Jak wykorzystać Nozbe - prostą aplikację do zarządzania projektami i zadaniami - do zorganizowania prac nad systemami IT w organizacji pozarządowej. Szczegółowe case study - od początków wdrożenia, po wyzwania oraz celebrację efektów.
Koniec roku 2023. W natłoku przedświątecznych wydarzeń dzieje się coś szczególnie ważnego. Właśnie dostarczane jest 15756 paczek z prezentami dla podopiecznych Domów Pomocy Społecznej. Paczek przygotowanych przez rzesze Mikołajów, czyli zwykłych-niezwykłych ludzi, którzy dołączyli do Akcji Listy 2023 organizowanej przez Fundację Święty Mikołaj dla Seniora.
Tak duża grupa Mikołajów potrzebowała wsparcia niestrudzonych Elfów, a Elfy potrzebowały systemu IT do skoordynowania działań. I tu zaczyna się historia pewnego projektu, czyli przygotowania systemów IT do przeprowadzenia Akcji Listy w 2023 roku. Chociaż w tej historii było kilka trudnych momentów, to finalnie zakończyła się pełnym sukcesem. Głównie dzięki wykorzystaniu pewnego narzędzia do zarządzania projektami, ale o tym za chwilę.
Przygotowania, czyli jak to się zaczęło
Moja przygoda z Fundacją zaczęła się na kilka miesięcy przed grudniowym dostarczaniem prezentów. Na początku sierpnia ustaliliśmy cel działań i kroki do wykonania w obszarze IT.
Z perspektywy projektu, z którym przyszło nam się mierzyć, sytuacja była następująca:
- Systemy wspierające wolontariuszy funkcjonowały od kilku lat, jednak wymagały naprawy kilku błędów i wprowadzenia ponad 20 usprawnień.
- Akcja musiała wystartować 27 października. Data ta była nieprzesuwalna. Dawało to niecałe trzy miesiące na zrealizowanie projektu.
- W projekcie uczestniczyły trzy strony: Zespół Fundacji ŚMS, Wykonawca (firma masterdev) oraz koordynatorzy techniczni: Artur Guła (Project Makers) jako zarządzający projektem, ze wsparciem Marcina Zaworskiego we wdrażaniu zmian w części obszarów funkcjonalnych.
- Jak to często bywa, w Fundacji nie funkcjonował system do zarządzania projektami IT. Wymagane zmiany były opisane w arkuszu kalkulacyjnym.
- Co charakterystyczne dla NGO, wszystkie osoby zaangażowane w projekt uczestniczyły w nim w bardzo ograniczonym wymiarze czasu.
Wyzwania w zarządzaniu projektami dla NGO
Pierwszym wyzwaniem było ułożenie procesów i zaplanowanie przepływu informacji w projekcie. Miałem konkretny cel – ze względu na presję czasu i ograniczoną dostępność osób zasady współpracy musiały być proste i skuteczne.
Na starcie przyjąłem kilka założeń:
- Komunikacja będzie w większości asynchroniczna. Nie mamy czasu i możliwości, żeby organizować co chwilę spotkania.
- Narzędzie do zarządzania projektami musi być intuicyjne. Szkoda tracić czas na naukę i wdrażanie skomplikowanych aplikacji.
- Konieczne jest czytelne i bezobsługowe raportowanie postępów prac do różnych interesariuszy.
- Koszt narzędzia powinien być niski, najlepiej zerowy.
Wdrożenie Nozbe w Fundacji
Odpowiedź na powyższe wyzwania była prosta – wdrażamy Nozbe. I chociaż nikt z zespołu wcześniej nawet nie słyszał o Nozbe, to już po pierwszych dniach korzystania z narzędzia słyszałem wiele podobnych opinii. O tym więcej napiszę na końcu.
Teraz pokażę Ci, jak przebiegało wdrożenie.
Szkolenie z obsługi Nozbe
Wdrożenie Nozbe zacząłem od szkolenia z podstaw obsługi narzędzia. Jak myślisz, ile to trwało?
Zwykle wdrożenie nowego narzędzia zajmuje kilka godzin, czasem dni. Pokazanie, jak działa Nozbe i ustalenie, jak będziemy z niego korzystać, zajmowało około 15 minut! Po tym czasie osoby zaangażowane w projekt samodzielnie poruszały się już po narzędziu i zarządzały zadaniami. Nie były potrzebne dodatkowe szkolenia.
Struktura zespołów i projektów
Przygotowałem prostą strukturę w Nozbe, tylko dwa projekty:
- Development, do realizacji zadań programistycznych,
- Wewnętrzny, do wszelkich innych tematów.
Następnie zespół Fundacji utworzył własną przestrzeń w Nozbe. Dzięki temu, korzystając z funkcji współdzielenia projektów, mogłem udostępnić te dwa projekty osobom z Fundacji.
Takie rozwiązanie ma ogromną korzyść, bo współdzielony jest tylko konkretny projekt, dzięki czemu nie trzeba przejmować się widocznością pozostałych projektów na Twoim koncie, które mogą zawierać informacje poufne itp. Poza tym zespół Fundacji mógł zapraszać nowe osoby i zarządzać ich uprawnieniami.
Obecnie Nozbe umożliwia współdzielenie projektu tylko z jednym zespołem, dlatego Wykonawca dołączył do przestrzeni Fundacji, z dostępem tylko do projektu Development.
