Zarządzanie czasem przysparza dużo trudności. W tym poście podzielę się z Tobą kilkoma wskazówkami dotyczącymi tego, jak skutecznie monitorować czas pracy oraz zarządzać czasem i planować swój dzień, aby zachować zdrową równowagę między pracą a życiem prywatnym.
Jak wynika z badań, codzienne monitorowanie czasu pracy, jeśli prowadzone nieumiejętnie, może obniżać produktywność nawet o 80 procent! Tylko w Stanach Zjednoczonych gospodarka traci na tym 7,4 mld dol. dziennie. Stosując kilka sztuczek, szybko nauczysz się, jak prawidłowo zarządzać swoim czasem i monitorować go,aby żyło Ci się lepiej.
Monitorowanie czasu pracy może zwiększyć Twoją produktywność. Pytanie brzmi: jak robić to skutecznie?
Oto kilka wskazówek na dobry początek.
1. Ogranicz rozpraszacze
Niektóre rzeczy nie wnoszą do naszego życia żadnej wartości, a mimo to poświęcamy im mnóstwo czasu.
Do przykładów należy częste sprawdzanie poczty. Aby temu zaradzić, wyznacz sobie kilka dni w tygodniu na sprawdzanie maili.
Kolejnym popularnym pożeraczem czasu jest oglądanie filmików na YouTubie. Znajdź sposób, aby tymczasowo zablokować sobie tę możliwość i móc skoncentrować się na rzeczach, które są istotne.
2. Skup się na najważniejszych celach
Według ekspertów zajmujących się produktywnością z firmy Top Dissertations, skupienie się na najważniejszych celach sprawia, że łatwiej skoncentrować się na wykonywanych zadaniach, zwiększając prawdopodobieństwo osiągnięcia tych celów.
Czy masz już stworzoną listę zadań?
Jeśli tak, określ, które zadania muszą zostać wykonane teraz i zostaw te, którymi możesz zająć się później. Możesz także oszacować czas potrzebny na realizację każdego zadania.
W tym celu, najlepiej skorzystać z aplikacji do mierzenia czasu. Dzięki nim będziesz wiedzieć, ile czasu powinna zająć Ci realizacja każdego zadania. Bardzo często poświęcamy na różne projekty więcej czasu niż powinny nam faktycznie zajmować. Wiedząc, ile czasu powinno Ci zająć każde zadanie, będziesz mógł skutecznie zaplanować swój dzień.
3. Podziel duże zadania na mniejsze, łatwe do wykonania kroki
Pracując nad dużymi projektami, mamy tendencję do odwlekania czynności, mając poczucie, że rośnie przed nami mur nie do pokonania. Nie daj się prokrastynacji. Podziel duże zadania na mniejsze i, dopiero gdy je wykonasz, zabierz się za kolejne. Dzięki temu nie będą Ci się wydawać aż tak przytłaczające.
4. Oszacuj, ile czasu potrzebujesz na każdy projekt
W tym celu skorzystaj z pomocy narzędzi do mierzenia czasu. Mając gotową listę rzeczy do zrobienia, określ, ile czasu zajmie Ci realizacja poszczególnych zadań. Dzięki temu dowiesz się, którymi zadaniami powinieneś zająć się w pierwszej kolejności, a które z nich mogą zaczekać do jutra.
Z reguły, większe projekty powinny być traktowane priorytetowo. Pamiętaj: będziesz mógł powiedzieć, że udało Ci się osiągnąć równowagę między pracą a życiem tylko wtedy, gdy będziesz wchodzić i wychodzić z biura o odpowiedniej porze.
Monitorując czas pracy, będziesz również wiedzieć, czy spędzasz go produktywnie, czy go marnujesz.
5. Zaplanuj trochę czasu dla siebie
Przeważnie planujesz swoje zadania po to, aby wiedzieć, w jakiej kolejności będziesz je realizować. W podobny sposób, musisz zaplanować trochę czasu dla siebie.
Może to być czas, który spędzisz z rodziną lub przyjaciółmi.
Załóżmy, że kończysz dziś pracę o 14:00. Dlaczego by nie zaplanować czasu dla przyjaciół do 16:00, a reszty dnia spędzić z rodziną?
6. Wyeliminuj czasochłonne zadania
Na Twojej liście z pewnością znajdują się zadania, które nie są istotne, a pochłaniają zbyt dużą ilość czasu. Określ, które to zadania i je wyeliminuj.
Poświęcanie czasu na mało ważne rzeczy może zabijać Twoją produktywność, dlatego pozbądź się ich ze swojej listy.
Kiedy już wyeliminujesz mało ważne zadania, zidentyfikuj te, które są istotne i zastanów się, jak je zrealizować. Część z tych zadań możesz zautomatyzować lub poprosić o pomoc w ich realizacji.
7. Skoncentruj się na tym, co robisz w danej chwili
Skupienie się na aktualnie realizowanym zadaniu w wyraźny sposób poprawi Twoją produktywność, co w efekcie pozwoli Ci zachować równowagę między pracą a życiem prywatnym. Przykładowo, pracujesz nad projektem, który powinien był Ci zająć dwie godziny, ale z powodu różnych rozpraszaczy pochłania o wiele więcej czasu. Aby tego uniknąć, warto ustawiać limity czasowe dla każdego zadania i starać się w nich zmieścić.
8. Planuj swój harmonogram dzień wcześniej
Czy planujesz harmonogram dnia rano czy może dzień wcześniej?
Ile osób, tyle odpowiedzi na to pytanie, jednak większość ludzi produktywnych planuje swój harmonogram dzień wcześniej.
Mają przygotowaną listę zadań już wieczorem, wstaniesz rano, wiedząc, od czego powinieneś zacząć, a jakie zadanie powinno kończyć Twój dzień. Ponadto, będziesz mógł skreślać z listy wykonane zadania, co da Ci poczucie spełnienia.
9. Określ, o jakiej porze dnia jesteś najbardziej produktywny
Niektórzy ludzie są najbardziej produktywni w ciągu dnia, a inni w godzinach nocnych. Wiedząc, o jakiej porze dnia praca idzie Ci najlepiej, będziesz mógł zaplanować realizację najbardziej wymagających zadań w tych godzinach.
Niektóre zadania wymagają dużo myślenia, zaś inne nie wymagają aż tak dużego wysiłku umysłowego. Realizację najtrudniejszych zadań powinno planować się z samego rana, gdy umysł jest jeszcze świeży. Z kolei odpowiadaniem na maile, czy wykonywaniem telefonów możesz zająć się po południu.
Podsumowanie
Monitorowanie czasu spędzanego na realizacji zadań jest niezbędne, jeśli chcesz pracować produktywnie i zachować równowagę między pracą a życiem prywatnym.
Ponieważ jednak nie jest to łatwe, wiele osób nadal ma z tym problemy. Mamy nadzieję, że ten artykuł pomoże Ci skutecznie zarządzać swoim czasem i, w efekcie, zwiększyć produktywność.
Daj nam również znać w komentarzach jakie Ty stosujesz sposoby, aby zarządzać swoim czasem.
