Produktywne wskazówki od zespołu Nozbe, które odmienią Twoje życie

Na ostatnim spotkaniu firmowym tradycyjnie już wymienialiśmy się naszymi sposobami na zwiększenie produktywności, a także dzieliliśmy się spostrzeżeniami, które zgromadziliśmy od poprzedniego zjazdu. Uzbierała się z nich całkiem długa lista fantastycznych pomysłów i trików pozwalających zaoszczędzić czas! Zwłaszcza niektóre z nich zasługują na to, by podzielić się nimi z szerszą publicznością! Mam nadzieję, że Ty też uznasz je za przydatne.

Właściwa kolejność zadań – Radek

Radek, który pracuje w Nozbe jako developer iOS/MacOS, jest jednym z guru produktywności w naszej firmie. Dzięki dobrej strategii planowania tygodnia udaje mu się przeznaczyć nawet 50-60% czasu na pracę w pełnym skupieniu!

Jak wygląda jego typowy dzień roboczy?

Pierwsze zadanie

Rozpoczęcie dnia od banalnie prostego zadania nie jest dobre dla naszej produktywności. Z drugiej strony, wzięcie na pierwszy ogień czegoś zbyt wymagającego również może zakończyć się niepowodzeniem, ponieważ nie jesteśmy jeszcze dostatecznie obudzeni i gotowi na intelektualne wyzwania.

Z tego powodu, Radek z góry planuje swoje pierwsze zadania na każdy dzień tygodnia, co pozwala mu zaczynać każdy dzień z energią! Traktuje je jako rozgrzewkę. Wybiera w tym celu zadania, w których doskonale zna już pierwsze kroki – dokładnie wie, co ma robić i po prostu to robi.

“Rozruch” nie może być ani zbyt łatwy, ani zbyt trudny. Radek jest programistą, więc w jego przypadku takim zadaniem może być refaktoring kodu, w którym już wcześniej zauważył możliwość usprawnień.

Pierwsze zadanie zajmuje mu około 30-45 minut.

W ciągu tygodnia, Radek gromadzi listę pierwszych zadań, oznaczając je przy pomocą kategorii FIRST w Nozbe. Następnie, w ramach tygodniowego przeglądu, planuje „numery jeden” na poszczególne dni tygodnia. Dzięki temu, w poniedziałek rano wystarczy, że filtruje swoją listę priorytetów w Nozbe po kategorii FIRST, i pokazuje mu się konkretne zadanie oczekujące na realizację.

Główne zadanie

Po tej rozgrzewce, przychodzi czas na główne zadanie wyznaczone na dany dzień. Może to być coś skomplikowanego, co wymaga naprawdę głębokiej pracy – na przykład, pogłębiony research albo zaplanowanie optymalizacji jakiejś funkcji czy procesu.

Zasadniczo, główne zadanie to coś bardzo ważnego, co musi zostać wykonane, aby popchnąć cały projekt do przodu – najczęściej coś, co Radek jest w stanie zrobić najlepiej w cały zespole.

Stosując podobny schemat jak przy „pierwszych zadaniach”, w trakcie piątkowego przeglądu tygodnia Radek planuje główne zadania na cały tydzień, oznaczając je przy użyciu odpowiedniej kategorii. Dzięki temu, gdy przyjdzie kolej na ich realizację, będzie mógł filtrować listę priorytetów tak, aby skupić się dokładnie na tej jednej rzeczy.

Pomiędzy realizacją pierwszego i głównego zadania Radek zwykle bierze udział w Scrumie, czyli spotkaniu zespołu programistów, które odbywa się codziennie o 10 rano.

Ukończywszy zadanie główne, Radek przystępuje do realizacji pozostałych, mniejszych i łatwiejszych zadań i tzw. bieżączki.

Jeśli chcesz poznać dokładniej schemat pracy Radka, posłuchaj (po angielsku) 139. odcinka audycji The Podcast.

Nurek - na skróty na Macu

Marcin (którego nazywamy Nurkiem, bo mamy w zespole aż trzech Marcinów :p) jest naszym specjalistą od audio i wideo. Niedawno zaczął używać jednej aplikacji do zarządzania wszystkimi aplikacjami, z których regularnie korzysta. Choć brzmi to nieco dziwne, Nurek oszczędza dzięki temu czas i ogranicza rozpraszacze.

Station, bo tak nazywa się ta aplikacja, automatycznie grupuje jego zakładki i odwiedzane strony według aplikacji. To pozwala Nurkowi utrzymać porządek w środowisku pracy i zminimalizować rozpraszacze. Dzięki tej aplikacji, Nurek może z łatwością przeszukiwać i przechodzić między aplikacjami i stronami, które ma otwarte na Macu.

Nurek’s Station app

Kolejną aplikacją, której używa Nurek jest Keyboard Maestro. Służy ona do tworzenia skrótów klawiszowych dla sekwencji ruchów. Przykładowo, jednym naciśnięciem klawisza przenosi się do listy najczęściej używanych Dokumentów Google’a. Ma też inny skrót umożliwiający szybkie przejście do najczęściej otwieranych folderów (lub zestawu folderów, gdy używa aplikacji Path Finder z widokiem na dwa drzewa katalogów jednocześnie).

Rafał i jego regenerujące drzemki

Kolejną ciekawą rzecz zdradził nam Product Manager Nozbe. W okolicach godz. 13-14, gdy zaczyna dopadać go zmęczenie, wypija filiżankę espresso i … ucina sobie drzemkę!

Brzmi nieracjonalnie, ale ma sens! Dzieci i osoby starsze, a także wszystkie inne ssaki na świecie śpią w ciągu dnia. Większość dorosłych zapada w sen tylko w nocy, choć naukowcy mają duże wątpliwości, czy kategoryczny podział noc-dzień jest naturalny.

Krótka drzemka to świetny sposób, aby podładować baterie! Z reguły nie powinno spać się dłużej niż 20-25 minut – w przeciwnym razie można obudzić się bardziej zmęczonym niż przed drzemką. Dlaczego? Po 20 minutach mózg wkracza w najgłębszą fazę snu, której nie powinno się zakłócać.

Propozycja Rafała to: napić się kawy, położyć się wygodnie i zamknąć oczy. Sam przyznaje jednak, że nie zawsze mu się to udaje. Zdarza się, że po prostu zasypia, niemniej jednak, odpoczynek z zamkniętymi oczami też pozwala mu odpocząć.

Dlaczego warto wypić espresso przed zaśnięciem? Okazuje się, że to również ma logiczne uzasadnienie. Kofeina potrzebuje czasu, by zacząć działać – te 20 minut to doskonały moment na krótką drzemkę. „Zastrzyk” kofeiny pomoże Ci się obudzić i z energią przejść przez resztę dnia. (Więcej na temat wpływu kawy na produktywność możesz dowiedzieć się z tego artykułu)

Metoda „kawa + drzemka” Rafała jest również polecana kierowcom. Jeśli czujesz, że zaraz zaśniesz za kierownicą, zjedź na bok, wypij kawę albo napój energetyzujący i utnij sobie 20-minutową drzemkę.

Zmagania Radka i Magdy ze Slackiem

Nasz designer Radek (podobnie zresztą jak i ja) uważa, że Slack potrafi człowieka świetnie zdekoncentrować.

Ciągłe powiadomienia o nowych wiadomościach i czerwona plakietka pokazująca liczbę powiadomień na ikonie aplikacji bez przerwy odciągały Radka od bieżących zadań. Aby lepiej skupić się na pracy, w pierwszej kolejności opuścił kanały niezwiązane bezpośrednio z pracą (np. muzyka, film, śmieszne rzeczy znalezione w sieci itp.). Niestety, to tylko pogorszyło sytuację: „Śledzę tylko kanały związane z pracą, więc to musi być coś ważnego” – myślał za każdym razem, widząc czerwoną kropkę na ikonie Slacka.

W końcu, postanowił powyłączać wszystkie powiadomienia ze Slacka na wszystkich urządzeniach. Zostawił jedynie plakietkę na ikonie aplikacji i powiadomienia „push” dla wiadomości bezpośrednich oraz @wzmianek.

Oczywiście, w tak zapracowanym zespole jak nasz trudno unikać komunikacji przez Slacka, ale dzięki tej decyzji Radek zdołał zminimalizować negatywne aspekty związane z używaniem grupowego chata.

U mnie wygląda to nieco inaczej. Rola, jaką pełnię w Nozbe jest dość szeroka – nie mam żadnej konkretnej specjalizacji i prócz zadań marketingowych, zajmuję się również sprawami organizacyjnymi, firmowymi, rekrutacyjnymi itd. Niestety, bez przerwy się czymś przejmuję i czuję się odpowiedzialna za rzeczy, które nie do końca ode mnie zależne ;) Aby móc na bieżąco reagować na różne sytuacje i problemy, w których mogłabym (lub uważam, że powinnam) pomóc, przeglądam nowe dyskusje na Slacku (a także nieprzeczytane komentarze w Nozbe) za każdym razem, gdy widzę, że coś się dzieje. Niestety, ma to negatywny wpływ na moją produktywność.

Nie mam ustawionych powiadomień „push” dla Slacka, ale jednocześnie nie czuję się gotowa, aby wyłączyć plakietkę z powiadomieniami w kanałach związanych z pracą. Dużym krokiem było dla mnie zrezygnowanie ze Slacka przed południem (chyba, że muszę skontaktować się z kimś bezpośrednio). Do południa nie włączam Slacka na Macu. Mam go włączonego tylko na iPhonie, gdzie ustawiłam powiadomienia dla @wzmianek i wiadomości bezpośrednich. To pomaga mi utrzymać koncentrację przez pierwszą, a zarazem najważniejszą część dnia.

Mali pomocnicy Huberta

Nasz drugi designer – Hubert – pokazał dwie aplikacje, które pomagają mu oszczędzać czas.

Pierwsza z nich – Quadro – to narzędzie umożliwiające personalizację funkcji i reprezentacji często powtarzanych na komputerze czynności. Możliwość wykorzystania kolorów, ikon i obrazków pozwala usprawnić pracę. Ulubioną funkcją Huberta jest możliwość połączenia Maca i iPhone’a i sterowanie komputerem za pomocą telefonu.

Co ciekawe Hubert przestał jednak korzystać z Quadro tak często, jak robił to przed zjazdem. Mimo świetnych funkcji, uznał, że na dłuższą metę aplikacja ta za bardzo go rozprasza.

Drugim narzędziem, które polecił nam Hubert jest Paste. Jest to menadżer schowka na urządzenia Apple’a. Hubert używa go, aby zwiększyć pojemność schowka systemowego oraz mieć dostęp do rzeczy skopiowanych wcześniej.

Garść praktycznych wskazówek od Oli

Ola, która pracuje w dziale obsługi klienta Nozbe i dba o naszą społeczność w sieci, również podzieliła się z nami kilkoma naprawdę przydatnymi wskazówkami.

Pierwsza dotyczyła redukcji stresu oraz uświadomienia sobie tego, co go wywołuje. Jak podkreśla, chcąc poprawić swoje samopoczucie i osiągać lepsze wyniki, warto wyeliminować nawet najmniejsze czynniki wywołujące stres. Wcześniej, Ola robiła sobie krótkie przerwy w pracy, ale w tym czasie ciągle zaglądała na Slacka, albo czytała komentarze w Nozbe. W ten sposób tylko sama siebie oszukiwała, bo tak naprawdę wcale nie odpoczywała. Po każdej takiej przerwie czuła się jeszcze mniej produktywna niż przed pauzą. Teraz, gdy potrzebuje chwili wytchnienia od pracy, robi sobie prawdziwy odpoczynek, nie pozwalając, by w tym czasie cokolwiek zaprzątało jej głowę lub migało jej przed oczami.

Kolejnym czynnikiem stresogennym dla Oli było noszenie zegarka. Gdy zbliżało się jakieś ważne wydarzenie, Ola co chwilę na niego zerkała, zamiast skupić się na konkretnym zadaniu, którym mogłaby wypełnić czas oczekiwania. Kluczem do sukcesu w jej przypadku okazało się pozbycie się zegarka z przegubu i świadomość, że pozostały czas można spędzić w znacznie bardziej produktywny sposób.

Kolejna zmiana wprowadzona przez Olę była związana z jej wieczornymi nawykami. Przed pójściem spać, zamiast przeglądać Facebooka, wiadomości czy rzeczy związane z pracą, punktualnie o godzinie 20:00 wyłącza sieć Wi-Fi w domu. Dzięki temu, może w pełni się zrelaksować, w spokoju coś poczytać lub porozmawiać z partnerem, wykorzystując ostatnie godziny dnia inaczej niż wgapiona w ekran.

Ola zdradziła nam również ciekawy sposób na przechowywanie kart lojalnościowych i podarunkowych. Idąc na zakupy, nie musi już zabierać ze sobą wszystkich plastikowych kart. Wyręcza ją w tym Stocard.

Kolejny fajny pomysł Oli: zawsze ma w pogotowiu spakowany plecak na wypadek chęci wyjścia na spontaniczny spacer lub wybrania się na krótką wycieczkę. Trzyma w nim butelkę wody, przekąskę i miskę na wodę dla psa, kurtkę przeciwdeszczową oraz parę innych drobiazgów, które mogą przydać jej się poza domem. Dzięki temu, Ola może w każdej chwili wyjść z domu i nie martwić się o to, że zapomniała zabrać coś ważnego.