Dla odmiany, na czas trwania projektu Marcin dołączył do mojego zespołu w Nozbe. Jest to o tyle proste i wygodne, że w Nozbe można w dowolnym momencie zmieniać liczbę osób (czyli pakiet), co powoduje automatyczne przeliczenie długości trwania okresu abonamentu Premium. Po zakończeniu współpracy mogłem więc od razu wrócić do poprzedniej formy subskrypcji.
Struktura przestrzeni i projektów wyglądała więc jak poniżej.
Chociaż na pierwszy rzut oka diagram ten może się wydawać skomplikowany, to w praktyce zbudowanie takiej struktury zajmuje nie więcej niż kilka kliknięć.
Dzięki takiej konfiguracji zoptymalizowaliśmy koszty korzystania z Nozbe, ale do tego jeszcze wrócę.
Przekazywanie zadań do Wykonawcy (do developmentu)
Pomimo tego, że nasze zespoły współdzieliły dwa projekty w identyczny sposób, to administrator po stronie Fundacji mógł niezależnie nadawać uprawnienia poszczególnym osobom do obu tych projektów. W efekcie Wykonawca miał dostęp tylko do projektu Development. Dzięki temu mogliśmy ustalać szczegóły poszczególnych zadań w projekcie Wewnętrznym i dopiero gdy wszystko było gotowe, to przekazywać je do Developmentu. Przez to ograniczaliśmy szum informacyjny, a Wykonawca dostawał powiadomienia tylko wtedy, gdy faktycznie była potrzebna reakcja po jego stronie.
Warto podkreślić, że przenoszenie zadań pomiędzy projektami w Nozbe jest tak banalne, że wystarczą tylko dwa kliknięcia, żeby zadanie zmieniło projekt! Proces ten działał więc płynnie i sprawnie.
Aktualizowanie statusów zadań
A skąd Wykonawca wiedział, że ma się zająć danym zadaniem?
Albo, po czym zespół Fundacji poznawał, że coś zostało już zrobione i trzeba to przetestować?
Czy trzeba było się wczytywać w każdy komentarz?
Nie!
Z pomocą przyszły nam sekcje w Nozbe.
W projekcie Developerskim utworzyłem następujące sekcje, które działały jak statusy zadań:
Przesuwaliśmy więc zadania pomiędzy sekcjami, przypisując je jednocześnie do osób odpowiedzialnych za dany status. Na przykład:
Gdy wycena była zaakceptowana, przesuwałem zadanie do statusu: “Do Realizacji Dev” i przypisywałem do Wykonawcy.
Gdy Wykonawca rozpoczynał prace nad zadaniem, przenosił je do statusu “W Trakcie Dev” itd.
Komunikacja przez zadania
Razem z Nozbe wdrożyłem zasadę komunikacji przez zadania. Zadziałało od razu! Przez cały czas trwania projektu wymieniliśmy może kilka maili związanych z zadaniami. Nie używaliśmy żadnego komunikatora do omawiania treści zadań. W tematach technicznych zawsze ustalaliśmy szczegóły w Nozbe. Jeżeli pojawiały się dodatkowe prace - również lądowały w aplikacji Nozbe.
Takie podejście niezwykle ułatwiło końcowe raportowanie i podsumowanie prac.
Budowanie bazy wiedzy
Wszystkie użyteczne informacje, które nie były typowymi zadaniami, również zbierałem w Nozbe. W ten sposób powstawała baza wiedzy z informacjami na temat harmonogramu prac, planowanymi nieobecnościami, czy wskazówkami na temat konfiguracji systemu.
Raportowanie postępów
W trakcie trwania projektu nie przygotowywałem ręcznie żadnych raportów z prac. Informacje o tym, co jest w jakim statusie były wprost widoczne w projekcie developerskim. Przygotowywałem również zadania zbiorcze, w których budowałem checklistę z linkami do wszystkich zadań z danego obszaru. Jedno spojrzenie na taką checklistę pokazywało gdzie jesteśmy z realizacją projektu.
Na przykład:
Podsumowanie, czyli korzyści z wdrożenia Nozbe w NGO
Teraz najważniejsze, czyli efekty z wdrożenia tych wszystkich rzeczy.
- Wszyscy użytkownicy, zarówno “techniczni”, jak i osoby zupełnie spoza IT ocenili Nozbe niezwykle pozytywnie. Intuicyjność i łatwość obsługi były szczególnie doceniane.
- Przepływ informacji do konkretnej osoby lub całego zespołu działał perfekcyjnie. Każdy wiedział co, na kiedy jest oczekiwane do zrobienia. Bez szukania po mailach i komunikatorach.
- Wdrażane zmiany przechodziły płynnie przez kolejne kroki w cyklu życia. Przypisanie do konkretnej osoby, zmiana sekcji i uzupełnianie szacowanej czasochłonności wystarczyły, żeby precyzyjnie przekazać, co jest do zrobienia w kolejnym kroku. Bez żadnych spotkań statusowych, daily itd.
- Przygotowanie raportu końcowego było banalne. Wszystkie potrzebne informacje były w ukończonych zadaniach.
- Koszt wdrożenia Nozbe po stronie Fundacji był zerowy. Fundacja utworzyła darmową przestrzeń, a ja, jako użytkownik wersji Premium mogłem udostępnić projekty zespołowi Fundacji. Dzięki temu osoby z Fundacji mogły zapoznać się z Nozbe i ewentualnie w przyszłości również przejść na wersję Premium.
Powyższe utwierdziło mnie w przekonaniu, że Nozbe świetnie sprawdza się w zarządzaniu projektami dla NGO!
