Twierdzisz, że znasz wszystkie funkcje Nozbe? Zobaczmy! Nie Ma Biura

Obejrzyj lub wysłuchaj tego odcinka - może się okazać, że są opcje w Nozbe, do których nie udało Ci się jeszcze dotrzeć. Magda i Michał omawiają nieoczywiste funkcje w aplikacji.

Czy na pewno znasz wszystkie opcje w Nozbe? W 65 odcinku Michał i Magda pokazują swoje ulubione funkcje, które mogą zmienić Twój sposób pracy.

Dowiesz się m.in. jak można filtrować zadania, korzystać z Ulubionych, czy udostępniać pojedyncze zadania osobom spoza projektu!

Nie przegap tego odcinka – to prawdziwa gratka dla każdego użytkownika Nozbe!

🎧 Słuchaj podcastu Nie Ma Biura - tym razem o szybszym wykonywaniu zadań

⭐️ Oto główne tematy tego odcinka podcastu o produktywności, mądrej pracy i technologii

Jak zobaczyć wszystkie zadania danej osoby w jednym miejscu?
Filtrowanie i sortowanie zadań - level master
Zapisywanie filtrów, czyli dodawanie do Ulubionych
Tagi w Nozbe - prywatne, publiczne, związane z GTD i in.
Zmniejszenie liczby zadań w widoku Aktywność i obserwowane projekty
Przypomnienia
Zadania powtarzalne - level master
Udostępnianie zadania osobie, która nie ma dostępu do danego projektu
Przesyłanie zadań do Nozbe mailem - sztuczki!

👀 Możesz też nas oglądać

🎙 Subskrybuj nasz podcast i sprawdź, jak pracować mniej a lepiej

🟣 Apple Podcasts

🔵 Google Podcasts

🟢 Spotify

🟡 RSS

🟠 Overcast

🔴 Pocket Cast

🙋 Prowadzący:

Magda Błaszczyk: nozbe.pl/magda
Michał Śliwiński: nozbe.pl/michael

📝 Notatki do odcinka

🟣 Znajdź nas w sieci

Strona “Nie ma biura”: niemabiura.pl
Bądźmy w kontakcie na Facebooku /NozbePoland
Obserwuj nas na Instagramie @nozbe

💜 (D)oceń nas

Jeśli doceniasz nasze starania, mimo że czasem nie jest idealnie 🙈, dodaj opinię na Apple Podcasts lub na innej platformie, na której nas słuchasz.

Transkrypcja odcinka

Dzień dobry. Słuchajcie, to już 65 odcinek podcastu naszego. Dzisiaj będziemy bardzo praktycznie mówić i tylko o Nozbe. Więc jak ktoś nie lubi Nozbe, to może już nas wygasić. Więc tak, dzisiaj będzie praktycznie, bo dzisiaj będzie o funkcjach Nozbe, ale też przy okazji funkcji Nozbe sprzedamy dużo trików produktownościowych, więc to zawsze one są powiązane jedno z drugim, więc to nie jest tak co Magda powiedziała, że jak tylko o Nozbe to to to to to znaczy, że nie warto słuchać, bo nawet jeżeli nie używacie Nozbe to możecie poznać jak po prostu działamy, w jaki sposób do pewnych rzeczy podchodzimy, jak nam wygodniej funkcjonować, a przy okazji oczywiście będziemy opierali się właśnie głównie o funkcje Nozbe, także ale dlaczego Magda, dlaczego w ogóle taki temat? Dlaczego? Bo w zasadzie Nozbe jest podstawą naszego działania i każdy z nas rozmawia z naszymi użytkownikami i patrzymy też ucząc się i chcąc usprawniać naszą aplikację, jak ludzie jej używają. I mniej więcej raz na tydzień doznajemy szoku, ponieważ okazuje się, że ludzie, którzy naprawdę na co dzień używają aplikacji, nie wiedzą, nie udało im się jeszcze dotrzeć samodzielnie do funkcji, które dla nas są oczywiste i których my na przykład używamy na co dzień. Więc postanowiliśmy dać troszeczkę wam takich wskazówek i odkryć to, co może nie jest aż tak oczywiste. My to, jakby tak to zauważyłem nawet w zeszłym tygodniu, w zeszłym tygodniu nagrywałem vloga, promującego Nozbe, mieliśmy Black Friday, więc generalnie było tak, że podczas vlogu miałem przygotowane pięć takich sekretnych funkcji, które chciałem ludziom zdradzić i okazało się, że podczas pokazywania tych funkcji, osoby, które były na tym live’ie, to spytały się, a to można też, a to można też, bo ja tak przy okazji, jakby tych punktów, których robiłem, robiłem też coś innego, bo to było takie, wiecie, demo normalnie pokazywane i po prostu ludzie, a ta funkcja też tak można, a tutaj można tak kliknąć i po prostu nagle okazało się, że dokładnie tych małych funkcji jest sporo. No bo o co chodzi? Chodzi to, że Nozbe ma być proste, ma być proste do używania, więc i zawsze mówimy o tej prostej strukturze, projekty, zadania, komentarze i generalnie my mówimy o tym, że to wystarczy. Jak masz projekty, które współdzieli zespołem, masz rozpisane to na te projekty na zadania i w tych zadaniach masz komentarze, gdzie się komunikujecie, to już w ogóle 10 % zwycięstwa, to już wyraliście internet. No ale oczywiście Nozbe ma w sobie ukryte fajne funkcje czy fajne takie smaczki, które powodują, że potem po prostu pracuje się jeszcze przyjemniej i jeszcze łatwiej, bo naszą właśnie ideą jest to, żebyśmy nigdy nie zatracili tego, że jak ktoś nowy przychodzi do Nozbe, to po prostu widzi mnóstwo funkcji i nie wiatrz czego zacząć. Więc idea tej struktury, projekty, zdania komentarze musi zostać, żeby ona właśnie była prosta i to jest problem. Czasami, że czasami ludzie zostają z tym i jakby nie kusi ich szuka dalej.

