Blog o zarządzaniu projektami, czasem i o produktywności dzięki Nozbe

Czwartek, 16 Listopad

Jak przeprowadzić skuteczny przegląd tygodniowy i zaoszczędzić 2 godz. w miesiącu

Wpis, który za chwilę przeczytasz powstał, by pokazać Ci, jak zhackowałem swój przegląd tygodniowy w stylu GTD i oszczędzam dwie godziny w miesiącu, które zamiast na pracę, przeznaczam dziś na to, co lubię.

Przegląd Matta

Standardowy przegląd tygodniowy

Aktualna liczba projektów w moim Nozbe wynosi 134. Jednym wyda się to stosunkowo mało, innym – przeciwnie. Jedno pozostaje faktem – tak długa lista musi pozostać w ryzach, nic nie ma prawa się posypać. Z kolejnymi projektami pojawiającymi się na mojej liście zaczął rodzić się kłopot. Był nim… przegląd tygodniowy! Aby w pełni zrozumieć, dlaczego przegląd stał się problemem w moim systemie zarządzania projektami, należy zwrócić uwagę, w jaki sposób go wykonywałem. Otóż zwyczajnie przeglądałem wszystkie projekty (oczywiście poza standardowymi zadaniami, takimi jak: inbox zero, etc.). W każdym z nich sprawdzałem:

  • datę rozpoczęcia projektu,
  • datę zakończenia,
  • czy wszystkie daty się zgadzają (wynika to z faktu, iż jestem bardzo roztrzepany i podczas tworzenia projektu potrafię pomylić się w miesiącu lub nie nadać terminu końcowego na wykonanie zadania) .

Nagle okazywało się, że mój przegląd tygodniowy nie polega na cotygodniowym sprawdzaniu wszystkich projektów, nie był to również czas wyciszenia, skupienia, a raczej gonitwy za kolejnym projektem, sprawdzania najdrobniejszych szczegółów. Doprowadziło to do sytuacji, w której na myśl o kolejnym przeglądzie tygodniowym byłem bliski zarejestrowania się w przychodni, by wziąć chorobowe. Potem okazywało się, że to nic nie da, gdyż pracuję na swoim. Trzeba było znaleźć rozwiązanie!

Moja rada: sprawdź, w jaki sposób wykonujesz swój przegląd tygodniowy. Czy jest on podobny do mojego? Czy chcesz zaoszczędzić trochę czasu w miesiącu na inne zajęcia?

Jak wygląda Twoja lista projektów?

Żeby pomóc Ci zrozumieć, w jaki sposób dokonałem zmiany w przeglądzie tygodniowym – pokażę, jak wygląda moja lista projektów. Jestem youtuberem, trenerem biznesu oraz studentem (w trybie on-line), i moje projekty wyglądają następująco:

    1. grupa – praca oraz prywatne. Są to otwarte projekty z małymi zadaniami, które nie wymagają osobnych projektów;
    1. grupa – aktualne projekty biznesowe;
    1. grupa – wyjazdy służbowe i prywatne;
    1. grupa – powtarzalnych zadań: prywatnych i służbowych (np. prace nad pozyskiwaniem nowych klientów, po prywatne projekty, w których znaleźć można zadania z grupy umówić się na wymianę opon w aucie (powtarzalność co pół roku), czy też uczyć się francuskiego przez pół godziny (powtarzalność: codziennie);
    1. grupa – odcinki na YouTube – każdy odcinek to inny projekt;
    1. grupa – studia. Każdy przedmiot na studiach jest osobnym projektem. Z racji studiowania przez internet moim obowiązkiem jest znalezienie czasu na słuchanie wykładów oraz rozwiązywanie ćwiczeń;
    1. grupa – pomysły. Są to projekty otwarte, w których zapisuję pomysły na: nowe odcinki na YouTube, posty na Facebooku i LinkedIn, pomysły na wpisy na bloga, etc.
    1. grupa – klienci (aktualni oraz potencjalni)
    1. grupa – może kiedyś. Są to wszystkie projekty, które nie są dla mnie aktualnie ważne, ale w przyszłości możliwe, że zabiorę się za nie.

Moja rada: sprawdź, czy Twoje projekty również są pogrupowane i czy ich lista nie jest chaotyczna.

Które projekty są dla mnie ważne?

