Nozbe

Niektórzy całkowicie polegają na swoich kalendarzach: pracują nad zapełnianiem luk w swoich harmonogramach, minimalizują czas spędzany na spotkaniach i zadaniach i optymalizując różne procesy. A jeśli to nie wystarcza, aby podnieść efektywność naszej pracy?

W artykule opublikowanym w 2007 roku, Tony Schwartz i Catherine McCarthy omawiają wady zarządzania czasem. Ich zdaniem, jak piszą, czas jest zasobem ograniczonym. Energia to zupełnie inna historia. Dłuższe godziny pracy mają wpływ na Twoją produktywność, ale w odwrotny sposób niż myślisz.

Autorzy wyróżniają cztery podstawowe źródła życiowej energii: ludzkie ciało, emocje, umysł i duch (spirit). Aby zwiększyć jej poziom, musimy zatroszczyć się o wiele różnych aspektów naszego życia – również osobistego. Oczywistym wydaje się, że nasze zdrowie, relacje z innymi, a nawet warunki życia mają wpływ na nasze samopoczucie, zachowanie i pracę.

Nie wystarczy jednak sama świadomość tego, co jest ważne, a co nie. Potrzebne jest działanie. W zarządzaniu tymi wszystkimi aspektami i wykorzystaniu tego, co w Tobie najlepsze pomoże Ci Nozbe. Oto kilka wskazówek, jak się za to zabrać.

Ogranicz rozpraszacze

  • Zaplanuj czas na sprawdzanie poczty. Ile razy słyszałeś tę wskazówkę? Jestem pewien, że wiele. Ile razy próbowałeś wcielić ją w życie, zamiast sprawdzać każdą nową wiadomość? Za mało… Przejrzyj kalendarz i znajdź idealną porę na sprawdzanie skrzynki odbiorczej. Następnie trzymaj się planu. Nie zapomnij o przekierowaniu maili do Nozbe i przeczytaj nasze porady i wskazówki, które pomogą Ci odciążyć Twoją skrzynkę. Obejrzyj poniższy filmik poświęcony mailom i Nozbe:

Jeszcze jedna wskazówka związana z mailami: zastanów się nad całkowitym zaprzestaniem używania maili w Twoim zespole. Sami tak zrobiliśmy kilka lat temu.

  • Wyłącz powiadomienia. Obecnie wszystkie aplikacje wysyłają powiadomienia. Chcą nas zaangażować lub poinformować o aktywnościach i zdarzeniach. Prawda jest jednak taka, że większość z nich nie jest godna naszej uwagi. Dlatego, dla własnego dobra, powinieneś wyłączyć większość powiadomień. Jak wiesz, Nozbe też wyświetla powiadomienia. Zakładamy, że chcesz być informowany na bieżąco o tym, co dzieje się w Twoim zespole i projektach. Zawsze jednak możesz je wyłączyć. Raz na zawsze – lub na określony czas. Jeśli czujesz się przytłoczony liczbą powiadomień, przejdź do zakładki „Ustawienia”, a następnie „Powiadomienia”, aby je wyłączyć.

Turning off notifications

Większa moc dzięki kategoriom

  • Kategoryzacja według poziomu energii. Niektóre zadania wymagają pełnego skupienia (np. pisanie, strategiczne myślenie, projektowanie), inne są powtarzalne i łatwo je wykonać, nawet bez dodatkowej porcji kawy. Dlaczego więc nie skategoryzować ich według szacowanego wysiłku umysłowego? Bardzo podoba mi się system Chada Garretta, ale równie dobrze możesz stworzyć swoją własną skalę.

  • Użyj kategorii „Sport” dla aktywności fizycznej. Nie przez przypadek dodaliśmy w Nozbe ikonę „biegacza”. Większość z nas uprawia sport regularnie. Ty też powinieneś. Zaplanuj treningi i osiągaj cele przy użyciu dedykowanych kategorii. Jeśli lubisz biegać, możesz zacząć od naszych szablonów dla początkujących biegaczy.

