Wyobraź sobie, że zamiast chaotycznie skakać między pisaniem raportu, dzwonieniem do klientów i sprawdzaniem poczty, wykonujesz wszystkie rozmowy telefoniczne jedną po drugiej, potem odpowiadasz na maile, a na końcu przeznaczasz specjalny blok czasu na pisanie sprawozdania. Widzisz różnicę?
- Dlaczego warto grupować podobne zadania
- Czym są konteksty w metodologii GTD®?
- Czym są tagi w Nozbe??
- Jak korzystać z funkcji tagów w Nozbe
- Jak dodawać i zarządzać tagami w Nozbe
Wielozadaniowość jest często postrzegana jako supermoc, ale w praktyce prowadzi do rozproszenia uwagi i zmniejszenia wydajności. Zacznij grupować podobne zadania i wykonywać je w jednym bloku czasowym. To prosta, ale skuteczna technika. Niezależnie od tego, czy odpowiadasz na e-maile, piszesz kod, nagrywasz czy zajmujesz się papierkową robotą, grupowanie pomaga wejść w konkretny tryb myślenia i działania, unikając przeskoków między różnymi rodzajami pracy.
Na przykład, gdy oznaczysz zadania wymagające rozmów telefonicznych tagiem „Telefon”, możesz wykonać je za jednym razem, gdy masz akurat chęć podzwonić. Potem możesz przejeść do innego typu prac. To jak zmienianie biegów w Twoim umyśle, aby płynnie przechodzić przez podobne zadania. Takie podejście zwiększa wydajność, bo nie musisz ciągle przestawiać się mentalnie i fizycznie na nowe czynności.
Dlaczego warto grupować podobne zadania
Eksperci w dziedzinie produktywności i psychologii podają kilka argumentów przemawiających za grupowaniem powiązanych zadań.
Po pierwsze, grupowanie zmniejsza “koszty energetyczne” czyli wysiłki umysłowe potrzebne do przełączania się między różnymi czynnościami. Badania pokazują, że chaotyczne przechodzenie między zadaniami może zabierać niemal 1/3 czasu, ponieważ Twój mózg potrzebuje każdorazowo kilku minut, aby skoncentrować się i wejść w tryb pracy głębokiej nad konkretnym tematem. Kiedy grupujesz podobne zadania, eliminujesz te ciągłe przejścia, pozostając w tym samym “trybie” i pracując płynniej.
Ponadto, grupowanie pozwala wejść w tzw. flow, stan głębszego skupienia, w którym stajesz się naprawdę produktywny i wręcz tracisz poczucie czasu. Ten stan jest łatwiejszy do osiągnięcia, gdy wykonujesz ten sam typ zadania wielokrotnie, niż gdy stale przełączasz się między różnymi typami pracy. Taka spójność w działaniu sprawia, że zadania wydają się mniej zniechęcające, a ty działasz sprawniej.
Grupowanie oszczędza również energię umysłową. Grupując podobne zadania, zmniejszasz zmęczenie wynikające z podejmowania zbyt wielu decyzji (z ang. decision fatigue) — w tym wypadku związanych z tym, nad czym pracować w dalszej kolejności. Na przykład zamiast przeskakiwać między copywrittingiem, rozmawianiem ze współpracownikami i odpowiadaniem na maile, możesz zablokować czas najpierw na wszystkie rozmowy, potem tworzeniem tekstów, a na koniec - na maile. W ten sposób skupiasz się na jednym typie czynności, co wymaga mniejszej “kalibracji” mentalnej. Dzięki planowaniu bloków czasowych na konkretne typy czynności, wkrótce możesz zauważyć, że tworzenie treści wychodzi Ci dużo lepiej rano, a po południu - wcale. Dzięki temu będziesz móc lepiej planować czas pracy.
Grupowanie zadań wspomaga także poczucie spełnienia — wykonanie kilku podobnych zadań daje poczucie bycia skutecznym, co zwiększa motywację do dalszej pracy.
Czym są konteksty w metodologii GTD®?
