Gdy zespół rośnie, a liczba projektów i zadań zaczyna wymykać się spod kontroli, łatwo wpaść w chaos maili, wiadomości i ustaleń „na szybko”. Zobacz, jak Fundacja Św. Mikołaj dla Seniora uporządkowała zarządzanie projektami i codzienną pracę zespołu dzięki Nozbe.
Potrzeba organizacji w rozwijającym się zespole
Fundacja Św. Mikołaj dla Seniora rozwija się bardzo dynamicznie. Dziś obejmuje wsparciem ponad 21,5 tysiąca podopiecznych z około 300 domów pomocy społecznej, a działania organizacji koordynuje 16-osobowy zespół pracowników i menedżerów, wspierany przez wolontariuszy.
Wraz z rozwojem fundacji pojawiło się wyzwanie, które zna wiele organizacji społecznych i firm: coraz więcej zadań, coraz więcej osób zaangażowanych w ich realizację i coraz większa potrzeba uporządkowania pracy zespołu.
W pewnym momencie okazało się, że zadań jest coraz więcej. Pojawili się nowi pracownicy, a każdy z nich miał konkretne obowiązki. Potrzebowaliśmy narzędzia, które pozwoli to wszystko zaplanować i rozdzielić tak, żeby każdy miał w to wgląd… — mówi Oliwia Skóra z Fundacji Św. Mikołaj dla Seniora.
Właśnie wtedy w fundacji pojawiło się Nozbe — narzędzie do zarządzania projektami i zadaniami, które pomaga zespołowi planować pracę i koordynować działania.
Jedno miejsce do zarządzania pracą całej organizacji
W pracy fundacji wiele zadań nie należy tylko do jednego zespołu. W projektach często uczestniczą osoby z różnych działów, a menedżerowie muszą mieć wgląd w postęp pracy w całej organizacji.
Mamy zespół złożony zarówno z pracowników, jak i menedżerów. Pojawiła się potrzeba, żeby menedżerowie widzieli pracę nie tylko swojego działu, ale również innych, bo wiele zadań realizujemy wspólnie.
Dlatego tak ważne było znalezienie jednego miejsca, które pozwoli zarządzać projektami i zadaniami w całej organizacji.
Nozbe okazało się idealną odpowiedzią na te potrzeby, bo widzimy całość zadań w jednym spójnym systemie.
Jak fundacja wykorzystuje projekty w Nozbe
W przestrzeni Nozbe fundacji pracuje obecnie prawie 20 osób. Zespół wykorzystuje projekty w kilku różnych obszarach pracy.
Część projektów dotyczy konkretnych działań lub współprac.
Wiele naszych działań to zadania ad hoc, które pojawiają się przy okazji różnych współprac. Wtedy tworzymy projekt nazwany od danej współpracy i rozdzielamy zadania między konkretne osoby.
Takie podejście pozwala zespołowi:
- jasno określić zakres działań - zwykle za pomocą sekcji
- przypisać zadania konkretnym osobom,
- ustalić terminy realizacji,
- monitorować postęp pracy.
To klasyczny przykład zarządzania projektami w organizacji, gdzie nad jednym tematem pracuje kilka zespołów jednocześnie.
Stałe projekty organizacyjne
Drugi typ to projekty, które porządkują codzienną pracę organizacji.
W fundacji są to m.in.:
- marketing i komunikacja,
- PR,
- sprawy HR,
- współpraca ze stażystami,
- inne procesy organizacyjne.
Mamy projekty takie jak marketing czy PR. To projekty stałe, a w ich ramach pojawiają się kolejne zadania.
Jeśli pojawia się większa inicjatywa, która wymaga osobnej koordynacji — powstaje nowy projekt. Dzięki temu zespół zachowuje przejrzystą strukturę zarządzania zadaniami.
Rozbijanie dużych działań na konkretne zadania
Duże działania realizowane przez fundację — na przykład akcje społeczne — są w Nozbe rozpisywane na projekty, sekcje odpowiadające etapom pracy oraz zadania.
