チームで働くとき、あなたの生産性は他のチームメンバーの決定や習慣に影響されます。あなた自身がとても効率的で常に期日を守って行動していても、チーム全体としては、コミュニケーションに苦労し、仕事を時間通りに提供するのが難しくなることもあるでしょう。あなたやチームメイトが、チームで一緒に仕事を成し遂げていくことに何かしらの難しさを感じているならば、この記事を読んでください。いかにノズビー Nozbeがチームでの協働に役立つかを見ていきます。
1. ワークフローを構築する
チームコラボレーションでの主な問題の一つは、共有システムが欠けていること です。共有システムがうまく機能していれば、チームの皆が同じ認識を持つことができ、自分は何をすべきか、他の人は何に取り組んでいるか、などがすぐに分かります。ノズビー Nozbeでは、そのようなシステムを確立しています - 以下のようになっています:
- チームが行う必要のあるものはプロジェクトとします。
- 各プロジェクトは実行可能なタスクに分割します。
- 各タスクにはそれを担当する人を割り当てます。
- 各タスクには期日を設けます (ストレスや遅延の可能性を避けるため、十分な余裕を持って設定します)。
- タスクに関連する全てのドキュメントやファイルはそのタスクに添付します。
- データのセキュリティや秩序を維持するために信頼できるツールを使います - もちろんノズビー Nozbeを使っています！
ヒント: ノズビー Nozbeを利用すれば、チームのプロジェクト全てに様々なデバイスからアクセス可能な一つの信頼できるシステムを持つことができます。あなたのデータは安全に保護され、チームのコミュニケーションも明瞭で透明性を持ちます。
2. 内部コミュニケーションの手段としてメールを使うのを止める
Eメールはあなたにとってもチームにとっても良くありません。現時点では気にしなくてもいいメールをたくさん受信し、さらに、メールボックスは外部からの様々なメールやスパムなどが全部一緒に混同した状態になってしまいます。
このような問題を解決するために、私たちは新しいコミュニケーションのやり方をデザインしました。外部にはEメールを利用しますが、“内部のコミュニケーション” にはノズビー Nozbeを使うというものです。
プロジェクトやタスクを共有することで、より透明性が高まります。プロジェクトごとに何が起こっているのか、誰が担当しているのか、一目で分かります。全てが明確です。メールに誰かをコピーし忘れた、チームメイトをCCに入れ忘れた、などの問題も完全に回避しています。
ヒント: メールをそのままアクションにできる場合、それをノズビー Nozbeに送ってタスクにすることができます。
3. タスクを通して効果的にコラボレーションする
メールを送信したり、必要以上にミーティングをしたりして時間を無駄にする代わりに、ノズビー Nozbeのプロジェクトで作業しましょう。
チームメイトとプロジェクトを共有すると、タスクを作成してそれを最適な人に委任できます。タスクを誰かに委任すれば、その人が都合のいい時にいつでもそのタスクを確認し、取り組むことができるようになります。
また、期日が重要なタスクには期限を割り当て、ノズビー Nozbeの通知機能 (デスクトップ、プッシュ、メール) を使って締め切りを逃さないようにできます。これらによってシステム全体がより信頼でき、インタラクティブになります - あなたに誰かがタスクを委任した時や、タスクの期限が来た時に通知を受け取ることができます。
関連する全ての情報を手元の一箇所にまとめることができ、全ての前後関係を記録し、さらに、必要な詳細や参考資料をコメントセクションで提供できます。このように、あるタスクやプロジェクトに関係する全てを一箇所に揃え、チーム全員が利用できるのです。
ヒント: タスクが完了した後でも、いつでもそのタスクを検索したり、アクセスしたりできます。
4. 非同時性のコミュニケーションで時間を節約しフォーカスを高める
プロジェクトとタスクで仕事をする時、チームは 非同時性 のコミュニケーションを取ることができます。チームの他の人の時間や集中力を尊重する方法でコミュニケーションが取れ、担当者も邪魔されず集中してより多くに取り組むことが可能となります。
このコミュニケーションモデルは以下の点でも優れています:
- チームが邪魔されず集中できる一定の時間を確保できます。
- チームの誰かが言ったり、共有したりした情報の記録が明確に見れます。通常の同時性コミュニケーションではしばしば記録が残らないことがあります。
- 返信する前に考える機会を与えます (すぐに出した答えが必ずしもベストな答えだとは限りません)。
- メンバーと様々な時間帯でコミュニケーションが図れます。
ヒント: ノズビー Nozbeでチームメイトにタスクを委任すると、相手にそれが通知され、適切なタイミングで取り組んでもらえます。これにより、例えば相手が困難なタスクに取り組んでいて、集中力の高いとてもいい状態にあったときでも、それを邪魔しないで他のタスクを委任できるのです。さらに、相手からの返信を待っている間にも、あなたの他のタスクに取り組むことができます。そうです… 緊急性が求められる物事は実はそれほど多くはないのかもしれません。
5. 期限を厳守しチームを生産的な状態に保つ
構造化されたワークフローは、チームの組織を最適化してくれます。特に、ワークフローによって各自の仕事をどうやって進めたらいいのかが明確になったり、また、プロジェクトやタスク、ディスカッションなどの進捗状況が記録され、資料と共に一つの場所にまとめてくれます。メンバーの理解不足や誤解も減り、ファイルの紛失の心配も無く、責任者が不明瞭なこともありません。メンバー皆が同期しています - それぞれのやりたいこと、やらなければならないこと、そのやり方などをメンバー皆が共通に認識しているということになります。
皆それぞれのタスクと責任があるため (ノズビー Nozbeではそれが明確に表示されます)、各自が自分の仕事に集中でき、質問やフィードバックが必要なときだけコミュニケーションが取るようにできます。期限も明確です。ノズビー Nozbeで設定し、通知によって “保証” されています。
タスクはシンプルで、具体的で、適切なプロジェクト内でリスト化されます。何をいつやったらいいのかを皆が認識できるため、タスクの進行が途切れてしまうこともあまりありません。
ヒント: チームをさらに生産的にするには、定期的なレビュー が欠かせません - ノズビー Nozbeはその点でも優れたツールです。
ノズビー Nozbe があれば、あなたのチームは効果的で透明性のあるコミュニケーションを取ることができ、簡単に協働できます。あなたのビジネスを成功に導くために、時間を節約し、より多くを成し遂げるのに役立つことでしょう。