Nie szukają więcej. dokładnie. Pomimo, że mamy super help page, nozbe.help/pl , mamy ogromny help page, gdzie tam jest wszystko opisane i tak dalej, ale mimo wszystko ludzie tego nie odkrywają. Więc dobra, no to co? Możemy zaczynać. Pierwszy taki punkt, który w sumie ludzie chcieliby mieć, ale nie mają pomysłu jak do niego dotrzeć, to jest to, jak zobaczyć wszystkie moje zadania w jednym miejscu. Nie tak, żebym musiała wchodzić do każdego projektu osobno i patrzeć na swoje zadania, tylko żeby one były wyświetlone tak z lotu ptaka w jednym widoku. Nie ma nic prostszego. W Nozbe wystarczy zeskrolować na sam dół pasek boczny, wejść do funkcji, która się nazywa członkowie przestrzeni. Jest to bardzo polska nazwa, członkowie przestrzeni. I tam wybrać siebie. I voila, mamy wszystkie swoje zadania wyświetlone, jedno po drugim wedle projektów, Ale w jednym miejscu. I teraz uwaga. Manager we mnie się odzywa, który podpowiada innym managerom i innym szefom firm. Kontroluj. Nie kontroluj, ale patrz, co się dzieje. Więc po pierwsze możesz w tym widoku swoich zadań, możesz ten widok przefiltrować, czyli możesz stwierdzić. Ok, pokaż mi tylko takie projekty, albo z takiej grupy, albo z takim datą ważności, albo wszystkie, które są do konkretnej daty, czyli na przykład przeterminowane i na przykład na kolejne trzy dni. Więc na przykład to jest super, żeby popatrzeć, gdzie ja trochę jestem z tyłu. I co więcej, ten sam superpower masz dla wszystkich innych, czyli możesz zamiast kliknąć na siebie, możesz kliknąć na przykład na Magde i zobaczyć, co Magda ma wszystko do zrobienia. - Ile ma przeterminowanych? - Ile ma przeterminowanych, gdzie ona na wala. I możesz tam dodać bardzo ładne, grzeczne, pasywno agresywne komentarze. Więc generalnie to jest to jest bardzo prosty sposób, żeby naprawdę przejrzeć, co się dzieje w zespole i też wtedy też ładnie widać na przykład, czy czemu Magda ma 338 tasków, a inna osoba ma 13, Jakby co to się dzieje, czy ktoś nie jest przeładowany, czy ktoś nie ma za dużo, ktoś nie ma za mało, więc to jest ten widok w członkowie dyspołu, nie wiem, w członkowie przestrzeni, przepraszam, to się nas nazywa. - Przez przestrzeni. - Musimy to zmienić chyba tą nazwę. No ale to też, jakby jak Wam się na co nie podoba, to dajcie się znać w komentarzach. W każdym razie, jak tam wyjedzie, to jest lista osób wszystkich, którzy są w danej właśnie przestrzeni w nozmi i tam naprawdę można na siebie kliknąć, na każdą osobę I uwaga, co więcej, jeżeli do tego widoku wracacie i ten widok jest dla was użyteczny, można, jak się wejdzie na ten widok, jeszcze kliknąć na górę, tam na takie trzy kropki, czyli ustawienia tego widoku i można dodać go do ulubionych. Ale ty Michał wybiegasz, już zrobiłeś na trzeci punkt, już zdradziłeś, a ja jeszcze chciałam opowiedzieć o tym No dobra, to kontynuuj o ludziach, że to nie jest tak, że tylko na przykład właściciel przestrzeni albo administrator, albo ta osoba, która opłaca subskrypcję Nozbe może zaglądać do widoku innych użytkowników. Każdy może spojrzeć na pracę swoich kolegów. To nie jest tylko jakieś uprawnienia admina czy coś takiego. Także możecie z powodzeniem zerknąć sobie kurczę. Kurczę, no pamiętam, że np. Andrzejowi delegowałam jakieś zadanie, a on mi jeszcze go nie zrobił i więc wchodzę sobie właśnie do zadań tego Andrzeja i szukam tego zadania, któremu kiedyś delegowałam, jeżeli nie potrafię go tego zadania w inny sposób. Albo właśnie tak jak mówi Michał, żeby nawet można swojego szefa podejrzeć. Ja czasami jak Michał gdzieś tam długo się nie A to sobie patrzę i lątam ma i trzyma dużo przeterminowanych, czy mamy się martwić, czy nie. Więc naprawdę każdy może każdego podejrzeć. I mam nadzieję, że bez jakichś złych motywacji, tylko właśnie w celu usprawnienia pracy i ulepszenia współpracy. I oczywiście szanujemy prywatność. To znaczy ty widzisz moje zadania, które są w projektach, do których ty masz dostęp. Jeżeli ja mam Jako wyzadania w projektach, gdzie ja mam tylko dostęp i nie masz tego dostępu, no to ty się tych zadań nie widzisz i to działa w obie strony. Tak samo ja jako szef widzę twoje zdania w projektach, do których ja mam dostęp. Oj tak, to jest bardzo ważne. Jeżeli ja sobie w Nozbee utworzę taki mój prywatny projekt z kłódeczką, w którym sobie będę zapisywana wizyty lekarskie, czy jakieś swoje po prostu plany prywatne, bo też oczywiście tak można i do tego zachęcamy, to nawet admin, właśnie nawet ta osoba, która nam funduje, no zbibłacie subskrypcję, nie ma absolutnie do nich dostępu. No właśnie, i tutaj rozjeżdżamy się, że ty nie powinnaś tych prywatnych fizycy lekarskich mieć w przestrzeni, w której pracujemy. Ty powinnaś sobie dodać twoją własną przestrzeń, bo możesz, będąc członkiem naszej przestrzeni opłaconego konta, może dodać sobie osobną przestrzeń, prywatną, darmową do trzech projektów i trzech osób, gdzie możesz te prywatne zadania, takie prywatne, prywatne zapisywać. I wtedy w ogóle do tej przestrzeni nikt nie ma dostępu poza tobą. Co więcej, do tej przestrzeni możesz zaprosić swoją partnerkę, partnera, jakby można zaprosić swoją drugą osobę na przykład. Mówię, to jest do trzech osób i trzech projektów, więc taka mała przestrzeń osobna jest świetna do zarządzania prywatnymi z prywami właśnie nawet z partnerem, z partnerką właśnie, z żoną, mężem. Takiego wizualnego oddzielenia tego życia pracowego od życia prywatnego. Jednym klikiem wtedy po prostu usuwamy robotę i przenosimy się do naszych spraw prywatnych. Ja się przyznam, że ja jestem minimalistką I ja lubię mieć w jednej przestrzeni, natomiast ja do tego używam grupę, stworzyłam sobie grupę projektów Magda prywatne i tam mam kilka swoich projektów, takich właśnie prywatnych tajnych skódeczką i wolę mi z to w jednym miejscu. Wole mi z to w jednym kalendarzu, w jednych przychodzących, jakoś na razie jeszcze w ten sposób funkcjonuje. No nie, no ja właśnie mam tak, że ja mam osobą przestrzeń właśnie z żoną, nie, bo my na przykład właśnie jak organizujemy wyjazdy wspólne, to do tego na zbiście świetnie nadaje, że po prostu w ogóle ten na prywatnej przestrzeń można mieć jeden szablon, więc mamy szablon nasz do podróży, który po prostu twikujemy na stałe i jak za każdym razem jak wyjeżdżamy gdzieś, a my lubimy podróżować, nawet jak wyjeżdżamy na weekend, To robimy po prostu to z szablonu, gdzie tam mamy listy rzeczy do spakowania. Jeżeli jedziemy na weekend, to oczywiście to część zaraz jest nieralewantnych, to po prostu sobie je kończymy szybko. Ale generalnie idea jest taka, że dzięki temu, jak moja żona Ewa Ina się pyta mnie, a czy to zamówiła, czy ten bilet jest, ale wszystko jest z Nozbe. Wszystko jest w naszym projekcie od danego wyjazdu. I zawsze na końcu tego projektu właśnie jest jakby, no działamy podobnie właśnie jak w Nozbe z projektem podcastów, że po prostu, że mając szablon, gdzie nigdy nie zapomnijmy, co trzeba wziąć na podróż, mamy na końcu zdanie, żeby wszystko jakby powodzi do domu, czy wszystko zostało jakby nieposprzątane i potem zamykam projekt i tyle, nie? I bo to ograniczenie w darmowych projektach, w darmowym Nozbe czy w tej przestrzeni, takiej, którą można używać jako prywatnej, jest takie, że do trzech aktywnych projektów. Więc jeżeli projekty już są zakończone, no to zwalna się miejsce na kolejne, nie? Więc tak naprawdę ja uważam, że to darmowe konto do trzech projektów i trzech osób dla rodziny, szczególnie dla pary, to jest najważniejsze na takie bieżące tematy. Oczywiście, jak potrzebują więcej, mają więcej tematów, nie wiem, Jeżeli robicie jakąś prywatnie, jakąś przebudowanie mieszkania czy coś takiego, to rzeczywiście wtedy lepiej wykupić premium nawet dla siebie, dla rodziny. Natomiast jeżeli do takiego funkcjonowania, nie zapominania o rzeczach bieżących, to w zupełności wystarczy. A jednocześnie jest to tak jak powiedziałaś, oddzielenie taką krechą państwa od kościoła. Czyli jakby jesteśmy poza firmą, jesteśmy własnym, ważnej przestrzeni. Więc to jest coś takiego, co mi się wydaje, że my musimy jeszcze w samym interfejsie Nozbe bardziej zareklamować, żeby ludzie właśnie widzieli, że można tak zrobić, można fajnie oddzielić zadania, funkcjonować tak samo efektywnie, jak w Nozbe, ale prywatnie. Tak, i zasada polega tak jak już powiedziałe, że jeżeli ktoś wykupił sobie konto premium lub należy do zespołu, który ma wykupione Nozbe premium, może sobie założyć, nie tylko ta osoba, która właśnie płaci fakturę, ale każdy uczestnik przestrzeni może sobie swoją prywatną, tą gratisową przestrzeń utworzyć. Dobra, to teraz możemy już iść dalej i powiedzieć jeszcze troszeczkę o tym filtrowaniu w widoku moich zadań, albo w czyich zadań i tak samo filtrowaniu w kalendarzu. To filtrowanie jest ukryte w prawym górnym rogu pod taką lupką, z trzema kreskami i niektórzy w ogóle do niej nie docierają, albo myślą, że to jest, nie wiem, jakieś ornament. Tak, ornament. I tego nie używają. Natomiast jak tam się wejdzie, naprawdę jest bardzo szeroki wachlarz opcji, jak można sobie przefiltrować, czyli zmienić widok tak naprawdę. Jak Jesteśmy w jakimś widoku, to widzimy wszystkie zadania, a żeby wybrać te, które chcemy zobaczyć, właśnie używamy tej funkcji. I tam można filtrować i sortować. I przefiltrować można właśnie po jakichś kwestiach związanych z czasem, po tagach, po osobach. Naprawdę do wyboru do koloru zachęcamy, żeby sobie to przejrzeć, przećwiczyć i nie bać się wejść do hasła, gdzie jest dane więcej, bo tam kryje się jeszcze więcej niespodzianek. Właśnie to, o czym powiedział Michał. Tak, właśnie to menu filtra jest tak zrobione, że te filtry najbardziej oczywiste są najbardziej widoczne, ale jak jest kliknie się na menu więcej, to właśnie można robić na taki filt bardziej zaawansowany, typu na przykład “Pokaż mi zadania do konkretnej daty”. Albo od konkretnej daty. Albo od konkretnej daty. Dokładnie, bo to jest bardzo, bardzo przydatne. Tak jak mówię, szczególnie podczas przeglądu tygodnia w piąteczki zachęcam na przykład zobaczyć zadania do końca, do przyszłego piątku. I w tym momencie widzisz, co masz przed sobą do zrobienia, jakby inaczej, do czego się zakomitowałeś, do czego się zdeklarowałeś, czy zdeklarowałaś, że zrobisz do końca przyszłego tygodnia i wtedy możesz zobaczyć, ej chwila, ja tego w przykładu nie mogę zrobić, albo ja na to nie będę miała czasu, bo coś innego, więc to jest bardzo, bardzo fajne i druga rzecz też bardzo dobra, bo ogólne wyszukiwanie w Nozbe działa bardzo sprawnie, to w ogóle te wyszukiwanie można kliknąć i wpisywać, to działa bardzo dobrze, ale w tej opcji filtrów też jest wyszukiwanie, czyli np. jak mamy długą listę zadań, np. mamy taki projekt pomysły na poprawki w Nozbe. I macie pomysły na poprawki? W nocy mamy bardzo dużo i one się nie kończą i dodajemy kolejne i dzięki ważnym zgłoszeniom mamy kolejne pomysły na poprawki. Także jeżeli wy widzicie jak my co dwa tygodnie, co tydzień, co trzy tygodnie w zależności od tego kiedy Kamil da radę, wypuszczamy nową wersję nocmi, to zawsze są jakieś dodatkowe poprawki i tych poprawek mamy, mówię wam bardzo dużo, to są 200 czy 300 zadaniem z tym projekcie. Jest w tym momencie jak ja chcę sprawdzić czy wszyt Wszedł poprawek, jest ta poprawka, jest ten pomysł, to po prostu wchodzę do tego projektu, daję filtr i w tej lupie tam wpisuję konkretny filtr zadań na przykład. Na przykład, to jest fajne, bo poprawki na przykład mnie interesują, ja używam iPad ‘a, czyli kwestia iPad ‘owy albo iOS ‘owe. Więc ja wpisuję iOS albo iPad i wtedy widzę wszystkie zdania z poprawek w temacie iPad ‘a albo iOS ‘a. I wtedy widzę, to, że zostało zgłoszone, to nie jest zgłoszone. I w tym momencie mogę coś dodać, albo mogę coś skomentować, na przykład. Mi się często po prostu zdarza, że ja znajdę jakiś błąd. Miejsce, gdzie wolałbym, żeby było inaczej, więc wchodzę do tego projektu i wtedy widzę, na przykład, że Kami już to napisał i zgłosił, ale ja dodaję do dodatkowych komentarz, do dodatkową sytuację, gdzie to widziałem, albo do jakby kontekst, żeby uprosić po tym programistom poprawę tego, więc takie przeszukiwanie zadań w danym widoku też ten to menu, ten ornament tej lupy z kreskami pomaga, żeby właśnie odkryć i to fajne jest to, że właśnie on filtruje jakby te zadania, czyli tak powiedziałem, jak wpiszę iPad to wszystkie zadania, które mają iPad w nazwie zadania mi się zostaną, wtedy mogę sobie nie przeklikać i zobaczyć, czy to są te zdania, które mnie interesują. Dokładnie. No i następnym krokiem, po tym właśnie w przefiltrowaniu jakiegoś widoku, to jest też to już co, co, co Michał za szybko tutaj zdradził ten, ten, ten mały spoiler, że to wszystko można sobie w pewien sposób, jest czy dosyć uproszczony, ale można to sobie zapisać, czyli jeżeli bardzo często właśnie chcemy zaglądać do tego widoku iPad czy iOS, czy akurat teraz piszemy jakiś raport na temat pracy naszego pracownika, Andrzeja, w najbliższym tygodniu, to wtedy przefiltruwujemy to, co chcemy, a następnie na samej górze przy nazwie widoku, w którym jesteśmy, wchodzimy do menu z trzyma kropeczkami i tam serduszkujemy, czyli wybieramy opcję serduszka, co znaczy, że ten widok zostanie na tym konkretnym urządzeniu, gdzie jesteśmy. To jest ważne, lokalnie dodane do ulubionych. Tak, i te filtry działają lokalnie na danej wersji aplikacji, czyli na przykład jeżeli ja na iPhone ‘ie mam dodanego Andrzeja do lubionych, a na komputerze, wtedy na komputerze też mam go w ulubionych, to działa tak samo, ale jeżeli w komputerze go przefiltrowałem po jakimś tam parametrach, to ten filtr się nie sychronizuje, czyli na telefonie ciągle widzę wszystkie zdania Andrzeja, albo mogę ustawić sobie jeszcze inny filtr, dzięki temu mogę porównać sobie dwa filtry i popatrzeć sobie, jakie zdania mi wyjdą. To jest celowo zrobione, żeby właśnie by było sobie chwilowo ustawić i niedestrukcyjnie, więc to jest bardzo, bardzo wygodne. Dlatego zachęcamy do tego, żeby korzystać z tego widoku wszystkich zadań, szczególnie podczas przegądu tygodnia, żeby popatrzeć sobie na wszystkie zdania z Lutu Plaka, ile masz do zrobienia, do czego się zobowiązałeś, jak można Gdzieś się odwiązać z pewnych rzeczy, a jednocześnie też zwrócić uwagę, kto ile ma zadań do zrobienia. Dokładnie. No a jeśli chodzi o to dodawanie do ulubionych, o którym mówiliśmy, to też nie jest oczywista rzecz. Ja zawsze kiedy prowadzę konsultacje i jakby tam pomagam implementować, to zawsze mówię, że niektóre projekty możemy dodać do ulubionych, bo już nie chcę się zagłębiać dalej, ale do ulubionych tak naprawdę można dodać praktycznie każdy widok w Nozbe. Mogę sobie do ulubionych właśnie dodać to, co mówiliśmy. Moje własne zadania. Mogę sobie do ulubionych dodać jakiś tag, który najczęściej, z którym zadania najczęściej wyszukuje albo używam. Naprawdę wiele rzeczy można dodać do ulubionych. to nie jest tylko do projektów. No właśnie, i tutaj przechodzimy płynnie do kwestii tagów. Takie są ciągle rzeczą, która jest zupełnie opcjonalna. To jest jakby level master. Tego nie trzeba używać w Nozbe, ale tagi mają tą fajną funkcję, że one grupują zadania z różnych projektów właśnie po tagu. I to jest bardzo przydatne w w takich sytuacjach. Oginalnie w książce “Getting Things” z Dan Davida Alena takimi tagami on nazwał do konteksty, czyli na przykład wszystkie rozmowy telefoniczne, które muszę wykonać, to oznaczam tagiem czy tam kontekstem telefon. I w tym momencie, jak sobie wejdę na ten telefon, to widzę wszystkie telefony, które muszę wykonać z różnych projektów. Więc to się bardzo, bardzo przydaje, albo na przykład Nie wiem, wrzucamy, nie wiem, można otagować na przykład social media, nie? I klikamy social media i widzimy wszystkie wpisy social media, które musimy zrobić w różnych projektach, nie? Tak, żeby to względem z amachem wszystko zrobić. To się bardzo przydaje, już mieliśmy o tym odcinek, o baczowaniu zadań, czyli jakby kolejkowaniu zadań podobnego typu, nie? I to jest bardzo, bardzo przydatne, ale tagi mają jeszcze kilka fajnych, ciekawych funkcji. To znaczy z tagami można robić naprawdę równe leczy. To prawda. Możecie sobie wrócić właśnie do tego, o czym mówiliście. Natomiast jeśli chodzi o ten widok ulubiony, związany z tagami, to ostatnio miałam rozmowę z panem, który mówił mi, że on by chciał jednym kliknięciem zobaczyć swoje zadania, które mają właśnie tak telefon, bo ten pan był chyba agentem nieruchomości i musiał ciągle dzwonić do tych swoich klientów, żeby informować, czy wypytywać, czy mieszkanie nadal jest na wynajem, czy nadal coś tam jest, są zainteresowani. I miał ustawiony, że on musi to robić codziennie, ale czasami nawalał i zalegał jakby z jednym dniem dzwonienia. I on chciał, żeby mógł wyświetlić sobie wszystkie swoje zadania z tagiem telefon i datą właśnie jest przeterminowane plus na dzisiaj. I to jest właśnie te oficjowanie, tak? Musi sobie wejść do swoich zadań, wybrać wszystkie z tagiem telefon i jeszcze nacisnąć tak więcej, a następnie dodać do jakiejś daty, czyli do dzisiaj. I wola, dodaję sobie to, to ulubionych i na tym komputerze dopóki jakby nie, nie, nie wyloguje się z Nozbe. Za każdym razem będzie mógł to ulubionych wchodzić i tam będzie miało właśnie tę serię, ten widok z zadaniami do zatelefonowania, spreterminowane i na dzisiaj. Tak że tak można. Tak i właśnie tagi w ogóle działają bardzo fajnie w Nozbe, że tagi mogą być prywatne i publiczne, w cudzysłowie, czyli dostępne dla wszystkich członków zespołu, członków przestrzeni I z jednej strony prywatny tag. I na przykład ja często mam takiego taga, że muszę sprawdzić coś kogoś, więc po prostu jak kogoś tam proszę o coś, to albo ustawiam sobie przypomnienie, żeby to przyszło do mnie, wycięło do mnie zdanie, albo właśnie ustawiam taga do sprawdzania później. I potem, i w jednym widoku do sprawdzania, widzę wszystkie rzeczy, które muszę sprawdzić, które zleciłem, bo dużo osób o to pytało, jeżeli jakąś zlecę, to gdzie ja to potem zobaczę? No to są właśnie dwa sposoby, właśnie jednym z nich jest tak. I to jest tak, np. tylko mój, czyli nikt go nie widzi, czyli np. Magda, jeżeli nie zrobili zdanie, no Magda nie trzeba sprawdzać, ale załóżmy, że chce sprawdzić, czy trzeba coś tam zrobiła, oznaczam to takim do sprawdzenia i w tym momencie Magda nie wie tego, to u niej nie wyświetla się z tym takiem, bo to jest mój tak, mój osobisty, prywatny, w sensie widoczne tylko dla mnie. Ale z drugiej strony ta opcja, że tagi są widoczne dla wszystkich jest o tyle fajna, że wtedy można zapocnąć taka się komunikować. I wiele zespołów, z tych, z których bym szefów, w których ja rozmawiałem, to wprowadziło takie rzeczy, że dzięki temu, że tagi mają ikonki i mają kolory, to wprowadzało tak, tak na przykład, że jak coś jest czerwone, to znaczy, że coś jest jeszcze jakby coś tam się złego dzieje, jak jest zielone, że wszystko jest OK, żółte, że jest w przygotowaniu i dzięki temu i nauczyli ludzi w zespole, żeby jak coś zrobią, to zmienili taga tego zdania. Dzięki temu szef czy menadżer wchodzi do projektu, czy wchodzi do widoku i widzi te wszystkie zdania z odpowiednimi tagami i wtedy widzi o tu czerwono, o to żółto, o tu zielono. Albo może być tak oczekuje na akcept szefa, prawda? Wtedy sobie wyświetla te zadania, które czekają na jakichś tam jego wkład też. I zobaczcie, jaka to jest niesamowita, to, co ja bardzo lubię w tym, jak tworzymy Nozbe, bo tworzymy bardzo uniwersalne narzędzie, znowu oparty o tę strukturę, projekty, zadania, komentarze. Ale można sobie to dostosować do kultury pracy danej firmy, danego zespołu. jak mówisz, na przykład jeżeli, właśnie świetny przykład, jak na przykład ja zlecam Tobie zdanie, nie, i Ty je robisz, to możesz, jak już się zrobisz, to możesz mi oddelegować na przykład zdanie, albo możesz mi go nie oddelegowywać, bo to jest twoje zdanie, bo jakby Ty je zrobiłaś, ale na przykład zmienić taga, że do akceptacji, albo zmienić taga, że poszło i i że potem to zakończysz. Na przykład na takiej zasadzie, żeby zakomunikować szefowi “Ej” albo komukolwiek innemu w zespole “Ej, to jest na tym etapie” to zdanie, a nie zmieniając delegacje. Więc znowu opcji jest wiele. Jedni wolą zmieniać delegacje jak ping -pong, że jakby zrobisz, dylegujesz, nie dylegujesz. No tak, to trzeba uważać, żeby się nie zakała puczkać z tymi wszystkimi opcjami, ale no tak, każda firma powinna sobie wypracować taką swoją politykę, swój system, który będzie dla nich najlepiej działał? Czy to zwykle zostanie tak, czy właśnie przedlegowywaniem, czy z wywoływaniem, używaniem zmian w komentarzach? Tak, i ale właśnie mi się podoba, że można eksperymentować. Dlatego właśnie, dlatego chcemy zachęcić. W ogóle ten odcinek jest zachętą do eksperymentowania. To znaczy, jak już mamy to wszystko w projektach, w zdaniach i komentarzach, to słuchajcie, już wygraliście internet, 10 ten 10 % już jest ogarnięty, jesteście spokojniejsi, macie wszystko pod kontrolą, macie wszystko spisane, brawo wy. Teraz czas, żeby zastanowić się jak chcemy dalej funkcjonować, czy chcemy właśnie jak chcemy się komunikować, co dla nas jest ważne, czy ten temat trzeba właśnie go tagiem, czy może inaczej trzeba wyderygować, tu trzeba coś wspomnieć, jakby tuż kwestia jest już naprawdę indywidualna, bardzo zespołu. I myślę, że to wychodzi w praniu na kwestie, prawda, jeżeli już wdrożycie te projekty, zadania komentarze i będziecie używali właśnie tego ping -ponga zadaniowego, czyli zrobione, przedlegowujesz na osobę, która ci to zadanie zleciła i tak dalej, ale coś wam brakuje, coś jednak umyka, gdzie się jeszcze coś się wyślizguje, coś można by zoptymalizować, no to wtedy warto się uciec do tych dodatkowych funkcji, ale nie trzeba, tak też ja jako minimalistka, tutaj naczelna minimalistka, w Nozbe to nie jest przymusowe, te tags i te wszystkie funkcje, żeby przypadkiem nie wpaść w płapkę tego, że w więcej czasu spędzamy na ozdabianiem, dodawaniem tagów, kolorków i administrowaniem tymi zadaniami niż rzeczywiście pracą nad nimi. No zdecydowanie, nie? I na przykład właśnie ja zauważyłem, że ja jako osoba, która nazyluje firmę, to z kolei ja czułem się trochę przytłuszony tym, że chciałem być w wielu projektach, więc ja, bo w Nozbe można śledzić projekty, nie? To jest tak, że w Nozbe… Obserwować. Obserwować, przepraszam. W tym śledziem. Dobrze, no już myślę o świętach tego. Dobrze, obserwować projekty, więc o co chodzi? Chodzi o to, że w Nozbe jest tak, że jak dodajemy, tworzymy projekt, to możemy wybrać kogo, kto powinien do tego projektu mieć dostęp. Ale domyślnie jest tak, że wszyscy w zespole mają dostęp do projektu, dlatego że my uważamy, że im bliżej transparentności tym lepiej. Jeżeli nie ma czegoś ciśnictajnego, to lepiej, żeby to było transparentne. W sensie nie każdy musi w tym projekcie uczestniczyć, ale zawsze może do niego przejść, zobaczyć, przejrzeć zadania. I mówiliśmy o tym w poprzednich odcinkach, że często jest tak, że osoba, która nie jest zaangażowana w dany projekt, jakoś tam na niego wpadnie i potem doda bardzo fajny komentarz albo coś w czymś pomoże w danym projekcie, sama z siebie. Nie trzeba do tego zapraszać. Więc jest tak, że u nas, w naszym zespole, większość projektów właśnie Właśnie jest dostępna dla wszystkich. Co to oznacza? Oznacza to, że często jest taka pokusa. OK, ten projekt jest dla mnie ważny, no to jak będę go obserwował. Ten projekt jest bardzo ważny, będę go obserwował. I to powoduje, że wtedy rzeczywiście obserwujemy dużo projektów i wtedy w widoku aktywności w Nozbe mamy bardzo dużo zadań do przejrzenia. No bo pamiętajcie, że zadań, że projekty obserwowane Tak naprawdę chodzi tu o to, obserwujemy je, czyli w widoku aktywność każda zmiana wykonana przez innych członków naszej przestrzeni w tych projektach będzie oznaczona, czyli w aktywności będziemy mieć cały taki feed, całą historię zmian w projektach, które obserwujemy. A obserwujemy te projekty, które sami stworzyliśmy oraz te projekty, które właśnie tak świadomie, proaktywnie weszliśmy sobie znowu do menu projektu “Trzy kropeczki obokiego nazwy” i tam kliknęliśmy “Obserwuj”. No właśnie. I to było dla mnie jako właściciela filmy bardzo… - Szczytu oczużąca. - Szczytu oczużąca. To było dużo, nie? I ja zauważyłem, że przez to często oddawało się to, co zauważyłaś czasami, że ja nie odpowiadałem na te ważne komentarze, Gdzie rzeczywiście ja byłem potrzebny, a po prostu przeglądałem za dużo informacji. Znowu, natługi informacji nigdy nie jest dobry. A to jest pewien taki minus, do którego trzeba się przyzwyczaić, że jeżeli mam wszystko rozpisane w projektach, zadaniach i komentarzach, to piszemy więcej niż mniej, czyli rozpisujemy te wszystkie mniejsze zdania i te komentarze, więc to jest dobrze, ale z drugiej strony właśnie jeżeli ktoś potem chce o wszystkim wiedzieć, no to po prostu jest to spoczące. Więc jeżeli ja jeszcze ma duży zespół, który