Tuesday, April 14

Komentować czy nie komentować. Oto jest pytanie.

Z pewnością każdy użytkownik Nozbe wie o istnieniu komentarzy do zadań w aplikacji. Jednak nie wszyscy zdają sobie sprawę, do czego dokładnie służą i jak działają.

comment or not

Co nieco o komentarzach

Podstawowe zasady korzystania z funkcji komentarzy w Nozbe dostępne są na stronach pomocy. Ich najważniejszą rolą jest ułatwianie zespołom wymiany informacji i uwag dotyczących danego zadania.

Gdy członkowie zespołu przyzwyczają się już do tego kanału komunikacji, można zupełnie zrezygnować z wysyłania maili. Jeśli dodamy do tego możliwość dodawania załączników do zadań i projektów w Nozbe, otrzymamy wygodny, przejrzysty system komunikacji, który pozwoli zaoszczędzić sporo czasu i energii oraz uniknąć nieporozumień.

Jeśli dużo czasu zabiera Ci praca z mailami, które wymieniasz z klientami i kontrahentami, nie możesz zapomnieć o opcji wysyłania zadań do Nozbe mailem. Co więcej - możesz przesłać do Nozbe zadanie z dodanym już komentarzem. Za jego pomocą możesz np. opisać osobie, której delegujesz dane zadanie, jak powinna je wykonać lub na czym przede wszystkim się skupić.

No dobrze... to jaki jest cel tego wpisu?

Alternatywne zastosowania komentarzy - notatki

Jednym z najbardziej oczywistych zastosowań komentarzy są zwykłe zapiski. Jeśli nie współdzielisz z nikim projektów (choć także wtedy, gdy pracujesz w zespole), możesz dodawać komentarze do swoich prywatnych zadań. Wtedy posłużą Ci one jako notatki.

Śledzenie postępów

Jeden z użytkowników wpadł na pomysł, aby za pomocą komentarzy prowadzić zapis postępów realizacji danego projektu lub zadania. Niektórzy mają potrzebę kontrolowania i notowania kolejnych kroków i etapów tego, nad czym pracują. To rozwiązanie dla nich, choć znacznie pokrywa się z funkcją obecną na stałe w Nozbe - Ostatnie aktywności w Projekcie. W tym przypadku komentarze służą jako informacje o kamieniach milowych w pracy: "przekazane Pawłowi", "przeniesione z projektu B", "materiał wysłany do klienta 12.09" itp.

Przypomnienia

Jeszcze bardziej wymyślnym sposobem wykorzystania komentarzy jest pomysł, na jaki wpadł użytkownik, który w Nozbe pracuje sam - nie współdzieli z nikim projektów. Załóżmy, że ma duży projekt, którego nikomu nie udostępnia. Ale są w nim zadania, które życzy sobie delegować na inne osoby. Ponieważ projekt jest prywatny i chce, aby taki pozostał, nie może przekazać odpowiedzialności współpracownikowi. W tej sytuacji w komentarzu zapisuje: "zadanie Tomka" i informuje kolegę o zadaniu i jego szczegółach inną drogą, np. przez telefon. Gdy Tomasz wypełni swoje zadanie, informuje naszego użytkownika, a ten oznacza zadanie jako zakończone. W komentarzu zapisane jest, że zadanie wykonał Tomek.

Wyobraźmy teraz sobie sytuację analogiczną do powyższej z tym, że tym razem w Nozbe jest projekt C, który nasz użytkownik współdzieli z Tomaszem. Co może zrobić?

To proste. W komentarzu zapisać: "Zadanie z mojego prywatnego projektu B" a następnie przenieść je do współdzielonego z Tomkiem projektu C. Tam zadanie delegować na Tomka, a gdy ten je wykona, przenieść z powrotem do prywatnego projektu B.

A zatem? Komentować czy nie komentować?

Mówię: komentować! I pod żadnym pozorem nie uważać komentarzy jedynie za komentarze :) Mogą one mieć mnóstwo innych zastosowań. Powyższe przykłady to jedynie wycinek możliwości.

W każdym razie komentarze sprawią, że komunikacja w Twoim zespole będzie przebiegać szybciej i sprawniej. Nie bój się ich.

- Delfina (szefowa działu obsługi klienta)

Friday, February 27

Jak zwiększać produktywność już od świtu

W tym numerze Productive! Magazine Polska przygotowaliśmy dla Ciebie artykuły m.in. o skutecznej komunikacji w zespole (Od redakcji), radzeniu sobie z wykonywaniem trudnych zadań oraz wczesnym wstawaniu. Rozmowę numeru przeprowadziliśmy z Wiktorem Sarotą, prezesem InFakt.

"W tej sytuacji przypomina mi się mem, na którym dyrektor finansowy pytał, co się stanie, gdy zainwestujemy w rozwój pracowników, a oni odejdą z firmy. Mądry szef odpowiedział na to pytaniem: A co się stanie, jeśli nie zainwestujemy i nie odejdą?". - Wiktor Sarota

Productive! Mag. PL 11

Czytaj magazyn tak, jak lubisz:

W tym numerze

Wywiad z Wiktorem Sarotą - współtwórcą i prezesem firmy InFakt zmieniającej księgowość w Polsce. Opowiada o swojej strategii zbudowania biznesu, który utrzyma się na rynku ponad 100 lat oraz o skutecznym zarządzaniu zespołem.

"Naszą najważniejszą ideą jest długoterminowość, która wyklucza wybieranie dróg na skróty. Gwarantuje, że nasze decyzje i rozwiązania są po prostu lepsze. Choć w krótkim terminie nie zawsze przynoszą rezultaty, w dłuższej perspektywie niosą wiele dobrego."

Mariusz Kapusta z Leadership Center dzieli się z Tobą historią o tym, jak udało mu się zacząć wstawać o 4. nad ranem!

"Zależy mi na tym, by to nie była tortura, tylko stabilny system. Zakładam, że codziennie idę spać o stałej porze, w weekendy „wyleguję się” do 6:00 ;), czyli rezerwuję sobie prawie 8 godzin snu. To po to, żeby zapobiegać sytuacjom, gdy nie dosypiam i odbija się to na mojej efektywności."

Krzysztof Skubis, coach i mentor, woli łatwe zadania. Jak chyba każdy. Z tej okazji, przygotował artykuł o tym, jak radzić sobie z tymi trudniejszymi.

"Rano planuję swój cały dzień pracy. Nie oszukuję się, że mam same lubiane (łatwe) zadania. Wybierając zadania na dzisiejszy dzień, klasyfikuję je w dwóch kategoriach: na ile są ważne, na ile są pilne. Przy czym, te zadania, których nie lubię dostają u mnie o jeden punkt więcej w kategorii „pilne”. Tak, aby trudniej mi było je odłożyć na później."

Krzysztof "TesTeq" Wysocki (Biznes bez stresu) zachęca do tego, by nie przeciążać swojej głowy. Pokazuje, że sporą część spraw można spokojnie przekazać innym, którzy, być może, zajmą się nimi nawet lepiej, niż Ty.

"Już dziś zastanów się, które karty atutowe swojego biznesu musisz trzymać "przy orderach", a którymi możesz i powinieneś się podzielić, żeby mieć bieżącą działalność firmy "z głowy" i czas na strategiczne myślenie o kierunkach jej rozwoju."

Sławek Muturi (twórca Mzuri i autor bloga fridomia.pl) przekonuje, że choć zwykle musisz pracować, aby móc sfinansować swój standard życia, to wcale tak być nie musi.

"Gdy otrzymywane przez Ciebie comiesięczne strumienie pasywnej gotówki z najmu nieruchomości będą wyższe od kosztów utrzymania Twojego standardu życia, osiągniesz stan wolności finansowej."

Maciek Cichocki z Mogę móc kończy cykl o zarządzaniu zmianą - będzie pozytywnie, więc koniecznie przeczytaj.

"Za nami trzy fazy przechodzenia przez zmianę – zaprzeczanie, opór i eksperymentowanie. Przed nami czwarta pozornie najprzyjemniejsza, taka, gdzie nic już nie może nas zatrzymać."

Magda Dittmer, specjalistka od zarządzania konfliktem, mediatorka, autorka bloga Poza Pudełkiem, rozpoczyna cykl o konflikcie w kontekście produktywności. Zachęcamy do śledzenia kolejnych artykułów z serii.

"Człowiek potrafi być zdeterminowany, zmotywowany i konsekwentny w działaniu, jeśli czegoś zechce. Dlatego, ilekroć wracam z sesji, zastanawiam się, co by było, gdyby ludzie przynajmniej połowę swojej energii i pomysłowości, jaką angażują w konflikty z drugą stroną, zaprzęgli do pracy na rzecz własnej produktywności."

Polub nas na Facebooku, lub śledź na Twiterze

Staramy się dotrzeć z naszym przekazem do jak najszerszego grona odbiorców. Wiedza i porady w Productive! przydać się mogą każdemu: studentowi, mamie powracającej do pracy po urlopie macierzyńskim i doświadczonemu Product Managerowi. Jeśli znasz kogoś, kto nie radzi sobie z nadmiarem obowiązków lub potrzebuje dużej dawki pozytywnej energii i zachęty do działania, prześlij mu link do strony magazynu. Będzie nam też niezmiernie miło, jeśli po prostu polubisz nasz fanpage albo od czasu do czasu udostępnisz nasz artykuł na swoim "wallu".

Thursday, January 29

Jak współpracować z partnerem, aby realizować cele w Nozbe - filmik

Mam nadzieję, że jesteś na dobrej drodze do realizacji swoich celów na rok 2015! W ostatnim blogpoście przedstawiliśmy krótki filmik poświęcony realizacji celów w Nozbe - jak go oceniasz? Czy udało Ci się już zaplanować cele? W międzyczasie filmik poprawiliśmy, więc warto obejrzeć go jeszcze raz!

Czy wiesz, że jako użytkownik konta Nozbe PRO możesz utworzyć dodatkowe konto w Nozbe dla Twojego partnera całkowicie za darmo?

Obejrzyj kolejny film, w którym zaprezentuję Ci 10 kroków do współpracy z innymi:**

Dowiedz się, jak utworzyć dodatkowe konto dla Twojego partnera, jak wspólnie realizować projekty i cele.

Tak! Dzięki Nozbe nie tylko zrealizujesz swoje cele na ten rok... ale także zaangażujesz partnera, znajomych i inne osoby w to, aby uczynić rok 2015 udanym.

Tuesday, January 27

Jak zrealizować noworoczne postanowienia

A co jeśli nie jest jeszcze za późno, aby uczynić 2015 najlepszym rokiem w Twoim życiu? Powoli zbliżamy się do końca stycznia. Według statystyk, większość z nas zapomniała już o swoich noworocznych postanowieniach... Ja jednak wierzę, że wciąż możemy je zrealizować!

A Nozbe Ci w tym pomoże! Obejrzyj ten 1-minutowy filmik: 10 kroków do realizacji celów

Dowiedz się, jak osiągać swoje cele..

Masz jeszcze 11 miesięcy na realizację swoich celów. Zamiast gdybać, zacznij traktować swoje postanowienia jako realne i osiągalne projekty. Aby Ci w tym pomóc, przesyłam Ci powyższy film. Nie poddawaj się i spraw, by rok 2015 był najlepszym rokiem w Twoim życiu!

Wiem, że Ci się uda! Powodzenia!

Wednesday, January 21

W jaki sposób Nozbe pomoże Ci osiągnąć cele w 2015 r.

To jest gościnny wpis Michaela Hyatta, autora bestsellerowej książki "Twoja e-platforma. Jak się wybić w świecie pełnym zgiełku". Twórca Platform University i bijącego rekordy popularności internetowego kursu "5 Days to Your Best Year Ever".

usain

Jeśli masz zamiar zrealizować cele zaplanowane na rok 2015, musisz mieć sposób na zorganizowanie swojej pracy i śledzenie postępów. Istnieje cały wachlarz narzędzi, które można wykorzystać. Ja wybrałem Nozbe.

Nozbe jest moim osobistym centrum dowodzenia — miejscem, w którym planuję, śledzę postępy i realizuję wszystkie najważniejsze zadania. Bez niego bym sobie nie poradził.

A czy wiedziałeś, że aplikację tę możesz wykorzystać także do osiągnięcia najistotniejszych celów, jakie obrałeś na 2015 rok? Oto trzy zalety tej strategii:

  1. To narzędzie, którego już używasz. Jeśli korzystasz z Nozbe do zarządzania zadaniami, możesz zrobić to samo z zarządzaniem celami. Nie musisz kupować ani opanowywać obsługi kolejnego narzędzia.
  2. To narzędzie dostępne na niemal wszystkie dostępne na rynku urządzenia. Dzięki temu twoje cele są ciągle widoczne, co sprzyja ich realizacji. Możesz pracować nad danym celem na komputerze w pracy lub na telefonie czy tablecie, będąc w drodze.
  3. To narzędzie proste i elastyczne. Wiele spośród dostępnych narzędzi do ustalania celów zmusza cię do dostosowania się do ich systemu i struktury. Często bywają przeładowane funkcjami. Nozbe jest naprawdę elastyczne i pozwala stworzyć własną strukturę, która sprawdza się w twoim przypadku najlepiej.

Wykorzystaj Nozbe do pracy nad swoimi celami, wykonując pięć prostych kroków:

Krok 1: stwórz odrębny projekt dla każdego z twoich celów.

step 1 — How Nozbe Can Help You Achieve Your Goals in 2015

  • Przejdź do listy swoich projektów: kliknij na ikonkę szufladek w pasku ikon; w aplikacji natywnej na Maca wybierz Go > Projects z głównego menu.
  • Stwórz nowy projekt (w aplikacji na Maca wybierz File > New Project z głównego menu).

  • Wpisz nazwę projektu odpowiadającą swojemu celowi w polu Nazwa projektu. Np. jeden z moich celów na 2015 r. brzmi "Ukończyć półmaraton Country Music Half Marathon 25 kwietnia 2015", więc jako nazwę projektu wpisałem "Half Marathon". Inny mój cel brzmi "Napisać książkę <5 Days to Your Best Year Ever> do 31 sierpnia 2015". Wpisałem więc "Best Year Ever Book" w pole nazwy projektu.

  • Poprzedź każdą z nazw swoich projektów cyfrą (opcjonalnie). Pozwoli to ułożyć cele w kolejności, która będzie ci odpowiadać. Ja lubię zaczynać od swoich celów osobistych, by z kolei przejść do pracy nad zawodowymi. Jeśli nie zależy ci na specjalnym ułożeniu celów, możesz pominąć ten krok.

  • Wprowadź siedem do dziesięciu celów. W moim kursie 5 Days to Your Best Year Ever sugeruję, że to idealna liczba celów bez względu na sytuację. Jeśli masz ponad dziewięć celów, przed pojedynczymi cyframi dodaj zero, aby poprawnie się sortowały. Dzięki temu 10 będzie następowało po 09.

Krok 2: przypisz każdemu celowi odpowiednie parametry.

step 2 — How Nozbe Can Help You Achieve Your Goals in 2015

  • Wybierz jeden z celów, klikając na niego. Następnie otwórz panel informacji za pomocą ikonki "i" w prawym górnym rogu lub (jeśli pracujesz na Macu) wybierz List > Show Settings z głównego menu.

  • Kliknij w pole Opis projektu i wpisz pełną nazwę swojego celu. Spróbuj zrobić to tak, aby pierwszym wyrazem zawsze był czasownik. Cel powinien być konkretny i mierzalny. Musi też zawierać termin wykonania.

  • Zmień kolor projektu, klikając w przycisk Zmień kolor projektu (opcjonalnie). Sam używam jednego wspólnego koloru dla moich celów, aby odróżnić je od pozostałych projektów.

  • Nadaj etykietę "Cele" każdemu z projektów, klikając na ikonkę etykietki.

  • Aby zmienić kolor i nadać etykiety wszystkim celom na raz, skorzystaj z trybu zbiorowej edycji w Nozbe. To dobry sposób na to, by nie zmieniać tych wartości dla każdego projektu z osobna, jak zasugerowałem powyżej. Po prostu kliknij/tapnij przycisk Edytuj w lewym dolnym rogu widoku lisy projektów, zaznacz projekty odpowiadające twoim celom i użyj przycisku Zmień. Następnie wybierz opcję Etykiety, aby nadać odpowiednią z nich; potem — Kolory, by jednakowo "pokolorować" swoje projekty.

step 21 — How Nozbe Can Help You Achieve Your Goals in 2015

Krok 3: każdemu celowi przypisz motywacje.

step 3 — How Nozbe Can Help You Achieve Your Goals in 2015

  • Wybierz jeden ze swoich celów, klikając na odpowiedni projekt. Otwórz panel informacji (ikonka "i" a następnie "spinacz" lub List > Show Attachments w menu głównym, jeśli pracujesz na Macu).

  • Kliknij/tapnij w przycisk + w prawym dolnym rogu ekranu. Wybierz tryb Notatka. W polu Tytuł notatki wpisz "Motywacje". W treści notatki wypisz najważniejsze motywacje związane z danym celem. Ja stworzyłem ich listę, rozpoczynając każdy punkt gwiazdką. Starałem się odnaleźć cztery-pięć motywacji dla każdego celu. Odpowiadają na pytanie, dlaczego ważne jest, abym dany cel zrealizował.

  • Dodaj inne załączniki, jeśli istnieje taka potrzeba. Mogą to być różne dokumenty związane z danym celem — pliki z twojego dysku, Dropboksa albo notatki Evernote.

Krok 4: Dodaj zadania do każdego celu.

step 4 — How Nozbe Can Help You Achieve Your Goals in 2015

  • Każdemu z celów przypisz kolejne zadania, które doprowadzą do jego realizacji. Aby to zrobić, kliknij "+" w prawym dolnym roku ekranu w widoku danego projektu lub, jeśli używasz Maca, przejdź w menu głównym do List > New Task. W swoim Nozbe zadbałem także o to, aby każdemu zadaniu przypisać kategorię, potrzebny czas i termin wykonania (jeśli miało to sens).

  • Uwaga: nie pozwól, by planowanie zbytnio cię pochłonęło. Nie musisz mieć od razu przygotowanej całej drogi do celu. W zasadzie, jeżeli odpowiednio wykracza on poza twoją strefę komfortu (a powinien!), i tak nie będziesz w stanie przewidzieć zbyt wiele na początku "podróży". Wpisz jedynie kilka zadań i na bieżąco dodawaj kolejne.

Krok 5: regularnie przeglądaj i rewiduj swoje cele.

step 5 — How Nozbe Can Help You Achieve Your Goals in 2015

  • Przeglądaj swoje cele codziennie, klikając na ikonkę przedstawiającą etykietkę znajdującą się nad listą projektów i wybierając etykietę "Cele". Pozwoli ci to wyświetlić wyłącznie projekty z tą etykietką i tylko na nich się skoncentrować.

  • Przeglądaj zadania przypisane każdemu z celów. Ja robię to dosyć pobieżnie, wyszukując zadania, nad którymi chciałbym akurat dziś popracować. Gdy je znajdę, oznaczam jako Priorytet, klikając w gwiazdkę w szczegółach zadania. Ten zabieg sprawia, że zadanie trafia na listę Priorytetów, czyli zadań, które chcę zrealizować dziś.

  • Dodawaj kolejne zadania, gdy tylko przychodzą ci do głowy. Może się to przytrafić w środku dnia. Osobiście, zawsze staram się od razu zapisywać je w odpowiednim projekcie, aby móc jak najszybciej przestać o nich myśleć. Co tydzień dokonuję także bardziej gruntownego przeglądu moich celów w ramach cotygodniowego generalnego przeglądu moich spraw, tzw. Weekly Review.

Jak w przypadku każdego innego projektu, osiągniesz swoje cele pod warunkiem, że będziesz nad nimi pracować. Nie zrealizują się same. Musisz planować, śledzić postępy i rewidować założenia. Jak powiedział Jim Rohn, "Dyscyplina jest pomostem między celami i ich realizacją".

Jak ludzie sukcesu organizują swoje sprawy i realizują zadania w 2015 roku?

Tony Robbins, John Maxwell, Dave Ramsey i 22 innych przedsiębiorców i liderów zdradza swoje najskuteczniejsze strategie i porady na łamach mojego nowego ebooka: "Set Yourself Up for Your Best Year Ever: The 8 Strategies of Super-Successful High Achievers Use to Prepare for the New Year". Kliknij, by pobrać książkę za darmo.