Poznaj 7 najważniejszych wskazówek, dzięki którym będziesz działać efektywniej, osiągać zaplanowane cele, pracować lepiej oraz zyskiwać czas na to, co najbardziej lubisz robić. Zdziwisz się, jakie to proste.
- Wybierz 3 najważniejsze zadania
- Bycie zajętym a bycie produktywnym
- Obieraj cele i dąż do nich
- Grupuj podobne zadania, by oszczędzić czas
- Realizowanie zadań w odpowiednim czasie i więcej wskazówek
1. Każdego dnia wybierz 3 najważniejsze zadania do wykonania
3 zadania, których wykonanie posunie Twoje plany do przodu. 3 najważniejsze zadania. I znajdź na nie czas.
Każdego dnia stajesz przed dziesiątkami, jak nie setkami zadań. Zrobienie tego wszystkiego jest nierealne, coś musi odpaść. Jeśli nie określisz, co jest dla Ciebie najważniejsze – możesz nie znaleźć na to czasu. Inne zadania i inne osoby przejmą kontrolę nad Twoim planem dnia i priorytetami.
Decyduj, co jest dla Ciebie ważne!
P.S. W praktyce warto wybrać je już dzień wcześniej, by zacząć z ich realizacją najwcześniej jak się da (zamiast pozostawiać planowanie na poranek).
P.P.S. Te trzy najważniejsze zadania warto sobie gdzieś odnotować (kartka papieru, notatnik, bądź odpowiedni tag / Priorytety w Nozbe).
2. Pamiętaj, że bycie zajętym i bycie produktywnym to dwie różne rzeczy! Często mylone…
Produktywność to umiejętność efektywnego działania. Realizacja zadania, które mogło potrwać wiele godzin w godzinę. Na efektywne działanie często mają wpływ takie rzeczy jak sen, wypoczęty umysł, odpowiednia ilość odpoczynku, sposób odżywiania się. Rzeczy często zaniedbywane…
- Produktywność może oznaczać wykrywanie i rezygnowanie z zadań, które powinny zostać wyeliminowane (nie przybliżają Cię do celu albo nie do Twojego celu).
- Produktywność to automatyzacja zadań, które powinny zostać zautomatyzowane.
- Produktywność to delegowanie zadań, które powinny zostać oddelegowane. I umiejętność rozróżniania tego wszystkiego.
- Osoba produktywna może pracować kilka godzin tygodniowo, osiągając efekty, na które niektórzy potrzebują lat.
Pamiętaj, że zajętość i bieganie za wszystkim od świtu do zmierzchu nie czyni Cię produktywnym, tylko zmęczonym.
Staraj się być produktywnym, nie tylko zajętym!
3. Miej cele i patrzaj w cele (najlepiej własne)
W dobie Facebooka, Instagrama i in. nie jest to wcale takie łatwe. Inspirujemy się działaniami innych, korci nas, by znaleźć się na ich miejscu. Nie zastanawiamy się jednak, czy jest to miejsce dla nas. I tak budzimy się kiedyś na szczycie drabiny przystawionej nie do tej ściany…
Gdybym powiedziała Ci: „Idź!”, czy nie zapytałbyś mnie, dokąd? Jednak wiele osób na co dzień tylko chodzi, często drepcząc w miejscu. Bez celu, bez wizji, bez planu.
Nie nudzą się. Czas jest jak próżnia, a próżnia nie lubi pustki, lubi przyciągać. Milion zadań, które nie prowadzą w żadnym kierunku. Albo prowadzą w milion kierunków naraz, co sprawia, że tak naprawdę stoją w miejscu, cofają się.
Niektórzy może mają szczęście i przy okazji „gdzieś” dojdą. Pytanie, czy to „gdzieś” im się spodoba.
Twoje działania mają wspierać Twój kierunek! Który musisz określić samodzielnie :)
4. Grupuj zadania w bloki i wykonuj je w odpowiednim czasie
Łącz zadania z wspólnym kontekstem wykonania.
- Piszesz bloga? Może zamiast pisać jeden artykuł, napisz wszystkie treści, których potrzebujesz na dany tydzień?
- Robisz przelew? Opłać inne rachunki do opłacenia w najbliższych dniach.
- Będąc w danym miejscu, załatw więcej spraw niż jedną.
P.S. Ułatwi Ci to grupowanie zadań za pomocą tagów w Nozbe ;)
5. Realizuj zadania w odpowiednim czasie
Zwróć uwagę na wymagania, jakie stawia przed Tobą dane zadanie.
Podczas planowania warto być świadomym, że realizacja zadań w określonych porach może być mniej lub bardziej efektywna. Warto więc zwracać uwagę na wymagania związane z realizacją danego zadania.
Tutaj bardzo istotna jest np. energia. Jeśli zadanie wymaga od Ciebie świeżego, wypoczętego umysłu i dużo energii, warto je zaplanować w takim terminie, który będzie sprzyjał tym wymaganiom. Zmuszanie się do realizacji zadania, które wymaga wysokiego poziomu energii, gdy jesteś po całym dniu pracy (wykończony bądź zmęczony) może nie przynieść efektów. Ewentualnie poświęcisz na nie dużo więcej czasu (a to też nie jest produktywne).
