f
Blog

Zadania oczekujące – jak nimi zarządzać?

Czekasz na arkusz danych od podwładnych? Czekasz na duże zadanie, które wisi w powietrzu od dłuższego czasu, ale Twój szef zwleka z delegowaniem Ci go i określeniem, co dokładnie masz zrobić? Czekasz na odpowiedź od współpracownika odnośnie dołączenia do Twojego projektu? Czekasz na nowe słuchawki zamówione z sieci?

Jeśli którykolwiek scenariusz brzmi znajomo, to na pewno wiesz, jak to jest mieć na głowie wiele zadań – i to zadań oddelegowanych innym osobom.

Technika Pomodoro i Odwrotny Harmonogram z pomocą Nozbe

Jednym z postów, które cieszą się największą popularnością na moim blogu jest ten poświęcony technice Pomodoro i metodzie Odwrotnego Harmonogramu. Omawiam w nim, jak połączyć technikę Pomodoro z metodą Odwrotnego Harmonogramu (ang. Unschedule Calendar) opisaną przez Neila Fiore w jego książce pt. „Nawyk samodyscypliny”. Od czasu napisania tego postu, znacząco ulepszyłem tę koncepcję i wymieniłem kalendarz papierowy na szablon w Nozbe, który sprawdza się jeszcze lepiej. Ta technika potrafi zdziałać cuda. Zacząłem ją stosować już dawno i od tamtej pory nie miałem praktycznie żadnego bezproduktywnego dnia. Dlatego, ostrzegam was - ta technika naprawdę sprawi, że staniecie się o wiele bardziej produktywni :-)

Czym jest „Pomodoro” i „Odwrotny Kalendarz”?

Pomodoro to technika poprawiania produktywności, która polega na ustawieniu czasomierza na 25 minut i pracowaniu nad określonym zadaniem do momentu aż skończy się czas. Wówczas robi się 5-minutową przerwę, a następnie powtarza czynność od nowa. Głównym założeniem tej techniki jest to, że wiedząc, że czasomierz tyka i ma się tylko 25 minut, praca przebiega lepiej, szybciej i w większym skupieniu.

Odwrotny Harmonogram to rodzaj kalendarza, w którym nie planuje się pracy lecz umieszcza się w nim wyłącznie spotkania a pomiędzy nimi - „przyjemności”. Nie planuje się w nim niczego poza tym. W ten sposób powstają wolne bloku czasu, które można zapełnić pracą. Zasada jest podobna jak w technice „Pomodoro” - kiedy wiemy, że ogranicza nas czas i mamy jeszcze tylko X godzin na wykonanie określonej czynności, pracujemy w większym skupieniu, a świadomość, że już tylko kilka godzin dzieli nas od „joggingu” motywuje nas do cięższej pracy i pozwala nam „zasłużyć” na nagrodę.

Mój szablon Pomodoro/Unschedule w Nozbe

Przejdźmy zatem do sedna, czyli wyjaśnienia, jak łączę obydwie techniki i wykorzystuję je w Nozbe.

  1. Zacząłem od utworzenia nowego projektu w Nozbe o nazwie „Dziś” i zapełniłem go zadaniami - po jednym na każde 30 minut mojego dnia. Pierwsze zadanie to „6 - 6:30”, drugie „6:30 - 7”, trzecie to „7 - 7:30”… itd. Ponieważ mój dzień zaczyna się o 6 rano i kończy o 6 po południu, utworzyłem w sumie 24 zadania. W przypadku zadań, które powtarzają się regularnie, jak „śniadanie” czy „zaprowadzić córkę do szkoły” - umieszczam ich opisy w nazwie zadania, gdyż powtarzają się one codziennie o tej samej porze.

  2. Następnie, otworzyłem pasek boczny (i) i utworzyłem szablon z tego projektu, który nazwałem „Dziś”. Następnie, oznaczyłem wyjściowy projekt jako ukończony, aby usunąć go z mojej listy projektów.

  3. Teraz codziennie rano wchodzę do moich szablonów w Nozbe, otwieram szablon „Dziś” i tworzę z niego nowy szablon z aktualną datą - np. „4 sierpnia” - w ten sposób projekt jest automatycznie umieszczany na czele listy projektów. Możecie to zobaczyć na poniższym zrzucie ekranu:

Po utworzeniu projektu, modyfikuję go, a następnie używam go co 30 minut.

A oto, jak modyfikuję projekt „Dziś” i go realizuję: