Durante la última reunión de Nozbe, como de costumbre, pasamos un par de horas compartiendo nuestros consejos personales de productividad y las ideas que hemos recopilado desde la última reunión. ¡Enumeramos muchas ideas fantásticas y con las que se ahorra mucho tiempo! Algunos son especialmente dignos de compartir con una audiencia más amplia. Creo que puedes encontrarlos que son de los que te cambian la vida.
Primero la primera tarea - Radek
[Radek,][rx] el desarrollador de iOS y MacOS de Nozbe es uno de los gurús de productividad de la empresa. Gracias a una buena estrategia de planificación de la semana, es capaz de hacer entre un 50 y un 60% de trabajo intenso cada semana.
¿Cuál es la estructura de su día de trabajo?
La primera tarea
Empezar por algo superficial es contraproducente. Comenzar un día con una tarea muy exigente podría terminar en un fracaso, ya que todavía no estamos despiertos ni preparados para los desafíos intelectuales.
Es por esto que Radek programa la primera tarea que le pone en marcha para cada día de la semana. Un calentamiento. Por lo general, se trata de la tarea de la que conoce los primeros pasos; sabe exactamente qué hacer y simplemente lo está haciendo.
No puede ser algo superficial; es necesario que te centres pero no que te abrume. Radek es programador, por lo que en su caso la primera tarea puede ser refactorizar algun código que pensó que se podría mejorar de una forma sencilla.
La primera tarea es un trabajo de 30-45 minutos.
Radek reúne sus primeras tareas durante la semana y las etiqueta con la categoría «PRIMERO» en Nozbe. Después, durante la revisión semanal, programa los «Números 1» para determinados días de la semana. De esta manera, los lunes por la mañana solo filtra su lista de Prioridades en Nozbe por la categoría «PRIMERO» y encuentra una tarea concreta que le espera.
La tarea principal
Después, tras el ejercicio de calentamiento, continua con la tarea principal del día. Podría ser una cosa muy difícil que requiera realmente un trabajo intenso. En el caso de Radek puede ser una investigación o averiguar cómo hacer algo u optimizarlo.
Las tareas principales son básicamente algo muy importante para hacer avanzar un proyecto y que solo Radek puede hacer especialmente bien en comparación con otros miembros del equipo.
Al igual que con las primeras tareas, Radek planifica las tareas principales para toda la semana durante su revisión semanal del viernes y les asigna una categoría especial. De esta manera puede filtrar su lista de Prioridades y centrarse solo en esta única cosa.
Normalmente, entre la primera tarea y la principal, Radek participa en la reunión de SCRUM del equipo de desarrollo de Nozbe programada para las 10 de la mañana todos los días.
Después de haber terminado la tarea principal, se encarga de las cosas insignificantes y del trabajo superficial que queda.
Para obtener más información acerca del método de Radek, escucha el episodio 139 de The Podcast.
Atajos de teclado de Nurek en Mac
Marcin (a quien llamamos Nurek puesto que tenemos tres Marcin en nuestro equipo :p) es el mago de audio y vídeo de Nozbe. Recientemente ha empezado a utilizar una aplicación para gestionar todas las demás aplicaciones que utiliza habitualmente. Por loco que suene, le ahorra tiempo y reduce las distracciones.
Station app que él escoge automáticamente agrupa sus pestañas y páginas por aplicación. De esta manera, el espacio de trabajo de Nurek está más limpio y se reducen las distracciones. Puede buscar fácilmente entre numerosas aplicaciones y páginas abiertas en su Mac.
También utiliza Keyboard Maestro para algunos trucos de atajos de teclado. Nos mostró cómo pulsando solo una tecla puede ir a la lista de Documentos de Google que utiliza con más frecuencia. Tiene otro atajo de teclado para saltar instantáneamente a la lista de carpetas que abre todo el tiempo (o un conjunto de carpetas cuando utiliza Path Finder app con una vista de dos árboles de carpetas al mismo tiempo).
Las siestas reparadoras de Rafał
El jefe de producto de Nozbe nos dijo algo muy interesante: Cuando se siente cansado sobre la 1 o 2 del mediodía, se toma un café espresso y… ¡se va a dormir!
Por extraño que parezca, tiene sentido. Los niños pequeños y las personas mayores, así como todos los demás mamíferos del mundo, duermen la siesta. El resto de nosotros generalmente solo dormimos por la noche y los científicos dudan si es natural ese patrón día y noche.
¡Una siesta reparadora es fantástica para recuperar energías! La regla es que no se debe dormir más de 20-25 minutos; de lo contrario estarás más cansado después de levantarte que antes de la siesta. Esto se debe a que después de 20 minutos tu cerebro puede pasar a una fase de sueño más profundo que no debería interrumpirse.
Rafał sugiere tomar café, tumbarse cómodamente y cerrar los ojos. Admite que no siempre tiene éxito y no se duerme, pero, de todos modos, descansar con los ojos cerrados es relajante.
