Nozbe 2.5 für Android hat nun die neue Quick Add – „Schnell hinzufügen“ Funktion. Mit diesem neuen Feature können Sie Aufgaben schnell von jedem Fenster auf Ihrem Gerät hinzufügen, ohne dabei die Nozbe-App öffnen zu müssen. Öffnen Sie hierfür „Benachrichtigungen“, tippen Sie auf „Aufgabe zu Nozbe hinzufügen“ (es ist immer sichtbar) und geben Sie den Aufgabennamen ein … mit dem Hashtag können Sie nun Projekt, Kategorie und Delegation festlegen. Wir sind uns sicher, dass Ihnen dieses Feature helfen wird, Ihre Aufgaben noch schneller zu erledigen.
Nozbe wird von vielen Personen benutzt, die aus allen Berufen kommen. Sie sind Lehrer, Hausfrauen, Manager und Unternehmer. Vor einiger Zeit erhielten Sie von uns Lösungen, die gut für Ärzte funktionieren können sowie für Immobilienmakler. Dieser Blogpost soll nun Anwälten Ideen geben.
Worum geht es?
Ich möchte Ihnen einige Ideen geben, wie Sie Nozbe in einem so umfangreichen und herausfordernden Gebiet gut einsetzen können. Ich bin unter Anwälten aufgewachsen und studiere derzeit Jura in Warschau, Polen, an der Kozminski Universität. Jura benötigt einen hohen Grad an Organisation und auch wenn es sich lohnt, kann es sehr stressig sein. Vieles wiederholt sich auch. Die richtige Organisation ist hier unglaublich wichtig, zusammen mit psychologischer Belastbarkeit. Was das angeht, da kann ich Ihnen leider nicht helfen.
Hauptsächliche Probleme
Wie Sie Nozbe nutzen, hängt von der Gruppe ab, der Sie angehören. Ein Staatsanwalt geht anders vor als ein Richter oder ein Anwalt. Es gibt daher viele Möglichkeiten, wie man vorgehen kann. Ich möchte hier einige Möglichkeiten vorstellen, die für Sie vielleicht nützlich sind und Ihnen selbst Ideen geben.
Etiketten und Vorlagen sollten sehr intensiv genutzt werden, wie wir auch schon in früheren Blogposts dieser Serie ausführten. Abhängig von dem rechtlichen „Zweig“, in dem Sie arbeiten, müssen Sie Manches auf eine bestimmte Art erledigen. Verfahren müssen eingehalten werden, Dokumente archiviert oder beschafft werden.
Eigentlich müsste es ganz einfach sein, die Nozbe-Inbox zu benutzen. Sie ist der Startpunkt für ein gutes „Getting Things Done“-System, dennoch sind viele Nutzer verwirrt. Da die Inbox aber der Kern der GTD-Methode ist, muss man verstehen, wie man sie richtig einsetzt. Das gilt nicht nur für Nozbe, sondern auch für andere Anwendungen.
Die häufigsten Probleme mit dem Posteingang und einige Tipps, sie zu lösen! Ich möchte heute über den richtigen Umgang mit der Nozbe-Inbox schreiben, da uns viele Fragen dazu gestellt werden, besonders von neuen Nozbe-Nutzern.
Wussten Sie, dass Sie sich mit Nozbe etwas Neues angewöhnen können? Wie zum Beispiel eine neue Sprache, die Sie lernen möchten. Wer möchte nicht eine weitere Sprache sprechen können? Wie wäre es z.B. mit … Französisch?
Bevor Sie beginnen
In wissenschaftlichen Forschungen wurde herausgefunden, dass es bestimmte Mechanismen gibt, wie etwas zu einer Gewohnheit werden kann. Darauf aufbauend geben wir Ihnen einige Tipps, damit Sie loslegen können.
Stecken Sie sich ein hohes Ziel. Haben Sie eine Vision von dem, was Sie erreichen möchten und warum. Fragen Sie sich, ob Sie wirklich eine neue Sprache lernen möchten.
