Menadżerowie projektów muszą mierzyć się z coraz większą liczbą projektów przy coraz mniejszych zespołach i krótszych terminach. Te rosnące wymagania sprawiają, że realizowanie projektów staje się trudniejsze. Okazuje się, że w zeszłym roku, zaledwie jedna trzecia wszystkich projektów została zrealizowana na czas i w ramach ustalonego budżetu.
Aby skuteczniej realizować projekty, menadżerowie muszą opanować zasady produktywnego działania – łatwo powiedzieć, trudniej zrobić. Balansując pomiędzy różnymi rolami – twórcy, kierownika, członka zespołu, stratega i lidera – niezmiernie trudno jest pozostać produktywnym.
Dobra wiadomość dla PM-ów jest jednak taka, że istnieją pewne sposoby pozwalające zwiększyć wydajność ich pracy. Stosując się do poniższych 6 rad, zdołasz wycisnąć ze swojego dnia jeszcze więcej, a przy tym nie będziesz musieć stawać na głowie. Pamiętaj: chodzi o to, by pracować mądrzej, a nie więcej.
1. Zjedz „obcego” na śniadanie
Becky Blanton, autorka serii książek „The October Abduction of Thomas Martin” proponuje, aby zacząć dzień od „zjedzenia obcego”, czyli realizacji najtrudniejszego zadania. Jak twierdzi, uporanie się z najbardziej problematycznym wyzwaniem z samego rana pomoże Ci przebrnąć przez resztę dnia bez większego wysiłku. Można przyrównać to do reakcji łańcuchowej, w której jedno zdarzenie wyzwala serię kolejnych (tzw. efekt domina).
A oto, jak to zrobić:
- Wieczorem spisz na kartce wszystkich „obcych” na kolejny dzień.
- Następnego dnia, zrealizuj wszystkie zadania z listy. Nie zabieraj się za kolejne zadania dopóki nie odhaczysz wszystkich rzeczy z listy.
2. Deleguj zadania, ale w umiejętny sposób
Nieumiejętna delegacja jest gorsza niż brak delegacji. Jestem pewien, że za każdym razem, gdy delegujesz komuś zadanie i idzie ono nie po Twojej myśli, obiecujesz sobie, że już nikomu niczego nie zlecisz.
W rzeczywistości, delegowanie zadań może być skuteczne tylko wtedy, gdy zostanie umiejętnie przeprowadzone. Przez większość czasu menadżerowie projektów nie osiągają żądanego poziomu produktywności, gdyż popełniają jeden z następujących błędów:
- Zbyt powolne delegowanie zadań. Prowadzi do tworzenia się wydłużającej się listy nikomu nie przypisanych zadań. W takiej sytuacji, Ty i Twój zespół będziecie musieli zrobić krok do tyłu i poświęcić czas na przypisanie i realizację zaległych spraw kosztem odłożenia bieżących zadań na później.
- Nadawanie priorytetu zadaniom ważnym zamiast pilnym. Zadania pilne to takie, które muszą zostać zrobione natychmiast. Z kolei, zadania ważne to te, które przyczyniają się do realizacji długoterminowej wizji Twojego projektu. Zabranie się w pierwszej kolejności za zadania ważne zamiast pilnych może zaburzyć cały przepływ pracy w Twoim zespole.
- Przydzielanie zadań niewłaściwym osobom. Czyli zlecanie zadań osobom, które nie są w stanie ich wykonać. Ten błąd może skutkować opóźnieniem w realizacji zadania, a także odbić się na jakości wykonania.
3. Nie przedłużaj spotkań
Spotkania pochłaniają aż 50% czasu statystycznego PM-a. Choć są niestety nieuniknione, można dążyć do skracania ich do minimum tak, aby odzyskać choć część pożeranych przez zebrania godzin.
Najlepiej ograniczyć liczbę spotkań do jednego dziennie, przy czym nie powinno ono trwać dłużej niż 60 min. Brzmi nierealnie? Wcale nie.
Istnieją proste sposoby pozwalające “kondensować” spotkania:
- Poszukaj alternatyw. Zastanów się, czy nie dałoby się przenieść dyskusji do komunikatora internetowego lub innego narzędzia. Wówczas nie będziesz musieć ruszać się od komputera.
