Blog o zarządzaniu projektami, czasem i o produktywności dzięki Nozbe

Wednesday, August 19

Jak współpracuję z moją asystentką przy użyciu Nozbe, Gmaila i Dropboksa

Cześć, tu Michał, założyciel Nozbe. Dwa lata temu zatrudniłem Magdę na stanowisku redaktorki naczelnej Productive! Magazine. Ponieważ nie była to praca w pełnym wymiarze godzin, poprosiłem ją również, aby tymczasowo została moją asystentką. Nigdy wcześniej nie miałem asystentki, ale chciałem nauczyć się z nią pracować. Magda zgodziła się i dziś, dwa lata później, wciąż pomaga mi zarządzać codziennymi sprawami. W tym poście chciałbym pokazać, jak przebiega nasza współpraca. Mam nadzieję, że okaże się on pomocny dla tych z was, którzy zastanawiają się nad zatrudnieniem asystentki/asystenta lub poszukują sposobów na podwyższenie skuteczności dotychczasowych działań. Wkrótce planujemy nagrać również krótki film na ten temat. Tymczasem, zachęcam do przeczytania, jak wygląda moja współpraca z Magdą:

photo of me and Magda

Magda zarządza moją pocztą

Mimo że w Nozbe nie korzystamy z maili już od dłuższego czasu, nie możemy powstrzymać reszty świata od używania tego kanału komunikacji :) Każdego tygodnia otrzymuję więc setki maili, a Magda zajmuje się odpowiadaniem na nie.

Jak?

Na samym początku naszej współpracy ustawiłem wszystkie moje konta Google tak, aby każda nowa wiadomość była przekierowywana na jeden adres mailowy, którego nazwałem „CEO”. Dałem Magdzie dostęp do tego konta - w Gmailu funkcja ta zwana jest „kontem delegowanym”. Dzięki temu oboje mamy dostęp do moich wiadomości i oboje możemy otrzymywać i wysyłać maile z adresu „CEO”.

Do tej wspólnej skrzynki Gmail trafiają różne maile:

  • osobiste,
  • biznesowe - indywidualne,
  • spersonalizowane maile biznesowe wysyłane przez firmy do wielu odbiorców,
  • automatycznie wystawiane faktury, rachunki, wyciągi i inne powiadomienia związane z finansami,
  • itp.

Magda archiwizuje maile, które nie wymagają żadnej odpowiedzi lub są rozsyłane w celach reklamowych; wiadomości związane z finansami regularne wysyła do dedykowanego notatnika w Evernote. Jeśli dany mail nie jest zbyt osobisty i Magdy kompetencje pozwalają na niego odpowiedzieć, odpisuje na niego sama.

I najważniejsze: wiadomości, które wymagają mojej reakcji, odpowiedzi, potwierdzenia lub rady. Oto, jak zarządzamy nimi przy użyciu Nozbe:

Tuesday, August 4

Jak wykorzystuję szablony w Nozbe do wdrożenia technik „Pomodoro” i „Odwrotnego Harmonogramu” w celu osiągnięcia jeszcze większej produktywności

Jednym z postów, które cieszą się największą popularnością na moim blogu jest ten poświęcony technice Pomodoro i metodzie Odwrotnego Harmonogramu. Omawiam w nim, jak połączyć technikę Pomodoro z metodą Odwrotnego Harmonogramu (ang. Unschedule Calendar) opisaną przez Neila Fiore w jego książce pt. „Nawyk samodyscypliny”. Od czasu napisania tego postu, znacząco ulepszyłem tę koncepcję i wymieniłem kalendarz papierowy na szablon w Nozbe, który sprawdza się jeszcze lepiej. Ta technika potrafi zdziałać cuda. Zacząłem ją stosować już dawno i od tamtej pory nie miałem praktycznie żadnego bezproduktywnego dnia. Dlatego, ostrzegam was - ta technika naprawdę sprawi, że staniecie się o wiele bardziej produktywni :-)

Czym jest „Pomodoro” i „Odwrotny Kalendarz”?

Pomodoro to technika poprawiania produktywności, która polega na ustawieniu czasomierza na 25 minut i pracowaniu nad określonym zadaniem do momentu aż skończy się czas. Wówczas robi się 5-minutową przerwę, a następnie powtarza czynność od nowa. Głównym założeniem tej techniki jest to, że wiedząc, że czasomierz tyka i ma się tylko 25 minut, praca przebiega lepiej, szybciej i w większym skupieniu.

Odwrotny Harmonogram to rodzaj kalendarza, w którym nie planuje się pracy lecz umieszcza się w nim wyłącznie spotkania a pomiędzy nimi - „przyjemności”. Nie planuje się w nim niczego poza tym. W ten sposób powstają wolne bloku czasu, które można zapełnić pracą. Zasada jest podobna jak w technice „Pomodoro” - kiedy wiemy, że ogranicza nas czas i mamy jeszcze tylko X godzin na wykonanie określonej czynności, pracujemy w większym skupieniu, a świadomość, że już tylko kilka godzin dzieli nas od „joggingu” motywuje nas do cięższej pracy i pozwala nam „zasłużyć” na nagrodę.

Mój szablon Pomodoro/Unschedule w Nozbe

Przejdźmy zatem do sedna, czyli wyjaśnienia, jak łączę obydwie techniki i wykorzystuję je w Nozbe.

  1. Zacząłem od utworzenia nowego projektu w Nozbe o nazwie „Dziś” i zapełniłem go zadaniami - po jednym na każde 30 minut mojego dnia. Pierwsze zadanie to „6 - 6:30”, drugie „6:30 - 7”, trzecie to „7 - 7:30”... itd. Ponieważ mój dzień zaczyna się o 6 rano i kończy o 6 po południu, utworzyłem w sumie 24 zadania. W przypadku zadań, które powtarzają się regularnie, jak „śniadanie” czy „zaprowadzić córkę do szkoły” - umieszczam ich opisy w nazwie zadania, gdyż powtarzają się one codziennie o tej samej porze.

  2. Następnie, otworzyłem pasek boczny (i) i utworzyłem szablon z tego projektu, który nazwałem „Dziś”. Następnie, oznaczyłem wyjściowy projekt jako ukończony, aby usunąć go z mojej listy projektów.

  3. Teraz codziennie rano wchodzę do moich szablonów w Nozbe, otwieram szablon „Dziś” i tworzę z niego nowy szablon z aktualną datą - np. „4 sierpnia” - w ten sposób projekt jest automatycznie umieszczany na czele listy projektów. Możecie to zobaczyć na poniższym zrzucie ekranu:

Unschedule tempalate in Nozbe

Po utworzeniu projektu, modyfikuję go, a następnie używam go co 30 minut.

A oto, jak modyfikuję projekt „Dziś” i go realizuję:

Monday, July 20

Nozbe 2.1.8 z widżetem na Androida i ulepszoną aplikacją na Apple Watcha

Z radością informujemy o nowym wydaniu naszej aplikacji - Nozbe 2.1.8. Zawiera ono usprawnienia, które pomagają zwiększyć produktywność szczególnie użytkownikom Androida i Apple Watcha. Aby je wam pokazać, nagraliśmy specjalny filmik z udziałem moim, czyli Rafała i CEO, Michała Śliwińskiego:

Loading...

Turbodoładowany Android

Słyszeliśmy wasze prośby głośno i wyraźnie - użytkownicy Androida chcieli mieć widżet na Androida, który działa i wygląda świetnie. To właśnie nad tym ciężko pracowaliśmy przez ostatnie kilka tygodni - nad widżetem na Androida, który pozwala zaoszczędzić czas i pomaga w efektywnej pracy. Dowiedz się więcej o tym, jak zwiększyliśmy wydajność Nozbe na urządzeniach z Androidem.

Poprawiliśmy również szybkość działania Nozbe na tej platformie - szczególnie w wersji 4.3 i starszych - z dumą ogłaszamy, że dokonaliśmy znacznych usprawnień także i na tym polu!

Ulepszona aplikacja na Apple Watcha

Minął miesiąc odkąd wydaliśmy Nozbe na Apple Watcha. (Więcej na ten temat możecie przeczytać w poprzednim poście napisanym przez Radka.) Wtedy jeszcze Apple Watch nie był dostępny w ogólnej sprzedaży, dlatego nie mogliśmy przetestować aplikacji bezpośrednio na urządzeniu. Od tamtej pory niektórzy z nas stali się posiadaczami zegarków. Wiele się dowiedzieliśmy o tym gadżecie oraz jego wadach i zaletach. Po gruntownych testach naszej aplikacji dokładnie określiliśmy obszary wymagające ulepszeń. Dziś możemy się więc pochwalić, że najnowsza wersja Nozbe zawiera także liczne usprawnienia właśnie dla Watcha.

Aby zainstalować najnowszą wersję na zegarku, wystarczy zaktualizować Nozbe na iPhonie do wersji 2.1.8, a aplikacja na Watcha również zostanie automatycznie zaktualizowana.

Stworzyliśmy także specjalną stronę internetową, na której pokazujemy, jak załatwiać sprawy prosto z zegarka:

nozbe.watch

I ostatnia, ale nie mniej ważna rzecz...

