Nozbe

Niedawno wprowadziliśmy w Nozbe nową politykę i piątki traktujemy inaczej niż inne dni tygodnia. Nazywamy je „Piąteczkami” (po ang. Thank God It’s Friday, w skrócie TGIF). O co w tym chodzi?

Uwaga: Jest to skrócona wersja artykułu, który ukazał się po angielsku w Medium, gdzie piszę o pracy zdalnej w ramach publikacji NoOffice. Będzie mi miło, jeśli dodasz mnie do obserwowanych i polecisz moje posty innym!

Uwaga 2: Jeśli wolisz posłuchać tego artykułu w wersji audio, o nowej, piątkowej polityce w Nozbe dyskutowaliśmy (po angielsku) w #60 odcinku The Podcast, który prowadzę z Radkiem. Temat kontynuowaliśmy w odcinku #70.

Nowatorski pomysł na zwiększenie efektywności

„Piąteczki” to eksperymentalne podejście, które wprawdzie skraca tydzień pracy, ale pozwala nam zwiększyć produktywność, dając więcej czasu na przegląd tygodniowy i naukę nowych rzeczy… lub nie.

Piąteczek pozwala nam zwiększyć produktywność, dając więcej czasu na przegląd tygodniowy i naukę. (Tweetnij)

Nasza firma jest już i tak dość niekonwencjonalna. Wszyscy pracujemy zdalnie – każdy ze swojego domu – i nie mamy jednego, fizycznego biura. Pracujemy tak od niespełna 10 lat, co zdaje się nie przeszkadzać setkom tysięcy użytkowników naszej aplikacji.

Nie jesteśmy jednak niekonwencjonalni tylko dla zasady. Pracujemy w ten sposób, ponieważ taki model się sprawdza. Praca bez biura przyczynia się do poprawy naszego stylu życia.

W końcu jesteśmy firmą, która zajmuje się produktywnością. Kiedy eksperymentujemy, robimy to z rozmysłem. Aby pracować lepiej. Stawać się lepszymi. Rozwijać się. Nasza nowa polityka ma nam w tym pomóc.

A wszystko zaczęło się od 3 pytań, które nie dawały mi spokoju:

Pytanie 1: co zrobić, by zespół pracował mniej, ale lepiej?

Istnieją różne podejścia do nowoczesnego tygodnia pracy:

  • 4-godzinny tydzień pracy według szalonego Tima Ferrissa. W rzeczywistości jednak ten model okazał się tylko chwytem reklamowym.
  • 4-dniowy tydzień pracy + 3-dniowy weekend Ryana Carsona z Treehouse, który stanowi bardzo ciekawą i kuszącą opcję dla pracowników.
  • Tradycyjny, 40-godzinny model tygodnia pracy od poniedziałku do piątku od 9:00 do 17:00, który jest nudny i przestarzały.
  • Zasada „20%” czasu Google’a - pozwalająca pracownikom pracować jeden dzień w tygodniu nad własnymi projektami. Brzmi świetnie, ale zdaje się, że Google już ją wycofał.
  • 130-godzinny tydzień pracy wg. Marissy Meyer, czyli „śpij w biurze i zarywaj wszystkie noce”. Model ten jest bardzo popularny wśród startupów, ale na dłuższą metę - niewykonalny.

Do tej pory nasza firma mimo braku biura funkcjonowała w bardzo tradycyjny sposób. Zwykle każdy był dostępny online gdzieś między 9-17. Niektórzy zaczynali pracę wcześniej lub robili sobie przerwy w ciągu dnia i kończyli pracę w nocy.

Mój tydzień również był dość standardowy, a każdy dzień był poświęcony na coś innego:

  • Poniedziałek - Zarządzanie
  • Wtorek - Marketing
  • Środa - Produkt
  • Czwartek - Pisanie
  • Piątki - Spotkania

W moim tygodniu najbardziej nie podobało mi się to, że zaczynałem go od nudnych spraw związanych z prowadzeniem firmy. Nie zrozum mnie źle, bycie prezesem Nozbe sprawia mi radość, ale wolę pracować nad produktem, zajmować się marketingiem lub pisać artykuły, jak ten. Tak czy inaczej, chciałem przeorganizować rozkład tygodnia.

Ze wszystkich tych schematów najbardziej interesujące wydało mi się połączenia tygodnia pracy według Ryana Carsona i Google’a. Generalnie podoba mi się idea krótszej pracy z dłuższym weekendami i większą ilością wolnego czasu. Jednak jako dyrektorowi firmy nie podoba mi się dawanie zespołowi więcej wolnego czasu bez niczego w zamian. Co zatem zrobić? Jak sprawić, by zespół pracował mniej, ale lepiej?

Pytanie 2: jak pomóc zespołowi znaleźć więcej czasu na naukę?

Nozbe działa w branży technologicznej. Ze względu na charakter tworzonego przez nas oprogramowania i naszą misję, jesteśmy firmą zajmującą się poprawą produktywności użytkowników. Obecnie obydwa te sektory - IT i zarządzanie zadaniami - zmieniają się w szybkim tempie. Trudno za nimi nadążyć!

Z tego powodu musimy się rozwijać. Jeśli w obecnych czasach nie idziesz do przodu, stoisz w miejscu. A stojąc w miejscu, cofasz się (przynajmniej względem konkurencji).

Aby móc przeć do przodu, trzeba skupić się na rozwoju osobistym, uczeniu się nowych rzeczy, testowaniu nowości. Warto poświęcić czas na czytanie artykułów, słuchanie audiobooków i podcastów, oglądanie lub udział w konferencjach. Tylko jak znaleźć na to czas, skoro jest tak wiele do zrobienia?

Stojąc przed wyborem: uczyć się nowych rzeczy czy wykonywać swoją pracę, zawsze wygrywa to drugie. Tak być musi. Ale czy na dłuższą metę jest to dobre? Czy powinniśmy po prostu robić to, co robimy i zostawić rozwój osobisty na później?

Nie. Rozwój osobisty powinien być czymś regularnym. Jak regularne ćwiczenia. Jako triatlonista wiem to najlepiej. Muszę znaleźć czas na pływanie, rower i bieganie. Ale jak znaleźć czas na rozwój osobisty w firmie? Jak pomóc zespołowi znaleźć więcej czasu na naukę?

Pytanie 3: jak nakłonić zespół do wykonywania regularnego przeglądu tygodniowego?

Gdy stworzyłem Nozbe w 2007 roku, byłem mocno zainspirowany książką Davida Allena: Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności, w której jedną z kluczowych koncepcji oprócz projektów, najbliższych zadań i kontekstów była właśnie idea „przeglądu tygodniowego”.

Zasada jest prosta – należy robić regularny przegląd swojego systemu do podnoszenia produktywności: zadań, projektów, zobowiązań, aby mieć nad nimi kontrolę. Raz na jakiś czas musisz zrobić krok do tyłu i upewnić się, że wiesz dokąd idziesz. Jeśli tego nie zrobisz, stracisz kontrolę, a inni przejmą Twoje życie i nakieruję je na własne cele.

W jednym z wywiadów, David Allen powiedział:

„Myślę o tym, co mam do zrobienia raz w tygodniu. Redukuję zadania (tj. rzeczy do zrobienia) do poziomu fizycznych „wihajstrów”, które muszę przekręcić. Za tydzień to powtarzam”.

Przegląd tygodniowy - moje rozterki

Wiem, jak ważny jest dobry przegląd tygodniowy. Mimo to zdarzają się tygodnie, w których trudno znaleźć na niego czas. Ciężko mi wtedy wygospodarować czas na 2-3-godzinną sesję z samym z sobą, w której przejrzę wszystkie moje sprawy. Wydaje mi się to stratą czasu. Kiedy robię przegląd, mam wrażenie, że nie robię nic konkretnego.

Ostatnio było jeszcze gorzej. Któregoś dnia w ramach przeglądu tygodniowego postanowiłem przejrzeć wszystkie moje projekty w Nozbe. Wtedy dostrzegłem w nich coś dziwnego. Problem istniał już wcześniej, ale tym razem naprawdę się przeraziłem.