Sposób Michała na wymówki i nie tylko…

Nasz CEO, Michał, również trzyma w pogotowiu spakowaną torbę, ale w jego przypadku znajdują się w niej sprzęt do pływania. Michał jest triatlonistą. Oprócz biegania i jazdy na rowerze, powinien również trenować kraul. Basen znajduje się po drodze do szkoły jego córek. Choć mija go niemal każdego dnia, dotychczas rzadko o niego zahaczał. Zawsze miał jakąś wymówkę, zwykle: „Nie mam ze sobą ręcznika”, „Nie wziąłem kąpielówek” itp.

Od kiedy zaczął wozić w bagażniku torbę z rzeczami do pływania, chodzi na basen znacznie częściej :)

Pływanie Michała

Michał opowiedział nam również o aplikacji Alfred, której używa do zarządzania schowkiem i kopiowania/wklejania różnych rzeczy między wieloma plikami i zakładkami. Dziwi nas, że taki pojemny schowek nie jest funkcją systemową ani w MacOS, ani w Windowsie… Nawiasem mówiąc, bardzo dobrą, a do tego darmową aplikacją do zarządzania schowkiem na Windowsie jest Ditto Clipboard. Używa jej m.in. Kuba, nasz menedżer ds. mediów społecznościowych, który niestety tym razem nie mógł pojawić się na naszym spotkaniu.

Na koniec, założyciel Nozbe po raz kolejny, zachwalał Scanbota. Główną zaletą tej aplikacji jest super-szybkie rozpoznawanie tekstu w plikach graficznych (OCR), umożliwiające odnajdywanie dokumentów nie tylko po nazwach, ale także zawartości/tekście.

Dzienniki Iwony, Natalii i Tomka

Iwona, szefowa działu obsługi klienta w Nozbe, z trudem zabierała się za miesięczne i kwartalne przeglądy. Największe kłopoty przysparzało jej odnajdywanie wszystkich potrzebnych informacji i robienie podsumowania z tego, co udało jej się osiągnąć. Aby zawsze mieć dostęp do zrealizowanych spraw w jednym miejscu, zaczęła tworzyć w Nozbe oddzielne projekty na każdy tydzień. W każdym z tych projektów zapisuje swoje tygodniowe cele, ważne zadania i inne przydatne informacje dotyczące rzeczy, nad którymi aktualnie pracuje. Na koniec tygodnia, oznacza projekt jako wykonany, ale nadal ma do niego dostęp, dzięki czemu może do niego zaglądać w trakcie wykonywania kwartalnego przeglądu.

Natalia, nasza specjalistka ds. e-mail marketingu oraz pracownica działu obsługi klienta, ma inne, ale równie praktyczne podejście. Na początku każdego kwartału tworzy z szablonu nowy projekt. Projekt ten składa się z zadań – po jednym na każdy tydzień – a więc, w zależności od kwartału, obejmuje około 12-13 zadań. Po zaplanowaniu wszystkich głównych celów w ramach kwartalnego przeglądu, dzieli większe cele na małe zadania i dodaje je do tych zadań jako elementy listy kontrolnej. To pomaga jej zaplanować cały kwartał i równomiernie rozłożyć zadania na poszczególne tygodnie. Oczywiście, z tygodnia na tydzień ten zestaw zadań i tygodniowych celów się zmienia, a także dochodzą do niego nowe zadania. Jeśli zachodzi taka potrzeba, Natalia aktualizuje swoje cele, wprowadzając potrzebne zmiany w projekcie. Taka organizacja pracy pozwala jej minimalizować stres związany z pracą i wykonywać obowiązki z jeszcze większą skutecznością.

Nad wyrobieniem w sobie nawyku pisania pamiętnika pracuje również Tomek, nasz CTO. Przedtem nie potrafił zmusić się do regularnego tworzenia notatek i zapisywania informacji w ustrukturyzowany sposób. Obecnie robi spore postępy i zapisuje swoje cele i codzienne zadania w… podstawowej aplikacji systemowej jaką są Notatki! Jest ona bardzo prosta w obsłudze, a do tego synchronizuje się na wszystkich urządzeniach Apple’a, umożliwiając tworzenie notatek zarówno na iPhonie, iPadzie i Macu.

Do pisania swojego dziennika i dokumentowania wydarzeń z życia rodzinnego używa aplikacji Day One, która pozwala dodawać zdjęcia i rejestrować wydarzenia chronologicznie.

Wskazówka od Bartka

Bartek, nasz back-end developer, jest wielkim fanem odmierzania czasu. Jedną z technik, które wykorzystuje do zwiększenia efektywności swojej pracy jest Pomodoro. Dzięki Bartkowi dowiedzieliśmy się, że popularna aplikacja Toggl ma wbudowany licznik “Pomidorów”.

Magda
Radośnie praktykuje pracę zdalną w Nozbe od 2013 r. Ekstrawertyczna, neturotyczna wegetarianka i feministka z co najmniej 189 wadami