Właśnie wróciliśmy ze spotkania firmowego – takiego wirtualnego. Po raz pierwszy w historii naszego zespołu, zamiast na żywo spotkaliśmy się online i… wyszło naprawdę nieźle!
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak wyglądało wirtualne spotkanie integracyjne naszego zespołu w dobie pandemii. Sprawdź, co dokładnie i jak robiliśmy na naszym pierwszym wirtualnym spotkaniu firmowym.
🤷🏼♀ Dlaczego postanowiliśmy zorganizować wirtualne spotkanie
Prawdopodobnie piszę to po raz 1238495., ale powtórzę to jeszcze raz: jak być może wiesz, od początku swojego istnienia, nasza firma pracuje w pełni zdalnie. I ponieważ nie widujemy się na co dzień w biurze, co sześć miesięcy organizujemy spotkanie firmowe, by móc spędzić ze sobą trochę czasu i zacieśnić więzi.
Prawdę mówiąc, mieliśmy zarezerwowane noclegi w hotelu na kwiecień 2020, ale ze względu na szybkie rozprzestrzenianie się koronawirusa, przenieśliśmy spotkanie na wrzesień. Niestety jednak ten termin również nie wypalił. Michał, nasz CEO, nie chciał narażać nikogo z zespołu na ryzyko zakażenia większe, niż to, jakie ma, prowdząc swój zwykły “covidowy” tryb życia. Poza tym, nie wszyscy mieszkamy w tym samym kraju, a z uwagi na pandemię, trudno obecnie polegać na połączeniach lotniczych. Nie chcieliśmy ryzykować, że ktoś nie zdoła dotrzeć na spotkanie z powodu zamknięcia granic czy zawieszenia połączeń. Byłoby to niesprawiedliwe.
W ten oto sposób, zupełnie spontanicznie, podjęliśmy decyzję o zorganizowaniu spotkania wirtualnego – nie chcieliśmy rezygnować z okazji do wzmocnienia naszych relacji i integracji, które dają nam spotkania „na żywo”.
🔉 Specjalny odcinek podcastu Nie Ma Biura z okazji wirtualnego spotaknia!!!
Posłuchaj podcastu Nie Ma Biura o pracy z domu i zarządzaniu zespołem zdalnym
lub obejrzyj ten odcinek specjalny na YouTube
⚙️ Jak zorganizowaliśmy wirtualne spotkanie firmowe
Pomysł na spotkanie wirtualne wyszedł od zespołu dyrektorów. Zdecydowali, że mimo niesprzyjających okoliczności, powinniśmy się spotkać. Dzięki formie wirtualnej, spotkanie okazało się ciekawą, pełną niespodzianek alternatywą dla naszych dotychczasowych integracji. W ramach przygotowań, dyrektorzy stworzyli projekt w naszej aplikacji Nozbe Teams, do którego tylko oni mieli dostęp. Po wstępnej wymianie pomysłów i sugestii, zaprosili do projektu dodatkowe dwie osoby do pomocy w organizacji całego przedsięwzięcia.
Zależało nam na elemencie zaskoczenia, a czas szybko mijał. Musieliśmy zamówić mnóstwo rzeczy z sieci i dostarczyć je do każdej osoby z zespołu. Więcej o tym poniżej.
Plan spotkania był dość prosty i ogólny, ponieważ nie chcieliśmy narzucać zbyt wielu ograniczeń ani aktywności, a całe spotkanie trwało od poniedziałku do piątku.
Ciekawi Cię, czy ten prosty plan był dobrym rozwiązaniem? Czytaj dalej.
Zabawy integracyjne
Planując wirtualne spotkanie, zależało nam, aby uwzględnić w nim aktywności, które realizujemy na naszych „normalnych” zjazdach. Chcieliśmy:
- porozmawiać ze sobą,
- pograć w gry,
- wspólnie coś zjeść,
- napić się,
- wspólnie nauczyć się czegoś nowego,
- podzielić się wiedzą/spostrzeżeniami i
- spędzić miło czas.
Pamiętaj: było to nasze pierwsze wirtualne spotkanie. Nie wiedzieliśmy za bardzo, czego się spodziewać, co się sprawdzi, a co zamieni się w spektakularną porażkę. Ostatecznie wybraliśmy kilka pomysłów:
☕️ Poranna kawa z zespołem
Codziennie o 9.00 rano spotykaliśmy się na porannej kawie lub na innych napojach, które stawiają każdego z nas na nogi. Dużo rozmawialiśmy, opowiadaliśmy, co u nas słychać, itp.
Prezentacje online – idealne w zespole zdalnym
O 10.00 był przewidziany czas na prezentacje ochotników. We wtorek wysłuchaliśmy prezentacji Michała i dyskutowaliśmy na temat sytuacji naszej firmy i produktów.
We czwartek wzięliśmy udział w fantastycznym warsztacie zorganizowanym przez Olę. Celem było pokazanie, że burze mózgów mogą czasem być efektywne. Ola zaczęła od opowiedzenia nam historii, o tym, jak zastanawiała się, kto kupuje Mercedesa kombi. Następnie, zadała nam trzy pytania, które wywołały długą dyskusję zwieńczoną wymianą pomysłów i wniosków.
