私たちの会社がなぜメインオフィスを持たないのか、まだ詳しくご説明していなかったかもしれません。お互いにパソコンの前に座って、雑談をして仕事の妨げともなり、そしてエアコンの効いた会議室で、何を会議の議題にするべきかを話し合っている、そのようなオフィスを私たちは持ちません。以下、その理由をご説明します:
仕事 = オフィス？
現代の仕事に"必ず"必要なものは魅力的なオフィスであると思っている人も多いようです。そのような人にとっては、仕事 = オフィスであると考えられているようです。
そのように活字にすると、それがいかに不合理な定理だと気づくかと思います。仕事は行くための場所ではありません。仕事は、やるべき何かをするということです。実際、コンピューターがあれば、どこからでもアクセスできるので、ナレッジワーカーがやっているような仕事の大部分はできてしまいます。
神話を打ち崩しましょう
なぜ、大部分の会社にとって - 大企業でも中小企業でも - 社員をオフィスで働かせることがそんなに重要なのでしょうか？そこには昔から古く信じられている、深く根ざされた信条が未だに残っているためだと思います。それが会社の社長やマネージャーがオフィスを当然のものとして考え、さらに驚くべきことに、それが会社にとっても利益があると信じられているのです。
1. “まじめな会社"ほどオフィスが必要だと信じています
オフィスを持たない会社は、ビジネスの世界ではまじめに扱ってもらえません。そうであれば、MySQL、Automattic、Buffer、InVision、GitLab等の企業はどうなのでしょうか？
2. 仕事をする場所が必要ですが
従業員が満員電車に乗って通勤したり、交通渋滞の中を排気ガスを吸入したりしながら (そして排出も！)、約1時間掛けて出勤して、パソコンを開く(!)ことに本当に意味があるのでしょうか？
3. コラボーレーションが必要ですが
Nozbe、Skype、Zoom、Slack、Google Docs、などの名前を聞いたことはないでしょうか？コラボレーションを促進するソフトウェアは、同じ部屋に隣同士で座ってお互いに他愛のないおしゃべりをすることよりも効率的であるように思います。
4. ミーティングするのが必要ですが
実際には、それほど多くのミーティングは必要ではないように思われます！ミーティングには中毒性があります。本当に必要なときに、よく計画を練って行うべきですし、Zoom、Skype、FaceTime等のソフトウェアでも十分効果的に行うことができます。
5. クライアントと会う必要がありますが
顧客をオフィスに招待する必要が本当にあるのでしょうか？どのくらいの頻度が必要でしょうか？Nozbeでは、オフィスは nozbe.comとソーシャルメディアだけです。それでも、私たちは世界中からの顧客を抱え、さらに、CEOのマイケルは世界中の様々なところで顧客と直接会っています。そして、これまで顧客の中から、Nozbeオフィスへ伺いたいのですが、と言われたことはありません。
6. Nozbeと同じような規模の会社はたいていオフィスを持っていますが
私たちは26名の会社であり、オフィスを持ちません。MySQLは500名以上の従業員を抱えていますが、リモートで仕事をしています。さらに、他の人がそうしているからといって同じことをするのは、説得力のないことです。統計や事実を確認した上で、自分の会社がマーケットの中で成功するために、本当にオフィスが必要なのかどうかを判断するのが賢明です。
7. その仕事をするには同じ街に住んでいる人が適していると思いますが
会社のオフィスから離れていないところに住んでいる人をリクルートするより、国内中からより優秀な人を求めたり、さらに言えば、世界中から探したほうが断然いいと思います。選択肢を狭めたり、あなたの会社で働くためにその人の故郷や地元を離れさせるのは本当に重要なことでしょうか？
オフィスなしでもうまく行く方法
以下があれば、バーチャルなチームで仕事をするのもそれほど難しくありません:
- 適切なツールを使う
- 特定のワークフローやルールに同意する
- チームメンバー全員が各自の役割を理解し、効率的に組織されるようにする
ツール
リモートのナレッジワーカーのチームが必要なツール: グループビデオ電話・チャットツール、プロジェクト・タスクマネージメントツール、カスタマーベースマネージメントツール、書類作成ツール、クラウド上にファイルを保存できるツールなどです。
このNozbe.howテンプレートでも私たちが使っているツールについて学べます。
内部のルール
バーチャル上で仕事をする会社のワークフローはプロジェクトに基づき、はっきり区別され、さらに正確にタスクが委任されているべきです(ゴールやタスクが設定されたら、自動的に動けるようなスマートな基準があるべきです)。誰がどの仕事に責任があるか、全ての関係協力機関の全てのメンバーが理解しているとすばらしいです。
コミュニケーションチャンネル
リモートで仕事をするときには、タスクでコミュニケーションを取るのが適切です。なるべくなら、良い生産性アプリを使ってください。これが最も効果的な方法であり、様々な “ノイズ"の中にあっても仕事を見失うことはありません。しっかりとしたコミュニケーションチャンネルを持てば、プライベート／ランダムなおしゃべりと仕事に関するコミュニケーションとが異なるチャンネル／チャットルームで容易に行うことができます。こうすることで、重要な情報はきちんと目を通してもらうよう、安全に伝わります。
適切な人材
誰かを雇うときには、採用予定者にリモートワークについてを十分に説明し、相互信頼の重要性を強調した上でよく理解してもらい、彼／彼女が毎日の仕事をどのように組織するのかをチェックするべきです。チームは、その新しい同僚が適切に家から仕事ができるかどうか、すぐに評価することができます。もし彼／彼女がチームの進行を妨げるようであれば、必然的にチームはその人と協働を続けたくなくなります。なので、誰かが仕事をしている風を装ったりするのを心配する必要はありません。不誠実は自然と明らかになり、そして排除されます。
仕事は行くための場所ではありません。
多くの場合、ナレッジワーカーの大部分の仕事はコンピューターでなされています (大抵はノートパソコンで、しばしばモバイルデバイスでも)。それらを使って情報を探したり、情報を交換したり、タイピングしたり、考えたり、作ったりしています。そこにはオフィスが重要なのではありません・・・やるべき仕事が重要なのです！仕事は行くための場所ではありません。仕事は、やるべき何かをするということです。
さらに、Nozbeの#NoOfficeポリシーについて:
