Jest to wpis gościnny autorstwa Robby’ego Milesa – naszego Ambasadora, guru produktywności i naprawdę dobrego człowieka :-) Czytaj dalej, jeśli chcesz poznać korzyści z zarządzania projektami, dodawania zadań za pomocą maili i szablonów projektów.
Nazywam się Robby Miles i jestem tatą, nauczycielem historii, oficerem wojskowym, freelancerem i Ambasadorem Nozbe. W moim życiu wiele się dzieje, a Nozbe jest jedynym narzędziem, któremu ufam i powierzam swoje sprawy z różnych obszarów mojego życia. A zatem, jak używam Nozbe, aby nad wszystkim zapanować?
Etykiety projektów
Jestem wdzięczny Nozbe za to, że używa „płaskiej” struktury projektów. Jest to model zarządzania projektami, w którym zadania nie są poukrywane głęboko w podprojektach, wewnątrz innych zadań, projektów czy folderów. Wystarczy kilka kliknięć i wszystko staje się widoczne. W wielu aplikacjach łatwo zgubić zadania. Z Nozbe jest inaczej.
Projekty stanowią podstawę każdego systemu GTD, a ja tworzę ich naprawdę mnóstwo. W tej chwili mam ich ponad 50. W grupowaniu projektów według różnych obszarów pomagają mi etykiety.
- Projekty związane ze szkołą oznaczone są etykietą „Szkoła”.
- Projekty związane z wojskiem oznaczone są etykietą „Wojsko”.
- Projekty klientów oznaczone są etykietą „Klient”.
- Projekty do wykonania w domu oznaczone są etykietą „Dom”.
Jak wygląda korzystanie z etykiet w praktyce? Przygotowując się do lekcji, otwieram listę priorytetów i filtruję zadania zawierające etykietę „Szkoła”. Użycie tego filtru powoduje, że wyświetlane są tylko zadania związane ze szkołą, a wszystkie pozostałe są ukrywane, dzięki czemu mnie nie rozpraszają. Od razu wiem, na czym muszę skupić swoją uwagę. Tak samo działa to w przypadku projektów freelancerskich, tych do wykonania w domu itp.
Jedną z najpraktyczniejszych moim zdaniem funkcji Nozbe jest dodawanie zadań za pomocą maili. Nie pozwól, by Twoja skrzynka odbiorcza pękała w szwach od wiadomości. Zamiast tego przekieruj je na Twój osobisty adres mailowy w Nozbe i przekształć je w zadania. Możesz też skorzystać z metody Jeffa Sandersa i podyktować treść maila Siri, a potem przesłać go do Nozbe.
W Nozbe możesz nie tylko przekształcać maile w zadania. Niewielu użytkowników wie, że [za pośrednictwem maili [można również bezpośrednio dodać komentarz do zadania](https://help.nozbe.com/l/pl/article/pSxj2VdB62-dodawanie-zadan-za-pomoca-maili#emailexist. Choć mało popularna, funkcja ta jest bardziej użyteczna niż może się wydawać!
Funkcja komentowania za pomocą maili jest jednym z głównych elementów mojego zautomatyzowanego procesu pisania bloga. To niesamowite mieć wszystkie informacje i linki pod ręką kiedy jestem gotowy przystąpić do realizacji zadania.
Szablony
Szablony Nozbe.how ułatwiają życie.
Jeśli często powtarzasz ten sam zestaw czynności, przekształć go w szablon. Nie musisz za każdym razem tworzyć zadań od nowa. Celem produktywności jest usprawnianie procesów po to, by oszczędzać czas i koncentrację, zachowując je dla zadań, które są naprawdę ważne.
Raz w tygodniu wykonuję przegląd. Wiem, że muszę wykonać go co tydzień i rzadko coś w tej kwestii zmieniam. Przekształciłem go więc w szablon. Co tydzień tworzę projekt z tego szablonu i wykonuję przegląd. Dzięki temu jeszcze nigdy nie zapomniałem ani nie pominąłem żadnego kroku.
Szablony są również użyteczne w szkoleniu zdalnych zespołów. Istnieje mnóstwo programów i aplikacji internetowych, które pozwalają tworzyć procesy firmowe i dzielić się nimi z współpracownikami, ale czy nie łatwiej po prostu tworzyć szablony z już istniejących zadań?
Największą zaletą Nozbe jest to, że umożliwia tworzenie systemów, które mogą być tak proste lub złożone, jak tylko chcesz. Możesz całkowicie je zindywidualizować, dopasowując je do swojego stylu pracy.