Machen Sie es sich so einfach, dass Sie nicht Nein sagen können. – Leo Babauta – Beginnen Sie mit kleinen Schritten. Erstellen Sie die Aufgaben so einfach, dass Sie diese ohne besondere Motivation erledigen können (das ist sehr abhängig vom Tag, vom Wetter … und von so vielen anderen Umständen.)
Es ist sehr viel einfacher, sich etwas anzugewöhnen, wenn Sie Handlungen nutzen, die bereits Routine sind, als gegen diese Handlung zu kämpfen oder diese zu ändern. Es hilft, wenn Sie um Ihr Ziel Auslöser herumbauen, die Sie daran erinnern, wann Sie an Ihrer Gewohnheit arbeiten müssen, z.B.: Nachdem ich aufgestanden bin und ein Glas Wasser getrunken habe, lerne ich Französisch.
Wenn es mal nicht geht, kehren Sie so schnell wie möglich zur Routine zurück. Machen Sie sich keine Sorgen! Wenn es mit Ihrer neuen Gewohnheit einmal oder auch zweimal nicht klappt – gleichgültig, wann das passiert –, hat das keine wirklichen Auswirkungen auf lange Sicht gesehen. Anstatt zu versuchen, perfekt zu sein, seien Sie gut zu sich selbst. Sie machen das toll!
O.k. Jetzt, wo Sie die Regeln kennen, können wir uns an die Arbeit machen :)
Nozbe wird von vielen Menschen benutzt, die in den unterschiedlichsten Berufen tätig sind. Sie sind Lehrer, Hausfrauen, Rechtsanwälte oder Unternehmer. Letzte Woche entwickelten wir einige Lösungen, die sehr gut für Ärzte funktionieren können. Mit diesem Blogpost richten wir uns nun an Immobilienmakler.
Worum geht es?
Ich möchte Ihnen einige Ideen geben, wie Sie Nozbe am besten in solch einem umfangreichen und anspruchsvollen Feld einsetzen können. Bevor Michael mich fragte, ob ich mit ihm an Nozbe arbeiten möchte, hatte ich auch mit Immobilien zu tun.
Ich weiß, dass diese Arbeit ein hohes Maß an Organisation erfordert und auch wenn es eine sehr lohnende Arbeit ist, kann sie äußerst stressig und monoton sein.
Hauptsächliche Probleme
Die Aufgaben eines Immobilienmaklers kann man grob in 2 Bereiche einteilen: Kaufen und Verkaufen. Als Makler müssen Sie beides leisten – abhängig davon, was der Kunde möchte. Der Unterschied zwischen „Kaufen“ und „Verkaufen“ ist relativ klein, abgesehen von der offensichtlichen Frage, woher das Geld kommt.
Aus diesem Grund halte ich es für sinnvoll, Etiketten und Vorlagen intensiv zu nutzen. Ob Sie das Haus von Herr G. verkaufen oder ein Lagerhaus für Frau B. kaufen wollen – Sie müssen auf jeden Fall die Unterlagen für die Immobilien prüfen, Sie müssen von Ihrem Kunden detaillierte Informationen darüber bekommen, was diese verkaufen bzw. was sie kaufen möchten.
Mit einer steigenden Zahl von Benutzern ändern sich auch die Fragen. Vor Kurzem bemerkte ich eine neue Gruppe von Anfängern, die man in drei Gruppen einteilen kann: Ausbildung, Medizin und Recht.
Die häufigste Frage ist: „Wie binde ich Nozbe in meine tägliche Routine ein?“ … und das war der Auslöser für eine kurze Serie von Blogs mit Hinweisen und Ideen, wie Sie für sich Nozbe am besten nutzen können.
In dem ersten Blogpost dieser Serie möchte ich zeigen, wie Nozbe in der Medizin eingesetzt werden kann.
Wie Sie bereits wissen, ist jedes Nozbe-PRO-Konto im Grunde „2 in 1“: Sie bekommen zwei Konten für den Preis von einem. Natürlich können Sie Nozbe allein benutzen, Sie können aber auch zu „Team“ gehen und die E-Mail-Adresse einer anderen Person eingeben und ein zusätzliches Konto für ihn/sie eröffnen. Völlig kostenlos.
Möchten Sie wissen, wie ich mit meiner Assistentin zusammenarbeite? Ich kann nicht alles allein machen. Ich brauche mein Nozbe-Team. Und … ich brauche meine Assistentin, die mir hilft, meine Aufgaben zu erledigen.
Hallo, ich bin’s, Michael, der Gründer von Nozbe. Vor zwei Jahren stellte ich Magda als Redakteurin für das Productive! Magazine ein. Da dies aber im Grunde nur eine Teilzeitbeschäftigung war, fragte ich sie, ob sie vielleicht vorübergehend meine Assistentin sein möchte. Ich hatte noch nie einen Assistenten und wollte lernen, mit einem zu arbeiten. Sie stimmte zu und zwei Jahre später unterstützt sie mich immer noch. In diesem Blogpost möchte ich Ihnen erzählen, wie wir zusammenarbeiten. Ich hoffe meine Geschichte hilft all denen, die darüber nachdenken, mit einem Assistenten zu arbeiten oder nach einem Weg suchen, die Zusammenarbeit zu verbessern. Wir überlegen derzeit auch, ein kurzes Video darüber zu drehen. Also – so arbeite ich mit Magda zusammen:
Magda verwaltet meine E-Mails
Obwohl wir uns schon vor langer Zeit bei Nozbe von den E-Mails verabschiedeten, können wir nicht den Rest der Welt davon abhalten, E-Mails zu verschicken :) Jede Woche erhalte ich Hunderte E-Mails, um die Magda sich kümmert.
Wie?
Zu Beginn unserer Zusammenarbeit richtete ich all meine Gmail-Konten so ein, dass jede neue Nachricht an eine E-Mail-Adresse – „CEO“ – weitergeleitet wird. Magda kann auf dieses „CEO“-Konto zugreifen (in Gmail heißt es „delegiertes Konto“). So können wir beide auf meine E-Mails zugreifen und wir beide können E-Mails auf die „CEO-“Adresse erhalten und von dort senden.
Es gibt verschiedene Arten von E-Mails, die zu unserer gemeinsam benutzten Gmail-Adresse kommen:
persönlich
geschäftlich – individuell
personalisierte geschäftliche E-Mails von Unternehmen für mehrere Empfänger
automatisierte Rechnungen, Abrechnungen, Kontoauszüge und andere Benachrichtigungen zu Finanzen
etc.
Magda archiviert die E-Mails, auf die nicht geantwortet werden muss oder die nur Werbung sind; regelmäßig kommende Benachrichtigungen zu Finanzen schickt sie an ein dafür bestimmtes Notebook in meinem Evernote. Ist eine E-Mail nicht zu persönlich und Magda hat genug Erfahrung, sie zu beantworten, dann tut sie es.
Jetzt aber zum Wichtigsten: ** Nachrichten, auf die ich reagieren oder die ich beantworten, oder bestätigen muss, oder in denen ich um einen Rat gebeten werde** So bearbeiten wir diese Nachrichten mit Nozbe:
Einer der beliebtesten Blogposts auf meinem persönlichen Blog ist der über „Pomodoro-Technik und Ungeplanter Kalender“. In diesem Blogpost erkläre ich, wie beide Techniken – Pomodoro-Technik und „Ungeplanter Kalender“ aus Neil Fiores Buch „The Now Habit“ – zusammen genutzt werden können. Seit ich mit diesen beiden Techniken arbeite, habe ich das Konzept verbessert und wechselte von einem Kalender auf Papier zu einer Vorlage in Nozbe – die mir sehr viel mehr hilft. Das funktioniert wirklich sehr gut. Ich nutze diese Technik nun seit einiger Zeit und im Grunde können Sie damit keinen schlechten, unproduktiven Tag mehr haben. Ich muss Sie aber warnen – Sie werden noch produktiver :-)
Was ist „Pomodoro“ und „Ungeplant“?
Aber bevor wir beginnen, möchte ich Ihnen kurz das Konzept von „Pomodoro“ und „Ungeplant“ vorstellen:
Pomodoro ist eine Produktivitätstechnik, bei der Sie die Uhr auf 25 Minuten einstellen. Sie arbeiten dann solange, bis der Alarm klingelt. Dann legen Sie eine 5-minütige Pause ein. Und so weiter. Hintergrund ist: Da Sie wissen, dass die Uhr läuft und Ihre Zeit auf 25 Minuten beschränkt ist, arbeiten Sie besser, schneller und fokussierter.
Ungeplant ist eine Art von Kalender, mit dem Sie nicht Ihre Arbeit planen, sondern nur Meetings eintragen und „etwas was Spaß macht“ irgendwo dazwischen einschieben. Sie planen nur diese Sachen fest ein. Dann haben Sie leere Zeitblöcke, die Sie nun mit Arbeit füllen können. Das Ziel hier ist ähnlich wie bei Pomodoro: es besteht eine Zeitbeschränkung, da Sie wissen, Sie haben nur noch X Stunden für die Arbeit und später noch einen Meeting. Das macht sie konzentrierter … und da Sie wissen, dass Sie in einigen Stunden Ihre „Jogging-Zeit“ haben, sind sie motiviert, härter zu arbeiten und sich Ihre Belohnung zu „verdienen“.
Meine Pomodoro-/Ungeplant-Vorlage in Nozbe
Und hier nun das Wichtigste: So kombiniere ich beide Konzepte und nutze sie in Nozbe.
Ich erstellte in Nozbe ein neues Projekt „Heute“ und füllte es mit Aufgaben für jeweils 30 Minuten meines Tages. Das heißt, die erste Aufgabe ist „6–6:30“, die zweite ist „6:30–7“, die dritte ist „7–7:30“ … Da mein Tag um 6:00 Uhr beginnt und um 18:00 Uhr endet, erstellte ich 24 Aufgaben für jede halbe Stunde meines Tages. Wenn ich was regelmäßig tue, wie „Frühstück“ oder „Tochter in die Schule bringen“, schreibe ich es in die Namen der Aufgabe, da dies jeden Tag zur selben Zeit passiert.
Nachdem ich das gemacht habe, habe ich die Seitenleiste (i) geöffnet und eine Vorlage „Heute“ von diesem Projekt erstellt. Ich beendete dann das Projekt, um es aus meiner Projektliste zu entfernen.
Jetzt gehe ich jeden Morgen zu meinen „Vorlagen“ in Nozbe, öffne die „Heute-Vorlage“ und erstelle daraus ein neues Projekt mit dem heutigen Datum: „24. Juli“ – so wird das Projekt automatisch ganz oben auf meine Projektliste gesetzt. Hier ein Screenshot:
Sobald das Projekt erstellt ist, passe ich es an und benutze es alle 30 Minuten.
So passe ich mein Projekt für heute an und arbeite es ab:
Es gibt eine neue Nozbe-Version! Nozbe 2.1.8. Besonders unsere Android- und Apple Watch-Benutzer können mit der neuen Version ihre Produktivität steigern. Ich und unser CEO, Michael Sliwinski zeigen Ihnen ein einem Video, wie gut das neue Nozbe funktioniert.
Viel schnelleres Android In den letzten Monaten wurden wir immer wieder gebeten, endlich ein Android-Nozbe-Widget einzuführen, das toll aussieht und sehr gut funktioniert. Die letzten Wochen haben wir sehr hart an einem solchen Widget gearbeitet, damit Sie auf Ihren Android-Geräten noch produktiver sind und jeden Tag viel Zeit sparen können.