Jak zapewne wiesz, w naszej firmie nie używamy maili – komunikujemy się ze sobą za pośrednictwem zadań we współdzielonych projektach w aplikacji Nozbe. Wszystkie te projekty obejmują wiele zadań delegowanych różnym osobom. I właśnie przeglądając je zauważyłem coś dziwnego.

To nie jest kraj dla starych… zadań

Zobaczyłem, że w naszych projektach znajduje się mnóstwo przestarzałych zadań. Zadań utworzonych w lipcu, kwietniu, marcu, a nawet grudniu ubiegłego roku. A mowa o sytuacji z początku sierpnia! Zadania te po prostu wisiały na liście, nikt ich nie aktualizował, nie dodawał w nich żadnych komentarzy – nic. Zostały po prostu porzucone i zapomniane przez osoby, które miały być za nie odpowiedzialne.

Wtedy dotarło do mnie, że mój zespół przestał robić gruntowny przegląd tygodniowy. Wszyscy byliśmy tak pochłonięci bieżącymi sprawami, że nie mieliśmy czasu na regularne podsumowania. A przecież jesteśmy firmą, która zajmuje się podnoszeniem produktywności!

Zrozumiałem, że trzeba to zmienić. Dla naszego zdrowia psychicznego. Dla poprawy naszej koncentracji. Dla naszego sukcesu. Każdy z nas musi robić gruntowny przegląd tygodniowy. BEZ WYJĄTKU.

Tylko jak nakłonić zespół do wykonywania przeglądu tygodniowego?

Trzy pytania, jedna próba odpowiedzi: Piąteczek

Te trzy pytania nie dawały mi spokoju i nie pozwalały spać. Jak znaleźć czas na naukę? Jak znaleźć więcej czasu na gruntowny przegląd tygodniowy, aby w efekcie pracować mniej, ale lepiej?

Krok 1. Przetestujmy 4-dniowy system pracy.

Problem z 4-dniowym tygodniem pracy polega na tym, że pozbywając się jednego dnia, tak naprawdę nie zyskujemy niczego w zamian. To znaczy, zyskujemy jeden dzień wolny, ale nie wpływa to na ulepszenie pozostałych 4 dni pracy, a może nawet uczynić je jeszcze bardziej stresującymi. Taki schemat nie pozostawia żadnego czasu na przegląd ani przestrzeni do nauki nowych rzeczy.

Krok 2. Przenieśmy część spotkań, przegląd tygodniowy i naukę na piątek.

Eureka! Pracujmy tylko 4 dni, ale efektywniej, a piątki poświęćmy na obowiązkowy przegląd. Niech piątek będzie „dniem przeglądów”, a nie prawdziwej pracy. Zaplanujmy kilka spotkań rano (jeśli są konieczne), zróbmy przegląd, a gdy skończymy i będziemy przygotowani na kolejny tydzień, możemy robić, co chcemy!

Tylko pomyśl, jak bardzo zwiększyłaby się efektywność tych 4 dni pracy, gdybyśmy byli do nich naprawdę dobrze przygotowani. Gdybyśmy robili przegląd, wiedzielibyśmy, co musimy zrobić i moglibyśmy przystąpić do realizacji naszych zadań z samego rana w poniedziałek.

I tak oto doszedłem do stworzenia nowej polityki firmowej:

Dzięki Bogu już piątek - czyli Piąteczki w Nozbe

  • Pracujemy na pełnych obrotach nad codziennymi zadaniami tylko od poniedziałku do czwartku, starając się unikać spotkań itp.
  • W piątek rano (od 9 do 12) odbywamy niezbędne spotkania lub rozmowy, a po nich przystępujemy do przeglądu tygodniowego.
  • Każdy daje znak na Slacku, że ukończył swój przegląd tygodniowy.
  • Po zrobieniu przeglądu, każdy decyduje, co chce robić. Może przeznaczyć ten czas na naukę czegoś nowego, pracę nad dodatkowym projektem, nowe hobby lub po prostu na tym zakończyć pracę i cieszyć się dłuższym weekendem z rodziną.

Tak, proszę pracowników, by pracowali mniej. Wierzę, że możemy pracować krócej, ale lepiej. (Tweetnij)

Jak powinien wyglądać dobry tygodniowy przegląd?

