Wyniki finansowe jest niczym lustro odzwierciedlające jakość zarządzania i skuteczność każdego biznesu. Kompetentne zarządzanie finansami od początku działalności firmy ułatwi prawidłową ocenę jej sytuacji finansowej i pozwoli skierować przepływ środków pieniężnych we właściwych kierunkach. W tym artykule omówię, jak zarządzać finansami na poszczególnych etapach rozwoju działalności, a także, jak przeprowadzić analizę jej sytuacji finansowej.
Stwórz realne plany na każdy miesiąc/kwartał/rok
Tempo zmian i niepewność na rynku i w biznesie nieustannie rośnie, niemniej jednak musisz mieć przygotowany jakiś plan. Tworząc go, warto wybiec o kilka okresów w przyszłość i spróbować przewidzieć wynik finansowy.
Jak to zrobić w praktyce?
- Jeżeli poziom niepewności jest wysoki, można założyć 3 scenariusze: optymistyczny, realistyczny i pesymistyczny. Musisz być przygotowany na wszystko i wybrać najbardziej prawdopodobny scenariusz.
- Postaraj się określić możliwie jak najdokładniej planowaną sprzedaż i trendy cenowe dla kluczowych zasobów. Dane uzyskane na etapie planowania będą stanowić podstawę budżetu, którym będzie dysponować organizacja lub odrębny dział. Budżet jest więc wynikiem współpracy kilku działów: działu sprzedaży, zakupów i finansów.
Zsynchronizuj ze sobą pracę poszczególnych działów (możesz użyć do tego celu Nozbe i komunikować się z nimi poprzez zadania). Jeśli współpraca nie będzie przebiegać płynnie, odbije się to negatywnie na dostawie produktów do klienta, a także na Twojej reputacji. Aby sprzedawać produkty, musisz zamrozić pieniądze w produkcie, albo obniżyć cenę tak, aby transakcja była opłacalna dla nabywcy.
Zapewnij każdemu partnerowi możliwość kontroli finansów
Z reguły, jeśli firma ma kilku wspólników lub założycieli, tylko jeden z nich jest zaangażowany w zarządzenie operacyjne firmą. Pozostali, nie będąc zaangażowani w bieżące sprawy, powoli tracą rozeznanie w tym, co się dzieje i na co wydawane są pieniądze.
Wydatki wydają im się nieuzasadnione, relacje przestają sprawiać wrażenie przejrzystych i uczciwych. W rezultacie, niegdyś dobre relacje ze wspólnikami, powoli zaczynają się pogarszać. Nieporozumienia finansowe doprowadziły do zerwania niejednych relacji biznesowych, a nawet przyjaźni. Tymczasem, można tego wszystkiego uniknąć, jeśli będziesz w stanie kontrolować sytuację w firmie i zapewnisz ta ką możliwość swoim wspólnikom.
Jak naprawić ten błąd?
Tworzenie i monitorowanie sprawozdań finansowych pozwoli Tobie i Twoim partnerom mieć kontrolę nad wydatkami, a także nie pozwoli wykroczyć poza przyjęty budżet. Jest to szczególnie skuteczne rozwiązanie w przypadku wspólnych przedsięwzięć biznesowych. Tworzenie raportów można zlecić zewnętrznej firmie księgowej lub osobie wewnątrz firmy z zastrzeżeniem, że każdy ze wspólników będzie mógł uzyskać potrzebne mu informacje w każdej chwili.
Prowadź oddzielne rachunki
Prowadząc firmę, nie powinno się mieszać pieniędzy osobistych z firmowymi. Posiadanie dwóch oddzielnych rachunków pomoże Ci uniknąć nieporozumień związanych z podatkami i innymi płatnościami, pozwoli Ci odpowiedzialniej zarządzać pieniędzmi należącymi do firmy, a także umożliwi Ci kontrolę nad wydatkami. Podejście to pozwoli równie ochronić Twoje prywatne finanse przed długami i innymi firmowymi wydatkami na wypadek pogorszenia jej sytuacji materialnej.
Prowadzenie oddzielnych rachunków w praktyce
- Aby rozdzielić finanse prywatne od firmowych, nie wystarczy założyć osobnego konta firmowego. Ważne jest, by postrzegać te pieniądze jako należące do firmy, które muszą zostać ponownie zainwestowane w jej dalszy rozwój. Robiąc wszystkie wydatki z osobnego konta, będzie Ci łatwiej je monitorować. Co więcej, będziesz mieć jasny obraz dochodów firmy.
- Ulokuj pieniądze w bezpiecznym miejscu. Porozmawiaj z innymi przedsiębiorcami i dowiedz się, w jakich bankach trzymają swoje pieniądze i z jakich korzystają planów oszczędzania. Dodatkowo, stale poszukuj nowych możliwości inwestowania pieniędzy, by nie tylko bezpiecznie przechowywać gotówkę, ale także ją pomnażać.
