Jednym z postów, które cieszą się największą popularnością na moim blogu jest ten poświęcony technice Pomodoro i metodzie Odwrotnego Harmonogramu. Omawiam w nim, jak połączyć technikę Pomodoro z metodą Odwrotnego Harmonogramu (ang. Unschedule Calendar) opisaną przez Neila Fiore w jego książce pt. „Nawyk samodyscypliny”. Od czasu napisania tego postu, znacząco ulepszyłem tę koncepcję i wymieniłem kalendarz papierowy na szablon w Nozbe, który sprawdza się jeszcze lepiej. Ta technika potrafi zdziałać cuda. Zacząłem ją stosować już dawno i od tamtej pory nie miałem praktycznie żadnego bezproduktywnego dnia. Dlatego, ostrzegam was - ta technika naprawdę sprawi, że staniecie się o wiele bardziej produktywni :-)
Czym jest „Pomodoro” i „Odwrotny Kalendarz”?
Pomodoro to technika poprawiania produktywności, która polega na ustawieniu czasomierza na 25 minut i pracowaniu nad określonym zadaniem do momentu aż skończy się czas. Wówczas robi się 5-minutową przerwę, a następnie powtarza czynność od nowa. Głównym założeniem tej techniki jest to, że wiedząc, że czasomierz tyka i ma się tylko 25 minut, praca przebiega lepiej, szybciej i w większym skupieniu.
Odwrotny Harmonogram to rodzaj kalendarza, w którym nie planuje się pracy lecz umieszcza się w nim wyłącznie spotkania a pomiędzy nimi - „przyjemności”. Nie planuje się w nim niczego poza tym. W ten sposób powstają wolne bloku czasu, które można zapełnić pracą. Zasada jest podobna jak w technice „Pomodoro” - kiedy wiemy, że ogranicza nas czas i mamy jeszcze tylko X godzin na wykonanie określonej czynności, pracujemy w większym skupieniu, a świadomość, że już tylko kilka godzin dzieli nas od „joggingu” motywuje nas do cięższej pracy i pozwala nam „zasłużyć” na nagrodę.
Mój szablon Pomodoro/Unschedule w Nozbe
Przejdźmy zatem do sedna, czyli wyjaśnienia, jak łączę obydwie techniki i wykorzystuję je w Nozbe.
-
Zacząłem od utworzenia nowego projektu w Nozbe o nazwie „Dziś” i zapełniłem go zadaniami - po jednym na każde 30 minut mojego dnia. Pierwsze zadanie to „6 - 6:30”, drugie „6:30 - 7”, trzecie to „7 - 7:30”… itd. Ponieważ mój dzień zaczyna się o 6 rano i kończy o 6 po południu, utworzyłem w sumie 24 zadania. W przypadku zadań, które powtarzają się regularnie, jak „śniadanie” czy „zaprowadzić córkę do szkoły” - umieszczam ich opisy w nazwie zadania, gdyż powtarzają się one codziennie o tej samej porze.
-
Następnie, otworzyłem pasek boczny (i) i utworzyłem szablon z tego projektu, który nazwałem „Dziś”. Następnie, oznaczyłem wyjściowy projekt jako ukończony, aby usunąć go z mojej listy projektów.
-
Teraz codziennie rano wchodzę do moich szablonów w Nozbe, otwieram szablon „Dziś” i tworzę z niego nowy szablon z aktualną datą - np. „4 sierpnia” - w ten sposób projekt jest automatycznie umieszczany na czele listy projektów. Możecie to zobaczyć na poniższym zrzucie ekranu:
Po utworzeniu projektu, modyfikuję go, a następnie używam go co 30 minut.
A oto, jak modyfikuję projekt „Dziś” i go realizuję:
-
Kiedy mam spotkanie, dodaję do zadania kategorię „Spotkanie”. Czasami nawet dodaję ją do nazwy zadania. Do zadań dodaję również kategorie takie jak „sprawy do załatwienia” czy „sport”. Często oznaczam również te 30-minutowe bloki czasu za pomocą kolorów, co daje mi lepszy obraz mojego dnia.
-
Po skończeniu pierwszego zadania, oznaczam je jako ukończone. Przypuśćmy, że nieco zaspałem i zacząłem dzień trochę później niż zwykle. Jest już 6:35 więc oznaczam zadanie „6-6:30” jako ukończone i przystępuję do planowania mojego dnia. O 7 rano wracam do projektu, otwieram zadanie „6:30 - 7” i dodaję do niego komentarz, na przykład: „Zaplanowałem dzień, wypiłem kawę” i oznaczam zadanie jako ukończone.
-
Po każdym „Pomodoro”, czyli każdym półgodzinnym bloku czasu powtarzam cały proces od nowa… Jest 7 rano. Otwieram pozostałe zadania w Nozbe i zajmuję się tym, co mam do zrobienia. O 7:30 wracam do projektu, dodaję komentarz do zadania „7 - 7:30” z krótką informacją o tym, co udało mi się zrobić w tym czasie, oznaczam je jako ukończone i wracam do pracy.
Kilka wskazówek: komentarze i aplikacje
Nie zawsze dodaję komentarze. Szczególnie w przypadku czynności, które wykonuję regularnie, jak śniadanie z rodziną. Odkryłem jednak, że dodawanie komentarzy jest bardzo przydatne. Przypomina ono prowadzenie pamiętnika. Kiedy mam luźniejsze pół godziny, zapełniam je, pisząc komentarze i staram się jeszcze lepiej wykorzystać kolejne pół godziny. To pomaga mi utrzymać wysoki poziom motywacji i produktywności.
Używam czasomierza, a na Macu aplikacji Tadam napisanej przez jednego z naszych programistów - Radka.
Na marginesie: o tej technice rozmawialiśmy z Radkiem w 6 odcinku naszego podcasta, dlatego zachęcam do posłuchania go.
Produktywnego tygodnia!
Mam nadzieję, że ten post zainspiruje was do tego, by rozpocząć kolejny tydzień bardziej produktywnie. Gorąco zachęcam was do wypróbowania szablonów w Nozbe i używania ich w połączeniu z techniką „Pomodoro” i „Odwrotnym Harmonogramem”, by spędzać czas jeszcze produktywniej - pamiętajcie tylko, aby zostawić trochę miejsca na „przyjemności”. Zasługujecie na to!
- Michał Śliwiński, CEO i założyciel Nozbe
