私たちNozbeは新しい方針を決めました。金曜日をこれまでとは異なって捉えるようにしました。金曜日のことをポーランド語では***“Piąteczek”***といい、英語では***TGIF***つまり、***“ありがとう神様、今日は金曜日だ”***というように翻訳できます。以下もっと詳しくご説明します:
参考: このポストは私がMediumに書いた記事の短いバージョンです。NoOfficeについての記事の中で、リモートワークについて書いています。こちらでも私をフォーローし、記事を オススメしていただければ幸いです。よろしくお願いいたします!
参考2: “オーディオ”バージョンもあります。共同運営者のラデク(Radek)とこの新しいTGIFのポリシーについてPodcastの#60エピソードの中で話しています。#70エピソード でもこのトピックについて話しています。
この実験的なポリシーを導入することで、私たちがより生産的になり、尚且つ仕事の時間を少なくし、ウィークリーレビューの時間を増やし、新しいことを学ぶ時間を増やしています。
私たちはすでに普通の会社ではありません。社員がリモートで仕事をし、実際のオフィスを持ちません。10年近くこのような形態で仕事をしていますが、数十万のNozbeユーザーがそのことを 特に気に止めることはないだろうと思います。
しかし、それだけで私たちが普通でないと言っているわけではありません。とりわけ、このリモートワークはとても機能しています。この“No Office”のおかげで、私たちはより良いライフスタイルを 楽しんでいます。
そして、何より私たちはとても生産的な会社です。実験的なことをするのには常に理由があります。より良く働く。より良くなる。より成長する。この新しいポリシーはその点を良くカバーしています。
この新しいポリシーは私の頭から離れない3つの疑問から始まりました:
疑問: 仕事時間を減らして、尚且つ質を上げるには?
現代的な一週間の過ごし方についてのたくさんのアプローチがあります:
- **Tim Ferriss**の“4時間の仕事”はスタンドプレーのようなものです。
- Ryan CarsonのTreehouseは、週4日働いて、3日間の週末休みにしようというものです。これはとても面白く、特に社員にとっては魅力的でしょう。
- 伝統的な9時-5時、月-金、週40時間勤務はとても退屈で前世紀のようです。
- Googleの20%ルール - 社員は一週間の内で一日だけサイドプロジェクトに従事することができるというものです。とても素晴らしいですが、私には本当に意味があるのかは分かりません。
- Marissa Meyerの130時間のワーカホリックは、オフィスで寝て徹夜するというもので、実はスタートアップの人々に受け入れられている考えですが、長期的に取り入れるのは難しいでしょう。
これまで、私たち“No Office”会社もとても伝統的な勤務体系を取っていました。社員は9-5時の間働き、多少早く仕事をスタートしたり、日中に仕事ができなかったら夜仕事をするというような具合でした。
私の一週間もきわめて標準的でした。各日にちにはテーマがありました:
- 月曜日 - CEO関連のこと
- 火曜日 - マーケティング
- 水曜日 - 商品開発
- 木曜日 - 執筆
- 金曜日 - ミーティング
この週のプランで私が一番好きではなかったことが、CEO関連のことから始まるということでした。もちろん私は自分の会社のCEOであることが気に入らないと言っているわけではなく、商品開発、マーケティング、もしくは今書いている ように執筆活動をしているほうが好きなのです。そういうこともあって、私は自分の一週間を再構築することにしました。
上で紹介した中でRyan CarsonとGoogleのものをミックスした考え方がとても私は気に入りました。私は基本的には仕事時間を少なくする考え方に賛成です。よりたくさんの自由時間を持てます。 そしてより長い週末を楽しむことができます。しかし、何の条件もなしに社員により多くの自由時間を与えてしまうのは、CEOとしては首をかしげるところでした。どうすればいいのだろう？どうすれば社員の仕事時間を 減らしつつ、より質を上げることができるだろう?
問い: 社員がより学べるためには?
私たちの会社はアプリを中心にIT業界に位置しています。そのソフトウェアや使命の性質上、私たちは生産的な会社であり続けなければなりません。IT業界や世界は日々急速に変わっていきます。ついていくのはとてもハード です!
進化し続けなければなりません。この業界では、前へ進んでいかないと、じっと立ち止まったままです。じっと立ち止まったままだと、後退していっているのと同じことです。
前進していくためには個人個人の成長にフォーカスすることが必要不可欠です。新しいことを学ぶのです。新しいことを試すのです。そのためには、様々な記事を読んだり、オーディオブックやポッドキャストを聴いたり、会議や学会に 参加したり映像を見たりする時間が必要です。たくさんのやるべき仕事がある中で、どうやってそのための時間を見つけたらいいでしょうか?
もし新しい物事を学ぶということと、日々自分に課せられている仕事のどちらかを選べと言われたら、後者が優先されるでしょう。当然です。仕事をする上ではそうでなければなりません。しかし、長い目で見るとそれはいいこと でしょうか?私たちは目の前にあるやらなければならない仕事をするだけで、個人の成長を“後まわし”にするのはいいことでしょうか。
いいえ、そうは思いません。個人の成長も定期的なものであるべきです。例えば定期的な運動のように。私はトライアスロンの選手です。私は水泳、自転車、及び、ランニングをする時間を作る必要が あります。しかし、どうやって私の会社の個人の成長のための時間を作ればいいでしょうか?より学べるようにするためにはどうすればいいでしょうか?
問い: 定期的なウィークリーレビューをするにはどうすればいいでしょうか?
しょうかい2007年私が最初にNozbeを作ったとき、私はDavid Allen(デビッド・アレン)の著書: “Getting Things Done (GTD) - The Art of Stress Free Productivity (仕事を成し遂げる技術：ストレスなく生産性を発揮する方法)”に感銘を 受けました。その中で紹介されている重要なコンセプトの一つとして、プロジェクトや次のアクションと並んで“ウィークリーレビュー”があったのです。
その考え方はシンプルです - 自分の生産性システムを定期的にレビューしなさい: タスク、プロジェクト、責任…などをレビューし、それらを全て最新の状態にしておくのです!ちょっと一歩後ろに下がって、そして 今どこにいるのかを確認するのです。それをしないと自分を完全にコントロールできません。他の誰かがあなたのでないゴールで、あなたの人生を奪うことになります。あなたのものではないのです。
David Allenはインタービューの中で以下のようなことを言っています:
“私は週に一度これを考え、私の物事を実際に実行できるレベルにしてクランクできるようなもの(例 things-to-do)を作成します。(…)そうです、考えたら…次の週にそれをもう一度考えるのです。”
私のウィークリーレビューとの葛藤
私はいかにウィークリーレビューが大事であるかを知っています。もちろん、それをするための時間がない週もあることは認めます。私のものごと全てを見て回るために、2-3時間の機会をスケジュールするのが難しいと思うことがあります。 時間の無駄なのではないかと思うこともあります。私が自分の生産性システムをレビューしたところで、何もはっきりした成果が得られないのじゃないかと思いました。
最近になってその問題はより大きくなりました。ある日私がウィークリーレビューをするため、Nozbeの私のプロジェクト全てを見ているときです。何かが気になりました。以前にも気になっていましたが、そのときはたくさんありすぎたのです。
ご存知の通りNozbeチーム間ではメールを使わず、タスクを通してコミュニケーションをしていますので、私たちは非常にたくさんのプロジェクトを共有しています。それらのプロジェクトの中で、 たくさんのタスクが異なる人に委任されていて、当人でないとよく分からないものもあります…
“老人に住む国はない”
私がはっきり認識したのは、私たちの共有プロジェクトの中に非常に古いタスクが、しかもたくさんあることでした。4月、3月、2月、去年の12月に作られたタスクもありました。レビューをしたのは8月の始めなのにです! それらのタスクはずっとそこに留まったままで、コメントやアップデートも何もされていないままでした。たくさんの放置されたままのタスクがあり、それらを担当すべき人も何もしていないままでした。
そして、私は気が付いたのです。私のチームはもはや適切なウィークリーレビューをしていないのだな、ということです。迫り来る日々の仕事で皆とても忙しく、各自がレビューをしている時間はないのだということです。しかし、 私たちは生産性をモットーとする会社です!
この状況はとうてい支持できるものではありませんでした。私たちの健全さのためにも。私たちの目標のためにも。私たちの成功のためにも。適切な方法でウィークリーレビューをする必要があります。私たち全てがです。
さて、それを確認することはできましたが、しかし一体どうやってウィークリーレビューをするようにさせればいいのでしょうか?
3つの質問、1つの試みと答え: TGIF
最近これらの3つの質問について私は深く悩み、夜も眠れないほどでした。どうやって、学ぶための時間を作り、適切なウィークリーレビューをし、そして仕事時間を減らしつつ、より生産性を上げたらいいのでしょうか。
ステップ1. 週4日の勤務としてみましょう
この週4日勤務をすることについて、一つの事実は、1日削るとその1日分のリターンは無いということです。1日の休日はできますが、それでは残り4日の生産性を上げてはくれません。4日の仕事をもっとストレスに感じる ようになってしまうかもしれません。もっと言うと、レビューをしたり新しいことを学ぶための時間はさらに少なくなります。
ステップ2. ミーティング、レビュー、勉強を金曜日に移しましょう
Eureka(見つけたぞ)!4日仕事をして、チームでウィークリーレビューを金曜日に義務化してみましょう。金曜日を"レビューの日"にして、通常の業務はやらないことにしてみます。ミーティングを午前中にやり (本当に必要な場合に限りますが)、それからレビューをし、レビューが終わって来週の準備ができたら、好きなことを何でもやるようにしてみましょう!