Z drugiej strony są zadania, które nie wymagają od nas wysokiego poziomu energii. Zadania, które możemy zrealizować niemalże automatycznie. Jakiś przelew, zapłacenie rachunku, przejrzenie skrzynki mailowej. Takie zadania warto pozostawiać na koniec dnia, gdy nasza energia spada. Z jednej strony nie stracimy czasu o wysokim poziomie energii, z drugiej realizacja takich zadań, gdy ta energia jest niska, sprawi nam satysfakcję, a wręcz może pobudzić ;)
Przykładowo: artykuł ten powstaje w mój dzień wolny od pracy, gdy mam wysoki poziom energii + entuzjazmu. I niesamowitą ochotę na pisanie (to też pomaga :) ). Nie miałam jednak weny, kiedy zaczynałam go pisać. Rozpoczęłam pisanie. Motywacja i wena przyszły w trakcie. Gdybym zabrała się za pisanie o 22:00 – zdecydowanie nie byłoby to tak proste jak teraz.
Planuj realizację zadań, bazując na dodatkowych kryteriach, jak np. energia.
P.S. Wspominałam o kategoriach w Nozbe? Tak, wymagania „energetyczne” co do zadania też możesz tak oznaczyć ;)
6. Odciąż umysł od pamiętania o wszystkim i skup się na tym, co aktualnie robisz
Znasz to uczucie, kiedy pracujesz nad jakimś zadaniem, a w głowie siedzi Ci milion myśli? O tym, czym musisz się zająć później, o spotkaniu, które masz jutro, telefonie, który musisz wykonać.
Znasz to?
Ja już nie. I czuję się z tym doskonale.
Skupienie podczas realizacji danego zadania zdecydowanie przyśpiesza pracę. Jeśli w głowie siedzi Ci milion spraw, nic dziwnego, że co chwila któraś z nich trafia na „tapetę”. Jeśli nawet uda Ci się ją odgonić – za chwilę trafi tam kolejna, i kolejna, i kolejna.
Twój umysł naprawdę ma dobre intencje – nie chce, żebyś zapomniał. Teraz, bo w chwili, gdy powinieneś o tym pomyśleć, może nie wpaść na to, by Ci o tym przypomnieć.
Twój mózg jest naprawdę świetnym narzędziem. Pełni funkcję kalendarza, notatnika, kalkulatora i wiele, wiele innych. Ale może wykorzystanie zewnętrznego kalendarza byłoby lepszym rozwiązaniem? Może lepiej, by aplikacja pilnowała realizacji kolejnych zadań, kolejnych kroków?
Odciąż umysł od pamiętania o wszystkim. Stwórz system, który zrobi to za niego.
7. Szukaj drobnych usprawnień w codziennym życiu
Naprawdę drobnych :) Czasem przeniesienie jednego elementu w mieszkaniu (domu), zwiększy Twoją efektywność.
Ciągle czegoś szukasz? Znajdź dla tej rzeczy JEDNO miejsce, jej „dom”. Oszczędzisz czas poszukiwań. Dotyczy to zarówno kluczy do mieszkania, dokumentów, jak i plików na komputerze ;)
Ciągle sięgasz do pewnych dokumentów, kartek, projektów? Zadbaj o to, by znajdowały się w zasięgu ręki, kiedy pracujesz.
Twórz sprzyjające „okoliczności” do realizacji pewnych działań. Starasz się pić określoną ilość wody dziennie? Umieść ją w pobliżu miejsca, w którym spędzasz najwięcej czasu. Zawsze brakuje Ci przyborów, kiedy chcesz coś zapisać? Znajdź miejsce na długopis i mały notatnik w pomieszczeniach, w których tego potrzebujesz. Pracujesz z domu i jesz niezdrowo, bo nie masz czasu na szykowanie zdrowych „przekąsek” czy zakupy w danej chwili? Przygotuj wcześniej zdrowe przekąski, np. poprzedniego wieczoru (wspominałam o poziomie energii?).
Czasem pewne rzeczy w Twoim otoczeniu mocno Cię wkurzają, irytują, wpływają na Twój nastrój? Miejsca w mieszkaniu z tendencją do bałaganu, bałagan w szafie, dokumentach, na półkach, itp. Dzień w dzień przechodzisz obok, ale nie robisz z tym nic, bo teraz nie masz czasu. W efekcie za każdym razem tracisz czas, próbując coś znaleźć w tym bałaganie, działasz nieefektywnie, mając takie a nie inne rozmieszczenie rzeczy w otoczeniu. Próbując oszczędzać czas – tracisz go, i i często nastrój, przeklinając po raz setny dany „problem” (zamiast coś z nim zrobić).
Obserwuj. Analizuj. Zmieniaj. Drobne rzeczy, regularnie, skutecznie.
P.S. Tą strategię można zastosować zarówno do zmiany otoczenia, jak i samego siebie :)
Powodzenia w wprowadzaniu zmian!
A może część z tych zasad już stosujesz w swoim życiu? Co o nich sądzisz? Napisz o tym w komentarzach!
