Jak skupić się w pracy i nie dać się rozpraszać

Jeżeli nieustannie korzystasz z telefonu lub Internetu, za Chiny nie możesz się skupić, a Twoja efektywność w pracy pogarsza się, mimo że spędzasz za biurkiem coraz więcej czasu, lektura tego wpisu może być krokiem w stronę bardziej efektywnej pracy.

Czy kończysz dzień roboczy z poczuciem rozczarowania, frustracji i sporymi wyrzutami sumienia? Najpierw długo się „rozkręcasz”, ciągle zerkając na media społecznościowe i strony z newsami na pracowym komputerze tylko po to, aby sięgnąć po telefon i sprawdzić, czy przypadkiem na Instagramie w komórce nie ma czegoś innego?

Co w małym internecie

Wybacz, że ten wstęp z symptomami taki długi, ale zależy mi, aby coś w Tobie drgnęło.

I nie martw się, jeśli tak masz. To znaczy martw się, ale wiedz, że spory odsetek pracowników umysłowych przed pięćdziesiątką boryka się z podobnymi problemami.

Twórcy serwisów społecznościowych i nasza psychika zastawiają na nas, biedaków, sidła. Trzeba sobie uświadomić problem, pogodzić się z tym, że i na nas trafiło i chcieć coś z tym zrobić.

Dlaczego chcieć coś z tym zrobić?

Primo:

“Straconego czasu nie się odzyskać.” - Benjamin Franklin

Drugie primo: ciągłe odrywanie się od pracy i próba robienia kilku rzeczy naraz obniża produktywność.

Ciągła chęć zaglądania do serwisów społecznościowych, podglądanie życia innych, sprawdzanie wiadomości, sprawia, że wzrasta poziom frustracji, stresu i niepokoju.

Pogarsza się także pamięć i ogólna sprawność intelektualna.

Ostatnie już primo to to, że cierpią nasi najbliżsi. Relacje z bliskimi spłycają się i rozluźniają. Coraz ciężej jest skoncentrować się na tym, co mówią inni.

Nie jest aż tak źle

Pocieszenie jest takie, że nie straciliśmy naszej zdolności skupienia uwagi na dobre. Po prostu musimy ją odzyskać. Można oduczyć się szkodliwych zachowań, zdobyć nowe umięjętności i wypracować rutyny, które pomogą wyznaczyć nowy kurs.

Według amerykańskich badaczy ponad 40% tego, co uważamy za świadome decyzje, to w rzeczywistości nawyki i rutyny, a 85% czynności wykonujemy bez udziału świadomości 🤯

Także nie pozostaje nic innego jak:

  1. uświadomić sobie, że nie jest dobrze, a będzie jeszcze gorzej, bo to spirala uzależnienia;
  2. zmienić zgubne nawyki i automatyzmy…
  3. na nowe, wspierające kreatywność rutyny i się ich trzymać!

(Ponieważ, jak twierdzi np. Charles Duhigg, autor książki Siła nawyku - nawyków nie da się zupełnie wyeliminować. Można je jedynie zmienić w inne nawyki.)

Jak walczyć z pokusami

Ten sam Charles Duhigg przekonuje, że każdy nawyk składa się z 3 etapów:

  1. wyzwalacza, którym najczęściej bywają: miejsce, pora, emocja, inne osoby lub poprzedzające zdarzenie;
  2. samej rutyny, czyli ciągu działań;
  3. nagrody, która nie zawsze jest oczywista - często ukryta jest w naszej głowie.

Aby odejść od złego nawyku - w tym przypadku od przeglądania portali internetowych i odkładania pracy na później - trzeba najpierw zidentyfikować wyzwalacz.

Dokładnie przeanalizuj, jak to się wszystko odbywa. Jakie czynności wykonujesz, siadając rano za biurkiem? Co myślisz, co czujesz? Co się dzieje wokół? Może to zapach panujący w Twoim biurze, aromat kawy, a może pierwsza poranna wiadomość od znajomego na messengerze? A może myśl: “O, powiadomienie na Insta. Może moja wczorajsza fotka ma nowe polubienia?”.

Gdy uda Ci się zrozumieć, co jest (lub czym są) te iskry zapalne, możesz przejść dalej. Przyjrzyj się, co robisz, kiedy wyzwalacz zadziała. Sięgasz po telefon? Otwierasz przeglądarkę? Idziesz do kuchni? To może być wszystko.

No i nagroda. Trzeba to przemyśleć. Czy w ogóle masz ze swoich działań jakąś gratyfikację? Faktycznie, mówi Duhigg, może być tak, że ona nawet nie istnieje. Czy zaspokojenie ciekawości, co tam na fejsie lub natychmiastowa odpowiedź na wiadomość sprawi, że będziesz cieszyć się większą ogólną sympatią, estymą czy zasiądziesz do pracy z większym skupieniem i w ogóle będzie lepiej? Hm… raczej nie, prawda?

Autor Siły nawyku zachęca, aby rozpisać szczegółowo swoją rutynę, dokładnie ją przeanalizować, a gdy już rozpoznasz co jest wyzwalaczem, poeksperymentować tak, by znaleźć alternatywę dotychczasowej rutyny i nadal uzyskiwać jakąś nagrodę. Chodzi o to, aby popróbować różnych działań, które zaspokoją tę potrzebę, zaspokajaną dotychczas “złym nawykiem”.

1. Doraźne sposoby na to, by nie dać się rozproszyć

Nie wiem, jak przebiega Twoja rutyna, ale pomóc mogą poniższe triki. Są proste i dość oczywiste, ale mogą to być pierwsze kroki do powstrzymania całej spirali, które dadzą Ci okazję do lepszej analizy rutyny oraz uświadomienia sobie, że może być choć trochę lepiej bez tragedii, śmierci, dożywotniej samotności i zjedzenia żywcem przez straszne pająki.

Wypróbuj więc te najprostsze metody i choć minimalnie wzmocnij koncentrację w pracy i zawalcz z rozpraszaczami.

  • Ustal sobie 15-minutowe bloki czasowe specjalnie na sprawdzanie portali newsowych i społecznościowych trzy razy w ciągu dnia pracy, np. jako nagroda za wykonane zadanie z pracy.
  • Zainstaluj na komputerze i telefonie narzędzia do blokowania aplikacji/stron internetowych, np. Selfcontrol na Maca, RescueTime, Freedom lub Get Cold Turkey.
  • Wyłącz powiadomienia dla wszystkich aplikacji i serwisów, które działają na Twoją zgubę. Nie umrzesz. Dasz radę. Będziesz przecież co jakiś czas wszystko kontrolować (patrz punkt 1.).
  • Schowaj telefon w kurtce lub szafce, tak, aby na niego nie patrzeć, nie myśleć o nim. Czego 👀 nie widzą, tego ❤️ nie żal.
  • Porozmawiaj ze znajomymi i bliskimi, aby, jeżeli nie zostali właśnie porwani, zabici lub nie pękła w domu rura, nie kontaktowali się z Tobą w godzinach pracy.
  • Kiedy masz przemożną chęć wrócić do złego nawyku i na dobre oderwać się od pracy, weź 5 głębokich oddechów, napij się wody lub przeciągnij się porządnie. (Pamiętasz słynne badania Glorii Mark mówiące, że aby powrócić do przerwanej pracy w skupieniu potrzeba aż 23 min. i 15 sek.?) Dzięki takim prostym ruchom, możesz w porę wziąć się w garść i zatrzymać spiralę rozwoju złego nawyku.

2. Trochę Paulo Coelho - bądź tu i teraz

Wielu naukowców podkreśla - i to może dla niektórych być powodem do heheszków, a dla innych ciekawą wskazówką - że rozpraszaczami uwagi nie muszą być koniecznie zewnętrzne bodźce, jak grające radio, gadający współpracownik czy powiadomienia z Instagrama. Mogą to być także: zmęczenie, stres, zamartwianie się.

Zdaniem wspomnianych badaczy umiejętność bycia tu i teraz jest ważnym elementem na drodze do odzyskania koncentracji, ponieważ pozwala na wykorzystanie twoich zasobów mentalnych na konkretne zadanie.

Nie możesz już zmienić przeszłości, a przyszłość jeszcze się nie wydarzyła. Za to to, co robisz dzisiaj, może pomóc ci uniknąć błędów z przeszłości i utorować drogę do lepszego jutra.

3. Zadziałać też może technika Pomodoro

MEM-pomodoro

Tak, tak, już wszyscy mają jej po dziurki w nosie. Ale czy ty dałeś/-aś jej szansę? Tak na poważnie? 25 minut pracy, krótka przerwa z nagrodą. 25 minut pracy w skupieniu. Przerwa. Nie zadziałało u Ciebie? Dlaczego? Co się działo, że nie udało się przepracować 25 minut ciągiem? Warto to przemyśleć.

Tak czy siak zachęcam do (ponownej) próby - to naprawdę prosta i przyjazna technika. Po przepracowaniu 25 minut odczuwasz satysfakcję, która miło łechce. Czasem wpada się w taki flow, że 25 minut zamienia się w 45 i wówczas satysfakcja jest jeszcze większa.

4. Kolejny sposób - poszatkować wroga

…czyli podzielić trudne, odstręczające zadanie, które wysyła Ci podprogową wiadomość: “I tak nie dasz sobie ze mną rady, słabiaku.”, na mniejsze zadania. Na drobne, łatwe do wykonania kroki. Już samo rozpisywanie takiego złowrogiego wyzwania na mniejsze części pozwala wkręcić się trochę w temat. To sprawdzone.