Zespół może wtedy:
- tworzyć listy zadań,
- ustawiać terminy,
- dodawać przypomnienia,
- ustalać priorytety,
- przypisywać zadania konkretnym osobom z zespołu ale i spoza niego dzięki funkcji “Udostępnij komu chcesz”.
Dzięki temu możemy podzielić duże projekty na mniejsze kroki i przypisać je konkretnym osobom.
Takie podejście jest jedną z podstaw skutecznego zarządzania projektami, szczególnie w organizacjach, w których wiele osób z różnych obszarów pracuje nad wspólnym przedsięwzięciem.
Narzędzie do zarządzania zadaniami, które pomaga opanować chaos
Fundacja działa na dużą skalę: współpracuje z setkami placówek i koordynuje pracę wielu osób. W takiej sytuacji łatwo o informacyjny chaos.
Potrzebowaliśmy narzędzia, które pomoże zarządzać tym chaosem. I właśnie tym chaosem zarządza nam Nozbe.
Zamiast rozproszonych informacji w mailach, komunikatorach czy notatkach, zespół ma jedno miejsce do planowania i organizowania pracy.
Nozbe jako osobisty organizer pracy zespołu
W praktyce Nozbe w fundacji pełni także rolę osobistego organizera pracy dla poszczególnych osób.
Każdy pracownik może monitorować swoje działania w jednym systemie.
Zespół korzysta również z projektu, który jest odnawiany co tydzień i służy jako podsumowanie pracy tygodnia.
Pracownicy zapisują w nim:
- co zrobili w danym tygodniu,
- jakie działania zostały zrealizowane,
- nad czym pracują dalej.
Dzięki temu menedżerowie mogą szybko zobaczyć aktualny status pracy zespołu, bez konieczności ciągłego dopytywania o postęp.
Mniej mikrozarządzania, więcej przejrzystości
Jedną z korzyści, które podkreślają liderzy zespołu, jest możliwość monitorowania pracy bez mikrozarządzania.
Widzę powiadomienia w Nozbe. Widzę zadania realizowane przez pracowników i tematy, które są w toku.
Dzięki temu menedżerowie mogą:
- obserwować postęp projektów,
- reagować, gdy coś się blokuje,
- wspierać zespół tylko wtedy, gdy jest to potrzebne.
To pozwala zachować równowagę między kontrolą a autonomią pracy.
Jedna prosta zasada pracy zespołu
Z czasem w fundacji wykształciła się prosta zasada organizacyjna.
Dla Fundacji Św. Mikołaj dla Seniora Nozbe to miejsce, gdzie planujemy, organizujemy i wykonujemy zadania. Jeśli czegoś nie ma w Nozbe, to po prostu nie istnieje.
Dzięki temu wszystkie informacje dotyczące pracy znajdują się w jednym systemie, co znacznie ułatwia zarządzanie projektami i zadaniami w zespole.
Wskazówka dla organizacji szukających narzędzia do zarządzania projektami
Wiele organizacji zaczyna podobnie — od maili, komunikatorów i notatek. To działa, dopóki zespół jest mały. Kiedy jednak pojawia się więcej osób w zespole, rośnie liczba projektów, a zadania zaczynają być współdzielone między działami, warto pomyśleć o narzędziu, które pomoże uporządkować pracę.
Zdaniem Oliwii Skóry ważne są trzy elementy:
- intuicyjność narzędzia,
- jasny podział i delegowanie zadań,
- wygodna praca również z telefonu.
Jeśli ktoś szuka intuicyjnego narzędzia, które pozwoli zarządzać dużą organizacją i dużymi zadaniami, Nozbe jest właśnie takim narzędziem.
A efekt w codziennej pracy?
Mniej chaosu operacyjnego, a więcej zrealizowanych zadań i dopiętych spraw.