aktywnie działa i dużo pisze w tym Nozbe to naprawdę ten widok aktywności może mu się nie wiem w godzinę zapełnić do setek i to jest bardzo demotowujące i nieprzyjemne. Tak i dlatego właśnie my żeśmy to zrobili w ten sposób, że to jest OK, że taki właściciel firmy czy czy manager może może projekty może do projektów się właśnie nie zapisywać, czyli w sensie ich nie obserwować albo się albo się wypisać z obserwowania tych projektów i wtedy oczywiście nie wie od wszystkim, co się dzieje w danym projekcie, ale raz, że często, jeżeli będzie potrzebne, to zostanie przywołany tylko gotnego zadania w tym projekcie, więc jakby, czy zostanie wspomniany, czy ktoś mówi o drugie zdanie, to jest jakby jedna rzecz, ale druga można obserwować pojedyncze zadania w projektach, czyli w tym momencie na przykład, jeżeli jest jakiś projekt, gdzie i tak jest u nas, my na każdą nową funkcję Nozbe mamy osobny projekt i ale ja wtedy obserwuję tylko zdanie jedno w danym projekcie i żeby obserwować zadanie nie trzeba jakby można wejść do opcji zadania, obserwuj zdanie i tak dalej albo po prostu można w tym zdaniu wziąć udział, czyli skomentować zdanie, dać łapkę w górę, czyli dać reakcję. Jeżeli tylko to zrobisz, to od razu Nozbe uzna ok, to zdanie ciebie interesuje. Mimo że nie obserwujesz tego projektu, wyczuwamy, że jesteś zainteresowany tym konkretnym zadaniem. I wtedy to konkretne zadanie jest dodawane do twoich obserwowanych i tylko z niego będziesz otrzymywać informacje o zmianach swoim widoku aktywności. Dokładnie. I w aktywności, oprócz tej aktywności w różnych projektach, które obserwujemy, właśnie na i górze aktywności jest zawsze ta aktywność zdania, które są na ciebie wydelegowane. Jakby może zobaczyć, co tam się w tych zdaniach wydarzyło i zdania, w których uczestniczysz. Czyli to są właśnie te zadania, w których brałeś, brałaś interakcję. I to jest super, bo ja te widoki zawsze staram się czyścić, przeglądać, bo to są rzeczywiście zdania, gdzie ja jestem zainteresowany, bo tam gdzieś coś napisałem, A jeśli to zdanie przestaje być dla mnie interesujące, to mogę zawsze wejść do menu tego zdania i przestać się obserwować. Więc mogę zawsze stwierdzić, że to zdanie już jakby oni wiedzą, co mają robić i już tam nie chcesz w tym becz udziału. Ale generalnie to jest taki sposób, znowu to są takie subtelne rzeczy do obserwowania, projektów, zadań, to już są takie naprawdę zaawansowane tematy. Ale z czasem zobaczycie, że się to fajnie się wyrabia I wyrabia się sobie dla siebie taki trochę system, jak będę nadzorować, będę przeglądać, co się dzieje w Nozbe i co się dzieje w mojej firmie, w moim zespole. I jak to będę robić w sposób taki, żeby właśnie nie mieć tego przeładowania? Tak, trzeba uważać na to, żeby nie przesadzić, nie obserwować zbyt wiele elementów, dlatego że ten widok aktywność staje się po No po prostu taką studią bezdnaje. Czasami rozmawiam z klientami, którzy udostępniają mi swoje nozby, swój ekran i ja widzę, że tam jest, nie wiem, 600 w tej aktywności, albo 500. Jak ja bym zobaczyła 500 swojej aktywności, to bym padła trupem na miejscu. Ja mam, nie wiem, nerwicę, FOMO, ja zeruję sobie widok aktywności na bieżąco. Jeżeli ja już ma więcej niż 10, to już mnie to denerwuje, Więc szybko sobie, jeżeli jest to coś, co mnie interesuje, no to zaglądam i patrzę, czy mogłabym tam wrzucić jakieś swoje trzy grosze, albo kogoś, nie wiem, docenić właśnie serduszkiem. Reakcją serduszka, czy można też pamiętajcie, że w aktywności hurtowo odznaczać sobie zadania, więc wtedy też to, ale ja cały czas to robię, ja co chwila mam sekundę, jakiś oddech łapie pomiędzy jednym zadaniem, a i od razu wchodzę do aktywności, patrzę, co się zadziało, zeruję, bo bym nie wytrzymała tego. Dlatego zachęcamy, żeby nie przesadzać i odobserwowywać tak naprawdę projekty, w których nie musimy kontrolować każdego najmniejszego ruchu, bo przecież jeżeli coś jest potrzebne od nas, ktoś czegoś od nas potrzebuje, nas wywoła, nam coś deleguje lub sami sobie ustawiliśmy termin wykonania lub przypomnienie, To oczywiście nam to wpadnie do przychodzących, to już jest inna sprawa. Ta aktywność to jest taka trochę do podglądania, taki trochę wlajery zadaniowy. Żebym czuwać, ale właśnie nie trzeba przesadzać, bo to bardzo, bardzo demotywuje. Na przykład właśnie jak mamy ten podcast, nagrywamy ten podcast i projekt z tego podcastu. My tworzymy go z szablonu, mamy szablon, który co to nie usprawniamy jednocześnie, i my z tego szablonu robimy zdania na stworzenie tego podkastu i na promocję tego podkastu, to na przykład jak tylko stworzymy ten projekt, to tak, ja go od razu obserwuję. To znaczy ja chcę zobaczyć co tu się dzieje, czy wszystko jest na bieżąco robione i tak dalej, to tak. Ale jest wiele projektów, w których ja jestem zaangażowany, ale nie obserwuję tych projektów, tylko obserwuję konkretne zdania, które tam jestem zaangażowany, bo też ufam, że jeżeli ktoś przy jakimś innym zdaniu będzie potrzebową mojego, mojej opinii, czy jakby czegoś dla mnie, no to po prostu mnie wspomnij, po prostu da mi znać. I to jest też taka właśnie kwestia, żeby się nie bać, używać wspominek, nie? Ed Magda, Ed Michael, Ed Mansion, żeby po prostu wspominać inne osoby, nie? Często jest tak, że my mamy dyskusję w jakimś zdaniu na temat, na przykład marketingowe tematy, ustalamy jakiś temat marketingowy, istotny i nagle wychodzi kwestia techniczna. A jak byśmy robić to technicznie? I w tym momencie piszemy etiarek na przykład, słuchaj, a tutaj czy to by się dało, albo czy to można zrobić szybko i sprawnie. I w komentarzu w zadaniu marketingowym wywołujemy osobę z działu deweloperów, programistów i wtedy oni mogą nam się tam wypowiedzieć. No tak naprawdę ja zawsze uczę na jak to jest podstawa używania Nozbe i komunikacji w Nozbe. Jeżeli chcemy, żeby ktoś nam w czymś pomógł, albo żeby ktoś nam wgrał, żeby coś nam podrzucił, żeby się wypowiedział, no to on nie będzie wiedział. Nozbe nie czyta w myślach. Trzeba go albo wywołać, albo wytelegować mu to zadanie. Ale przypuszczam, że to czego zmierzałeś? Mówiąc o tym pojedynczym zadaniu w projektach, w których nie chcesz obserwować, to są te nasze z zadania statusowe, tak? Czyli to jest taka wskazówka i taka sztuczka dla menadżerów czy dla osób jakiś koordynujących, że jeżeli rzeczywiście chcecie się uchronić przed tym nadmiarem zadań w aktywności i nie chcecie, żeby każda najmniejsza zmiana i każdy najmniejszy kciuczek Wam się wyświetlał w Waszej aktywności, to wtedy prosicie zespół czy osoby, która jest odpowiedzialna za projekt, żeby stworzyła specjalne zadanie z nazwą zadanie statusowe czy nie wiem jakiś raport, krótki raport i żeby regularnie czy codziennie, czy raz w tygodniu pisała tam, jakie były zrobione postępy, co zostało zrobione, z czym jest problem i wtedy w tym zadaniu jest taki krótki, bardzo skompresowany, skompresowana historia tego projektu i to jest właśnie zadanie, które taki koordynator, czy szef, czy manager może sobie rzeczywiście obserwować i w którym on będzie czerpał swoją wiedzę na temat tego projektu. - Ja pokażę Wam na przykładzie, jak to u nas działa. Mamy na przykład projekt na konkretną nową funkcję nosbi. Na przykład funkcję wiadomości. Tworzyliśmy funkcję wiadomości, jest cały na to był projekt, ciągle jest, bo teraz niedługo przygotujemy wiadomości grupowe, więc uwaga. Mamy wiadomości i w tym projekcie jest sekcja design. jak to ma być zaprojektowane, jak to ma wyglądać. Po tym jest sekcja zadań, które są odnośnie już tworzenia tych wiadomości, czyli jakieś problemy, jakieś błędy, które wyskakują, jakieś wątpliwości itd. I tego jest dużo. I ja, gdzie temat wiadomości to był mój w ogóle pomysł tego tej funkcji, bo to ja bardzo chciałem widzieć, co tam się wszystko dzieje. Ale znowu nie chcę śledzić całego projektu, który jest duży, bo tam jest dużo, dużo, dużo jedynczych zadań. Więc osoba odpowiedzialna za wiadomości stworzyła to właśnie zdanie statusowe. Jedno zdanie na samej górze tego projektu, status wiadomości. I tam w komentarzach pisze, no pracuję nad tym, o dzisiaj zrobiłem to, to dzisiaj mały postęp, bo robiłem coś innego. Na jutro planuję coś tam. I takie krótkie informacje. Ja wtedy, i co więcej, wtedy ta osoba Tworząc takie zdanie wpisuję w pierwszym komentarzu “@Michael” i wywołuję kilka osób na przykład “@Michael”, “@Tomek”, tutaj będę pisał o statusach wiadomości. Żeby dać innym znak, że to zadanie zostało tworzone i żeby sobie je zaobserwowali. Nie, nie, nie. W momencie kiedy właśnie to jest fajne w Nozbee, w momencie kiedy oni wspomną mnie w tym zadaniu, już ja je obserwuję. Czyli jakby można w ten sposób iść na skróty. Czyli w momencie kiedy ktoś wspomnie mnie w zadaniu, automatycznie to zdanie już jest przeze mnie obserwowane. To jest takie zaproszenie do obserwowania, które od razu zostaje przyjęte. Tak mówię, zawsze mogę się z tego wypisać oczywiście, ale idea jest taka, że wtedy znowu ja nie muszę nic ekstra robić. Ja po prostu od momentu, kiedy jestem wspomniany w zadaniu, już to znanie obserwuje, czyli informacja o kolejnej łapce, o kolejnym komentarzu będzie w mojej aktywności. I to jest ekstra, i to też uczy pracowników, współpracowników takiego trochę journalingu, takiego trochę pisania dzienniczka. “Hej dzisiaj pracowałem nad tym, hej dzisiaj na ten, ale dzisiaj mam z tym problem” albo coś tam, coś tam. I to powoduje, że dodaję taką przestrzeń, to jedno z zadanistytusowe, do takiego ogólnego komentarzu odnośnie tego projektu. I często jest tak, że ja się w ogóle w tym zdaniu wypowiadam, bo to jest zadanistytusowe w prawdzie tej osoby, ale jeśli powiadam, ja mówię, a słuchaj, a to próbowałeś, a to tutaj gadałeś z tym, a jakby dodaję swoje, jakiś feedback, nie? I w tym momencie ja nie muszę dawać feedbacku do poszczególnego, konkretnego zdania w tym tym, tylko dodaję do tego statusowego, a ta osoba już sobie to przetrawi i stworzy nowe zdanie, albo, albo gdzieś tam przekopiłem sobie ten komentarz. Więc to znowu daje taką pole przestrzeni, że osoba, która ma swój projekt i go prowadzi, ma jedno zdanie dedykowane na komunikację z reszty zewnętrznym, poza jego bańką, żeby się dogadać, więc to jest bardzo, bardzo wygodne. Ty o tym pisałaś, mieliśmy o tym w ogóle już kilka miejsc, dzierzyśmy o tych satysfisowych pisali i ludzie za każdym razem, jak to widzą, to im się otwiera po prostu “wow, to jest świetny pomysł”. więc my podlinkujemy do tego odcinka, będą zasoby, gdzie można o tym więcej poczytać, jak my z tego korzystamy i jak korzystamy z tego inni nasi klienci. To jest naprawdę super sprawa. I tak mówię, dla mnie to jest oprócz tego to jest fajna rzecz, bo uczy ludzi, że w komentarzach warto pisać trochę więcej niż mniej. To, co o czym mówiliśmy w naszym odcinku o komunikacji przyznania, że uczymy takiego właśnie journalingu, takiego pisania, trochę dzienniczka, nie? Jestem tu, no bo jednak jak się pracuje, nawet jak pracuje się w biurze, nie? I to trudno ocenić, co dana soba w danego dnia robiła, jeżeli na przykład duże zadań się nie zakończyło, albo stworzyło, albo cokolwiek, to ta osoba może w takim komentarzu się podzielić, “Ej, dzisiaj siedziałem nad tym tematem, rozkminiłem to”, jakby… I to warto to napisać, bo znowu może być tak, że ktoś się w tym pomoże, że ktoś to już ten temat miał, albo ten problem miał i ci może w tym pomóc, aby dać feedback. Tak jest. Kolejną taką funkcją, która jest bardzo praktyczna i może troszeczkę niedoceniana, to są przypomnienia. Przypomnienia to jest jakby drugi element związany z datą i z czasem obok tego głównego terminu wykonania. I jakby taką specyfiką przypomnieniem jest to, że przypomnienie do zadania może utworzyć każdy. Bez względu na to, czy to jest zadanie twoje, przypisane tobie czy komuś innemu. Poza tym przypomnienie, jak się przypisze do zadania, nikt inny nie widzi, że ty włączyłeś sobie przypomnienie do tego zadania. Więc jeżeli chcesz kogoś podejrzeć, jak mu idzie, a nie chcesz, żeby ta osoba to widziała, czy jakoś nie chcesz deprymować tej osoby, to ustawiasz sobie przypomnienie za 3 dni, sprawdzić jak Magda sobie radzi w tym zadaniu i ona no nie widzi, że to masz ustawione. Kolejna sprawa to jest to, że przypomnienia, tak samo jak daty wykonania, sprawiają, że zadanie pokazuje się w kalendarzu, tak? Czyli jeżeli mam przypomnienie na środek, na środę, to a daty wykonania na przykład na sobotę, to to zadanie w kalendarzu pojawi się już we środy. Jakby coś, jakiś element na środy. No i co, moim takim głównym przypadkiem, kiedy używam przypomnień, jest moment, kiedy wiem, że zadanie jest grubsze. Ktoś mnie wydelegował albo sama sobie je ustaliłam i wyznaczyłam termin wykonania, ale co mi po tym, że Nozbe przypomni mnie o tym zadaniu, o godzinie, o której ono ma właśnie być dostarczone. - Tak.
Więc ja sobie ustawiam przypomnienie do tego zadania, jako datę rozpoczęcia pracy nad zadaniem. - Dokładnie, bo dużo osób od nas prosiło właśnie o taką funkcję. Funkcję, że nie tylko data, kiedy ma zdanie, ma być dowiezione, ale kiedy ma być zaczęta praca nad tym zdaniem. I to właśnie te przypomnienia do tego świetnie służą, ale te przypomnienia mają, znowu, to jak wszystko w nazwie mają, mogą mieć wiele zastosowań. Na przykład ja mam spotkania z klientami i nie tylko i z jakimiś partnerami biznesowymi, czy jestem, nie wiem, mam wywiad do podcastu czy coś takiego, to ja używam przypomnień po prostu i też jako czasu, żeby się przygotować, nie? Na przykład jeżeli mam spotkanie na 14, to klikam przypomnienie i przypomnienie mi pół godziny przed. I w tym momencie, że no zbitek automatycznie przypomina za 15 minut przed spotkaniem przeważnie, ale na przykład właśnie jeżeli na przykład mam dłuższy wywiad i chcę do niego się dobrze przygotować albo dłuższy temat, który chcę rozminić, to ustaję sobie przypomnienie godzinę przed. I w tym momencie wcześniej przed tym spotkaniem już wiem, że “OK, teraz muszę się tym zająć, bo za godzinę mam ten temat”. A druga sprawa, sprawa menadżerska, to jest właśnie to, że tak jak już mówiliśmy wcześniej, jeżeli komuś wydeleguje zadanie i chce sprawdzić za trzy dni, czy to zadanie poszło do przodu, czy nie, bo komuś wydeleguje zadanie, ale bez terminu po prostu, to jak zrobisz, no to mogę wtedy ustawić sobie datę na przykład na trzy dni do przodu i ustalić, że okej, wtedy sprawdzę jaki jest status tego tematu. Lub i to jest nasza kwestia piąteczkowa, że my w piąteczki nie pracujemy nad sprawami bieżącymi, ale nad rzeczami, które są dla nas rozwojem osobistym na przykład, no to ja często robię przymienienie na piątek, żeby po prostu i przekąt tygodnia mamy właśnie w piątek, to często robię przymienienie na piątek dla wielu zadań, po prostu po to, żeby w piątek one mi się pojawiły i sprawdzę, czy tutaj ten temat się ciągle aktualny, czy relevantny, czy powinien dalej się nim zajmować, czy ta osoba powinna się na nim zajmować, czy tu w ogóle coś się dzieje. I mamy do tego dedykowany punkt, nawet przypomnij mi, w piątek, albo przypomnij mi kolejny piątek. My to mamy celowo wbudowane w Nozbe właśnie po to, żeby łatwo można było za pomocą jednego kliknięcia, jednego tapnięcia coś proszyć na piątek i w piątek do tego wrócić, bo w piątek Nozbe siedem żołnierzy. Dokładnie. Jeżeli jesteśmy w temacie takich rzeczy związanych z czasem i z terminami, z pilnowaniem czasu i dat, to kolejną funkcją, która może jeszcze nie została przez wszystkich odkryta, są tak zwane powtórzenia niestandardowe. Pewnie wiecie, że Każde zadanie w Nozbe można oznaczyć datą wykonania, ale jeżeli jest to coś, co powinno się regularnie odbywać, to możemy po oznaczeniu, po wyznaczeniu daty wykonania przejść troszeczkę dalej i tam będzie opcja powtarzać, powtórz. I tam znowu, na wierzchu mamy najbardziej podstawowe, tak jak było z filtrami. W tej głównej liście rozwijanej mamy codziennie, co ty, dzień, co miesiąc, takie równe, okrągłe powtórzenia. Natomiast jeżeli na przykład chcemy, żeby, no, przypominało nam we wtorki i w czwartki, albo w poniedziałki, środy i piątki, albo w co drugi i czwartek, to wtedy właśnie wybieramy funkcję powtórzenia niestandardowe i tam otwiera się nowy świat cały powtórzeń. Po pierwsze musimy wybrać sobie jakby jednostkę czasu, które nas interesuje. Czy to będzie co związane go z dniem, z tygodniem tygodniemi z miesiącem i dopiero jak wybierzemy właśnie tą częstotliwość główną, wtedy nam się jeszcze dalej rozwiąże i wtedy możemy w sobie wybierać właśnie kolejne dni, miesiąca czy kolejne dni tygodnia i co najlepsze możemy wybrać datę rozpoczęcia i zakończenia