5. Ustalanie planu dnia - a przynajmniej najważniejszych zadań

Jeśli zamiast zająć się najpierw kluczowymi sprawami, zaczniesz dzień od tych błahych, może się okazać, że dzień dobiega końca, a ty nie masz już czasu ani siły, aby zrobić to, co naprawdę miało dla Ciebie największe znaczenie. Dlatego ważne jest, aby zawsze wyznaczać sobie 1–3 najważniejsze zadania na dany dzień. W książce Jedna Rzecz* (ang.: The One Thing) Gary Keller i Jay Papasan przekonują, że warto ograniczyć się do minimum. Sugerują, by wyznaczyć sobie tylko jeden kluczowy cel na dziś, a wszystkie inne sprawy traktować jako drugorzędne.

Ty decyduj, czy zaplanujesz 1 czy 2 czy 3 zadania - ale wyznacz sobie priorytety, które musisz ogarnąć.

6. Miej fun z pracowania albo przynajmniej to sobie wizualizuj

W wielu poradnikach i artykułach autorzy proponują, że, żeby dobrze pracować, należy odnaleźć w zadaniu coś fajnego, coś, co może sprawiać radość i cieszyć. Powiedzmy sobie szczerze - nie każde zadanie da się tak upiększyć. Raporty, excele, dłubanie w tekście umowy są po prostu żmudne i tyle.

W takich sytuacjach motywację musisz czerpać z myśli o tym, jak będzie fajnie, gdy już to wykonasz. Taka à la wizualizacja. Brian Solis, autor poradnika Siła koncentracji, uważa, że albo można tkwić w prokrastynacji i poddawać się falom trudnych emocji, które odpychają nas od wzięcia się do roboty, albo zmienić sposób postrzegania “bólu związanego z odraczanym zadaniem i wyobrazić sobie przyjemność, jaką dałoby jego wykonanie. Jednym z doskonałych narzędzi, które temu służą, jest właśnie projekcja mentalna.

7. Przygotuj się jak na wielką bitwę

Przed przystąpieniem do pracy nad najważniejszym zadaniem dnia przygotuj się tak, aby nie mieć żadnych wymówek ani powodów od uciekania myślą czy ciałem zza biurka. Po tym, jak schowasz smartfon z zasięgu wzroku albo powyłączasz powiadomienia ze “złych portali i aplikacji”, przygotuj sobie napoje i przekąski.

Jeśli już mowa o przegryzkach, zwróć uwagę, aby były to zdrowe rzeczy. O przekąskach pozytywnie wpływających na pracę mózgu i produktywność, pisaliśmy już na naszym blogu. W dużej mierze chodzi o “dobre” tłuszcze, mało cukru i nawodnienie.

Jeżeli możesz, poproś też osoby, które mogłyby Ci przeszkodzić, żeby odczekały nawet z pilnymi sprawami aż nie skończysz swojego ważnego zadania (wiadomo, że z tych pilnych, tylko 0,1% jest na serio pilnych). Niech wyślą Ci maila, a najlepiej niech zrobią zadanie w praktycznym i łatwym w użyciu narzędziu do współpracy w zespole i zarządzania projektami jak Nozbe Teams ;) Wrócisz do nich, gdy będziesz mógł/mogła.

8. Miej pod ręką notatnik, aby spisywać natrętne myśli

Czasami najlepszym sposobem na rozkojarzenie jest po prostu przyznanie się do niego. I tu zaskakująco skutecznym sposobem jest notowanie. Ilekroć przyjdzie Ci do głowy, aby przestać pracować i dać się rozproszyć jakiejś myśli lub zachciance, zapisz ją na kartce papieru i obiecaj sobie, że zajmiesz się nią później. Często, gdy uporczywa myśl wydostanie się z głowy, umysł zostaje uwolniony i może skupić się na ważniejszych rzeczach.

9. Już kończymy - bo zawsze warto kończyć to, co się zaczęło

Rozkojarzenie, ciągły wewnętrzny przymus sprawdzania telefonu, paraliżujący lęk i niechęć do rozpoczęcia pracy nad trudnym zadaniem to zmora. Jeżeli jednak wiesz, że masz problem i spróbujesz dotrzeć do jego sedna, dasz radę z nim walczyć by móc znowu skupić się na jednym zadaniu przez 20 lub nawet 40 minut. Wypróbuj powyższe wskazówki, sprawdź, która najlepiej sprawdzi się w Twoim przypadku. Nie poddawaj się. Wszyscy w dzisiejszych czasach mierzymy się z podobnymi problemami. To wszystko można naprawić i odzyskać umiejętność robienia jednej, konkretnej rzeczy i kończenia jej. Tak - kończenia. Kończenie zadań i projektów (które faktycznie uważasz za warte ukończenia) ma istotny wpływ na Twoje samopoczucie, poziom motywacji i zadowolenia z siebie.

Powodzenia!