W niedawno publikowanym wpisie pisaliśmy o tym, jak istotnym elementem Twojego systemu produktywności są jego regularne i porządne przeglądy. Jeśli udało nam się Cię przekonać, to zobacz, jak można przeprowadzać takie podsumowania i jak wykorzystać do tego Nozbe.
3 filary Twojego przeglądu
Każde podsumowanie powinno spełnić trzy ważne funkcje. Po pierwsze, musisz posprzątać w swoim systemie. Po drugie - upewnij się, że wszystkie dane w nim zawarte są aktualne i że orientujesz się i jesteś na bieżąco ze wszystkimi sprawami. Po trzecie - poświęć czas na myślenie strategiczne i kreatywne, popuść wodze fantazji, spisz ciekawe pomysły i zaplanuj niektóre działania.
Dzięki tym trzem elementom, będziesz mógł spokojnie oddać się pracy - po kolei realizować zaplanowane zadania, mając pewność, że o niczym nie zapomnisz (bo każda sprawa jest przecież zapisana, zaplanowana w czasie i odpowiedni zaklasyfikowana) i że wszystko jest na swoim miejscu.
Sprzątanie i zerowanie
-
Przejrzyj i „wyzeruj” (wyczyść do zera) swoją skrzynkę, teczkę lub segregator z papierami, rachunkami, fakturami, notatkami i innymi “fizycznymi” dokumentami. Weź każdą kartkę do ręki, przeczytaj i zdecyduj, czy trafi do śmieci, czy warto jej zawartość zeskanować, by mieć do niej dostęp online, czy może lepiej zaporządkować ją w odpowiednie miejsce, w którym przechowujesz dokumenty tego typu. Jeżeli są to notatki lub spisane myśli i pomysły - sprawdź, czy nie powinny trafić na listę zadań jednego z projektów w Nozbe lub czy nie są materiałem na zupełnie nowy projekt.
-
Jeżeli nie udaje Ci się robić tego na bieżąco, dokładnie opróżnij swój folder z mailami przychodzącymi. Kliknij na każdą wiadomość po kolei i zdecyduj: kosz, szybka odpowiedź czy może zadanie w Nozbe? Jeżeli powinno trafić do systemu, to od razu przypisz mu odpowiednie parametry: do jakiego projektu pasuje, kiedy powinno zostać wykonane, ile czasu to zajmie i kto będzie najlepszą osobą do jego realizacji (może znacznie lepiej upora się z nim ktoś z Twojego zespołu).
-
Teraz zajmij się Skrzynką spraw w Nozbe. Jeżeli są tam jakieś pomysły lub luźne zadania, przeanalizuj, do którego projektu pasują i czy na pewno są warte uwagi. Czasami lepiej nie podejmować się nowych obowiązków i zadań, szczególnie, jeśli Twój terminarz i tak jest już napięty a lista Priorytetów - przepełniona.
-
Przejdź do kolejnych “inboksów” (miejsc, gdzie gromadzą się dokumenty, wiadomości lub inne rzeczy, które trzeba przetworzyć i posegregować), o ile takie posiadasz. Są nimi na przykład poczta głosowa, folder “Pobrane” na komputerze, aplikacja typu „do przeczytania potem” albo zakładki w przeglądarce.
-
Zachęcamy też do tego, aby na tym etapie uporządkować swoje miejsce pracy - posprzątać na biurku, ułożyć książki, gazety, przybory piśmiennicze, a także zrobić porządek na pulpicie komputera, jeżeli masz tendencję do regularnego zasypywania go „Bardzo Ważnymi Plikami”.
-
Ostatnie miejsce, które trzeba oczyścić to… Twój umysł! Spisz na kartce lub w Skrzynce spraw w Nozbe wszystko, o czym myślisz, nad czym się zastanawiasz i co nie pozwala Ci skupić się na konkretnej pracy. Nawet drobne sprawy, jeśli są niezapisane, mogą urosnąć w pewnym momencie do niedających spokoju natrętnych myśli, które zniweczą wszelkie próby koncentracji.
Aktualizacja
Na tym etapie sprawiasz, że Twój system będzie zgodny ze stanem bieżących Twoich spraw i projektów.
-
Przejdź przez wszystkie swoje aktywne projekty w Nozbe. Możesz to robić w kolejności alfabetycznej lub tematycznej - po etykietach Projektów - jeżeli w ten sposób będzie Ci łatwiej skupić się na poszczególnych aspektach swojej pracy (np. marketing, pisanie, praca z klientem itp.). W każdym projekcie wybierz priorytety, czyli najbliższe działania na nadchodzący czas - najlepiej na cały tydzień. Wchodź do każdego projektu, oceniaj po kolei, które zadania z listy pozwolą pchnąć go do przodu i dodawaj im datę realizacji. Nozbe sprawi, że konkretnego dnia wybrane zadania pojawią się na Twojej liście Priorytetów i żadne z nich Ci nie umknie.
-
Sprawdź czy wszystkie zadania, jakie udało Ci się wykonać w ostatnim czasie, zostały “odhaczone” w Nozbe. Jeśli nie, zakończ je i z satysfakcją obserwuj, jak lądują na dole listy.
-
Upewnij się, że wszystkie nadchodzące wydarzenia, spotkania i zadania mają ustawione daty wykonania i odpowiednie przypomnienia. Nozbe synchronizuje się z Kalendarzem Google - jeżeli chcesz mieć pewność, że o niczym nie zapomnisz, skorzystaj z integracji i pozwól Google’owi przesłać Ci dodatkowe powiadomienia.
-
Przeanalizuj także minione spotkania, wydarzenia i zadania (zajrzyj do kalendarza, do Nozbe i do notatnika) - czy notatki i materiały uzupełniające związane z każdą z tych spraw na pewno zostały zapisane i trafiły do odpowiednich projektów?