Maksymalnie wykorzystaj możliwości, jakie daje nowoczesne oprogramowanie
Automatyzacja procesów księgowych to Twój wierny asystent. Dzięki niej Ty i Twoi pracownicy będziecie pracować szybciej, a jednocześnie popełniać mniej błędów. Używane umiejętnie, programy te pomogą Ci zautomatyzować zarządzanie finansami. Dostosuj je w oparciu o swoje potrzeby. Zleć tworzenie raportów, których najbardziej potrzebujesz. Używaj tych programów przez cały czas – w miarę, jak Twoja działalność będzie się rozwijać, Twoje potrzeby będą się zmieniać.
Nie zapomnij też o regularnym tworzeniu kopii zapasowych. Zyskasz pewność, że nie utracisz danych księgowych ze wszystkich lat na wypadek awarii programu lub wirusa. Najlepiej ustawić automatyczne tworzenie kopii zapasowej w chmurze albo na twardym dysku, aby mieć 100% pewności, że dane są bezpieczne.
Wkraczając na nowy rynek, unikaj zbyt dużego ryzyka
Możesz podjąć ryzyko wtedy, gdy jest ono naprawdę uzasadnione, ale nie ulegaj impulsom ani niczyim wpływom. Pierwsza grupa ryzyka wiąże się z pozytywnymi oczekiwaniami, a druga – negatywnymi. Prawdopodobieństwo tego pierwszego działa na Twoją korzyść, a drugiego – przeciwnie. Wraz z uruchamianiem nowych produktów i wkraczaniem na nowe rynki, ryzyko pozostaje takie samo. Dlatego, ważne jest, aby upewnić się, że jest ono uzasadnione. Dobry finansista potrafi ocenić pomysł na nowy biznes lub produkt, i stwierdzić, czy jest wart tego, by inwestować w niego czas i pieniądze.
Jak unikać ryzykownych wydatków
Finansista musi podejmować uzasadnione ryzyko, ograniczyć ewentualny negatywny wpływ na nie i zabezpieczyć się na wypadek ewentualnych szkód.
- Chcąc wkroczyć na nowy rynek, musisz dobrze rozeznać się w sytuacji, a dopiero potem czynić plany inwestycyjne. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że inwestycja nie będzie uzasadniona. Pierwszy etap analizy odbywa się wewnątrz firmy, a drugi – za pośrednictwem badań rynkowych, ankiety eksperckiej, przetestowania hipotezy poprzez uruchomienie projektu pilotażowego.
- Poznaj mechanikę rynku i dowiedz się jakie produkty są pożądane oraz po jakiej cenie. Oszacuj, czy rynek wykazuje wystarczającą zdolność, abyś mógł osiągnąć swój finansowy cel. Dobre przywództwo nie zda się na zbyt wiele jeśli nisza jest słaba i się nie rozwija.
Poznaj swój lokalny rynek
Możesz zapytać: jaki związek z tym mają Twoje finanse?
Nie znając klientów ani konkurencji, będziesz tylko tracić pieniądze. Przykładowo: będziesz tworzyć produkty, których nikt nie będzie chciał kupować, ustalisz zbyt wysokie albo niskie ceny, przez co stracisz klientów/obniżysz swoje dochody. Nie mając wiedzy o rynku, będziesz tworzyć kampanie, które zamiast przynosić pożądane efekty, będą tylko „pożerać” Twoje pieniądze.
Co mogę zrobić?
Odpowiedź jest prosta – musisz zbierać dane na temat rynku, niszy, w której działasz, klientów, konkurencji i trendów. Na szczęście, istnieje wiele zaawansowanych systemów, również takich, które wykorzystują sztuczną inteligencję, które mogą Ci w tym pomóc.
Popraw swoją wiedzę z zakresu finansów
Prowadzenie firmy to ciągłe podejmowanie decyzji związanych z zarządzaniem finansami. A w miarę jej rozwoju, będziesz musiał podejmować coraz ważniejsze decyzje. Nawet jeśli zatrudnisz eksperta z dziedziny finansów, musisz umieć rozmawiać z nim w tym samym języku, aby móc formułować założenia biznesowe w języku finansów. Dlatego, już na starcie działalności, staraj się podnosić swój poziom wiedzy finansowej – czytaj książki, oglądaj webinary, bierz udział w wykładach i, oczywiście, częściej angażuj się w rozmowy z bardziej doświadczonymi przedsiębiorcami na tematy związane z finansami.
Podsumowanie
Podsumowując, oto najważniejsze kroki, które pomogą Ci poprawić przejrzystość finansów w Twojej firmie:
- od samego początku prowadzenia działalności, wprowadź nawyk analizowania przepływów pieniężnych;
- planuj wydatki i porównuj je z dochodami;
- na bieżąco zbieraj informacje o rynkach zagranicznych i krajowym;
- nie mieszaj finansów osobistych z firmowymi;
- zautomatyzuj procesu raportowania.
Mam nadzieję, że powyższe wskazówki okażą się dla Ciebie przydatne. Życzę Ci, by Twoja firma prężnie się rozwijała, a dochody przekraczały jej wydatki!
