Jak może wyglądać współpraca w projektach? Czy zawsze komunikacja poprzez zadania jest najlepszą opcją? I dlaczego niektóre powtarzalne projekty “dzieją się” automatycznie? Jeśli chcesz usprawnić pracę swojego małego zespołu, czytaj dalej.
W trakcie spotkania Pyrcaster zorganizowanego z okazji Międzynarodowego Dnia Podcastów rozmawiałem z twórcami audycji “Jak Uczyć Futbolu” i serwisu EkstraTrener.pl: Przemysławem Mamczakiem z Weszło Junior oraz Pawłem Szymańskim.
Komunikacja w projektach powtarzalnych
Kluczem do realizacji projektów jest skuteczna komunikacja w zadaniach. W różnych zespołach “skuteczna” komunikacja przejawia się jednak w odmienny sposób. W projekcie Przemka i Pawła dotyczącym podcastu “Jak Uczyć Futbolu” komentarze, najcześciej w formie checklist, stanowią źródło ułożonych informacji. Nie ma tu miejsca na czatowanie i szybką wymianę zdań, a raczej na usystematyzowane wpisy i wypracowane kroki prowadzące do realizacji celu.
Dzięki tak usystematyzowanemu procesowi Nozbe jest kopalnią wiedzy dla zespołu. Z jednej strony jest tam wszystko co najważniejsze, a z drugiej strony bardzo szybko można do tych informacji dotrzeć. Nie trzeba przebijać się przez dziesiątki uzgodnień, aby wreszcie doscrollować się do kluczowego punktu.
W często powtarzanych projektach cyklicznych Paweł i Przemek nie używają funkcji “daty” w Nozbe, ponieważ produkcja idzie na bieżąco. Każdy bierze odpowiedzialność za swoje zadania, licząc na ten sam poziom odpowiedzialności z drugiej strony.
Z uwagi na to, że nie występuje tutaj zadaniowy “ping-pong”, tj. oddelegowanie zadania drugiej osobie, ten, kto kończy swoją część procesu, pisze w zadaniu, że je ukończył. Przy takim postępowaniu, współpracownik widzi nowy komentarz i wie, że teraz czas na wykonanie jego części pracy nad danym projektem.
Różnica w komunikacji w projektach cyklicznych i jednokrotnych
Powyżej opisałem sytuację, w której komentarze stanowiły wartość dodaną do nazwy zadania. Sprowadzały się przede wszystkim do checklist i instrukcji uzupełniających. W kontekście projektów, które dzieją się po raz pierwszy, komentarze są przeważnie wykorzystywane w inny sposób.
Weźmy pod lupę projekt poświęcony organizacji konferencji. W komentarzach odbywa się dyskusja nad każdym z zadań - uczestnicy projektu ustalają poszczególne elementy i wybierają dopiero optymalne rozwiązania. Niektóre z elementów procesu mogą być zmienne za każdym razem, gdy taka konferencja jest organizowana, dlatego ciężko opisać poszczególne instrukcje tak, jak to było w poprzednim przykładzie. Natomiast nawet, jeśli zadanie wymaga takich wskazówek, zawsze można przypiąć komentarz z instrukcjami na górę listy.
W nowych projektach checklist używa się rzadko, a w ich miejscu pojawiają się załączniki i rozmowa o nich.
Różne projekty, różne wykorzystanie komentarzy
Powyższe przykłady pokazują, że pole komentarzy może pełnić zupełnie różne funkcje w projekcie. Czasami są instrukcją, której najlepiej niczym nie zakłócać, a innym razem energiczną dyskusją nad tematem znajdującym się w nazwie zadania.
Przedyskutuj w swoim zespole, jak najlepiej wykorzystać komunikację poprzez zadania w Waszych projektach. Ustalcie zasady i sposoby komunikacji. Zapiszcie instrukcje w zadaniach powtarzalnych, by nie popełniać błędów i móc łatwiej delegować te zadania w razie urlopu. Działaj sprawniej, dzięki Nozbe.