¿Por qué tomar un espresso antes de dormir? También tiene bastante lógica. La cafeína necesita tiempo para empezar a trabajar y es perfecto para una siesta rápida de 15-20 minutos. El «golpe» de cafeína te ayudará a despertarte y (con suerte) te pondrá en marcha para el resto de tu día de trabajo. (Aquí puedes leer más sobre el café y la productividad)
El método de café-siesta de Rafał también se recomienda para conductores. Cuando te parezca que te estás durmiendo al volante, detente, tómate un café y duerme una siesta de 20 minutos.
La lucha con Slack de Radek y Magda
Tanto Radek, nuestro diseñador, como yo pensamos que Slack distrae mucho.
Las notificaciones de Slack informando sobre cualquier mensaje nuevo en los canales que Radek sigue y una bandera roja en el icono de la aplicación le alejaban de sus tareas. Para poder centrarse más en su trabajo, Radek primero dejó los canales que no estaban directamente relacionados con el trabajo (por ejemplo: música, películas, cosas divertidas que se encuentran en la web, etc.). Lamentablemente la situación empeoró: «Solo estoy en los canales relacionados con el trabajo por lo que debe ser algo importante», pensaba Radek cada vez que aparecía un punto rojo en el icono de Slack.
Al final, lo que hizo fue desactivar todas las notificaciones de Slack en todos sus dispositivos. Solo dejó una bandera en el icono y las notificaciones automáticas para mensajes directos y @menciones.
Por supuesto, es imposible evitar la comunicación de Slack dentro de un equipo tan trabajador como el nuestro, pero la decisión de Radek minimizó los aspectos negativos del uso de un chat grupal.
Mi caso es un poco diferente. Mi papel en Nozbe es de alguna manera bastante amplio; no estoy especializada en un tema específico aparte de las tareas de marketing también me ocupo de cosas organizativas relacionadas con la empresa, contratación de personal, etc. Lamentablemente, también me estreso por todo y me siendo responsable de cosas que no necesariamente dependen de mí ;) De todos modos, para poder reaccionar ante cualquier inconveniente o problema en el que pueda ayudar (o creo que debería), tiendo a revisar los nuevos debates en Slack (así como los comentarios no leídos de Nozbe) cada vez que veo que pasa algo. Esto dificulta enormemente mi productividad.
No tengo activadas notificaciones automáticas para Slack, pero al mismo tiempo, no estoy preparada para desactivar la bandera del icono de nuevas entradas en los canales relacionados con el trabajo en los que estoy. Sin embargo, para mí, fue un gran paso el no utilizar Slack antes del mediodía (a menos que necesite ponerme en contacto con alguien directamente por razones profesionales). No conecto Slack en mi Mac hasta el mediodía. Solo lo tengo funcionando en mi iPhone donde configuré las notificaciones automáticas para @menciones y mensajes directos. Esto me ayuda a mantenerme concentrada durante la primera parte del día y más importante.
Los pequeños ayudantes de Hubert
Otro diseñador de Nozbe, Hubert, presentó dos aplicaciones que le ayudan a ahorrar tiempo.
La primera es Quadro app - una herramienta que te permite personalizar funciones y representaciones de las acciones que repites regularmente. Mediante el uso de colores, iconos e imágenes puede suavizar su flujo de trabajo. La función favorita de Hubert fue la posibilidad de conectar su Mac y iPhone a una sola máquina y usar el teléfono para controlar su ordenador.
Curiosamente, Hubert ha renunciado recientemente a utilizar Quadro con la misma frecuencia que antes de la reunión de empresa. A pesar de las buenas características que encontró, a largo plazo le distarían.
Otra aplicación que recomendó fue Paste - un gestor del portapapeles basado en la nube para dispositivos de Apple. Hubert suele utilizar Paste para ampliar la capacidad del portapapeles del sistema y acceder a las cosas que ha copiado anteriormente.
El precioso consejo de Ola
Ola, miembro del equipo de soporte de Nozbe que también se encarga de nuestra comunidad en las redes sociales, compartió algunos consejos muy útiles durante la reunión.
El primero se refería a la reducción del estrés y a ser consciente de sus causas. Destacó que vale la pena eliminar incluso pequeños desencadenantes para sentirse y funcionar mejor. Antes, Ola se tomaba descansos del trabajo pero aún así revisaba los mensajes de Slack o leía los comentarios de Nozbe. Eso era engañarse y no relajarse en absoluto. De hecho, después de regresar de ese descanso ella era menos productiva que antes de tomárselo. Ahora, cuando necesita una pausa, realmente descansa: sin cosas relacionadas con el trabajo en la cabeza ni delante de los ojos.
Otra cosa que le generaba estrés era llevar el reloj en la muñeca. Cuando se acercaba un evento importante, Ola miraba el reloj de reojo cada minuto en lugar de centrarse en lo que todavía podía hacer durante el tiempo de espera. Fue clave deshacerse del reloj y tomar conciencia del tiempo que quedaba y que podía ser aprovechado de manera productiva.