tego powtarzania. To zawsze się śmieją, że to jest świetne dla ludzi, którzy biorą jakieś tabletki, na przykład antybiotyk, tak? No codziennie o siedemnastej aż do przyszłej soboty. Tak. I tam opcji jest niesamowite. Czy w pierwszy, piątek miesiąca, co każdą środę, co każdą środę i czwartek, albo co każdą środę, i piątek opcji jest, i to fajnie widać, tutaj interfejs fajnie Huber zaprojektował, że jak to się zrobi, to od razu, no i to pokazuje w kalendarzach, gdzie to będzie, więc możemy od razu zauważyć na przykład, czy to, czy to, co nożbi to znaczy, jakby, czy nożbi to dobrze rozumie na przykład, czy rzeczywiście w pierwszy, piątek miesiąca, to rzeczywiście jest pierwszy, piątek miesiąca, czy to jakoś zostało inaczej rozumiane. Więc to od razu widać i bardzo, bardzo fajny to jest interfejs, tylko on jest właśnie nieodkrywalny i to jest zwróciłem uwagę Hubertowi, będziemy zmieniali ikonkę tego niestandartowego, żeby właśnie było widać, czy to jest to, tam trzeba zajrzeć. My celowo tak zrobiliśmy, tak mówię, idealno zbyt jest, żeby nie komplikować ludziom życia, więc dlatego te oczywiste powiadomienia co tydzień, co dwa tygodnie, co miesiąc są od razu na wierzchu, a te niestandardowe są dalej, dlatego że dopiero tam to jest dla osób, które naprawdę mają jakieś konkretne życzenie, ale to życzenie jest przez nas spełnione, można te wydomienia fajnie sobie ustawić, czy te powtórzenia sobie ładnie można ustawić. Kolejny punkt programu dzisiejszego to jest to o co często osoby mnie pytają w czasie konsultacji. Czy jeżeli my mamy projekt na przykład tylko dla menadżerów albo tylko dla jakiegoś działu i nie chcemy tam zapraszać pani Angeliki z działu kadr, No bo ona się ma zajmować tymi kadrami, ale nagle w tym naszym projekcie dyrektorskim czy menadżerskim czy jakimś tam pojawia się sprawa jednak dla tej Pani Angeli. No i co wtedy robić? Tworzyć nowy projekt, robić jej zadanie pojedyncze, ale wtedy jak zrobię jej zadanie pojedyncze, no to tylko ja i ona będziemy mogli. A mi chodzi o to, żeby cała nasza grupa należąc od mająca dostęp do tego projektu z ograniczonym dostępem mogła nad czymś wspólnie popracować z Panią Andzeliką. No i tu przychodzi nam z pomocą właśnie opcja udostępniania pojedynczego zadania z projektu, osobie spoza tego projektu, a nawet osobie w ogóle spoza naszej przestrzeni Nozbe. Ale zatrzymajmy się na tej pierwszej opcji, czyli spoza projektu. Tak i to w ten sposób widać, że na przykład mamy projekt proszę Proszę bardzo, praktykowo z Magdą na przykład, załóżmy coś sobie tam pracujemy i potrzebujemy teraz, żeby Paweł nam dał znać odnośnie jednego tematu. Więc co robimy? Jak mamy nasz projekt, tylko ja i Magda, mamy zdanie i klikamy tam na delegację, czyli na to, kto jest odpowiedzialny do zdanie, to na samej górze tej listy widzimy siebie, jakby naszą dwójkę, bo my jesteśmy tylko w tym projekcie, ale poniżej jest cała lista reszty osób w zespole i w tym momencie wybieramy się Pawła i Pawel dostaje informację i tutaj jest napisane też w tym zdaniu, że to zdanie jest spóźnione teraz z Pawłem. Najpierw my dostajemy informację, czy na pewno chcesz udostępnić to zadanie Pawłowi, który nie należy do tego projektu. Dokładnie. I w tych biegasz tak, więc Pawel dostaje informację, że dostął zdanie, nie wie skąd, w czy nie ma informacji, jaki to jest projekt, nawet nazwy tego projektu nie ma, więc nawet nie wie, czy to jest jakiś projekt finansowy, czy projekt marketingowy, czy jakichś cokolwiek. Więc po prostu widzi tylko nazwę zadania i widzi komentarze i Paweł może odpowiedzieć na te komentarze i co więcej może ten to zdanie oddelegować nam z powrotem w sensie tej osobie, która mu wydelegowała. Ale genialne jest to, że ja tworzą takie zdanie z Pawłem, nie muszę dawać Magda na CC w majlu, Magda, mają zdostanę do tego projektu, widzi to zdanie i widzi, że to zdanie wderzowałem pałowi i tutaj tak powiedziałaś, wiele razy jest sytuacja na przykład, że mamy jakieś projekty bardzo finansowe, gdzie nie chcemy tych danych finansowych się z nimi dzielić, ale potrzebujemy jakiejś analizy od kogoś zespołu i w tym momencie możemy dodać jedno zdanie i popość od tą konkretną analizę w ramach tego projektu, tamta osoba nie wie co to za projekt nawet i nie ma dostępu do pozostałych zadań w tym projekcie, ale ma dostęp do tego zdania, co więcej. - Ono pojawia się w tej osobie jakby zewnętrznej w jej zadaniach pojedynczych, w tym szalnym prostokąciku. - Dokładnie, a nam się pojawi, a nam dalej jest w tym, a u nas jest dalej uporządkowane tam gdzie powinno być, czyli w tym projekcie, z którego ono wyszło. Tutaj podam przykład u nas w filmie, jak mamy fajnie zrobione, bo my mamy dofinansowania do sprzętu na przykład, nie? Przepraszam. I dofinansowania do sprzętu to jest kwestia też taka, że wszyscy wiedzą w filmie, że mamy takie coś, ale oczywiście jak już potem negocjujemy konkretny sprzęt dla konkretnej osoby, no to też często osoby wolą jakby nie mówić na, jakby jak będą spłacać przez sprzęt, jaka część będą dofinansowali, jak i sprzęt będą wybierać, wolą ten temat omówić bezpośrednio tylko z osobą, która to koordynuje w firmie. Więc mamy ten projekt tylko dla dyrektorów i dla Kamila, który koordynuje u nas dofinansowanie sprzętów. I jak już ustalimy, “Ej, Magda potrzebuje nowego laptopa”, to potem wtedy laptop dla Magdy to zdanie delegujemy Magdzie, czyli wybieramy ją spoza tego projektu i z Magdą dalej już umówiamy szczegóły dostarczenia i spłaty tego laptopa. To już potem umówiamy w całym zdaniu. I dzięki temu inne osoby z firmy postronne nie widzą tej całej dyskusji, więc dopóki się Magdą nie pochwali, że ma nowego laptopa, to nawet nie wiedzą, że dostaną nowego laptopa. Ale z drugiej strony my, osoby, które koordynują i wtedy decydują o tym, jak to będzie wyglądało, mają do tego dostęp i widzą, co się dzieje. I wszystkie rzeczy związane z dofinansowaniami z nowym sprzętem mają w jednym projekcie. Są w tym jednym projekcie, dokładnie, bo to jest taki bajzel, że tworzy się rzeczy, które potem lądują w wielu projektach, a dotyczą tego samego tematu. A wtedy nie trzeba tworzyć właśnie osobnego projektu z magdą, zdania z magdą i potem mówić “O ja z magdą gadałem o tym w tym zadaniu, ale do niego nie macie dostępu, bo ja coś tam i coś tam”. Więc nie trzeba tego komplikować, więc Takie wydelegowywanie do osób spoza projektu jest bardzo, bardzo przydatne. No i tutaj jest ta druga niesamowita rzecz, że to nie jest tak, że to zadanie jedno z tego projektu możemy wydelegować kogoś z naszego Nozbe. Nie, to jest jeszcze szersze. Możemy to jedno zadanie z tego naszego projektu wydelegować o sobie w ogóle ze świata zewnętrznego, która nawet nie należy do naszej przestrzeni Nozbe, która nawet nie używa Nozbe, która nawet nie wie, co to jest Nozbe, bo takie zadanie, które wydelegujemy osobie spoza naszego zespołu, spoza naszej przestrzeni, ona dostanie informację o tym zadaniu na swoją skrzynkę mailową, bo my wpiszemy tam adres mailowy tej zewnętrznej osoby. I to jest w ogóle super, to jest w ogóle super sprawa. Jeżeli używamy w ogóle funkcji, która jest bardzo fajna w Nozbe, czyli forwardowanie maili do Nozbe, jak wiecie, ma unikalny adres e-mail, twoje Nozbe ma unikalny adres e-mail i co więcej, twoje projekty mają jeszcze to w ogóle unikalne adresy e-mail, nawet twoje sekcje w projektach mają unikalne adresy e-mail. I ta jest taka, że na przykład piszę do kogoś albo ktoś do mnie pisze, “O Michał, chciałbym z tobą nie wiem omówić wywiad do podcastu”. Ja mówię, “O, super”. Więc Ja odpisuję tej osobie, że super, po czym tego maila forwarduje do Nozbe, do mojego projektu w Nozbe, odnośnie wywiadów. Ten mail jest konwertowany na zdanie w Nozbe, ląduje w projekcie wywiady i jest tam. I co więcej, Nozbe rozpoznaje, że to był mail od kogoś tam. I ja normalnie mogę tej osobie potem klikam na odpowiedzialność zdania i mogę Znaleźć tę osobę tutaj na liście tego maila, kliknęć na tego maila i ta osoba dostanie informację “Hej, Michał wydelegował ci z zdaniem w Nozbe”. Kliknij, żeby to zdanie zobaczyć i nawet jeżeli ta osoba nie ma Nozbe, nie używa Nozbe i nawet jeżeli nie chce używać Nozbe, to wystarczy, że kliknij na tego linka, to ma dostęp do tego jednego zdania, otwiera się w przegądarce i może… - Z jakiej bardzo zminimalizowanym, uproszczonych widok Nozbe. Także widzi tylko jaki to jest projekt, widzi szczegóły tego zadanka i ma miejsce na wpisanie komentarzu. Dokładnie. Lub załączenie pliku. Lub załączenie pliku i to jest świetny sposób na komunikowanie, jakby już na potem pracę, bo my my zawsze twierdziliśmy, że e-mail is for handshakes, czyli e -mail służy tylko do uscisku dłoni, ale praca jest z Nozbe i w tym momencie możemy na tym jednym zdaniu pracować z z czym, kto nawet nie używa Nozbe, bo on dalej, czy ta osoba będzie dostawała ciągle maila, on o kolejnych komentarzach i tak dalej, będzie dostawała maile, więc będzie dalej używała swego maila, jeżeli bardzo chce, ale my będziemy używali Nozbe, my będziemy wpisywali komentarze w Nozbe, będziemy pisali wszystko w Nozbe, ta osoba dostanie maila, zawsze może kliknąć na to zdanie, zobaczyć co nowego i to jest też oczywiście sposób bardzo fajny, żeby w lub szyfrowany wysyłać sobie załączniki, czyli nie wysyłać załączniki zwykłym mailem, co nie jest wcale bezpieczne, ale w tym momencie możemy wgrać plik do tego zdania do Nozbe i to powoduje, że ten załącznik jest szyfrowany, jest wysyłany w sposób bezpieczny do danej osoby, czyli na przykład, jeżeli potrzebujecie jakąś umowę, wysłać komuś, czy ktoś, żeby wam wysłał umowę, czy coś innego, bardzo połównego, tajnego, tajnego przez połówny, to też jest fajny sposób. Czyli idea pracy na zadaniach, wychodzi poza Nozbe. I znowu ta osoba nie musi nawet chcieć używać Nozbe. Może stwierdzić, ona nie będzie istawała nowej aplikacji, bo nie potrzebuje, ale będzie pracowała z tobą w Nozbe, pomimo że…
Poza każdym razem, kiedy my coś będziemy chcieli od tej osoby w tym zadaniu, ona będzie otrzymywała właśnie maila z linkiem, który pozwoli otworzyć to zadanko, takie uproszczony widok w jej przyglądarce. A jeśli chodzi o te maile, to tutaj mamy jeszcze mnóstwo różnych sztuczek, nie wiem, pewnie moglibyśmy jeszcze przez godzina, już prawie rozmawiamy, więc troszkę będziemy się wspinać, ale jeszcze trzy opcje na właśnie używanie tej opcji przesyłania zadań do Nozbe mailem. Pierwszy pomysł to jest utwórz sobie specjalny projekt, np. na jakąś taką bazę, swoją bazę wiedzy, np. na newslettery i jakieś kursy online i wtedy zapisując się na newsletter czy właśnie na jakieś, nie wiem, bezpłatny kurs taki korespondencyjny mailowy, nie podawaj swojego adres na Marta@Nozbe.com czy Gmail czy coś, tylko podaj ten dziwny, wygenerowany przez Nozbe adres e-mail do tego konkretnego projektu, do tej twojej bazy wiedzy. I wtedy te i te wszystkie newslettery, te kolejne lekcje kursu nie będą ci wpadać do skrzynki mailowej, nie będą ci jej zaśmiecać, tylko będą lądować prosto w twojej bazie wiedzy w Nozbe, gdzie będą się tworzyć z każdą wiadomością kolejne nowe zadania. Tak, więc to jest bardzo fajny też sposób, niektórzy używają tego do jakichś bardzo ważnych newsletterów na przykład, że jakieś bardzo ważne newslettercie interesuje i chcesz go naprawdę przeczytać za każdym razem, bo to są bardzo ważne rzeczy, dawka wiedzy, coś bardzo ważnego. No to jest sposób, żeby zapisać się do newslettera za pomocą Nozbe, czyli po prostu podać adres e -mail Nozbe danego projektu albo danej sekcji i wtedy ten newsletter bezpośrednio będzie szedł do tamtego miejsca i to powoduje, że w tym momencie jak już to przeczytamy, to możemy znaczyć dan zrobione, przeczytane. więc tutaj nasz Paweł, który koordynuje nam video, mówi, że właśnie on do tych swoich newsletterów odnośnie tych aplikacji do video i audio, gdzie dostaję świeże wskazówki, tips i tricks, to tak sobie zapisuję. Na przykład zachęcamy newsletter, który pojawia się u nas, który Magda pisze co dwa tygodnie, żeby też go sobie dodać do Nozbe bezprzedsiębiorczo, czyli właśnie zapisać się adresem mailowym do Juzatera Nozbe właśnie za pomocą adresu Nozbe. Druga taka wskazówka, którą proponujemy, żeby jak najmniej czasu zabierało ci przesyłanie tych maili do Nozbe, utwórz sobie w skrzynce mailowej kontakt właśnie, który będzie twoim głównym Nozbeowym adresem i który pozwoli ci jednym kliknięciem, czyli wyborem, nie wiem jak sobie nazwiesz Wiesz ten kontakt, ludzie różne mają tam, nie wiem, Marilyn Monroe, czy po prostu moje Nozbe. Wybierasz ten kontakt i od razu mail leci do twoich zadań pojedynczych. Natomiast jeżeli pamiętasz nazwę projektu, do którego chcesz, żeby to zadanie trafiło, możesz za pomocą hashtaga wpisanego w polu tematu e sobie nazwę tego projektu, hashtag bez spacji i nazwa projektu i ten mail stanie się zadaniem w tym konkretnym projekcie. No i to nie musi być nawet cała nasza projektu, wystarczy porządku naszą projektu w tym momencie. Jeżeli nazwisz stanie to znaleźć, to znajdzie i to wrzuci tam, gdzie trzeba. Ja tutaj jeszcze mi się przypomniało na sam koniec jej nie związane z mailami, ale związane z komentarzami, że jedną z rzeczy, którą podczas Zeszło tygodniowego vloga, ludzie zauważyli dopiero, że w komentarzu można linkować do projektów i zadań. Tam jest taka ikonka linka, że można linkować do projektów i zadań. Albo można zrobić slawer tury za pomocą plus plus. I to było też coś, co ludziom trochę rozwaliło system, że nagle w jednym zdaniem mogę skomentować. To zadanie jest już zrobione, albo to zadanie nad tym zdaniem plus, plus i to i dodać nam swe zdania i Nozbe automatycznie dodaję jakby taki swój odnośnik, a potem to zdanie ładnie wyświetla. Więc dzięki temu można w sumie tworzyć takie aż łańcuszki zadanie, że to zdanie zależy od tamtego, od tamtego można po prostu sobie to fajnie, fajnie uporządkować. Więc tutaj znowu w komentarzach Nozbe jest dużo opcji, są czeklisty, o których nawet dzisiaj nie wspomnialiśmy, jest dużo fajnej rzeczy, żeby można było te komentarze jeszcze lepiej tak że tutaj zachęcam do zabawy komentarzami tam w komentarzach są te wszystkie ikonki, zachęcam, poklikać w tej ikonki, popatrzeć co tam można załączyć, jak można wszystko tam wrzucić, właśnie jakie listy można robić, wprost to w komentarzach zadań, tak na koniec. Tak, że dziękujemy wam za tą wspólnie spędzoną godzinę, której mówiliśmy o nazwie, długo nam się zeszło, ale no jest to nasz konik, jak widzicie moglibyśmy o tym gadać i gadać, A chcielibyśmy, żebyście znali jak najwięcej fajnych rzeczy związanych z aplikacją, - i zachęcamy w ogóle na przejrzenie Nozbe Helppage, czyli jeszcze raz Nozbe.help. Zachęcamy do tego, żeby spytać się w wsparciu klienta Nozbe właśnie, jak to ma działać, bo nasze osoby, które odpisują na maile są ekspertami w Nozbe, więc będą wiedziały jak coś działa, jak coś można zrobić, albo jak są sposoby na zrobienie czegoś, albo odeślą do konkretnego właśnie opracowania na stronie pomocy. Nawet nie zdążyłem, wiesz, taki długi odcinek, nawet nie zdążyłem tutaj jakichś przerwy sponsorskich zrobić, ani niczego takiego, więc chyba tylko zakończę tym, że osoby naszą reklamą, że jeżeli ktoś nie założył kontakt w Nozbe, to może założyć sobie specjalnego linka, to to wrzucę tylko to chyba i na tym chyba zakończymy odcinek. Co tu barasz, Mojba? Chyba nie ma wyjścia, już nie chcemy więcej czasu. Dobrze, no także słuchajcie na koniec informacja, jak można założyć konto w Nozbe i dostać 100 złotych na start na konto premium. Dziękujemy, że słuchasz podcastu, nie ma biura. Co drugą środę, rozmawiamy w nim o produktywności i sposobach na to, by działać mądrzej. Ponieważ wierzymy, że praca to nie miejsce, do którego się chodzi, ale to, co się robi? Mamy specjalny bonus dla fanów audycji i nie ma biura. Zarejestruj się w Nozbe za pomocą tego linku Nozbe .pl na podcast, a otrzymasz kryty o wartości 100 zł, który możesz potem przyznaczyć na zakup Nozbe Premium. Nozbe pomaga tysiącom przedsiębiorców i ich zespołom w prosty sposób zorganizować swoje życie zawodowe i prywatne w jednej aplikacji w prosty sposób. Nozbe jest bezpłatne do trzech aktywnych projektów i trzech osób w zespole, więc wypróbuj już dziś i odwierz bonus, który potem wykorzystasz, aby odblokować nieograniczone projekty. Jeszcze raz dziękujemy, że słuchasz podcastu, nie ma biura i mamy nadzieję, że szepniesz o nim słówko znajomym. Do zobaczenia i usłyszenia w następnym odcinku. W międzyczasie można dawać swoje bonusowe kredyty.

Twierdzisz, że znasz wszystkie funkcje Nozbe? Nie Ma Biura odc. 65