- Ustalaj harmonogram/agendę przed spotkaniami. Pomiń wyjaśnienie kontekstu. Skup się wyłącznie na prezentacji konkretnych wniosków i rozwiązań.
- Korzystaj z czasomierza. W pomieszczeniu, w którym odbywa się spotkanie, postaw czasomierz tak, aby jego uczestnicy mogli monitorować czas i nie przedłużali dyskusji.
4. Staraj się przewidywać potencjalne konflikty
Konflikty stanowią nieodłączny element kierowania zespołem projektowym, choć poszukiwanie dla nich optymalnych rozwiązań może być bardzo wyczerpujące. Wobec tego lepiej jest zapobiegać konfliktom tam, gdziekolwiek jest to możliwe. Wówczas, nawet jeśli dojdzie do konfliktu, będziesz w stanie zminimalizować jego negatywne skutki.
Miej oczy i uszy otwarte na potencjalne napięcia w zespole. Może to wymagać od Ciebie dodatkowej pracy i wysiłku, ale na dłuższą metę pomoże Ci wyeliminować niepotrzebne spięcia.
Aby ułatwić sobie całe zadanie, stwórz miejsce, w którym członkowie zespołu będą mogli dzielić się opiniami i spostrzeżeniami. Pamiętaj jednak, by nie było ono wyłącznie miejscem do narzekań; zachęć wszystkie strony, aby dążyły do zrozumienia problemów i starały się szukać dla nich rozwiązań.
5. Każdego dnia rób przegląd postępów
Produktywność menadżera projektu jest nierozerwalnie związania z wydajnością całego zespołu. Ze średnio produktywnym zespołem nie zdołasz działać produktywnie.
Z przekazywaniem informacji zwrotnych zespołowi możesz poczekać do zakończenia projektu albo robić to na bieżąco każdego dnia.
Poszukaj narzędzi służących zwiększaniu zaangażowaniu pracowników, które pomogą Ci w szybkim przekazywaniu feedbacku. W przypadku gdy wydajność Twojego zespołu spadnie poniżej oczekiwanych standardów, stwórz plan działania. Poinstruuj członków, co powinni robić, aby działać z większą skutecznością, pokaż im właściwy sposób realizacji zadań. Innymi słowy, kieruj zespołem poprzez dawanie mu dobrego przykładu, a nie prawienie kazań.
6. Zaplanuj kamienie milowe
Każdy niedotrzymany termin kładzie się cieniem na Twojej wydajności. Z kolei, goniąc terminy, pozostawiasz sobie niewiele czasu na to, aby skupić się na poprawie swojej produktywności i optymalizacji działań.
W uporaniu się z tą sytuacją pomoże Ci plan kamieni milowych. Chodzi w nim o to, aby podzielić projekt na jego najważniejsze etapy, czyli kamienie milowe i określić terminy, w których powinny zostać wykonane.
Dobry plan pomoże Ci utrzymać właściwy kurs działania. Wówczas, nawet jeśli nie zdołasz wykonać jednego etapu projektu na czas, będziesz mieć świadomość, że musisz jeszcze bardziej „przykręcić śrubę”, aby doprowadzić go do realizacji.
Plan kamieni milowych można stworzyć w trzech prostych krokach:
- Krok 1. – określ kamienie milowe składające się na dane zadanie/etap projektu.
- Krok 2. – uporządkuj je we właściwej kolejności (pilne, ważne lub inne).
- Krok 3. – deleguj poszczególne kamienie milowe (wraz z przypisaną datą wykonania) osobom z zespołu.
Podsumowanie
Punkty te mogą wydawać się wyrwane z kontekstu, dlatego najlepiej zacząć od stworzenia listy rzeczy do zrobienia. Jeśli chcesz, możesz nawet przekształcić cały ten artykuł w listę zadań w Nozbe lub szablon Nozbe.how. Przekonasz się, jak bardzo Ci to ułatwi całe zadanie.
Zanim zabierzesz się za sporządzanie listy, pamiętaj o tym, że musisz wcielić w życie wszystkie powyższe wskazówki. Chcąc zwiększyć swoją produktywność musisz zadbać o to, by wszystkie elementy dobrze ze sobą współgrały.