También cambió la forma en que solía pasar las noches. En lugar de mirar Facebook, las noticias y cosas relacionadas con el trabajo antes de irse a dormir, ahora apaga la red Wi-Fi en casa todos los días a las 8 de la tarde. Esto le permite relajarse de verdad, leer o charlar con su pareja y utilizar las últimas horas de un día de una forma diferente a hacerlo delante de una pantalla.
Ola también compartió su método para agregar todas sus tarjetas de fidelidad y bonificaciones. No tiene que llevar docenas de tarjetas de plástico cada vez que va de compras encima cada vez que va de compras. Stocard se encarga de eso.
Finalmente, nos habló de su «bolsa de viaje» en caso de que tenga que salir de repente a dar un paseo o a un viaje corto. Tiene una mochila preparada con una botella de agua, un tentempié y un bebedero para su perro, un impermeable y algunas otras cosas que podrían ser útiles al estar fuera de casa. De esta manera puede salir y no tener que preocuparse de olvidar nada importante.
La bolsa «sin excusas» de Michael y más…
Nuestro CEO también tiene una bolsa preparada. En su caso se trata de un conjunto del equipo necesario para un entrenamiento de natación. Michael es triatleta. Aparte de correr y montar en bicicleta, también debería practicar natación. La piscina se encuentra de camino al colegio de sus hijas. Antes, aunque pasaba por la puerta con el coche casi todos los días, casi nunca se paraba e iba a nadar. Siempre había una buena excusa. Las más frecuentes eran: «No llevo toalla», «No llevo bañador» y así sucesivamente.
Desde que empezó a llevar en el coche una bolsa con todo el equipo de natación en el maletero, nada mucho más a menudo :)
Michael también nos habló de la aplicación Alfred que utiliza para administrar su portapapeles y poder copiar varias cosas y pegarlas en archivos/pestañas diferentes fácilmente. Todos estamos muy sorprendidos de que ese portapapeles con varias ranuras no sea una característica del sistema en MacOS o Windows… Por cierto, la aplicación buena y gratuita para la gestión del portapapeles en los ordenadores Windows es Ditto Clipboard usada por Kuba, nuestro responsable de las redes sociales que lamentablemente no pudo venir a nuestra reunión.
Por último, el fundador de Nozbe, de nuevo, alabó Scanbot - la razón principal fue el hecho de que la herramienta ofrece un reconocimiento de texto rápido como el rayo en archivos gráficos (OCR), lo que significa que puede encontrar fácilmente un documento buscando no solo por el nombre sino también por su contenido/texto.
Los diarios de Iwona, Natalia y Tom
La Jefa responsable de atención al cliente, Iowa, solía tener problemas con las revisiones mensuales y trimestrales. Para ella era difícil encontrar toda la información que necesitaba para resumir sus logros. Con el fin de tener todo en un único sitio, empezó a crear un proyecto separado para cada semana en Nozbe. En los proyectos enumera sus objetivos semanales, tareas importantes y otra información útil con respecto a las coas en las que trabaja. Completa los proyectos al final de cada semana pero sigue teniendo acceso a ellos mientras ejecuta una salida trimestral.
Natalia, nuestra responsable de marketing y soporte por correo electrónico, tiene un enfoque diferente pero igualmente práctico. Tiene un proyecto que crea a partir de una plantilla al principio de cada trimestre. El proyecto consiste en tareas que representan cada semana por lo que dispone de un total de alrededor de 12-13 semanas (dependiendo del trimestre). Una vez que haya planificado todas sus metas principales después de la revisión trimestral, divide sus grandes objetivos en tareas más pequeñas y las agrega como elementos de la lista de control a estas tareas. Esto le ayuda a planear todo su trimestre y a dividir las tareas equitativamente. Por supuesto, este conjunto de tareas y objetivos semanales cambia ya que durante estas semanas hay otras muchas otras tareas que se agregan a sus objetivos. Sin embargo, ella actualiza estos objetivos cada semana y hace los cambios necesarios. El organizar el trabajo de esta manera le ayuda a estresarse mucho menos en el trabajo y a ser mucho más eficaz.
Tomek, CTO, director técnico, de Nozbe también ha estado trabajando en el hábito diario. Antes no podía forzarse a sí mismo a anotar con regularidad las cosas que había hecho y la información que le gustaría guardar de forma estructurada. Recientemente, ha estado haciendo un gran progreso y enumera sus tareas y objetivos relacionados con el trabajo cada día en… una aplicación básica del sistema… que nunca adivinarías: ¡Notas! Es sencillo y se sincroniza entre dispositivos de Apple para que pueda anotar cosas en su iPhone, iPad o Mac.
Para llevar un diario y documentar sus eventos familiares, utiliza DayOne app que le permite pegar fotos y llevar un registro de las fechas y años que han pasado :)
El consejo Tomate de Bartek
Bartek, Desarrollador back-end de Nozbe, es un gran fan del seguimiento del tiempo. También aplica la Técnica Pomodoro en su trabajo diario. Lo que no sabíamos y lo que Bartek explicó es el hecho de que la popular aplicación Toggl que utiliza tiene integrado el contador «tomates» lo que ayuda mucho a nuestro chico de TI.