次の週4日に対して本当に準備ができていれば、いかに効率的に次の週を過ごせるか想像してみてください。レビューが完了して、すべきことを把握していて、いざ月曜日の朝を迎えたとき、すぐに: タスクを成し遂げるモードに入れるのではないでしょうか。
今ここで新しいことを得られました。新しい会社のポリシーです:
TGIF - Thank God It’s Friday (ありがとう神様、今日は金曜日だ。)(ポーランド語: Piąteczek)
- 月曜から木曜日はフルスロットルで日常業務に励み、できるだけミーティングなどを避けます
- 金曜日の9-12時にミーティングやチャットをし、それからウィークリーレビューを始めます
- ウィークリーレビューが完了したら、Slackで報告します
- レビューが終わったら後は各自の好きに過ごします各自新しいことを勉強したり、サイドプロジェクトに従事したり、趣味の時間にしたり… 家族と過ごすちょっとだけ長い週末として使えます。
良いウィークリーレビューをするにはどうしたらいいでしょうか?
以下、私の簡単なチェックリストです:
- Inboxを片付ける(机の上にあるもの、メール、Nozbe…などあなたが持っているもの)
- 今年のゴールを思い出す
- 今週と来週のカレンダーを見直す
- 四半期、今月のゴールを見直す
- 生産性システムの中のプロジェクトやタスクをチェックする
- 今週のゴールを見直し、来週のゴールを設定する
- わくわくする気分に持っていく来週に向けて準備しましょう!
オプションのステップ:
- コンピューターのハードドライブを少しきれいにする
- 机をきれいにし、オフィススペースをデザインし直す
- 新しく学びたいことを見直す
- 読書リストをチェックする
- 視聴したり、参加したい会議や学会のリストを作成する
- したいと常々思ってはいるが時間が取れなかった事柄について何かアクションを取る金曜日をそれに充てる時間とし、会社はそのための給料を払います!
Nozbe.howテンプレートを使いましょう: 私のもの、または、私たちのユーザー: Chad Garett、もしくはEric Stetlerさんのテンプレートをぜひ参考にしてください。
先週の金曜日は素晴らしく、次の金曜日が待ちきれません!
私たちNozbeではこのポリシーを8月に導入しました。社員はとてもワクワクしていました。金曜日、ある社員は朝9時にはレビューを完了させていました!皆が進歩状況をSlackで報告しました。金曜日をいかに 過ごすかアイデアを皆で共有しました。
“Nozbeレポート"を見ると、チームのNozbe比率は160%でした。それは作ったタスクの数以上のタスクを完了させたことを意味しています。そして、あの古くて残っていたタスクも完了されたり、アップデートされたり、 スケジュールし直されたりして消えました。もちろん、これによって全てのプロジェクトが一気にきれいになったりするわけではありませんが、状況はかなり改善されました。これまでのところ、私のチームはこのTGIFのアイデアに 非常によく応えてくれています。もうしばらくしたら、私たちはより要領を得ると思いますので、またそのころに成果をご報告できればと思います。
TGIFは仕事時間を減らして、尚且つ質を改善します。
私はCEOであり、社員に仕事時間を減らせと言っています。それは生産性に逆行し、頭がおかしいと捉えられてしまうかもしれませんが、私は素晴らしいアイデアだと信じています。非常に集中して業務を4日間こなすのと 普通に5日間の業務をこなすのとでは生産性が違うと私は信じています。このTGIFで仕事時間を減らしますが、質は上がると私は確信しています。
さらに、今となっては、この私の考えは私のチームが経験したことから裏づけられます。10月に行われたNozbeの会合の中で私たちはこのTGIFを続けていくか、修正するべきか、または、やめるべきか話し合いました。 全会一致で: 新しいポリシーは仕事の質を上げ、新しいことを学べるチャンスになり、それがそれぞれの分野でエキスパートとしての質を上げているということで一致しました。
Podcastの#70エピソードでもこの会合について話し合い、まとめをしています。
ぜひやってみてください!
皆さんもそれぞれのチームや会社でやってみることを私はオススメします。ボスに話してみてはいかがでしょうか。ぜひ私に皆さんの意見をお聞かせください。
もしこのアイデアが気に入っていただけたら、ぜひTwitterやFacebookなどのソーシャルメディアで"シェア"していただけたら幸いです。それにより、少しでも他の会社やチームの仕事時間を減らし、さらに質の向上に貢献 できたらと望んでいます。よろしくお願いいたします!
