Hallo, ich bin’s, Michael, der Gründer von Nozbe. Vor zwei Jahren stellte ich Magda als Redakteurin für das Productive! Magazine ein. Da dies aber im Grunde nur eine Teilzeitbeschäftigung war, fragte ich sie, ob sie vielleicht vorübergehend meine Assistentin sein möchte. Ich hatte noch nie einen Assistenten und wollte lernen, mit einem zu arbeiten. Sie stimmte zu und zwei Jahre später unterstützt sie mich immer noch. In diesem Blogpost möchte ich Ihnen erzählen, wie wir zusammenarbeiten. Ich hoffe meine Geschichte hilft all denen, die darüber nachdenken, mit einem Assistenten zu arbeiten oder nach einem Weg suchen, die Zusammenarbeit zu verbessern. Wir überlegen derzeit auch, ein kurzes Video darüber zu drehen. Also – so arbeite ich mit Magda zusammen:

Magda verwaltet meine E-Mails

Obwohl wir uns schon vor langer Zeit bei Nozbe von den E-Mails verabschiedeten, können wir nicht den Rest der Welt davon abhalten, E-Mails zu verschicken :) Jede Woche erhalte ich Hunderte E-Mails, um die Magda sich kümmert.

Wie?

Zu Beginn unserer Zusammenarbeit richtete ich all meine Gmail-Konten so ein, dass jede neue Nachricht an eine E-Mail-Adresse – „CEO“ – weitergeleitet wird. Magda kann auf dieses „CEO“-Konto zugreifen (in Gmail heißt es „delegiertes Konto“). So können wir beide auf meine E-Mails zugreifen und wir beide können E-Mails auf die „CEO-“Adresse erhalten und von dort senden.

Es gibt verschiedene Arten von E-Mails, die zu unserer gemeinsam benutzten Gmail-Adresse kommen:

• persönlich
• geschäftlich – individuell
• personalisierte geschäftliche E-Mails von Unternehmen für mehrere Empfänger
• automatisierte Rechnungen, Abrechnungen, Kontoauszüge und andere Benachrichtigungen zu Finanzen
• etc.

Magda archiviert die E-Mails, auf die nicht geantwortet werden muss oder die nur Werbung sind; regelmäßig kommende Benachrichtigungen zu Finanzen schickt sie an ein dafür bestimmtes Notebook in meinem Evernote. Ist eine E-Mail nicht zu persönlich und Magda hat genug Erfahrung, sie zu beantworten, dann tut sie es.

Jetzt aber zum Wichtigsten: ** Nachrichten, auf die ich reagieren oder die ich beantworten, oder bestätigen muss, oder in denen ich um einen Rat gebeten werde** So bearbeiten wir diese Nachrichten mit Nozbe:

Einer der beliebtesten Blogposts auf meinem persönlichen Blog ist der über „Pomodoro-Technik und Ungeplanter Kalender“. In diesem Blogpost erkläre ich, wie beide Techniken – Pomodoro-Technik und „Ungeplanter Kalender“ aus Neil Fiores Buch „The Now Habit“ – zusammen genutzt werden können. Seit ich mit diesen beiden Techniken arbeite, habe ich das Konzept verbessert und wechselte von einem Kalender auf Papier zu einer Vorlage in Nozbe – die mir sehr viel mehr hilft. Das funktioniert wirklich sehr gut. Ich nutze diese Technik nun seit einiger Zeit und im Grunde können Sie damit keinen schlechten, unproduktiven Tag mehr haben. Ich muss Sie aber warnen – Sie werden noch produktiver :-)

Was ist „Pomodoro“ und „Ungeplant“?

Aber bevor wir beginnen, möchte ich Ihnen kurz das Konzept von „Pomodoro“ und „Ungeplant“ vorstellen:

Pomodoro ist eine Produktivitätstechnik, bei der Sie die Uhr auf 25 Minuten einstellen. Sie arbeiten dann solange, bis der Alarm klingelt. Dann legen Sie eine 5-minütige Pause ein. Und so weiter. Hintergrund ist: Da Sie wissen, dass die Uhr läuft und Ihre Zeit auf 25 Minuten beschränkt ist, arbeiten Sie besser, schneller und fokussierter.

Ungeplant ist eine Art von Kalender, mit dem Sie nicht Ihre Arbeit planen, sondern nur Meetings eintragen und „etwas was Spaß macht“ irgendwo dazwischen einschieben. Sie planen nur diese Sachen fest ein. Dann haben Sie leere Zeitblöcke, die Sie nun mit Arbeit füllen können. Das Ziel hier ist ähnlich wie bei Pomodoro: es besteht eine Zeitbeschränkung, da Sie wissen, Sie haben nur noch X Stunden für die Arbeit und später noch einen Meeting. Das macht sie konzentrierter … und da Sie wissen, dass Sie in einigen Stunden Ihre „Jogging-Zeit“ haben, sind sie motiviert, härter zu arbeiten und sich Ihre Belohnung zu „verdienen“.

Meine Pomodoro-/Ungeplant-Vorlage in Nozbe

Und hier nun das Wichtigste: So kombiniere ich beide Konzepte und nutze sie in Nozbe.

1. Ich erstellte in Nozbe ein neues Projekt „Heute“ und füllte es mit Aufgaben für jeweils 30 Minuten meines Tages. Das heißt, die erste Aufgabe ist „6–6:30“, die zweite ist „6:30–7“, die dritte ist „7–7:30“ … Da mein Tag um 6:00 Uhr beginnt und um 18:00 Uhr endet, erstellte ich 24 Aufgaben für jede halbe Stunde meines Tages. Wenn ich was regelmäßig tue, wie „Frühstück“ oder „Tochter in die Schule bringen“, schreibe ich es in die Namen der Aufgabe, da dies jeden Tag zur selben Zeit passiert.
2. Nachdem ich das gemacht habe, habe ich die Seitenleiste (i) geöffnet und eine Vorlage „Heute“ von diesem Projekt erstellt. Ich beendete dann das Projekt, um es aus meiner Projektliste zu entfernen.
3. Jetzt gehe ich jeden Morgen zu meinen „Vorlagen“ in Nozbe, öffne die „Heute-Vorlage“ und erstelle daraus ein neues Projekt mit dem heutigen Datum: „24. Juli“ – so wird das Projekt automatisch ganz oben auf meine Projektliste gesetzt. Hier ein Screenshot:

Sobald das Projekt erstellt ist, passe ich es an und benutze es alle 30 Minuten.

So passe ich mein Projekt für heute an und arbeite es ab:

Es gibt eine neue Nozbe-Version! Nozbe 2.1.8. Besonders unsere Android- und Apple Watch-Benutzer können mit der neuen Version ihre Produktivität steigern. Ich und unser CEO, Michael Sliwinski zeigen Ihnen ein einem Video, wie gut das neue Nozbe funktioniert. Viel schnelleres Android In den letzten Monaten wurden wir immer wieder gebeten, endlich ein Android-Nozbe-Widget einzuführen, das toll aussieht und sehr gut funktioniert. Die letzten Wochen haben wir sehr hart an einem solchen Widget gearbeitet, damit Sie auf Ihren Android-Geräten noch produktiver sind und jeden Tag viel Zeit sparen können.

Hallo Android-Nutzer! Wir fürchten, dass einige von Ihnen sich von uns alleingelassen gefühlt haben könnten. Wir haben in der letzten Zeit viel für unsere Mac-Benutzer gemacht, wie die Nozbe für Apple Watch Version oder Nozbe iOS-Integrationen. Das heißt aber nicht, dass wir unsere Android-Benutzer vergessen haben oder diese weniger schätzen! Sie sind uns wichtig! Und um das zu beweisen, haben wir uns mit noch mehr Elan an die Arbeit gemacht und liefern heute einige neue und aufregende Android-Features, die die Art und Weise ändern werden, wie Sie Nozbe auf Ihrem Android-Gerät benutzen.

Android-Widget

In den letzten Monaten haben wir sehr viele E-Mails erhalten, mit der Bitte, endlich ein Android Nozbe-Widget einzuführen, welches toll aussieht und großartig funktioniert. Die letzten Wochen haben wir sehr hart an dem Widget gearbeitet, damit Sie auf Ihren Android-Geräten noch produktiver sind und so jeden Tag viel Zeit sparen. Schauen Sie es sich an:

Jetzt können Sie sich Ihre Aufgaben in Ihrer Prioritäten-Liste, in jedem Projekt oder in der Kategorie anschauen. Dort können Sie Aufgaben hinzufügen oder diese beenden – und das alles, ohne die Nozbe-App öffnen zu müssen. Wie cool ist das denn? Den Widget gibt es nun für jeden Nozbe App Benutzer, auf dessen Handy oder Tablet die 2.1.8 App Version und Android 4.0 oder höher installiert ist.

Sie müssen nur darauf achten, die aktuellste 2.1.8-Version installiert zu haben. Wenn Sie diese noch nicht benutzen, gehen Sie zum Google Play Store und klicken Sie auf „Update“.

Steigerung der Leistung

Eine andere Sache, die Nozbe-Benutzer mit Android beschäftigte, war die Geschwindigkeit. Besonders die, die Android 4.3 oder älter benutzen, beschwerten sich in Ihren E-Mails über die schlechte Leistung.

Seitdem es die Nozbe 2.0+ Version gibt, haben wir viele E-Mails von unseren Benutzern bekommen, die dasselbe zum Thema haben: Probleme mit den Kategorien. Jeder braucht mal ein wenig Hilfe … … deswegen haben wir im Tutorial und auf der Hilfeseite beschrieben, wie Kategorien benutzt werden. Aber die Info scheinen nicht genug gewesen zu sein. Kategorien waren früher Kontexte: einige Tricks Die meisten erinnern sich bestimmt: Kategorien waren früher Kontexte. Sie können mit den Kategorien Ihre Aufgaben über verschiedene Projekte hinweg gruppieren und innerhalb eines Projekts können sie von mehreren Benutzern gemeinsam benutzt werden.

heute ist der 14. Mai und das ist ein ganz besonderer Tag für uns. Genau vor 8 Jahren haben wir Nozbe offiziell auf den Markt gebracht. Wir haben die „Beta“-Testphase hinter uns. Wir führten bezahlte Pläne ein. Wir starteten unser Produktivitätsunternehmen. Und seitdem sind wir für Sie da. Gemeinsam mit Ihnen möchten wir unser 8-jähriges Jubiläum feiern! Heute habe ich 3 tolle Neuigkeiten für Sie: 1 – Mit dem neuen Nozbe 2.

Aufgaben, die sich wiederholen, scheinen viele Nozbe-Benutzer immer wieder zu verwirren. Ich möchte Ihnen heute diese Möglichkeit vorstellen und Ihnen ein paar Tipps dazu geben. Definition „Sich wiederholende Aufgaben“ ist in Nozbe eine Aktion, die Sie in regelmäßigen Intervallen wiederholen. Auf unserer Hilfeseite finden Sie hierzu ausführliche Informationen. Wie erstellen Sie eine sich wiederholende Aufgabe? Sie können eine sich wiederholende Aufgabe erstellen, indem Sie entweder auf das „+“ klicken oder den „a“-Shortcut nutzen.

Ich hoffe, Sie sind auf dem richtigen Weg, sich Ihre Ziele für 2015 zu erfüllen! In meinem letzten Blogpost haben wir Ihnen ein 1-minütiges Video geschickt, wie Sie Ihre Ziele mit Nozbe erreichen. Hat es Ihnen gefallen? Haben Sie Ihre Ziele schon geplant? Wussten Sie, dass Sie als Nozbe PRO-Benutzer für einen Partner kostenlos ein zusätzliches Nozbe-Konto einrichten können? Schauen Sie sich mein zweites 1-minütiges Video an: in 10 Schritten mit anderen mithilfe Nozbe zusammenarbeiten.

Wissen Sie, dass ist noch nicht zu spät ist, dieses Jahr zu Ihrem besten überhaupt zu machen? Der Januar ist bald zu Ende und Studien belegen, dass schon viele von uns ihre guten Vorsätze für das neue Jahr vergaßen – aber ich bin mir sicher: wir können diese Vorsätze immer noch umsetzen! Nozbe hilft Ihnen dabei! Schauen Sie sich dieses kurze, 1-minütige Video an - In 10 Schritten mit Nozbe Ihre Ziele erreichen:

Weihnachten steht vor der Tür und die meisten von uns freuen sich, zu geben und zu teilen (auch, zu kaufen und Geld auszugeben … leider). Das Ende eines Jahres ist auch immer die Zeit, Fragen zu stellen und Rückschau zu halten. Wir bei Nozbe sind mit dem Jahr 2014 glücklich und zufrieden. Es war ein fantastisches Jahr für uns und wir hoffen, es war auch für Sie ein gutes Jahr. Worauf Sie schon so lange gewartet haben, konnten wir 2014 endlich umsetzen: Wir haben die neue Version unserer App – Nozbe 2.