Dziś będzie o “zadaniowym pingpongu”. Nazwaliśmy tak modelowy proces pracy nad projektami w niemal każdej aplikacji do zadań i komunikacji. Sprawdź, jak skutecznie realizować zadania w zespole.
W “zadaniowym ping-pongu” chodzi o to, aby:
- komunikacja poprzez zadania była skuteczna i płynna;
- działać skutecznie z poszanowaniem zasad komunikacji asynchronicznej
- móc - jeśli jest to konieczne ze względu na specyfikę pracy - używać Nozbe (lub innej aplikacji do zarządzania zadaniami i projektami) jako czat lub komunikator.
Ping-pong zadaniowy - jak szybko realizować zadania
Prosta struktura w aplikacji Nozbe opiera się na projektach wypełnionych zadaniami, w których za pomocą komentarzy współpracujemy i gromadzimy informacje i materiały konieczne do realizacji danej sprawy.
Weźmy przykład:
Zespół XYZ pracuje nad projektem “Organizacja gali jubileuszowej w Warszawie”. Jednym z wielu zadań, jakie współpracownicy muszą wykonać, aby gala się udała, jest:
Zarezerwować salę
Odpowiedzialny za to zadanie jest Alex, który znalazł świetną miejscówkę i w komentarzu przedstawia ją swojej przełożonej, Annie:
Znalazłem świetne miejsce @Anna . Sala ma 200 m kw, posiada sporą scenę, niedaleko jest parking.
Adres: Ul. Różowawa 44
Załączam zdjecia.
Aby uzyskać feedback od szefowej musi zwrócić jej uwagę. Może albo @wspomnieć ją w komentarzu albo przypisać jej to zadanie. W obu przypadkach w widoku Przychodzące Anny pokaże się informacja, że w tym zadaniu potrzebna jest jej pomoc.
Po klinięciu w zadanie w widoku Przychodzące, Anna wyświetli zadanie, odczyta komentarz Alexa i odpisze:
Znam tę salę - niestety nie jest odpowiednia, ponieważ nie ma tam możliwości wjazdu na wózku inwalidzkim, a kilka z zaproszonych osób porusza się na wózkach. Poszukasz jeszcze? Może dawne kino na ul. Zielonkawej? @Alex
Aby Alex odczytał wiadomość, Anna ponownie musi albo oddelegować mu zadanie albo wspomnieć go w komentarzu.
Tym razem w widoku Przychodzące Alexa pojawi się informacja, że Anna mu przypisała zadanie Zarezerwować salę albo, że Anna wspomniała o nim w komentarzu do tego zadania.
W ten “pingpongowy” sposób, Anna i Alex w końcu dojdą do porozumienia i wynajmą odpowiednią salę.
Nozbe jak czat?
Aby dyskusja w komentarzach do zadania przebiegła szybko, i aby Nozbe zyskało poniekąd funkcję czatu, warto w ⚙️ Ustawieniach aktywować powiadomienia Push dla sytuacji, gdy:
- ktoś przypisze Ci zadanie i
- kiedy ktoś wspomni o Tobie w komentarzu.
Powiadomienia (o ile nie zablokowałeś/-aś tej opcji na swoim urządzeniu) pojawią się na smartfonie i komputerze lub ipadzie - zależy na których z nich masz zainstalowaną najnowszą wersję aplikacji Nozbe.
Wielu z klientów Nozbe, ze względu na specyfikę pracy, narzuca takie właśnie ustawienia w swoich zespołach, aby przyspieszyć komunikację i mieć pewność, że dyskusja w komentarzach do zadań będzie przebiegała bardziej synchronicznie i po prostu szybciej.
Jeśli bardziej niż szybkość cenisz sobie skupienie i pracę zupełnie asynchroniczną, wystarczy, że umówisz się z zespołem, że regularnie - kilka razy dziennie będzie sprawdzać i “zerować” swoje Przychodzące. Dzięki temu żadna wiadomość lub prośba o feedback nie pozostanie bez odpowiedzi.
Obejrzyj, jak ping-pong zadaniowy działa w praktyce
Mamy nadzieję, że ten wpis okaże się przydatny i usprawni Twoją pracę. Jeśli masz jakieś pytania, daj znak w komentarzu. Dzięki!