Jeszcze więcej usprawnień

Dodaliśmy również kilka nowych funkcji, w tym:

  • Backup do pliku txt - teraz możesz zapisywać dane bezpośrednio do pliku txt. W tym celu przejdź do Ustawienia->Konto.
  • Oznaczanie wszystkich komentarzy jako przeczytanych - stworzyliśmy nowy przycisk, który jest bardziej dostępny i znajduje się w każdym projekcie. Dzięki temu możesz oznaczać wszystkie komentarze w konkretnym projekcie jako przeczytane.
  • Nowe języki - przetłumaczyliśmy Nozbe na koreański, holenderski i rosyjski.
  • Wyświetlanie projektów ukończonych według miesięcy - dzięki temu wyszukiwanie ukończonych projektów jest jeszcze łatwiejsze.

Ponadto poprawiliśmy wiele błędów. Pełna lista zmian znajduje się na naszym blogu testowym.

P.S. Oceń nas!

Jeśli lubisz Nozbe, oceń nas w App Store, Mac App Store lub Google Play :)

Rafał (VP Product) z pomocą Stanisława (VP Android) i Radka (VP Apple Technologies)

Tuesday, June 30

Nozbe na Androida - szybkość, widżety i o wiele więcej!

Witajcie użytkownicy Androida! To post specjalnie dla Was... Niektórzy z was mogą czuć się nieco pominięci w związku z naszym ostatnim wydaniem Nozbe na Apple Watch i innymi integracjami Nozbe z iOS, które ostatnio uruchomiliśmy. Doskonale Was rozumiemy i zapewniamy, iż nie oznacza to wcale, że nie kochamy naszych użytkowników korzystających z Androida! Wręcz przeciwnie! Aby Wam to udowodnić, postanowiliśmy wrócić do pracy nad nowymi, ekscytującymi funkcjami, które zmienią sposób, w jaki korzystacie z Nozbe na waszych urządzeniach z Androidem.

Android Love

Widżet na Androida

Słyszymy was głośno i wyraźnie - użytkownicy Androida chcą mieć widżet Nozbe, który działa i wygląda świetnie. To właśnie nad tym ciężko pracowaliśmy przez ostatnich kilka tygodni - nad widżetem na Androida, który pozwala zaoszczędzić czas i pomaga w efektywnej pracy. Spójrzcie sami:

Android Nozbe Widget

Teraz możecie przeglądać zadania z listy priorytetów, dowolnego projektu lub kategorii a także dodawać zadania i oznaczać je jako ukończone bez otwierania aplikacji Nozbe! Czy to nie wspaniałe? Widżet jest już dostępny dla wszystkich użytkowników korzystających z Nozbe na telefonach z systemem Android 2.1.8 lub tabletów z wersją 4.0 Androida lub nowszą.

Jeśli nie posiadacie wersji 2.1.8 Androida lub nowszej, wystarczy, że wejdziecie do sklepu Google Play i klikniecie na przycisk „Aktualizuj”.

Usprawnienia wydajności

Kolejną kwestią, która dawała się we znaki użytkownikom Androida była szybkość. Problem niskiej wydajności trapił głównie osoby korzystające z Androida 4.3 i starszych wersji.

Monday, June 22

Porady i wskazówki Nozbe: Jak efektywnie wykorzystywać kategorie

Od czasu kiedy wprowadziliśmy Nozbe 2.0 otrzymujemy częste maile od naszych użytkowników dotyczące Kategorii.

Każdy może czasem potrzebować pomocy...

... dlatego przygotowaliśmy krótki pokaz tego, jak korzystać z Kategorii oraz szerszy opis ich zastosowania - na stronach pomocy. W tym poście przedstawiamy kilka dodatkowych porad, które uzupełnią dostępne źródła wiedzy.

Kategorie (wcześniej Konteksty): kilka sztuczek

Jak wiele z was zapewne pamięta, wcześniej Kategorie nazywały się Kontekstami. Mogą one być używane do grupowania zadań z różnych projektów i są współdzielone przez wszystkich użytkowników w projekcie. Mimo że są one współdzielone, ich kolory - nie.

Zaawansowani użytkownicy, którzy mają bardziej zapełnione kalendarze, mogą chcieć przypisać więcej niż jedną kategorię do zadania. Jest to oczywiście możliwe, jednak wielu użytkowników ma z tym kłopot.

screen1

(1) Lista projektów (2) Projekt (3) Zadanie (4) Widok szczegółów zadania bez Kategorii

To całkiem proste, prawda? Problem pojawia się w przypadku większej liczby Kategorii. Poniżej mamy podobny widok, lecz tym razem dla zadania, które ma już przypisaną Kategorię:

screen2

Co zrobić, aby dodać kolejną Kategorię i nie stracić poprzedniej?

screen3

Najpierw klikamy/stukamy na istniejącą nazwę, aby otworzyć menu rozwijane. Następnie, (1) zostawiamy oryginalną Kategorię i (2) zaznaczamy kilka dodatkowych. Na koniec (3) zatwierdzamy nasz wybór.

Oto wynik:

screen3

Niektórzy spośród użytkowników zgłaszających problemy wybierali w menu rozwijanym początkową Kategorię, odznaczając ją tym samym. Było to błędem.

Ostatnia sztuczka: większość użytkowników zna już parametr „#”. Może on być używany również w trakcie tworzenia zadania do dodawania kilku kategorii jednocześnie.

screen 4

Mam nadzieję, że ta krótka instrukcja okaże się pomocna dla wszystkich użytkowników. Korzystanie z kategorii jest niezwykle przydatne w codziennej pracy i, szczerze mówiąc, sama nie wyobrażam sobie życia bez nich. Liczę na to, że ten post pomoże wam efektywnie korzystać z tej funkcji.

- Delfina (Szefowa Działu Obsługi Klienta)

Monday, June 8

Oferta pracy: Dział obsługi klienta Nozbe na 1/2 etatu - idealna praca dla tłumacza? :-)

W związku z ewolucją naszej aplikacji i planami rozwoju firmy poszukujemy nowych pracowników do działu obsługi klienta.

Loading...

Nasz zespół

Z miesiąca na miesiąc społeczność użytkowników Nozbe powiększa się i rozwija. Bardzo nas to cieszy. Wychodząc naprzeciw ich oczekiwaniom, postanowiliśmy powiększyć nasz dział obsługi klienta o kolejne osoby. Obecnie w skład zespołu wchodzą trzy pracownice zatrudnione w pełnym wymiarze godzin. Aby je odciążyć, poszukujemy ludzi chętnych współpracować z nami na stałe na 1/2 etatu.

Idealna praca dla młodych lingwistów lub tłumaczy, którzy poszukują "strategicznego klienta"

Praca w dziale wsparcia klienta w Nozbe to idealne zajęcie dla freelancerów, którzy codziennie tłumaczą teksty dla klientów, ale chcieliby mieć stałą, comiesięczną pensję za pracę ok. 4 godzin dziennie, polegającą na odpowiadaniu na maile naszych klientów.

W Nozbe pracujemy zdalnie, co oznacza, że swoje obowiązki wykonujemy z domu, ogrodu lub kawiarni. Cenimy sobie uczciwość, poczucie humoru, zaangażowanie i ciekawe pomysły. Nowym pracownikom oferujemy szkolenie adaptacyjne, cierpliwą opiekę managera i wsparcie całego zespołu, a potem - już tylko ciekawą pracę w zgranym zespole oraz codzienny kontakt z językami obcymi i możliwości awansu.

Języki, których poszukujemy:

Poza obowiązkową znajomością języka polskiego i angielskiego (na poziomie minimum CAE) osoby, których szukamy, powinny znać biegle jeden z następujących języków:

  • niemiecki,
  • hiszpański,
  • francuski,
  • japoński,
  • niderlandzki,
  • rosyjski,
  • portugalski-brazylijski,
  • portugalski,
  • chiński,
  • południowo-koreański,
  • włoski,
  • norweski,
  • szwedzki,
  • duński,
  • fiński,
  • czeski.

Zapraszamy kandydatów, którzy spełniają wszystkie wymienione niżej wymogi:

  1. bardzo dobra organizacja pracy własnej i samodyscyplina umożliwiające efektywną pracę zdalną;
  2. świetna znajomość swoich trzech języków: polskiego, angielskiego (min. CAE) oraz jednego z wyżej wymienionych języków obcych (płynny, najchętniej w czasie lub po studiach kierunkowych i pobycie w tamtych rejonach);
  3. pisanie bezwzrokowe na klawiaturze min. 50 słów na minutę (sprawdź się - do zgłoszenia prosimy załączyć zrzut ekranu z wynikiem testu w j. angielskim lub polskim);
  4. chęć nauki, otwartość i chęć pomocy innym w oparciu o posiadaną wiedzę;
  5. skrupulatność, punktualność;
  6. przynajmniej podstawowa znajomość zasad funkcjonowania aplikacji desktopowych i mobilnych;
  7. wysoka kultura osobista.