W metodologii GTD® konteksty odzwierciedlają warunki lub narzędzia potrzebne do wykonania zadań. Opisane w książce Getting Things Done przez Davida Allena konteksty pomagają decydować, nad czym pracować w zależności od tego, gdzie się znajdujesz, jakie masz narzędzia lub w jakim jesteś nastroju. Wystarczy wcześniej pooznaczać czynności do wykonania „W domu”, „W pracy” lub „W bibliotece”, bądź gdy jesteś „Zmęczona” lub „Pełna energii”.
Dzięki kontekstom łatwiej zidentyfikujesz prace, jakie możesz wykonać, gdy mózg jest zmęczony lub ogranicza Cię lokalizacja. Jeśli utkniesz w domu, czekając na kuriera lub fachowca, możesz szybko wyświetlić zadania oznaczone jako „W domu”. Podobnie, jeśli pracujesz naukowo i wybierasz się do biblioteki uniwersyteckiej, kontekst „Biblioteka” może pomóc Ci skupić się na tym, co masz tam do załatwienia lub wyszukania.
Konteksty odciążają Cię również od konieczności wyboru kolejnych aktywności - nie musisz już przeglądać długiej listy zadań, aby wiedzieć, nad czym możesz popracować. Jeśli odrobisz pracę domową i pogrupujesz zadania, wystarczy sprawdzić, które z nich pasują do kontekstu, w którym się znajdujesz.
Uwaga: pamiętaj, że nie musisz kategoryzować wszystkich zadań na siłę. Oznacz tylko te, które w oczywisty sposób łączą się z danym kontekstem. W innym razie będziesz tracić czas na zarządzanie zadaniami zamiast skupić się na ich realizacji.
Czym są tagi w Nozbe?
W Nozbe obok grupowania zadań w projekty rozwinęliśmy koncepcję kontekstów w tagi: bardziej elastyczny i intuicyjny sposób grupowania i kategoryzowania zadań. Użytkownicy mogą stosować klasyczne konteksty z GTD takie jak „Telefon” lub „Komputer”, a do tego mogą tworzyć wymyślone przez siebie oznaczenia zadań. Tagi w Nozbe są dynamiczne, co pozwala dodawać atrybuty, które sprawdzą się konkretnie w Twojej pracy i życiu. Możesz oznaczać zadania ze względu na:
- narzędzia,
- miejsce,
- osobę,
- nastrój,
- priorytet,
- etap realizacji zadania,
- etap produkcji,
- zaangażowanego podwykonawcę itd.
Tagi mogą być używane do łączenia zadań pomiędzy projektami, aby zbierać podobne typy pracy i wykonywać je w jednym bloku czasowym lub po prostu móc wyświetlić je w jednym widoku w Nozbe. Na przykład możesz oznaczyć kilka zadań z różnych projektów tagami „E-mail” lub „Pisanie”, a gdy zechcesz zająć się tego typu zadaniami, wszystkie będą wygodnie pooznaczane i możliwe do wyświetlenia w jednym widoku w Nozbe. Kiedy chcesz zobaczyć wszystkie zlecenia, które czekają na zatwierdzenie kierownika produkcji, za pomocą narzędzia wyszukiwania możesz wyświetlić wszystkie takie zadania ze wszystkich projektów w jednym widoku.
Jak korzystać z funkcji tagów w Nozbe
Oto kilka przykładów tagów, których możesz użyć do grupowania zobowiązań:
Narzędzie:
- „Smartfon” – używasz telefonu, aby zająć się kilkoma niezwiązanymi ze sobą sprawami z różnych projektów.
- „Komputer” – czasami łatwiej jest wykonać pewne czynności na komputerze niż na urządzeniach mobilnych.
- „Drukarka” – niektóre dokumenty z wielu projektów wymagają wydrukowania.
Miejsce:
- „W biurze” – rzeczy, które trzeba zrobić będąc w siedzibie firmy.
- „W domu” – rzeczy, którymi można zająć się tylko w domu.
