Pracuj mniej, a mądrze
Piąteczek – produktywna rewolucja
Firmy i organizacje muszą stale adaptować się do zmieniających się warunków. Warto eksperymentować z różnymi metodami, aby dojść do optymalnego stylu pracy i zadbać o równowagę między życiem osobistym i zawodowym.
W 2016 roku wprowadziliśmy 4-dniowy tydzień pracy, czyli politykę Piąteczków w Nozbe. Zdecydowaliśmy, że piątek będzie u nas wyjątkowym dniem, w którym będziemy koncentrować się na naszej pracy… nie wykonując żadnej pracy.
…Pomysł ten okazał się przełomem!
Trzy wyzwania standardowego tygodnia pracy
Nasze problemy sprzed ery Piąteczków
Brak regularnych przeglądów tygodniowych
Członkowie naszego zespołu nie potrafili znaleźć czasu na gruntowny przegląd tygodnia – jeden z filarów metodologii GTD®, na której opiera się Nozbe.
Wszyscy byliśmy zbyt zajęci i skupieni na codziennych obowiązkach – do tego stopnia, że nie mieliśmy czasu na dokonanie przeglądu spraw ani zaplanowanie zadań na nadchodzący tydzień.
Wszyscy byliśmy zbyt zajęci i skupieni na codziennych obowiązkach – do tego stopnia, że nie mieliśmy czasu na dokonanie przeglądu spraw ani zaplanowanie zadań na nadchodzący tydzień.
Brak czasu na rozwój osobisty
Aby ulepszać naszą aplikację, musimy stale uczyć się nowych rzeczy i adaptować do zmian.
Jednak pracując po 8 godzin dziennie przez cały tydzień, nie mieliśmy siły ani energii, by znaleźć czas na rozwój osobisty.
Jednak pracując po 8 godzin dziennie przez cały tydzień, nie mieliśmy siły ani energii, by znaleźć czas na rozwój osobisty.
Postępujace ryzyko wypalenia
W firmie, która nie posiada centralnego biura, jesteśmy oceniani przez pryzmat wyników. Z tego powodu wszyscy tak ciężko pracowaliśmy na tym, aby terminowo realizować zadania, że przestaliśmy dbać o utrzymanie balansu między życiem zawodowym a prywatnym.
Przeciążenie pracą spowodowało, że część z nas zaczęła odczuwać wypalenie.
Przeciążenie pracą spowodowało, że część z nas zaczęła odczuwać wypalenie.
Potraktuj piątki inaczej
– zamień je na Piąteczki
Trzy złote zasady Piąteczków
Piąteczki nie powinny być całkowicie wolne. Idea Piąteczków nie polega na tym, że jest to dodatkowy wolny dzień w tygodniu.
Chodzi w nich o to, by wykorzystać ten czas dla siebie.
Oto trzy złote zasady, które pomogą Ci wprowadzić je w Twoim zespole:
Chodzi w nich o to, by wykorzystać ten czas dla siebie.
Oto trzy złote zasady, które pomogą Ci wprowadzić je w Twoim zespole:
Reguła #1:
Wykonuj zadania związane z pracą tylko od poniedziałku do czwartku
Skoncentruj się na codziennych zadaniach przez pierwsze 4 dni tygodnia. Pod koniec tygodnia nasza produktywność naturalnie spada, dlatego skoncentruj się na dopięciu ważnych zadań do czwartku. Dzięki temu będziesz pracować mniej, ale lepiej.
Jeśli masz na liście pilne zadania i nie możesz zwlekać z ich realizacją – wykonaj je z samego rana.
Wskazówka: staraj się unikać niepotrzebnych spotkań i rozmów w tygodniu i szanuj czas swoich współpracowników.
Jeśli masz na liście pilne zadania i nie możesz zwlekać z ich realizacją – wykonaj je z samego rana.
Wskazówka: staraj się unikać niepotrzebnych spotkań i rozmów w tygodniu i szanuj czas swoich współpracowników.
Reguła #2:
Piątek przeznacz na przegląd tygodnia
Rozpocznij Piąteczek od najważniejszej rzeczy, którą masz do wykonania w tym dniu: gruntownego przeglądu tygodnia.
Wykonanie tygodniowego przeglądu pomoże Ci spojrzeć na miniony tydzień i zaplanować pracę na kolejny. Dzięki temu w każdy poniedziałek zasiądziesz do pracy, wiedząc, co dokładnie masz do zrobienia. To pozwoli Ci obniżyć poziom stresu i zwiększyć produktywność w ciągu tygodnia!
Wskazówka: aby Piąteczek był naprawdę wyjątkowy, zmień otoczenie – choćby na czas samego przeglądu tygodniowego.
Kawiarnia, kanapa, inny pokój – wybór należy do Ciebie!
Wykonanie tygodniowego przeglądu pomoże Ci spojrzeć na miniony tydzień i zaplanować pracę na kolejny. Dzięki temu w każdy poniedziałek zasiądziesz do pracy, wiedząc, co dokładnie masz do zrobienia. To pozwoli Ci obniżyć poziom stresu i zwiększyć produktywność w ciągu tygodnia!
Wskazówka: aby Piąteczek był naprawdę wyjątkowy, zmień otoczenie – choćby na czas samego przeglądu tygodniowego.
Kawiarnia, kanapa, inny pokój – wybór należy do Ciebie!
Reguła #3:
Wykorzystaj resztę dnia, na co chcesz
Po zakończeniu przeglądu i zaplanowaniu zadań na nadchodzący tydzień, zdecyduj, na co chcesz poświęcić pozostały czas. Oto kilka przykładów na piątek w 4-dniowym tygodniu pracy:
→ przeczytaj artykuły lub obejrzyj filmy tematycznie związane z pracą
→ weź udział w kursie
→ uporządkuj lub przearanżuj swoją fizyczną lub wirtualną przestrzeń do pracy
→ skup się na swoim hobby, aby zwiększyć kreatywność i naładować akumulatory
→ porozmawiaj ze współpracownikami.
Potraktuj ten dzień jako okazję do samorozwoju, aby stać się lepszą wersją siebie.
Wskazówka: piątki można wykorzystać również na poszukiwanie i naukę nowych narzędzi, które usprawnią Twoją pracę, np. Nozbe. Aplikacja ma mnóstwo funkcji, które pomogą Tobie i Twojemu zespołowi jeszcze bardziej zwiększyć produktywność!
→ przeczytaj artykuły lub obejrzyj filmy tematycznie związane z pracą
→ weź udział w kursie
→ uporządkuj lub przearanżuj swoją fizyczną lub wirtualną przestrzeń do pracy
→ skup się na swoim hobby, aby zwiększyć kreatywność i naładować akumulatory
→ porozmawiaj ze współpracownikami.
Potraktuj ten dzień jako okazję do samorozwoju, aby stać się lepszą wersją siebie.
Wskazówka: piątki można wykorzystać również na poszukiwanie i naukę nowych narzędzi, które usprawnią Twoją pracę, np. Nozbe. Aplikacja ma mnóstwo funkcji, które pomogą Tobie i Twojemu zespołowi jeszcze bardziej zwiększyć produktywność!
Michał poleca Nozbe
Trudno mi wyobrazić sobie funkcjonowanie mojej firmy bez Nozbe. Dzięki niemu wszystkie etapy procesów biznesowych płynnie przechodzą między ludźmi. Nic nam nigdy nie ginie. Z Nozbe nasza praca zespołowa jest niesamowita.
Michał Żółtowski, właściciel firmy Mozo - Zarządzanie najmem
Korzyści z Piąteczków
i 4-dniowego tygodnia pracy
Cały zespół wykonuje
przegląd tygodnia
Wprowadzając Piąteczki z obligatoryjnym przeglądem tygodnia, wiesz, że zespół zyska czas na przegląd minionego tygodnia i zaplanowanie zadań na nadchodzący.