Oto moja prosta lista kontrolna:

  • Uporządkuj swoje skrzynki spraw (tę, którą trzymasz na biurku, w programie pocztowym, w Nozbe lub inną).
  • Przypomnij sobie cele na ten rok.
  • Przejrzyj kalendarz na ten rok i następny.
  • Przejrzyj swoje cele na ten kwartał i miesiąc.
  • Przejrzyj każdy projekt i zadanie w swoim systemie produktywności.
  • Przejrzyj cele na ten tydzień i stwórz listę celów na nadchodzący tydzień.
  • Nastrój się pozytywnie. Przygotuj się na następny tydzień!

Kroki dodatkowe:

  • Zrób porządek na twardym dysku.
  • Posprzątaj biurko, a może nawet wprowadź jakieś zmiany w swojej przestrzeni biurowej.
  • Przejrzyj listę rzeczy, których zawsze chciałeś się nauczyć.
  • Przejrzyj listę tekstów do przeczytania.
  • Stwórz listę materiałów do obejrzenia lub konferencji w sieci, w których chcesz wziąć udział.
  • Zrób coś, co zawsze chciałeś zrobić, ale nigdy nie miałeś na to czasu. Teraz masz na to czas, a firma płaci Ci żebyś to zrobił!

Użyj szablonu Nozbe.how: mojego autorstwa, Magdy lub jednego z szablonów naszych użytkowników, np. Żanety Jażdżyk lub Chada Garetta.

Ostatni piątek był świetny, już nie mogę doczekać się kolejnego!

Oficjalnie rozpoczęliśmy politykę „Piąteczków” w Nozbe w sierpniu. Zespół był bardzo podekscytowany. Niektórzy z nas kończą swój tygodniowy przegląd już o 9 rano! Każdy informuje o swoich postępach na Slacku. Dzielimy się również pomysłami, jak zamierzamy spędzić dzień.

Nozbe Ratio

Kiedy otrzymaliśmy zespołowy raport z Nozbe, nasz wskaźnik produktywności wynosił 160%, co znaczy, że zrealizowaliśmy więcej zadań niż utworzyliśmy. Nagle zapomniane zadania zniknęły, zostały ukończone, zaktualizowane lub zaplanowane ponownie. Nie, nie wszystkie nasze projekty są tak uporządkowane i skonkretyzowane, jak być powinny, ale sytuacja radykalnie się poprawiła. Jak na razie zespół bardzo dobrze zareagował na pomysł „Piąteczków”.

W „Piąteczkach” chodzi o to, by pracować mniej, ale lepiej.

Tak, jako szef proszę moich pracowników, by pracowali mniej. Choć może się to wydawać nieproduktywne, a nawet szalone, wierzę, że wszyscy na tym skorzystają. Naprawdę wierzę w to, że możemy być bardziej produktywni, poświęcając na pracę 4 dni bardziej wytężonych wysiłków, niż spędzając 5 dni pracy w tylko częściowym skupieniu. Wierzę, że dzięki tej nowej polityce naprawdę jesteśmy w stanie pracować krócej, ale lepiej.

Teraz jestem już tego pewien, bo moje przekonania potwierdziły doświadczenia zespołu. Na październikowym zjeździe firmowym dyskutowaliśmy, czy zostawić „Piąteczki”, zmodyfikować je, czy wrócić do status quo. Wszyscy jednogłośnie zgodziliśmy się, że nowa polityka pozwala pracować efektywniej, uczyć się nowych rzeczy i stawać się ekspertami w naszych dziedzinach.

Nasze wnioski podsumowaliśmy w #70 odcinku The Podcast.

Przekonaj się sam!

Zachęcam do wypróbowania tej metody w Twoim zespole lub firmie. Porozmawiaj o tym ze swoim szefem. Daj mi znać, co o tym myślisz i czy taki schemat pracy sprawdza się w Twoim wypadku.

A jeśli spodobał Ci się ten artykuł, będę wdzięczny, jeśli udostępnisz go innym (np. na Twitterze, Facebooku). Może w ten sposób pomożesz innym firmom i zespołom pracować mniej, ale lepiej. Dziękuję!