- „Poza domem” lub „Sprawunki” – aby nie zapomnieć pójść na pocztę, zrobić zakupów, kupić kwiatów itp.
- „Market budowlany” – jeśli prowadzisz firmę budowlaną lub remontową i realizujesz kilka projektów jednocześnie, dobrze jest wiedzieć, co trzeba kupić na każdą budowę, gdy Ty lub Twój pracownik jedziecie do Castoramy lub Brico.
Czas, sposób i inne zmienne:
- „Kiedykolwiek” – zadania, które nie należą do najważniejszych, ale fajnie byłoby się nimi zająć, kiedy tylko znajdziesz czas.
- „Pisanie” – zadania wymagające napisania dłuższych tekstów.
- „Żaba” – gdy zadanie jest szczególnie ważne i jest jednym z kluczowych zadań na dany dzień. (To odniesienie pochodzi z książki Briana Tracy’ego, “Eat That Frog!").
- „W doręczeniu” - gdy korzystasz z Nozbe jako CRM-a i chcesz wyświetlić wszystkie zlecenia będące już na etapie transportu do klienta.
- „Oczekujące” – gdy zadanie czeka na odpowiedź drugiej strony; bardzo przydatne podczas pracy z klientami.
Oznaczanie zadania tagiem „Pilne”:
W Nozbe tagi ułatwiają również współpracę zespołową. Na przykład dodanie tagu „Pilne” do zadań wymagających natychmiastowej uwagi lub oznaczenie zadań imieniem członka zespołu, aby wskazać osoby do dyskusji na nadchodzących spotkaniach.
Jak dodawać i zarządzać tagami w Nozbe
Tagi znajdują się tuż pod listą projektów, na liście „Więcej” w menu po lewej stronie. Gdy na nie klikniesz, zobaczysz wszystkie tagi, które Ty i członkowie Twojej przestrzeni dotychczas utworzyliście.
Aby stworzyć nowy tag, wybierz „Tagi” w menu po lewej stronie, aby otworzyć listę wszystkich tagów. Naciśnij przycisk “+” na górze listy.
Teraz możesz dodać nazwę, kolor i ikonę dla swojego tagu. Możesz też określić, czy tag ma być prywatny, czy wspólny dla wszystkich członków Twojej przestrzeni. Kliknij przycisk „Utwórz”, aby dodać go do swojej listy tagów.
Możesz też stworzyć nowy tag bezpośrednio z poziomu widoku szczegółów zadania. Aby to zrobić, otwórz zadanie, a następnie naciśnij przycisk „Tagi”. Teraz wybierz opcję „+ Utwórz nowy tag”. Wpisz nazwę swojego tagu. Zdecyduj, czy tag ma być wspólny dla wszystkich członków przestrzeni, czy prywatny. Możesz też wybrać kolor i ikonę tego tagu. Naciśnij przycisk „Utwórz”, by stworzyć tag, a następnie naciśnij „Gotowe”, by dodać go do zadania.
Wszystkiego na temat dodawania, usuwania, współdzielenia i archiwizowania tagów w Nozbe dowiesz się z naszej strony pomocy! Kliknij tu!
Podsumowanie
Łącząc koncepcje grupowania zadań, kontekstów i tagów, Nozbe zapewnia elastyczny, konfigurowalny system usprawniający organizację pracy. Tagi pozwalają grupować zadania z różnych projektów w oparciu o Twoją bieżącą sytuację — czy to według narzędzia, lokalizacji, osoby czy stanu psychicznego — dzięki czemu możesz pracować wydajniej. Przy właściwym użyciu system nie tylko skraca czas spędzany na powtarzających się czynnościach, ale także pomaga odciążyć umysł, umożliwiając Ci skupienie się na tym, co najważniejsze.
Wypróbuj system, pamiętając, że nie wszystkei zadania wymagają grupowania, zacznij od małych rzeczy i eksperymentuj z różnymi tagami, aż znajdziesz kombinację, która najlepiej Ci odpowiada. Wkrótce przekonasz się na własnej skórze, które bloki zadań faktycznie warto wyodrębnić.
