Gdy działasz w zespole, Twoja produktywność uzależniona jest od decyzji i zwyczajów jego pozostałych członków. Nawet jeśli robisz wszystko, aby działać skutecznie i zawsze dotrzymujesz terminów, Twój zespół może mieć trudności ze skuteczną komunikacją i terminową realizacją zadań. Jeśli tak jest, przeczytaj, jak Nozbe może wam pomóc.
1. Ustrukturyzuj przepływ pracy Twojego zespołu
We współpracy zespołowej jednym z głównych problemów jest brak współdzielonego systemu do realizacji projektów. Posiadanie takiego systemu pozwoli wszystkim członkom zespołu być na bieżąco z: tym, co dzieje się w firmie, co każdy powinien robić i nad czym pracują pozostali. Właśnie taki system stworzyliśmy w Nozbe. Działa on następująco:
- Wszystko, co musi zostać wykonane przez Twój zespół jest projektem.
- Każdy projekt jest podzielony na wykonalne zadania.
- Każde zadanie ma osobę, która jest odpowiedzialna za jego realizację.
- Każde zadanie powinno mieć termin wykonania (najlepiej pesymistyczny, aby uniknąć potencjalnego stresu i opóźnień).
- Wszystkie dokumenty i pliki powiązane z danym zadaniem są do niego dołączane.
- Aby zapewnić porządek i bezpieczeństwo danych, używamy niezawodnego narzędzia – Nozbe !
Wskazówka: Jeśli dasz Nozbe szansę, będziesz mógł przechowywać wszystkie projekty Twojego zespołu w jednym systemie dostępnym ze wszystkich urządzeń. Twoje dane pozostaną bezpieczne, a komunikacja w zespole stanie się bardziej przejrzysta.
2. Przestań używać maili do komunikacji wewnętrznej
Komunikacja emailowa nie jest skuteczna. Otrzymujemy zbyt wiele wiadomości na temat rzeczy, które nas nie interesują. Na domiar złego, ważne maile biznesowe mogą łatwo zagubić się w gąszczu pozostałej korespondencji ze świata zewnętrznego i spamu.
Aby rozwiązać ten problem, wdrożyliśmy nowy sposób komunikacji: do komunikacji zewnętrznej używamy maili, a do „komunikacji wewnętrznej” wykorzystujemy Nozbe .
Współdzielenie projektów i zadań zapewnia większą przejrzystość. Każdy ma wgląd w to, co dzieje się w każdym projekcie oraz na to, kto i za co jest odpowiedzialny. Dzięki temu unikamy sytuacji, w której ktoś nie wysłał komuś maila w jakiejś sprawie, albo nie przesłał czegoś do wiadomości innej osoby z zespołu.
Wskazówka: Jeśli dany e-mail jest “wykonalny”, zawsze możesz przesłać go do Nozbe i potraktować jako zadanie.
3. Współpracuj skutecznie – poprzez zadania
Zamiast wysyłać maile, organizować mnóstwo niepotrzebnych spotkań i tracić czas, pracuj w projektach w Nozbe .
Współdzieląc projekt z zespołem, możesz utworzyć zadanie i delegować je osobie, która wykona je najlepiej. Przekazując komuś zadanie, możesz mieć pewność, że osoba ta zobaczy je i zajmie się jego realizacją, jak tylko znajdzie na to czas.
Aby upewnić się, że zadania zostaną zrealizowane na czas, warto dodać do nich terminy wykonania, a także ustawić powiadomienia (desktopowe, „push”). Dzięki temu, cały system stanie się jeszcze bardziej niezawodny i interaktywny. Możesz otrzymywać powiadomienia np. za każdym razem, gdy ktoś deleguje Ci zadanie lub będzie zbliżać się termin wykonania zadania.
Aby mieć pod ręką wszystkie istotne informacje dotyczące danego zadania, możesz łatwo określić wszystkie paramety oraz opisać szczegóły i załączyć pliki i dokumenty w sekcji komentarzy. Dzięki temu, cały zespół będzie mieć dostęp do materiałów związanych z konkretnym zadaniem w jednym miejscu.
Wskazówka: Nawet jeśli zadanie zostało ukończone, nadal możesz je wyszukać i uzyskać do niego dostęp w dowolnym momencie.
4. Wypróbuj komunikację asynchroniczną, aby zaoszczędzić cenne godziny i wydłużyć czas skupienia
Praca nad projektami i zadaniami pozwala zespołom komunikować się asynchronicznie. Możecie wymieniać informacje i uwagi tak, by szanować swój czas i koncentrację.
Taki model komunikacji sprawdza się bardzo dobrze, ponieważ:
- pozwala zespołowi pracować w blokach nieprzerwanego skupienia;
- wszystkie ustalenia i wersje dokumentów są zapisane w jednym miejscu;
- każdy może zastanowić się nad odpowiedzią (natychmiastowe odpowiedzi nie zawsze są najlepsze);
- możesz komunikować się z osobami z różnych stref czasowych.
Wskazówka: Przypisując komuś zadanie w Nozbe , możesz mieć pewność, że osoba ta zauważy to zadanie i zajmie się jego realizacją w dogodnym dla siebie momencie. Nie ma więc ryzyka, że przeszkodzisz w pracy komuś, kto może akurat pracować nad ważnym zadaniem. A czekając na odpowiedź, możesz zająć się realizacją kolejnego zadania z listy. Pamiętaj – nie zawsze wszystko jest tak pilne, jak nam się wydaje.
5. Trzymaj się terminów i zorganizuj pracę Twojego zespołu
Ustrukturyzowany system pomoże Ci ulepszyć organizację w zespole. Najlpiej, jeśli wasz system produktywności wskazuje zespołowi, jak ma realizować zadania i pozwala na zapisywanie wszystkich projektów, zadań, dyskusji i materiałów w jednym miejscu. Dzięki takiemu systemowi, w firmie nie ma miejsca na nieporozumienia, utracone pliki lub niejasno określoną odpowiedzialność. Zespół jest ze sobą zsynchronizowany – każdy wie, co ma robić i w jaki sposób.
Każdy ma swoje zadania i obowiązki (wszystkie są określone w Nozbe ), może skupić się na swojej pracy i komunikować się z innymi tylko wtedy, gdy musi dać/poprosić o informację zwrotną. Terminy realizacji zadań są jasno określone, ustawione w Nozbe i „strzeżone” przez powiadomienia.
Zadania są proste, konkretne, przypisane do odpowiednich projektów i dobrze opisane. Każdy wie, co musi zrobić i na kiedy, więc członkowie zespołu rzadko sobie przeszkadzają.
Wskazówka: Aby ulepszyć organizację zespołu, warto wdrożyć regularne przeglądy. Nozbe świetnie nadaje się również do tego celu.
Z Nozbe Twój zespół będzie mógł komunikować się w skuteczny i przejrzysty sposób, dzięki czemu będzie się wam po prostu lepiej pracować. Zaoszczędzi czas, który będziesz mógł przeznaczyć na rzeczy, które popchną Twój biznes w kierunku sukcesu.
