Escribir un buen procedimiento os mantendrá a tu equipo y a ti en el camino correcto para alcanzar vuestras metas de una manera ordenada y estandarizada. Sigue leyendo para saber cómo hacerlo.
Desarrollar un procedimiento es una buena manera de mantener una sensación de productividad sostenida, en lugar de eventos aislados, confiando más en la suerte o en que se tomen las decisiones del momento. También te permite crear una fórmula repetible con la que tener éxito. Este grado de rigidez mecánica elimina el espectro siempre fluctuante de error humano y capricho humano, lo que, en toda una serie de ámbitos, es una gran ayuda. Pero ¿cómo se hace? Bueno, aquí tienes ocho consejos que pueden ayudarte en tu camino.
1. Emplea el medio adecuado
En la era moderna, la tecnología ha abierto muchas posibilidades a la hora de redactar documentos de este tipo. Debes asegurarte de que has elegido el medio adecuado para garantizar que tu público objetivo pueda hacer un uso efectivo. Esto puede ir desde papel y lápiz hasta un software de documentación de procesos. Esta opción requiere algo de previsión y posiblemente alguna inversión en software, así que debes planificarlo ahora.
2. Coherencia
Cuando intentas transmitir instrucciones muy específicas a un ser humano con el que no has hablado personalmente, es muy importante que seas coherente. «La confusión se genera por falta de coherencia», dice James Isaacs, escritor de Academized. «Y no me refiero solo a la coherencia en un área, me refiero a la coherencia en todo el documento, desde el tamaño del margen hasta el uso del lenguaje». Sigue esto de cerca, porque un procedimiento que no sea coherente funcionará para hacer exactamente lo contrario de lo que se supone que debe hacer.
3. Escribe bien
De la misma manera que la falta de coherencia puede generar confusión y un fallo en la funcionalidad de los procedimientos, los procedimientos mal escritos tienen el potencial de tener consecuencias igualmente desastrosas. Debes asegurarte de que cada palabra que escribas en el papel sea tan precisa y esté tan bien pensada como sea posible, para aumentar la probabilidad de que puedas seguir utilizando el procedimiento indefinidamente. Es posible que necesites ayuda en esta parte, por lo que sitios de servicio de escritura como OXEssays, Write My Paper y EliteAssignmentHelp pueden ser un buen lugar para empezar a buscar un procedimiento bien escrito.
4. Utiliza tus fuentes
Una fuente es tu propio cerebro, que puede estar poderosamente informado. Pero deberías extender las alas de tu investigación más allá de eso. Habla con otros, con tu equipo y repasa la historia para examinar los intentos anteriores de hacer esto mismo.
5. Ten la mentalidad de usuario
Podría darse el caso de que estés extremadamente bien versado en lo que sea que estás escribiendo para el procedimiento. Sigue siendo ideal que, de hecho, seas un experto, pero durante todo el proceso de producción del documento debes hacer todo lo posible para olvidar tu superioridad de conocimientos y asumir la posición de ser alguien que no tiene ni idea de lo que se está haciendo. Esto hará que tu escrito ponga al corriente y asegurará que produces algo muy fácil de usar.
6. Haz pruebas
Una vez que tengas hecho tu procedimiento, debes probarlo. Para eso, primero ejecútalo tú mismo varias veces, asegurándote de que todo está correcto. Después, una vez que estés contento por esta parte, haz que lo ejecute alguien que no esté involucrado, probando así la claridad y usabilidad. Recibe también los comentarios para asegurarte de que tienes todos los datos.
7. Perfecciónalo
Basándote en los comentarios recibidos, debes revisar o perfeccionar tu procedimiento para que sea lo más fácil de usar y completo posible.
8. Ponlo en práctica
Una vez que estés contento, publícalo. Es importante que estés allí para ser testigo de su primera batalla de uso, ya que siempre existe la posibilidad de que surjan problemas o errores. De forma similar, querrás asegurarte de que los destinatarios entienden por qué ha sido creado y qué deben hacer si alguna vez encuentran problemas.
Conclusión
Y aquí lo tienes. Con estas herramientas debes encontrarte con un documento realmente bien elaborado y, lo más importante, duradero que será potencialmente útil a la gente en los próximos años. Siempre tienes que realizar un trabajo cuidadoso al principio. Y después, todo saldrá bien durante mucho tiempo.
