NozbeではNoOfficeスタイルと非同時性のコミュニケーションが、チームの生産性へのカギだと信じています。前者についてはこれまで数回お話しましたが、後者についてはまだ説明が必要だと思います。:)
“やぁ、何やってるの？！…してくれないかな”
まずは同時性コミュニケーションから見て行きましょう - 今回のテーマとは反対のものです。最初にお伝えしたいのが、これは20世紀のスタイルです！次に、私たちはそれを仕事の効率において障害になる主要なもののうちの1つだと考えています。
例:
あなたはタスクに完全に集中しています。あなたはそのタスクのための準備や集中に時間をかけていました。今、とてもうまく取り組んでいて、進行状況もスムーズで、空を飛んでいる気分なくらい捗っています。すると突然同僚があなたのデスクに来て、肩を叩いて、質問をするのです。その質問は特に緊急でもないものです！
その同僚にとっても別にわざと邪魔したわけではありません。あなたの流れをストップさせてしまってのは彼らのねらいでは全くありません。大抵オフィスで普通に行われることを彼らもやっただけです。
情報や意見が必要なときに電話をするのも同じです。
非同時性 vs. 同時性
非同時性のコミュニケーションにおいては、受信者が準備していようがいまいが、メッセージをいつでも送ることができます。例えば、Eメール、またはNozbeのタスクの委任は非同時性のものです。受信者はしたいとき、またはできるときに応答できます。
同時性のコミュニケーションは完全な時間依存です - 同じ時間に両者が利用可能である必要があります。両者が同じ時間に同期する必要があります。
他人の集中力の尊重
非同時性のコミュニケーションの背後にあるものは、他の人の時間と集中へのリスペクトです。
皆さんも物事に完全に集中するのにどれほどの時間がかかるかをご存知でしょう。そして、あなたの重要なタスクのほとんどには、そのような心の状態が必要なことでしょう。
ここで、あなたの毎日の仕事でどのくらいの時間が邪魔されているかを概算してみましょう… この数を23で掛けてください。
23は何ですか？カリフォルニア大学のグロリア・マーク (Gloria Mark) によると、中断された後に再び元のタスクに戻る際に、特に中断したトピックがそのタスクに関係していないときには、戻るまでに大体23分かかるそうです。邪魔されると、あなたは思考を全く異なる分野にシフトさせなければなりません。そしてまた戻ってくるには時間がかかり、精神的な努力も必要になります。
さらに、邪魔された後に戻って遅れを取り戻そうとすると - 速く仕事をしなければと焦り、ストレスを感じ、不満も感じるようになります。
非同時性コミュニケーションの利点
Nozbeでのタスクやコメントの交換や、Eメールのような非同時性コミュニケーションは(Eメールには他のデメリットがありますが)、誰もが情報をきちんと消化し、必要に応じてフィードバックを準備してから議論する場合に非常に理想的です。こうすることで、誰もがそのタスクについての共通認識を持つことができ、しかも各自が自分自身の言葉で準備することができます。
このコミュニケーションモデルは以下の点でも優れています:
- チームに集中できる一定の時間を確保できます。
- 誰かが言ったり、共有したりした情報の記録が残ります。同時性のコミュニケーションではしばしば記録が残らないこともあります。記録があるとしても、ノートは主観的、あるいは不完全なものになることがあります。
- 返信する前に考える機会を与えます (すぐに答えを出すことが必ずしもベストなことだとは限りません)。
- メンバーと様々な時間帯でコミュニケーションを図れます。
ここには、タスクを成し遂げるためには相手のリアクションが必要だと相手に分かってもらい、尚且つ、あなたが相手の時間を尊重し、我慢強く答えを待つことができるということを示すというアイデアがあります。もし相手が時間があったり、集中をそれほど要求しないものだったりしたら、相手はすぐにやったり、返事をくれたりするでしょう。もし相手が忙しかったり、重要な他のタスクに取り組んでいる場合には、あなたのメッセージを読んで、時間があるときに返信をくれるでしょう。コミュニケーションは文章でも、ファイル、リンク、ビデオなどの参考資料でも可能ですし、いつでもできます。
私たちがNozbeで使っている非同時性コミュニケーションツール
より集中する時間を得、お互いの集中的な取り組みを尊重するため、私たちは非同時性のコミュニケーションを促進する以下のようなアプリケーションを使っています:
- Nozbe - プロジェクトとタスクの管理
- Github - コードの処理 - 私たちはソフトウェアカンパニーですので。
- Dropbox Paper - ドキュメント(ここでもコメントをしますが、重要なディスカッション/議論はNozbeへ移します)
- Dropbox - 共有ファイルやフォルダー
- Google Docs - 共有スプレッドシートやテキスト
- Evernote - リッチテキストを作ったりして、Nozbeタスクにコメントとして追加したりするツール
- Slack - 私たちのメインチャットアプリ。標準で非同時性コミュニケーションを適用することも可能です。チャットチャンネルでノイズを減らすなどチーム内でルールがあれば。
素晴らしいツールでも、適切に使用しないと失敗する可能性があることに注意してください。例えば、同僚があなたの方を叩いて仕事を妨げなかったり、上司が火曜日のミーティングに出席しなくてもいいと言ったとしても、あなたが全ての通知やアラートをオンに設定していたら、突然鳴ったりしてあなたは集中できないでしょう。
物事が変わる準備をしましょう
非同時性コミュニケーションは生産的なチームワークとコラボレーションの未来のためのカギです。あらゆる規模の会社でそれを普及させるには、変化が起こる必要があります。私たちが考えたり行動する規範の変化かもしれません。
それは自分がやらなければならないことをより効率的にやる方法について考え、同時に、他の人の時間や注意、集中をより尊重することにつながるかもしれません。
非生産的なミーティングを減らすことにもつながるかもしれません。
会社内の新しいコミュニケーションの作法を導入し、どういった問題がすぐに対処すべきで、どういったものが10分、20分、40分待てるのかを知る必要が出てくるかもしれません。
非同時性コミュニケーションツールを導入するようになるかもしれません、Nozbeのように。 :)
合理的に仕事をプランし、同時に他の人のプランも尊重することになるかもしれません。
最後ですが、大切なことです…
もちろん、誇張するのはよいことではありません - 私たちは皆人間です！時には、ルールを破ってふらっと同僚に話しかけたり、同僚からすぐにフィードバックが欲しくなったりすることがあるでしょう。それでも人生は続きます。:)