Wspólne gotowanie na Zoomie
Po warsztatach Oli, zabraliśmy się na wspólne przygotowywanie sushi. Każdy musiał wcześniej ugotować ryż, by o 12:00 być gotowym do przyrządzania swoich rolek. Sushi to obowiązkowy punkt każdego spotkania firmowego Nozbe. Uczestniczyliśmy w warsztatach przyrządzania sushi lub po prostu wychodzimy na sushi do pobliskiej restauracji. Tym razem musieliśmy sobie poradzić sami i, możesz mi wierzyć, nasze sushi wyszło imponująco, a do tego było bardzo smaczne.
Warsztaty gotowania z Natalią
Środa upłynęła nam pod znakiem wspólnego gotowania. Każdy musiał wcześniej przygotować składniki, a Natalia, która kiedyś z nami pracowała w Nozbe, pokazała nam, jak przyrządzić makaron z pieczonymi brokułami i sosem z masła orzechowego. Każdy gotował w swojej własnej kuchni, było dużo zabawy i naprawdę czuliśmy się tak, jakbyśmy uczestniczyli w prawdziwej lekcji gotowania na żywo.
Gry online – nawet dla tych, którzy nie grają w gry komputerowe
Przez większość wieczorów graliśmy w AmongUs i kalambury na Kurniku, co dostarczyło nam dużo śmiechu i zabawy. Wystarczy popatrzeć na ten imponujący rysunek „kangura”.
Napoje – bezalkoholowe i alkoholowe, co kto woli
Przed wirtualnym spotkaniem, rozesłaliśmy po kilka paczek do każdej osoby z zespołu (więcej o ich zawartości poniżej). W jednej z nich znalazł się zestaw do przygotowywania drinków zawierający składniki do przyrządzenia trzech różnych, oryginalnych koktajli. Zamówiliśmy go ze sklepu Drink Syndikat, który ma swoją siedzibę w Berlinie. Nie wszyscy mieli profesjonalne shakery do drinków, więc użyliśmy słoików i improwizowaliśmy na wiele innych sposobów, niemniej jednak drinki wyszły pyszne.
Każdy dostał również paczkę z rzemieślniczym piwem i ekologicznymi przekąskami.
Keynote Apple’a
We wtorek zainteresowane osoby wspólnie obejrzały keynote Apple’a.
Gadżety Nozbe
Jak już wspomniałam na początku – każdy dostał od firmy zestaw gadżetów. Oprócz przekąsek, drinków i piwa rzemieślniczego, każda osoba z zespołu otrzymała coś…
- …wygodnego – ciepłe, fioletowe skarpety Nozbe Teams;
- …do ćwiczeń – koszulkę sportową Nozbe;
- …do bólu praktycznego – czarną maskę z logo Nozbe Teams;
- …słodkiego – krówki w opakowaniu z logo Nozbe Teams;
- …wytrzymałego – t-shirt z bawełny organicznej – taki sam jak na ostatnim spotkaniu firmowym, ale w czarnym kolorze i z logo wirtualnego spotkania Nozbe.
Dodatkowe gadżety
Oprócz tych gadżetów, kurierzy dostarczyli każdemu również:
- odstresowującą kolorowankę z kredkami;
- herbatę do picia w ponure wieczory;
- pyszną, świeżo paloną kawę w opakowaniu z logo Nozbe;
- butelkę cold brew o smaku jabłkowym.
Wnioski na przyszłość
We czwartek spotkaliśmy się po raz ostatni na Zoomie i wspólnie zrobiliśmy listę tego, co wyszło dobrze, co można by poprawić w przyszłości na wypadek konieczności zorganizowania kolejnego wirtualnego spotkania (co jest obecnie bardzo możliwe) i tego, co nam nie wyszło. Jest to nasz rytuał zamykający każdy zjazd firmowy, aby w przyszłości organizować jeszcze lepsze i bardziej zróżnicowane spotkania.
Zgodziliśmy się, co do tego, że plan spotkania mógł być jednak bardziej szczegółowy, dograny czasowo i uwzględniać więcej aktywności. Jednogłośnie uznaliśmy również, że powinniśmy rozpocząć przygotowania znacznie wcześniej, aby móc wszystko zorganizować na spokojnie i bez stresu. Wszystkim za to bardzo podobało się rozpakowywanie przesyłek z gadżetami i pozostałymi rzeczami, a także wspólne gotowanie i gry online. Fajne było również to, że nie rozmawialiśmy o pracy. Wygląda na to, że każdy potrzebował krótkiej przerwy od spraw związanych z Nozbe i naszą firmą :)
Choć było czuć ducha zespołu, wielu z nas odniosło wrażenie, że wirtualne spotkanie nie jest tak skuteczne w promowaniu integracji zespołowej jak spotkania „na żywo”. Dużo trudniej w tym wypadku zacząć z kimś rozmowę „jeden na jeden”, albo zabrać głos w dyskusji. Introwertykom było również trudniej brać aktywny udział w spotkaniu i nawiązywać interakcję z pozostałymi osobami.
Pierwsze wirtualne spotkanie Nozbe było dla nas ważnym wydarzeniem. Nie mogliśmy spotkać się na wiosnę, a ponieważ jesteśmy zespołem pracującym w pełni zdalnie, czuliśmy potrzebę spotkania się w jakiejkolwiek możliwej formie. Spotkanie to, choć nie zostało zaplanowane idealnie, pozwoliło nam wypełnić fizyczne luki za pośrednictwem wirtualnych rozwiązań i nacieszyć się swoim towarzystwem w tym krytycznym czasie.