Dzięki temu każdy będzie wiedział, co robić, a w efekcie będzie mógł skuteczniej wykonywać swoje obowiązki.
Dzięki temu każdy będzie wiedział, co robić, a w efekcie będzie mógł skuteczniej wykonywać swoje obowiązki.
Zaplanowany czas
na rozwój osobisty
Twoi pracownicy w końcu zyskają czas na doskonalenie swoich umiejętności związanych z pracą, udział w kursach czy nadrabianie branżowych wiadomości.
Zdobywając nowe umiejętności, pracownicy przyczynią się do większego sukcesu firmy.
Zdobywając nowe umiejętności, pracownicy przyczynią się do większego sukcesu firmy.
Mniej zestresowany
i bardziej produktywny zespół
Planując pracę z wyprzedzeniem, zespół będzie lepiej zorganizowany i będzie wiedział dokładnie, czym zająć się na początku każdego tygodnia.
Dzięki 4-dniowemu tygodniowi pracy Twoi pracownicy zyskają więcej czasu na odpoczynek, a także zmniejszy się ich stres.
Dzięki 4-dniowemu tygodniowi pracy Twoi pracownicy zyskają więcej czasu na odpoczynek, a także zmniejszy się ich stres.
Jak zrobić
dobry przegląd tygodnia
Zachęcaj zespół do regularnego przeglądu tygodnia
Przegląd tygodnia to regularne spotkanie z samym sobą. Jest to czas, w którym warto przypomnieć sobie swoje cele oraz spojrzeć na miniony tydzień i zaplanować pracę na nadchodzący.
Oto 5 kroków, które pomogą Ci przeprowadzić skuteczny przegląd tygodnia:
Oto 5 kroków, które pomogą Ci przeprowadzić skuteczny przegląd tygodnia:
1. Uporządkuj skrzynki odbiorcze
Poświęć czas na uporządkowanie wszystkich skrzynek odbiorczych:
→ Przejrzyj dokumenty na biurku, skrzynki mailowe, pobrane pliki oraz zadania w Nozbe.
→ Pozbądź się dokumentów, maili i zadań, których już nie potrzebujesz.
→ Zdecyduj, co zrobić z każdą rzeczą, skanując dokumenty, zmieniając maile w wykonalne zadania w Nozbe, lub przenosząc zadania do odpowiednich projektów.
→ Pozbądź się dokumentów, maili i zadań, których już nie potrzebujesz.
→ Zdecyduj, co zrobić z każdą rzeczą, skanując dokumenty, zmieniając maile w wykonalne zadania w Nozbe, lub przenosząc zadania do odpowiednich projektów.
2. Przypomnij sobie
swoje cele
Pomyśl o celach krótko- i długoterminowych:
→ Pomyśl o swoich celach – dlaczego chcesz je osiągnąć?
→ Przejrzyj swoje cele i sprawdź, jak przebiegają postępy w kierunku ich realizacji.
→ Sprawdź, czy udało Ci się popchnąć je do przodu w ciągu ostatniego tygodnia.
→ Zastanów się, jak możesz zwiększyć postępy w realizacji celów w nadchodzącym tygodniu i stwórz w tym celu odpowiednie zadania.
→ Przejrzyj swoje statystyki związane z pracą – liczba klientów, finanse, statystyki reklam itp.
→ Przejrzyj również osobiste statystyki – sport, zdrowie, liczba przeczytanych książek itp.
→ Przejrzyj swoje cele i sprawdź, jak przebiegają postępy w kierunku ich realizacji.
→ Sprawdź, czy udało Ci się popchnąć je do przodu w ciągu ostatniego tygodnia.