  • Przy najważniejszych zadań stosuj kategorię „Żaba” lub „Pilne”. Jeśli intensywnie korzystasz z Nozbe, Twoje projekty mogą obejmować setki zadań. Prostym sposobem, aby mieć nad nimi kontrolę jest przeglądanie listy zadań każdego wieczora i wybranie tak zwanych „żab”. W skrócie, „żaby” to najważniejsze zadania, które musisz wykonać na początku dnia. Następnie przypisz do nich kategorię – możesz nazwać ją po prostu „żaba” lub jak tylko chcesz. Ja mam czerwoną kategorię „MIT” (z ang. Most Important Task, czyli najważniejsze zadanie) z ikoną wykrzyknika. Teraz wiesz, które zadania wykonać jako pierwsze!

categories

Miej projekty pod kontrolą

  • Współdziel projekty i deleguj zadania. Wykorzystaj potęgę pracy zespołowej i deleguj część zadań. W Nozbe to dziecinnie proste: wybierz osobę i opisz zadanie. Pojawi się ono na jej liście Priorytetów. Przygotuj się na na dodatkowe pytania i udzielenie pracownikowi niezbędnego wsparcia, ale jednocześnie pozwól wykonać mu zadanie po swojemu. Przeczytaj znakomite wskazówki Michaela Hyatt’a na temat sztuki delegowania.

  • Tygodniowy przegląd. Bez wątpienia tygodniowy przegląd to kluczowy element każdego systemu produktywności. Akurat w Nozbe testujemy nowy system pracy: co piątek cały zespół poświęca czas na podsumowania osobiste i firmowe, organizując swoje miejsce pracy, dokumenty i inne rzeczy i planuje kolejny tydzień. Zaczęliśmy kilka tygodni temu i już widzimy pierwsze pozytywne efekty. Spróbuj sam, a też je zobaczysz! Zacznij od wyboru jednego z szablonów do tygodniowych przeglądów dostępnych na stronie Nozbe.how. Na przykład ten:

Cykliczny przegląd mojego systemu
  • Dzienny harmonogram. Jeśli wybrałeś swoje „żaby”, jesteś w połowie drogi! Teraz pora znaleźć odpowiedni czas, by zająć się ich realizacją. Na naszym blogu znajdziesz post, w którym Michał opisuje swój sposób planowania – a właściwie odwrotnego harmonogramu połączonego z techniką Pomodoro. Możesz śmiało dostosować go do własnych potrzeb.

Zwiększ swoją motywację

  • Dlaczego chcę to osiągnąć? To pytanie powinieneś sobie zadać, zanim po raz drugi lub trzeci odłożysz wykonanie zadania na później. Poważnie – zadaj sobie to pytanie i spisz swoją motywację. Jeśli potrafisz znaleźć co najmniej jeden mocny powód, dodaj go w formie komentarza do zadania – istnieje większe prawdopodobieństwo, że je zrealizujesz, jeśli będziesz widział, dlaczego jest ono istotne. W przeciwnym razie, rozważ rezygnację z jego realizacji.

  • Ustawiaj terminy, nawet fikcyjne. Moim najtrudniejszym konkurentem do prześcignięcia jestem ja sam. Dlatego zadania powinny stanowić wyzwanie. Ograniczenie dostępnego czasu pomoże Ci skupić się na przejściu od planu do wykonania. Przynajmniej zadanie pojawi się na Twojej liście priorytetów i nie będziesz mógł go zignorować. Wskazówka: aby mieć kontrolę nad terminami, używaj widoku Kalendarza.

Wreszcie: bądź konsekwentny.

Jak powiedział Stephen Covey, żadna technika ani sztuczka nie będą skuteczne, jeśli najpierw nie popracujesz nad sobą. Tylko ćwicząc nawyki, ponosząc porażki i rozpoczynając je na nowo, będziesz w stanie przekształcić dobrą radę w nawyk. Wypróbuj jedną lub więcej wskazówek z powyższej listy przez co najmniej miesiąc i sprawdź, czy czujesz różnicę. Zawsze jest miejsce na poprawę :) Powodzenia!

Kuba
Social media manager w Nozbe. Pasjonat teatru i ciekawych historii. Uwielbia się uczyć.