo de revisar tu lista «En espera» al menos una vez a la semana y deshacerte de las tareas completadas, hacer un seguimiento de tu material aún no entregado, tal vez compilar un informe y luego enviarlo a tus compañeros. Deja de esperar; ¡es hora de cosechar!