→ Zastanów się, jak możesz zwiększyć postępy w realizacji celów w nadchodzącym tygodniu i stwórz w tym celu odpowiednie zadania.
→ Przejrzyj swoje statystyki związane z pracą – liczba klientów, finanse, statystyki reklam itp.
→ Przejrzyj również osobiste statystyki – sport, zdrowie, liczba przeczytanych książek itp.
3. Zrób przegląd minionego tygodnia
Poświęć czas na przegląd tego, co udało Ci się osiągnąć w ciągu ostatnich 7 dni:
→ Przejrzyj kalendarz, terminarz oraz widok „Ukończone zadania”.
→ Przejrzyj zadania, które udało Ci się zrealizować w minionym tygodniu.
→ Sprawdź, czy są zadania, które powinny były zostać zrealizowane, ale nie udało się ich wykonać. Jeśli to konieczne, przełóż je na inny termin.
→ Dodaj nowe zadania i komentarze w oparciu o swoje wnioski.
→ Przejrzyj zadania, które udało Ci się zrealizować w minionym tygodniu.
→ Sprawdź, czy są zadania, które powinny były zostać zrealizowane, ale nie udało się ich wykonać. Jeśli to konieczne, przełóż je na inny termin.
→ Dodaj nowe zadania i komentarze w oparciu o swoje wnioski.
4. Zaplanuj nadchodzący tydzień
Zaplanuj pracę na nadchodzący tydzień:
→ Zdecyduj, którymi zadaniami zajmiesz się w nadchodzącym tygodniu. Ustaw w nich daty wykonania i przypomnienia, aby o niczym nie zapomnieć.
→ Dodaj do kalendarza wszystkie niezbędne spotkania i rozmowy.
→ Sprawdź, czy zbliżają się ważne wydarzenia (urodziny, rocznice, święta) i przygotuj się do nich.
→ W razie potrzeby, zaplanuj urlopy i dni wolne od pracy.
→ Dodaj do kalendarza wszystkie niezbędne spotkania i rozmowy.
→ Sprawdź, czy zbliżają się ważne wydarzenia (urodziny, rocznice, święta) i przygotuj się do nich.
→ W razie potrzeby, zaplanuj urlopy i dni wolne od pracy.
5. Przejrzyj wszystkie projekty i zadania
Wykonaj przegląd swojego systemu produktywności:
→ Przejrzyj każdy projekt. Zdecyduj, czy jest nadal potrzebny, powinien zostać ukończony albo połączony z innym projektem.
→ Otwórz każdy projekt i przejrzyj wszystkie zawarte w nim zadania. Sprawdź, czy są nadal aktualne i czy mają realistyczny termin wykonania. Sprawdź, co wymaga aktualizacji i dodaj wszystkie niezbędne informacje.
→ Zobacz, czy część zadań można oddelegować.
→ Oznacz jako ukończone niepotrzebne zadania.
→ Jeśli delegowałeś ważne zadanie współpracownikowi, @wspomnij go w komentarzu i sprawdź jego status.
→ Otwórz każdy projekt i przejrzyj wszystkie zawarte w nim zadania. Sprawdź, czy są nadal aktualne i czy mają realistyczny termin wykonania. Sprawdź, co wymaga aktualizacji i dodaj wszystkie niezbędne informacje.
→ Zobacz, czy część zadań można oddelegować.
→ Oznacz jako ukończone niepotrzebne zadania.
→ Jeśli delegowałeś ważne zadanie współpracownikowi, @wspomnij go w komentarzu i sprawdź jego status.
Postaw siebie i swój czas na pierwszym miejscu,
a Twój wysiłek się opłaci.
Jeśli wykonujesz przegląd tygodnia po raz pierwszy, jego przeprowadzenie może zająć Ci nawet cały dzień. Nie martw się – z każdym tygodniem będzie łatwiej i szybciej! Z czasem dojdziesz do momentu, w którym przegląd będzie zajmować Ci mniej
niż 2 godziny.
