Czekasz na arkusz danych od podwładnych? Czekasz na duże zadanie, które wisi w powietrzu od dłuższego czasu, ale Twój szef zwleka z delegowaniem Ci go i określeniem, co dokładnie masz zrobić? Czekasz na odpowiedź od współpracownika odnośnie dołączenia do Twojego projektu? Czekasz na nowe słuchawki zamówione z sieci?
Jeśli którykolwiek scenariusz brzmi znajomo, to na pewno wiesz, jak to jest mieć na głowie wiele zadań – i to zadań oddelegowanych innym osobom.
Nie wszystkie zobowiązania da się wypełnić od razu – takie jest życie. Wszystko jest w porządku dopóki sprawy idą gładko, ale realia są zwykle inne. Osiem na dziesięć osób nie udzieli Ci takiej odpowiedzi, na jakiej Ci zależy, lub nie odpowie wcale (a przynajmniej nie w oczekiwanym przez Ciebie terminie). Twoi współpracownicy, wliczając w to Twojego szefa, odkładają najtrudniejsze zadania na później i zwlekają z podejmowaniem decyzji. Jeśli nie będziesz śledzić wydelegowanych im obowiązków, nikt nie będzie o nie dbać.
Mam dla Ciebie rozwiązanie. Aby rejestrować i śledzić wydelegowane sprawy, warto stworzyć specjalną listę, w której będziesz trzymać wszystkie zadania o statusie „oczekujące na wykonanie”. Termin „zadania oczekujące” (ang. waiting for) został wprowadzony przez Davida Allena w jego książce pt. „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”. Allen definiuje je jako „przypomnienia dotyczące rzeczy wydelegowanych do osób trzecich”.
Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci stworzyć i zarządzać własną listą spraw oczekujących.
Utworzenie folderu „Oczekujące” w programie pocztowym
Jeśli, podobnie jak większość osób, często korzystasz z poczty elektronicznej, możesz utworzyć w niej specjalny folder „Oczekujące”, a następnie zdefiniować regułę, która będzie przenosić do niego wybrane wiadomości.
Czym dokładnie jest i jaką rolę pełni folder „Oczekujące”? Potraktuj go jako pojemnik, w którym będą automatycznie zapisywane wszystkie zadania wydelegowane innym osobom. Pierwszy krok to konfiguracja “wyzwalacza”, który będzie przenosić wiadomości do dedykowanego folderu. Za każdym razem, gdy zechcesz wysłać maila z zadaniem, które wymaga dalszych działań, w polu „DW” („do wiadomości”) wpisz swój adres mailowy, aby aktywować regułę. Szczegółowe instrukcje, jak utworzyć taką regułę znajdziesz w sieci. Konfiguracja całego systemu zajmie Ci zaledwie 10 minut, ale na co dzień pozwoli Ci zaoszczędzić co najmniej 10 dodatkowych minut.
Jeszcze lepsze i bardziej produktywne rozwiązanie
Jeśli do zarządzania zadaniami używasz dedykowanego narzędzia (np. Nozbe), możesz pójść o krok dalej i jeszcze bardziej udoskonalić swój system. Większość narzędzi tego typu posiada funkcję dodawania zadań za pomocą maili i wysyłania ich do odpowiednich projektów/folderów. Alternatywnie, pozwalają oznaczać wybrane zadania etykietami/kategoriami. Zacznij od utworzenia projektu „Oczekujące” w swoim programie do zarządzania zadaniami. Następnie, utwórz nową wiadomość i w polu „DW” lub „UDW” („ukryte do wiadomości”) wpisz swój specjalny adres e-mail (np. twoja_nazwa_użytkownika@nozbe.me). W Nozbe, możesz dodać zadanie do jednego z istniejących projektów – wystarczy, że w tytule wiadomości wpiszesz nazwę projektu i poprzedzisz ją hasztagiem (#): „#Oczekujące”.
Jeśli chcesz, w wiadomości możesz umieścić również datę działania uzupełniającego lub termin wykonania zadania. W Nozbe można to zrobić w bardzo prosty sposób przy użyciu hasztagów. Załóżmy, że masz jedno wydelegowane zadanie, które powinno zostać wykonane do piątku. Utwórz wiadomość, w polu „Do” podaj swój adres w Nozbe, w temacie wiadomości wpisz: „Oczekujące #Piątek” i na końcu kliknij „Wyślij”. Wiadomość trafi do projektu „Oczekujące” wraz z datą wykonania. Tu dzieje się prawdziwa magia: gdy nadejdzie piątek, wiadomość trafi prosto do Twojej listy priorytetów, aby przypomnieć Ci, że musisz się upomnieć lub (jeśli wolisz) delikatnie przypomnieć pracownikowi o realizacji danego zadania.
To jeszcze nie wszystko!
Założę się, że masz sporo zadań wydelegowanych innym osobom (podwładnym/współpracownikom). Być może Twój szef zwleka z podjęciem ważnej decyzji. Dlaczego by nie śledzić tych informacji osobno? Aby to zrobić, wystarczy oznaczyć poszczególne zadania jako „Oczekujące”. W Nozbe, możesz użyć w tym celu kategorii. Możesz utworzyć specjalną kategorię dla szefa – załóżmy, że ma na imię John. Możesz przypisać ją bezpośrednio z klienta poczty (pod warunkiem, że została wcześniej utworzona w Nozbe). Oto, jak finalnie będzie wyglądać temat wiadomości: „Temat - nazwa zadania #Oczekujące #Piątek #John”.
System skonfigurowany, więc można zacząć działać! Na podstawie listy zadań oczekujących możesz stworzyć raport i rozesłać go do swoich podwładnych lub szefa, aby wszyscy byli na bieżąco. W Nozbe, możesz wyeksportować wszystkie zadania do jednego pliku PDF – razem z komentarzami lub w formie krótkiej listy.
Przed utworzeniem raportu w formacie PDF, nie zapomnij wybrać żądanej kategorii i filtrować po niej zadań, aby mieć pewność, że będzie zawierać tylko informacje istotne dla odbiorcy. Funkcja ta jest bardzo przydatna, zwłaszcza, gdy masz wiele zadań delegowanych jednej grupie lub osobie. Więcej na temat tego, jak działają opcje filtrowania i sortowania w Nozbe dowiesz się z tego postu. Osobiście wysyłam podwładnym takie indywidualne raporty raz w tygodniu. Ułatwia mi to śledzenie, które zadania i komu delegowałem.
Podsumowanie
Pamiętaj, że wszystkie rady i wskazówki na niewiele się zdadzą jeśli nie nauczysz się regularnie przeglądać swojego systemu. Jeśli nie chcesz by zadania kumulowały się, co najmniej raz w tygodniu przejrzyj listę zadań oczekujących i usuń z niej sprawy, które zostały już ukończone, sprawdź postępy w realizacji zadań będących w toku i, jeśli chcesz, stwórz na jej podstawie raport, który roześlesz współpracownikom. A zatem, przestań oczekiwać i zacznij działać!