Następnie musiałem odpowiedzieć na pytanie: które projekty są dla mnie ważne? Uznałem za takie wszystkie projekty dochodowe i to one mają pierwszeństwo w przeglądzie tygodniowym. Są to wszystkie projekty, z wyjątkiem: 


  • odcinków na YouTube (wprawdzie YouTube stanowi moje istotne źródło dochodów, jednak przegląd każdego odcinka tydzień w tydzień okazał się zbędne)
  • projekty z grupy: studia,
  • projekty z grupy: pomysły,
  • projekty z grupy: może kiedyś.

Pomyślałem, że świat się nie zawali, jeśli nie będę przeglądał tych projektów co tydzień.

Moja rada: odpowiedz sobie na pytanie: które projekty są dla Ciebie naprawdę ważne.

Co zatem zrobiłem?

Podzieliłem przegląd tygodniowy na dwie części:

  • część – Standard Review,
  • część – Deep Review.

Standard Review dotyczy wszystkich projektów, które są dla mnie ważne, czyli tych, dzięki którym zarabiam. Wykonuję go co tydzień. Dodatkowo przegląd zawiera w sobie takie zadania, jak inbox zero (mail, wiadomości prywatne, folder: pobrane, skrzynka spraw), przegląd nadchodzącego tygodnia oraz przegląd budżetu.

Deep Review to dogłębny przegląd tygodniowy, wykonywany co drugi tydzień. W nim przeglądam wszystkie projekty, nie tylko te, które są istotne z mojego punktu widzenia.

Moja rada: utwórz w swoim Nozbe dwa zadania: Standard Review oraz Deep Review i dopasuj projekty z odpowiednich grup do tych zadań.

Ile czasu zaoszczędziłem?

Dla mnie czas jest świętością. Wyznaję zasadę, że im więcej go oszczędzam na przyjemności – tym lepiej! Pytanie: ile czasu zaoszczędziłem w miesiącu? Podstawowy przegląd w moim wypadku trwa około godziny. Dogłębny to również godzina. W standardowym układzie tygodniowo poświęcałem na przegląd tygodniowy w GTD – 2 godziny. W stosunku miesięcznym daje to 8 godzin.

Aktualnie mój przegląd tygodniowy to cztery tygodnie ze standardowym przeglądem tygodniowym (1 godzina tygodniowo) + dogłębny przegląd tygodniowy (1 godzina co dwa tygodnie). Łącznie w stosunku miesięcznym daje nam to 6 godzin.

Zaoszczędzone zostały 2 godziny w miesiącu, przy tym doświadczam dużo mniej stresu, frustracji oraz panicznego biegu do przychodni po zwolnienie lekarskie, które i tak nic nie da.

Zobacz również: szablon, który pomoże Ci we wdrożeniu Standard i Deep Review: https://nozbe.how/iWESy

Autor: MAtt Olech - Youtuber i trener biznesu. Współpracuje z markami nie tylko na polu trenerskim, ale również w serwisie YouTube. Jego cel? Pomóc Klientom osiągnąć to, czego chcą. Konsultant. Jako youtuber od ponad 7 lat prowadzi kanał rozrywkowy Matt Olech. Jego filmy obejrzało łącznie ponad 15 milionów internautów. Na YouTube współpracował z takimi markami, jak Tic Tac, Hoop Cola, Provident, Lajt Mobile. Jako trener biznesu obecny na rynku od dwóch lat. Przez jego sale warsztatowe i szkoleniowe przewinęło się ponad 2 tys. osób. Współpracował m.in. z Wyższą Szkołą Bankową w Poznaniu, Młodzieżową Radą w Piasecznie oraz Wielkiej Wsi.

Wtorek, 14 Listopad

Piątkowe rewolucje – sprawdzony przepis na przegląd tygodnia – darmowy webinar Michała Śliwińskiego

Czytasz to zaproszenie, więc chcesz zoptymalizować działania i dokonywać regularnych przeglądów swoich projektów, prawda? Masz zbyt długą listę zadań i chcesz znaleźć sposób, by lepiej nimi zarządzać? A może po prostu chcesz nauczyć się, jak robić to lepiej i zmaksymalizować swą skuteczność? W każdym razie nasz nadchodzący webinar jest właśnie dla Ciebie!

Poniedziałek, 13 Listopad

Jak bawiliśmy się na ostatnim spotkaniu firmowym? Zobacz!

