Nozbeチームは最新のテクノロジーを使ってとても効率的にコミュニケーションし、物事を成し遂げています。
一言で言うとコミュニケーションのピラミッドです
伝統的なオフィススタイルで採られている高帯域・低帯域のコミュニケーションスタイルの代わりに、Nozbeでは5つのコミュニケーションレベルを取っています。“高帯域"と"低帯域"のコミュニケーションはそれぞれとても異なっています。その違いは21世紀になってより顕著に現れるようになりました。テクノロジーの発達により、コミュニケーションを促進する様々なアプリが登場してきたからです。今回はコミュニケーションの5つのレベルについて見て行きます。
レベル1 - やって終わり
“ディープワーク"のレベル
これは仕事のコアとなるものです。理想的には、仕事に費やすほとんどの時間はこのレベルで行われるべきです。ここでは、全く外部に妨害されることはありません。仕事に完全にフォーカスし、自分の仕事が終わったら、他のチームメンバーへ渡します。このレベルでは、仕事そのものがコミュニケーションともなります。
レベル2 - フィードバックのループ
“フィードバック"が必要とされるレベル
フィードバックが要求される場合です。伝統的なオフィススタイルでは、このコミュニケーションにはEメールを使います - 自分の仕事が終わったら、それをメールで送り、フィードバックを仰ぎます。このレベルでは返事がすぐにもらえるという事は想定していません。相手の人の都合がいいときに、あなたにフィードバックを送ってくれればそれでいいという前提があります。このときに、相手の邪魔をしてはいませんが、その人の助けを必要としています。このレベルでは、フィードバックを通してコミュニケーションをしています。
レベル3 - 行ったり戻ったり
“ダイレクトメッセージ"のレベル
すぐにフィードバックが必要とされる場合です。伝統的なオフィススタイルでは、目的の人のデスクへ行くことがしばしばですが、テクノロジーの進歩のおかげで、ダイレクトメッセージアプリを代わりに使うことも可能です。こうすることで相手の人の仕事をそれほど邪魔しないことが可能となりますが、応答がすぐに必要だと相手に分からせる必要があります。このレベルのコミュニケーションにはショートメッセージを使います。
レベル4 - 迅速なフィードバック
“私と話してください"のレベル
ここでは話し合うことが必要ですが、相手の注意を100%は必要としない場合です。このレベルでは、ボイスメッセージを使います。伝統的なオフィススタイルでは、しばしば電話を使います。こうして相手は他の活動をしながら(歩きながら、移動しながら、など)関与することが可能ですが、すぐにフィードバックを返す必要があります。このレベルでは迅速なコミュニケーションを取りますが、多少は相手の時間やスペースへの配慮を払っています。
レベル5 - ミーティング
“フェイス・トゥ・フェイス"のレベル
ここでは直接面と向かって話し合う必要がある場合です。これまで見てきたように、これは最後のコミュニケーション手段であり、最初からこのレベルを取る必要はありません。ここでは直接面と向かって会い、相手の会話への100%の関与とフィードバックのループが必要です。お互いに議論される話題に十分な関与と注意を向ける必要があります。このレベルではとても迅速にコミュニケーションを図りますが、その代わりに大きな代償を払うことになります。そのため、Nozbeではこの方法を極力限定して使うようにしています。本当に必要なミーティングだけにするようにしています。
ピラミッドと呼ぶのには理由があります
私たちはこれを"コミュニケーションのピラミッド"と呼び、チーム内でのコミュニケーションの必要性を反映するようにしています:
- できる限りレベル1で時間を過ごします
- フィードバックが必要なときにレベル2へ移行します
- 問題を解決したいときにレベル3へ行きます
- 誰かと話し合いをしたいときにレベル4へ行きます
- 誰かをフルに関与させたいときにレベル5へ行きます
理想的には多くの時間をレベル1で過ごし、レベル2はの時間はより少なく、レベル3はさらに少なく、レベル4とレベル5はさらにできるだけ最小にします。
こうすることで、チームの誰もが極力邪魔されずに各自の仕事を遂行でき、必要なときにだけフィードバックをもらえるというように効率化できます。
そうですね、言うは易し、行うは難しです。幸運なことに、これらのコミュニケーションレベルを設定するのに役立つ優れたテクノロジーやアプリがあります。私の著書“No Office Apps” (英語)で各レベルについてより詳しく説明しています。