Obowiązki

  • odpowiadanie na zapytania użytkowników oraz służenie im pomocą i radą w kwestiach związanych z działaniem aplikacji, płatnościami i in.;
  • udział w przygotowaniu treści do mediów społecznościowych (posty na Facebooka, Twittera, Forum);
  • sporadycznie tłumaczenia pisemne/redakcja materiałów marketingowych i informacyjnych;
  • raz w miesiącu kreatywne pisanie (autorskie posty na blogi językowe).

Kontakt

Zainteresowane i spełniające wymogi osoby zapraszamy do kontaktu i przesyłania CV wraz z wynikami testu.

Więcej informacji o ofercie znajdziesz tutaj

Autorka: Delfina - CHO - Chief Happiness Officer

Friday, June 5

Ogólnie lekko nie jest...

Właśnie ukazał się kolejny - 13. - numer Productive! Magazine Polska. Trzynastka (z pewnością szczęśliwa) zawiera mocną dawkę wiedzy i porad, które zainspirują Cię do działania, zwiększania swojej efektywności oraz skuteczniejszego radzenia sobie z konfliktami. Wywiadu do tego wydania udzielił Bogdan Wiciński, prezes Manta S.A.

"Jeśli chodzi o logistykę, to im bardziej jestem świadom, jak to wszystko działa, tym lepiej rozumiem, jak poważne jest to wyzwanie i jak wiele czynników wpływa na całokształt. I podczas gdy teraz zdaję sobie z tego sprawę, za 5-10 lat wszystko się zmieni, a ja będę do tego podchodził z zupełnie innej perspektywy… Ogólnie lekko nie jest…". - Bogdan Wiciński, Manta S.A.

Productive! Mag. PL 13

Co w trzynastce

Rozmowa z Bogdanem Wicińskim - twórcą i prezesem firmy [Manta][manta] - największego polskiego dostawcy sprzętu RTV i AGD. Nasz gość otwarcie mówi o swoich zmaganiach z czasem, zmęczeniu oraz współpracy z chińskimi partnerami.

"Chciałbym móc uporządkować sobie czas w ten sposób, ale niestety mi się to nie udaje. Zawsze coś pilnego i nagłego wyskakuje i działam raczej na zasadzie potrzeby chwili."

Krzysztof "TesTeq" Wysocki (Biznes bez stresu) pokazuje, jak sami możemy ograniczyć liczbę napływających codziennie maili.

"Deszcz pada tylko wtedy, kiedy zbierze się chmura. Chmura zaś powstaje w wyniku parowania wody z powierzchni ziemi. Tak samo jest z e-mailami."

Andrzej Bernardyn, właściciel firmy szkoleniowej Zdobywalnia.pl, podważa wszechobecną pochwałę motywacji. Uważa, że jest ona przereklamowana.

"Czując bardzo silną motywację, ludzie chcą przenosić góry. Mniej ambitne cele zdają się wówczas zbyt miałkie. “Nakręceni” gardzą nimi, bo nie wykorzystują pełni ich potencjału. Wysoka motywacja często blokuje przed podjęciem działań, które w danym momencie byłyby najbardziej korzystne, ale nie wyglądają sexy."

Krzysztof Skubis, coach i mentor, pokazuje, po co i w jaki sposób pobudzać rzadziej używaną półkulę mózgową i korzystać z potencjału obu.

"Warto mieć świadomość daru, jakim jest dominująca półkula, wiedzieć, w czym będę dobry. Z drugiej strony nie rezygnować z drugiej półkuli – jej funkcjonalność też jest mi potrzebna."

Sławek Muturi (twórca Mzuri i autor bloga fridomia.pl) kontynuuje cykl o wolności finansowej. W tej części robi przegląd narzędzi inwestycyjnych, które mogą pomóc Ci generować bierne przychody.

"Niewiele jest instrumentów inwestycyjnych, które dawałyby tak dużą pewność i stabilność jak nieruchomości."

Maciek Cichocki z Mogę móc skupia się na pracy zespołowej - tym razem mówi o ogromnej skuteczności... ciszy.

"Mało mamy w dzisiejszych czasach ciszy. Zgiełk ulic, zalew informacji, wszechobecna kultura pośpiechu i osiągania. Cisza męczy i wywołuje dyskomfort. Warto jednak pamiętać, że męczy obie strony. A piłka po zadanym pytaniu jest po stronie grupy. To oni trawią i knują. Słowem, szukają rozwiązania."

Magda Dittmer, specjalistka od zarządzania konfliktem, mediatorka, autorka bloga Poza Pudełkiem, radzi jak skutecznie rozmawiać o potrzebach i zażegnywać tym sposobem konflikty.

"Wraz z nazwaniem potrzeb ma szansę zmienić się perspektywa patrzenia na sytuację. Ba, poszerza się ona o kolejne pomysły na rozwiązania! I nie mam tu na myśli pochopnego kompromisu, stereotypowego podziału po połowie, ale poszukiwanie rozwiązania, które z satysfakcją przyjmą obie strony."

Bernard Fruga, autor wideobloga 1-minutowy Fruga, mówi o najskuteczniejszym typie przywództwa - pogodnym! :)

"Dzięki 7 omówionym elementom, krok po kroku, stajesz się częścią społeczności tych, którzy zakręcają czasoprzestrzeń, myślą i mówią tak, jakby wszystko było możliwe; odważnie stawiają wielkie cele i dążą do nich prostą i oczywistą drogą."

Michał Stachura, twórca kursu E-mail Ninja oraz blogger, pokazuje, jak zachowanie menadżera wpływa na kreatywność zespołu.

"Pamiętajmy, że osoba kreatywna to osoba wybitnie leniwa, której chce się pracować po to, by potem tej pracy mieć mniej :-)"

Polub Producitve! na Facebooku lub śledź na Twiterze

Staramy się dotrzeć z naszym przekazem do jak najszerszego grona odbiorców. Wiedza i porady w Productive! przydać się mogą każdemu: studentowi, mamie powracającej do pracy po urlopie macierzyńskim i doświadczonemu Product Managerowi. Jeśli znasz kogoś, kto nie radzi sobie z nadmiarem obowiązków bądź potrzebuje dużej dawki pozytywnej energii i zachęty do działania, prześlij mu link do strony magazynu. Będzie nam też niezmiernie miło, jeśli po prostu polubisz nasz fanpage albo od czasu do czasu udostępnisz nasz artykuł na swoim "wallu" lub Twitterze.

Thursday, May 14

Świętujemy 8 urodziny: nowa wersja Nozbe i oferta specjalna

Dziś w Nozbe obchodzimy szczególną okazję. Dokładnie 8 lat temu, 14 maja oficjalnie wypuściliśmy naszą aplikację. Zakończyliśmy fazę beta-testów, wprowadziliśmy płatne plany i na poważnie rozpoczęliśmy działalność. Od tamtej pory staramy się pomagać naszym klientom w zwiększaniu produktywności.

Świętuj 8. urodziny Nozbe razem z nami!

Z tej okazji mam dla Ciebie 3 świetnie wiadomości:

Nowa wersja Nozbe 2.1.6

1 - Nowa wersja Nozbe 2.1.6 pomoże Ci załatwiać jeszcze więcej spraw dzięki licznym poprawkom wprowadzonym na podstawie sugestii użytkowników oraz znacznie ulepszonym gestom. Przenieśliśmy je na zupełnie nowy poziom, dodając wsparcie dla smartfonów z dużymi ekranami. Teraz możesz używać kciuków do nawigacji i oznaczania zadań jako ukończonych. Nie znajdziesz tego w żadnej innej aplikacji!

Ponadto stworzyliśmy aplikację na Apple Watcha, która dzięki skrótom i interaktywnym powiadomieniom sprawi, że Twój nadgarstek stanie się naturalnym przedłużeniem Nozbe. Tak jest - teraz możesz załatwiać sprawy prosto ze swojego nadgarstka!

Jeśli Twoja aplikacja Nozbe nie zostanie automatycznie zaktualizowana do wersji 2.1.6, możesz pobrać ją z naszej strony.

promocja z okazji 8-lecia

2 - Zyskaj nawet 4 miesiące za darmo, korzystając z naszej urodzinowej promocji. Oto, jak działa:

zapewne wiesz, iż płacąc za rok z góry, zyskujesz ponad 2 miesiące korzystania z Nozbe za darmo. Tylko teraz, jeśli zamówisz lub rozszerzysz swój plan do Nozbe PRO, dodam Ci kolejne 2 bezpłatne miesiące! Tym samym płacąc za jedynie 8 miesięcy, korzystasz z Nozbe przez cały rok!

Wystarczy, że użyjesz kodu 8YEARS lub klikniesz w ten link.

3 - Możesz poprawić jakość swojego życia dzięki wskazówkom publikowanym na łamach naszych magazynów poświęconych podnoszeniu produktywności.

Regularnie wydajemy bezpłatny magazyn Productive! Magazine, w którym czołowi eksperci w dziedzinie produktywnością dzielą się swoimi najlepszymi poradami i wskazówkami. Mamy dla Ciebie również darmowy Nozbe Magazine na iOS i Androida. Znajdziesz w nim porady dotyczące korzystania z Nozbe. Oferujemy również darmowy kurs 10 Kroków do Maksymalnej Produktywności. Wszystko po to, aby zainspirować Cię do zmieniania swojego życia na lepsze i czerpania z niego jeszcze więcej satysfakcji.

Dziękuję, że jesteś fantastycznym użytkownikiem Nozbe. Należysz do grona ponad 300 tys. zapracowanych profesjonalistów, którzy używają Nozbe do załatwiania swoich spraw.

Za kolejne 8 lat i więcej!

P.S. Nie wiem, czy już o tym wspominałem, ale urodzinowa oferta jest czasowa i wygaśnie za kilka dni, dlatego podejmij decyzję już dziś! Użyj kodu 8YEARS, zyskaj 4 miesiące za darmo i korzystaj z Nozbe przez cały rok!

  • Michał Śliwiński, CEO Nozbe

Friday, May 8

Zadania cykliczne

Zadania cykliczne przysparzają czasami problemów użytkownikom. W tym poście omówię, jak wygląda korzystanie z tej opcji w Nozbe i przedstawię kilka dodatkowych wskazówek.

Repeating tasks

Definicja

W aplikacji Nozbe, zadanie cykliczne to czynność powtarzana wielokrotnie w regularnych odstępach czasowych. Pełny opis można znaleźć na naszych stronach pomocy.

Jak utworzyć zadanie cykliczne?

Utwórz zadanie, klikając na ikonkę „+” lub używając skrótu klawiszowego „a”. Ustaw powtarzanie przy użyciu parametru „#”. W tym celu w nazwie zadania wpisz #co tydzień, #w każdy dzień roboczy, itp. Opcję powtarzania można także zmienić w szczegółach zadania (uwaga: system rozpoznaje tylko cykle widoczne w szczegółach).

recurrence in task details

Pytania

I tutaj pojawia się pierwsze pytanie: co się stanie, jeśli ustawię opcję powtarzania, ale nie ustawię daty dla zadania?

System zinterpretuje to tak, jakby pierwszy dzień cyklu przypadał na dzisiaj.

Druga kwestia: dlaczego nie widzę wszystkich instancji zadania cyklicznego?

Aby nie przytłaczać użytkownika zbyt dużą ilością informacji, Nozbe pokazuje tylko jedną aktywną - aktualną kopię zadania i dopóki nie zostanie ono ukończone, nowa instancja nie będzie widoczna.

Kalendarz Nozbe

W takim razie dlaczego kolejne instancje są widoczne w kalendarzu jako wyszarzone zadania?

Te szare kopie to tzw. „zadania-widma”. Są one widoczne po to, aby pomóc Ci w planowaniu czasu, ale nie są rzeczywistymi, fizycznymi elementami, dlatego nie możesz dla nich wykonywać żadnych działań. Będzie można nimi zarządzać dopiero po ukończeniu i zarchiwizowaniu bieżącej kopii zadania.

Recurring task in calendar view

Zadania cykliczne i Kalendarz Google

Ta kwestia budzi najwięcej wątpliwości. Nozbe i Google traktują zadania cykliczne w inny sposób. Ponieważ, z definicji, tylko bieżąca kopia jest aktywna, tylko ona jest widoczna w Google’u.

Ponadto, jeśli utworzysz zadanie cykliczne w Google’u, nie będzie ono widoczne jako zadanie cykliczne w Nozbe. Jest to spowodowane odmienną interpretacją zadań cyklicznych przez obydwa systemy.

Zadania przeterminowane

Ostatnią, choć nie mniej ważną kwestią są zadania powtarzalne, których termin wykonania upłynął. Jeśli masz zadanie cykliczne, którego nie ukończyłeś, będzie ono widoczne w Nozbe z datą zaznaczoną na czerwono. Nie zostanie ono zastąpione przez nową instancję ani też nie zostanie wygenerowana żadna nowa instancja.

Dlaczego? Najpierw musisz ukończyć zadanie przeterminowane. Kiedy to zrobisz, zostanie ono zarchiwizowane tak jak każde inne ukończone zadanie i dopiero wtedy wygenerowana zostanie kopia dla następnego zadania. Mowa oczywiście o następnym nadchodzącym (a nie przeterminowanym) zadaniu.

Dlaczego? Wyobraź sobie, że masz 10 zadań cyklicznych, które są powtarzane każdego dnia. Załóżmy, że jesteś w podróży i nie masz dostępu do systemu przez 10 dni, dlatego nie masz jak oznaczać zadań jako ukończonych. Po powrocie będziesz mieć po 11 kopii każdego zadania, czyli w sumie 110 zadań do odznaczenia.
Powstałby bałagan, a to nie sprzyjałoby pracy nad zwiększeniem produktywności, prawda?

Podsumowanie

Korzystanie z opcji cyklicznego powtarzania zadań jest nieuniknione i konieczne, dlatego ważne jest, aby zrozumieć, jak działa ona w Nozbe. Pozwoli Ci to uniknąć wielu nieporozumień i nerwów.

Mam nadzieję, że ten krótki post pomoże rozwiać wszelkie wątpliwości w tym temacie. W razie pytań, zachęcam do kontaktu z naszym działem obsługi klienta.

- Delfina (szefowa działu obsługi klienta)

Tuesday, April 14

Komentować czy nie komentować. Oto jest pytanie.

Z pewnością każdy użytkownik Nozbe wie o istnieniu komentarzy do zadań w aplikacji. Jednak nie wszyscy zdają sobie sprawę, do czego dokładnie służą i jak działają.

comment or not

Co nieco o komentarzach

Podstawowe zasady korzystania z funkcji komentarzy w Nozbe dostępne są na stronach pomocy. Ich najważniejszą rolą jest ułatwianie zespołom wymiany informacji i uwag dotyczących danego zadania.

Gdy członkowie zespołu przyzwyczają się już do tego kanału komunikacji, można zupełnie zrezygnować z wysyłania maili. Jeśli dodamy do tego możliwość dodawania załączników do zadań i projektów w Nozbe, otrzymamy wygodny, przejrzysty system komunikacji, który pozwoli zaoszczędzić sporo czasu i energii oraz uniknąć nieporozumień.

Jeśli dużo czasu zabiera Ci praca z mailami, które wymieniasz z klientami i kontrahentami, nie możesz zapomnieć o opcji wysyłania zadań do Nozbe mailem. Co więcej - możesz przesłać do Nozbe zadanie z dodanym już komentarzem. Za jego pomocą możesz np. opisać osobie, której delegujesz dane zadanie, jak powinna je wykonać lub na czym przede wszystkim się skupić.

No dobrze... to jaki jest cel tego wpisu?

Alternatywne zastosowania komentarzy - notatki

Jednym z najbardziej oczywistych zastosowań komentarzy są zwykłe zapiski. Jeśli nie współdzielisz z nikim projektów (choć także wtedy, gdy pracujesz w zespole), możesz dodawać komentarze do swoich prywatnych zadań. Wtedy posłużą Ci one jako notatki.

Śledzenie postępów

Jeden z użytkowników wpadł na pomysł, aby za pomocą komentarzy prowadzić zapis postępów realizacji danego projektu lub zadania. Niektórzy mają potrzebę kontrolowania i notowania kolejnych kroków i etapów tego, nad czym pracują. To rozwiązanie dla nich, choć znacznie pokrywa się z funkcją obecną na stałe w Nozbe - Ostatnie aktywności w Projekcie. W tym przypadku komentarze służą jako informacje o kamieniach milowych w pracy: "przekazane Pawłowi", "przeniesione z projektu B", "materiał wysłany do klienta 12.09" itp.

Przypomnienia

Jeszcze bardziej wymyślnym sposobem wykorzystania komentarzy jest pomysł, na jaki wpadł użytkownik, który w Nozbe pracuje sam - nie współdzieli z nikim projektów. Załóżmy, że ma duży projekt, którego nikomu nie udostępnia. Ale są w nim zadania, które życzy sobie delegować na inne osoby. Ponieważ projekt jest prywatny i chce, aby taki pozostał, nie może przekazać odpowiedzialności współpracownikowi. W tej sytuacji w komentarzu zapisuje: "zadanie Tomka" i informuje kolegę o zadaniu i jego szczegółach inną drogą, np. przez telefon. Gdy Tomasz wypełni swoje zadanie, informuje naszego użytkownika, a ten oznacza zadanie jako zakończone. W komentarzu zapisane jest, że zadanie wykonał Tomek.

Wyobraźmy teraz sobie sytuację analogiczną do powyższej z tym, że tym razem w Nozbe jest projekt C, który nasz użytkownik współdzieli z Tomaszem. Co może zrobić?

To proste. W komentarzu zapisać: "Zadanie z mojego prywatnego projektu B" a następnie przenieść je do współdzielonego z Tomkiem projektu C. Tam zadanie delegować na Tomka, a gdy ten je wykona, przenieść z powrotem do prywatnego projektu B.

A zatem? Komentować czy nie komentować?

Mówię: komentować! I pod żadnym pozorem nie uważać komentarzy jedynie za komentarze :) Mogą one mieć mnóstwo innych zastosowań. Powyższe przykłady to jedynie wycinek możliwości.

W każdym razie komentarze sprawią, że komunikacja w Twoim zespole będzie przebiegać szybciej i sprawniej. Nie bój się ich.

- Delfina (szefowa działu obsługi klienta)