Praca zdalna ma wiele zalet w porównaniu do tradycyjnego „trybu biurowego”. Jedną z nich jest to, że naprawdę nie możemy doczekać się aż spotkamy się „na żywo” na kolejnym zjeździe firmowym. Obejrzyj poniższy filmik, aby zobaczyć, jak spędzaliśmy czas na ostatnim spotkaniu – tym razem we Wrocławiu.

Loading...

Czwartek, 9 Listopad

Priorytety na dziś ustalone? Nie? Przeczytaj ten super-prosty przewodnik

Większość moich klientów to osoby przytłoczone ogromem obowiązków. Mają na głowie zbyt wiele spraw, a przy tym nie do końca radzą sobie z organizacją swojej pracy. Kiedy zatem przychodzi do realizacji zadań, nie mają pojęcia, od czego zacząć. Otwierają swoje aplikacje do zarządzania projektami, przeglądają listy priorytetów i się gubią... bo licznik pokazuje 35 zadań do zrobienia na „dziś”. I choć łatwo popaść w nawyk wyznaczania zbyt wielu priorytetów, to na szczęście mam dwa proste sposoby, aby zaradzić temu problemowi.

Pioritize

Środa, 8 Listopad

Ponad 3 tys. czytelników i ponad 15 tys. zł na cele charytatywne - podsumowanie pierwszego półrocza sprzedaży "10 kroków do maksymalnej produktywności"

Ponad pół roku temu opublikowaliśmy książkę Michała Śliwińskiego pt. „10 kroków do maksymalnej produktywności”. Do rąk czytelników trafiło już ponad 3 tys. egzemplarzy, przy czym co tydzień rozsyłamy kolejne partie. Poradnik dostępny jest w formie papierowej, elektronicznej i audio. 5 zł z każdego e-booka i "papieru", które sprzedamy, z radością przekazujemy wybranym organizacjom pozarządowym.

Loading...

Poniedziałek, 30 Październik

Nozbe potrzebuje programisty - back-end developer poszukiwany!

Po nieudanych próbach sklonowania naszego CTO ponownie rozpoczynamy proces rekrutacji. Tym razem do obsadzenia jest stanowisko Software Developera z umiejętnościami z zakresu back-end development... i pasją do tworzenia funkcjonalnych narzędzi.

Back-end developer

Czwartek, 26 Październik

Jak wyzerować skrzynkę spraw – odc. 8 cyklu „Często zadawane pytania”

Witamy w kolejnym poście z cyklu „Często zadawane pytania”, w którym poruszamy kwestie najczęściej pojawiające się w mailach od użytkowników Nozbe. W tym miesiącu wpis poświęcony jest "czyszczeniu" skrzynki spraw i przyporządkowywaniu zadań, które w niej zapisujesz do odpowiednich projektów.

Processing the inbox

Wtorek, 24 Październik

Odnajdź sens w codziennych czynnościach – jak zapobiec wypaleniu zawodowemu

Nieustanny stres w pracy i rutyna sprawiają, że zaczynasz się stopniowo wypalać? To poważny problem, który może odbijać się nie tylko na Twojej wydajności i samopoczuciu. Jak zatem odzyskać chęć do pracy i na nowo odkryć to, co pierwotnie przyciągnęło Cię do Twojej profesji?

Jak zapobiec wypaleniu

Piątek, 20 Październik

Jak kontrolować projekty z pomocą diagramów Gantta i w jaki sposób zabrać się do napisania książki - nowe szablony Nozbe.how

W Twoje ręce oddajemy kolejne praktyczne przewodniki. Tym razem krok po kroku dowiesz się, jak skuteczniej zarządzać projektami, korzystając z diagramów Gantta oraz jak spełnić swoje skryte marzenie o napisaniu książki. Sprawdź październikowe szablony, dostosuj je do swoich potrzeb i natychmiast wprowadź w życie - bez wymyślania wymówek i odkładania spraw na później :-) Następnie, możesz podać je dalej, aby zainspirować również swoich znajomych.

październik - nozbe.how

Środa, 18 Październik

Jak szybko nauczyć się efektywnej pracy? Audiobook „10 kroków do maksymalnej produktywności”

Wyobraź sobie, że jedziesz do pracy albo spacerujesz z psem, a miły męski głos wprowadza Cię w świat produktywności. Brzmi zbyt idealnie? Teraz to możliwe: właśnie opublikowaliśmy audiobook "10 kroków do maksymalnej produktywności"!

10 kroków - audiobook

/
Napisz do nas
Wpisz temat wiadomości
Wpisz treść wiadomości