-
Jeżeli prowadzisz w Nozbe projekt poświęcony celom długoterminowym lub rejestrujesz swoje postępy w ich realizacji w inny sposób (np. na mapie myśli), teraz jest czas na sprawdzenie, jak Ci poszło w ostatnim czasie. Sprawdź, na jakim etapie jest każdy z nich, odnotuj, co zostało wykonane, a nad czym trzeba się skupić w najbliższym czasie. Pamiętaj, aby każdą pracę dzielić na proste, wykonalne kroki i zapisywać w odpowiednim projekcie jako konkretne zadanie z datą i potrzebnymi materiałami pomocniczymi!
Działania kreatywne
Ostatni etap to praca bardziej twórcza.
-
Jeżeli masz w Nozbe projekt odpowiadający wywodzącej się z metodologii GTD liście “Może/Kiedyś” - przejrzyj ją. Analizuj wszystko, co trafiło tu w ostatnim czasie i podejmuj decyzje. Rezygnujesz z tego pomysłu? Po przemyśleniu chcesz go zmodyfikować, ale dać sobie jeszcze trochę czasu na podjęcie konkretnych kroków? A może właśnie udało Ci się ukończyć jeden z pilniejszych projektów i masz ochotę zabrać się za coś mniej „obowiązkowego”? Jeśli tak, to stwórz nowy projekt w Nozbe i zapełnij go zadaniami i materiałami pomocniczymi oraz wyznacz priorytety na nadchodzące dni.
-
Zrelaksuj się i oddaj refleksji – nie bój się odważnych i rewolucyjnych pomysłów – zawsze możesz je potem nieco zracjonalizować. Pomyśl też o tym, co można było zrobić lepiej, co wyszło świetnie i warte jest powtórzenia i co powinno trafić na listę zadań i projektów do wykonania w najbliższym czasie.
-
Jeżeli, tak jak Michał, CEO Nozbe, prowadzisz „strategiczną mapę myśli”, przejrzyj ją, dodaj nowe elementy, zmień/usuń to co uznasz za stosowne. Zauważ, że Michał nigdy nie zamieszcza na niej konkretnych zadań - służy ona tylko do wyznaczenia celów długoterminowych, które przenosi on z kolei do Nozbe w postaci konkretnych projektów.
Jak jeszcze możesz wykorzystać Nozbe
Cotygodniowe raporty
Jeżeli korzystasz z konta Nozbe PRO, możesz zamówić cotygodniowy mailowy raport produktywności. System rozpisze dla Ciebie informacje potrzebne do przeanalizowania postępów - to świetny punkt wyjścia do rozpoczęcia Przeglądu.
W raporcie uwzględnione są m.in.:
- nad iloma zadaniami pracowałeś/-aś, ile z nich zostało ukończonych, ile oddelegowanych a ile skasowanych;
- liczba nowych zadań: tych dodanych przez Ciebie lub delegowanych Ci w tym tygodniu;
- liczba zadań oddelegowanych przez Ciebie i na Ciebie (z informacją, z kim współpraca była najintensywniejsza);
- liczba zamieszczonych przez Ciebie komentarzy
- podsumowanie: ile masz zadań w ilu aktywnych projektach; ile zadań z przekroczonym terminem wykonania, ile zadań na ten tydzień i ile nieprzeczytanych komentarzy.
Jeżeli masz w Nozbe plan Business, to dodatkowo otrzymujesz raport skuteczności swojego zespołu. To również świetne narzędzie do jeszcze dokładniejszego podsumowania swoich spraw z uwzględnieniem pracy kolegów - szczególnie jeżeli jesteś liderem.
Widok zespołowy
Zamiast przeglądać projekt po projekcie, możesz zobaczyć listę wszystkich zadań delegowanych na Ciebie. Przejdź w Nozbe do sekcji Zespół i wybierz „Ty”. Zobaczysz wszystkie zadania ze wszystkich swoich projektów w jednym widoku – jak na tacy. Dzięki temu łatwo będzie sprawdzić, co musisz zrobić, odznaczyć, usunąć, delegować lub dodać w każdym projekcie. Może to tutaj wolałbyś zaczynać swój cotygodniowy przegląd?
Jeśli zarządzasz zespołem i chcesz zapoznać się z postępami w pracy swoich podwładnych, w sekcji Zespół, wybierz dowolną osobę z “teamu”, aby przeanalizować zadania i projekty, nad którymi pracuje.
Kategorie zadań
Aby lepiej zaplanować zadania na nadchodzący czas, wykorzystaj kategorie (odpowiadające kontekstom w GTD). Wyznaczając priorytety w kolejnych projektach, grupuj je, nadając im różne kategorie - dzięki temu, sprawniej wykonasz niektóre z zadań: będąc w konkretnym miejscu, z konkretną osobą lub mając pod ręką konkretne narzędzie.
Praktyczny szablon Nozbe.how
Specjaliści zalecają, aby dla oszczędności czasu i zachowania systematyczności mieć gotową listę kroków, jakie po kolei robi się podczas Przeglądu. Aby Ci pomóc, przygotowaliśmy szablon Nozbe.how, który możesz dodać do swojej listy projektów w Nozbe a następnie zmienić go wedle uznania i stworzyć z niego szablon.
Wówczas, zaczynając swoje podsumowanie, tworzysz z szablonu projekt i odhaczasz kolejno wykonywane zadania. Po skończonym Przeglądzie oznaczasz projekt jako ukończony, a szablon pozostaje do Twojej dyspozycji w kolejnych tygodniach.
Jak przebiega Twój przegląd tygodnia?
