Zarządzanie projektami kojarzy się przede wszystkim z firmami budowlanymi, architektonicznymi, reklamowymi czy agencjami, które zarządzają faktycznymi projektami dla klientów. Jednak zarządzanie projektami jest fundamentem działań także w innych branżach. Takie podejście pozwala zespołom monitorować zobowiązania względem klientów, zarządzać priorytetami oraz poprawiać komunikację wewnętrzną i terminowość. To zaś wpływa na ogólną poprawę jakości świadczonych usług. Dotyczy to również prawników!
Czym jest zarządzanie projektami prawniczymi?
Prawnicy często muszą być menadżerami projektów lub odgrywać inne role w zespole projektowym. Praktycznie wszystkie sprawy i case’y można potraktować jako „projekty”. Każda z nich ma określoną datę rozpoczęcia i zakończenia, wymaga przedsięwzięcia wilu kroków i wiąże się ze stworzeniem czegoś „nowego”.
Choć w odniesieniu do sprawy, prawnicy często posługują się terminem „procedura” lub “proces”, w trakcie wdrażania systemu zarządzenia projektami łatwo zamienić te określenia na „projekt”. Jednak na tym skuteczne wdrożenie systemu projektowego w kancelarii się nie kończy.
Zarządzania projektami w kancelariach prawniczych
W branży prawniczej zarządzanie projektami jest procesem polegającym na:
- zdefiniowaniu parametrów sprawy,
- zaplanowaniu jej przebiegu w oparciu o posiadane w danym momencie fakty,
- zarządzaniu sprawą,
- ocenie sposobu, w jaki sprawa została rozwiązana (zarówno z perspektywy działu prawnego, jak i z perspektywy klienta).
Presja ze strony klientów oraz kwestie finansowe sprawiają, że konieczne staje się zastosowanie bardziej proaktywnego i ustrukturyzowanego narzędzia do zarządzania projektami czyli case’ami.
Zarządzanie zmianami
Każda sprawa ma wiele aspektów, które mogą ulec zmianie od momentu pierwszego spotkania z klientem do chwili rozprawy sądowej i jej zakończenia. Skuteczny system zarządzania projektami dokumentuje wszystkie zmiany na każdym etapie, dzięki czemu minimalizuje ryzyko zwiększenia kosztów, ponieważ wszystkie czynniki, które mogą potencjalnie wpłynąć na wzrost kosztów są identyfikowane na wczesnym etapie.
Lepsza komunikacja
Kolejną korzyścią z wprowadzenia systemu zarządzania projektami jest lepsza komunikacja z klientem, która pomaga im zrozumieć:
- jak i dlaczego różne rzeczy się zmieniają,
- jaki będzie prawdopodobny rezultat tych zmian,
- w jaki sposób wpłyną one na koszty.
Posiadanie systemu zarządzania projektami ułatwia również dyskusje na temat oczekiwanych rezultatów.
Skuteczne zarządzanie projektem zaczyna się od upewnienia się, że prawnik rozumie oczekiwania klienta i wie, jakie są cele i czynniki sukcesu dla danej sprawy. Może to oznaczać chęć wygrania sprawy za wszelką cenę lub chęć pójścia na ugodę. Narzędzie do zarządzania projektami takie jak np. Nozbe może w bardzo łatwy sposób poprawić zarówno komunikację wewnętrzną, jak i zewnętrzną.
Planowanie
Następnym krokiem, w zależności od celu klienta, jest stworzenie szczegółowego zarysu lub zakresu działań, który obejmuje kluczowe cele, kamienie milowe, założenia i budżet.
Po rozpoczęciu prac, kolejne kroki obejmują opracowanie planu projektu określającego zasoby, kroki (fazy, zadania i czynności), protokół komunikacyjny, analizę ryzyka oraz plan zmian.
Dzięki temu, że wszystkie te kwestie brane są pod uwagę na samym początku, zarządzanie sprawą tak, aby sprostać oczekiwaniom i budżetowi klienta oraz zarządzanie występującymi po drodze zmianami i, na końcu, dokonanie przeglądu i oceny sprawy (co poszło dobrze, a co można by poprawić następnym razem?) jest o wiele łatwiejsze!
Choć wszystko to jest bardzo szczegółowe, a nie wszystkie sprawy będą wymagały tak wysokiego poziomu szczegółowości, już nawet wzięcie pod uwagę kilku czynników może poprawić relacje z klientem. Dobre narzędzie do zarządzania projektami pomoże zapewnić, że wszystkie procedury, informacje i dokumenty są aktualne, bezpieczne i dostępne z każdego miejsca.
Korzyści z zarządzania projektami
Jak wynika z badań, wdrożenie systemu zarządzania projektami wiąże się również z szeregiem korzyści dla klientów. Zaliczają się do nich m.in. mniejsza liczba niespodzianek, większa liczba spraw zrealizowanych w przyjętym czasie i budżecie, lepsza komunikacja pomiędzy kancelarią a klientem, lepsza współpraca zespołowa, większa skuteczność działań i mniejsze koszty.
Znaczące są również korzyści dla kancelarii prawniczych, do których można zaliczyć m.in. dokładniejsze prognozowanie kosztów. Na wdrożeniu systemu zarządzania projektami mogą skorzystać zwłaszcza te firmy, które stosują elastyczny czas pracy i umożliwiają pracownikom pracę z domu lub w niepełnym wymiarze godzin.
Jak w przypadku wszystkiego, co nowe, skuteczna implementacja systemu zarządzania projektami wymaga zainwestowania w szkolenia, a także czasu i cierpliwości. Jednak firmy, które się nią zdecydują, mogą liczyć na duże korzyści.
