En esta publicación me gustaría compartir contigo 6 ideas sobre cómo despejar tu lista de tareas pendientes, incluso cuando piensas que nunca terminarás con todas tus obligaciones. Te mostraré cómo me las arreglé para estar «zen» con Nozbe al minimizar y simplificar muchas cosas y olvidar algunas reglas que durante mucho tiempo pensé que eran importantes.
Esta es una publicación de un usuario de Nozbe: Pawel Muzyka.
Consejo 1. Cambia la forma de pensar acerca de las prioridades
A menudo me ponía en situaciones en las que tenía entre 30 y 40, o más, tareas en mi lista de prioridades. Para encontrar la tarea que quería hacer en un momento determinado, tenía que utilizar varios filtros. Lamentablemente, pasó mucho tiempo antes de que me preguntase a mí mismo: ¿por qué voy deambulando por este laberinto de tareas?
¿Es realmente prioritaria cada una de estas tareas? Puede que un día lo sea y entonces centraré toda mi atención en cumplir mis objetivos, pero ahora algunas todavía están a la espera de ser tan importantes.
Esto me llevó a adoptar la siguiente regla: las prioridades son solo aquellas tareas que deben realizarse hoy.
Aunque hago planes a largo plazo, y establezco objetivos trimestrales y anuales, en mi vista principal de Nozbe quiero vivir en el ahora. Ninguna de las tareas que estoy planeando hacer mañana o la semana próxima es tan importante como mis obligaciones actuales, por lo tanto, no es necesario marcarlas con una estrella ni siquiera verlas en mi lista. Cuando llegue el momento, las añadiré a mi lista de prioridades, pero de momento no deberían reclamar mi atención.
Una lista de prioridades para cada día breve y sucinta asegura el orden y me permite alcanzar la paz interior. Con una lista breve, sé que podré hacer que mis tareas lleguen a cero cada día.
Consejo 2. Coloca las tareas en una escala de tiempo
Aunque puede que a algunas personas no les guste esta idea, me aferro al siguiente principio: al agregar una tarea a Nozbe, establece el plazo más realista para cuando desees completarla.
No es necesario que seas demasiado rígido en cuanto a la fecha; siempre puedes cambiarla, pero colócala en algún lugar entre las tareas que ya están en tu sistema para tu propia referencia. Piensa dónde encajaría mejor en tu calendario. Date una señal de que estás intentando ocuparte de esto antes de «en algún momento».
Excluir los proyectos más complejos (normalmente los relacionados con el trabajo, que dependen de la actividad de más de una persona), muchas de tus obligaciones son tareas sencillas. Por lo tanto, no tendrás ningún problema para colocarlos en una escala de tiempo. Sabes a qué hora es tu entrenamiento, cuándo tienes que hacer la colada o hacer una llamada importante y cuándo tendrás tiempo de apuntar a tu hijo a la guardería y pasarte por el supermercado de camino a casa.
Es correcto desplazar la ejecución de una tarea a un día antes o después en la escala de tiempo. No se trata de seguir el plan ciegamente. Recuerda: una lista de tareas organizada cronológicamente es más fácil de gestionar que un montón de acciones sueltas.
En mi sistema de productividad, asigno fechas de finalización estimadas a todas las tareas planificadas para el mes actual que no han sido trasladadas al proyecto «En algún momento | Quizás».
Consejo 3. Crea contenedores para tareas
Otro error, similar a crear listas de prioridad demasiado largas e imprecisas, es acumular proyectos abiertos.
Lamentablemente, el mero hecho de tener muchos proyectos no significa que seas una persona ocupada y productiva. Simplemente significa que… tienes un montón de proyectos. Nada más.
En Nozbe, los contenedores nos proporcionan una gran forma de gestionar las tareas sueltas. Algunos ejemplos serían: «Casa», «Recados», «Finanzas personales» o «Reuniones de negocios». Al usarlos, evitarás la tentación de crear miniproyectos aparte, cuando estos asuntos encajan perfectamente en tareas.
Una de mis obligaciones diarias es comprobar los resultados que ha obtenido mi equipo el día anterior. Genero y después analizo informes predefinidos. Podría crear un proyecto independiente para esta tarea o incluso una plantilla en la que enumerase los pasos posteriores. En la práctica, se trata de una sencilla tarea rutinaria. Solo un vistazo rápido para comprobar que todo está bien.
En lugar de un proyecto independiente con 10 tareas, yo solo tengo una tarea con una lista de control que puedo marcar en menos de 15 minutos.
Estoy seguro de que te has enfrentado muchas veces al dilema «¿tarea o proyecto?». Es importante sopesarlo para evitar ahogarse en un mar de cuestiones aparentemente complejas que, como veremos, puedes solucionarlas en 60 segundos.
Consejo 4. Reconsidera la utilidad de las categorías
Curiosamente, proyectos genéricos como «Casa», «Presupuesto familiar» o «Reuniones de negocios» son también… categorías. O, como prefieren algunas personas, contextos.
Me he dado cuenta de que cuando intento asignar categorías a todas mis tareas, tiendo a duplicar los nombres de los proyectos genéricos, lo que efectivamente los hace inútiles.
Por otra parte, cuando se utilizan contenedores para tareas sueltas para las que ya has establecido fechas de vencimiento (forman un todo coherente, que es posible ver en la pestaña «Calendario»); puede tener como resultado que no necesites establecer parámetros adicionales para estas tareas en Nozbe.
Puede que no tengas que añadir categorías adicionales a tus quehaceres domésticos si ya están recogidos en un proyecto. Puede que no necesites marcar tus próximas acciones si la secuencia de tus actividades está determinada por las fechas de vencimiento de las tareas. En ese caso, tampoco puedes prescindir completamente de categorías ni replantear su papel dentro del sistema. A mí, por ejemplo, me gusta utilizar categorías que denotan el momento del día. Me permiten, por ejemplo, filtrar tareas que quiero hacer por la tarde.
Pero, recuerda que a veces, para hacer las cosas mejor, solo tienes que simplificarlas. Utilizan la categorización multinivel principalmente las personas cuyos sistemas son tal lío que no pueden organizarlos de ninguna otra manera.
Consejo 5. Utiliza etiquetas
Si tus tareas y proyectos están divididos en al menos dos grupos temáticos diferentes, las etiquetas pueden hacer magia.
Con un solo clic, te permiten aislarte del ruido de la información que innecesariamente que absorbe tu atención. Puedes aplicar cualquier criterio de división: dividir los proyectos en privados y aquellos relacionados con el trabajo, separar los proyectos privados de los colaborativos, agrupar todo lo que tenga que ver con un asunto en particular; solo tus necesidades limitan las posibilidades.
Personalmente, nunca combinaría en Nozbe mi vista privada y la relacionada con el trabajo. Las trato como dos mundos diferentes. Desaparecen y reaparecen cuando las necesito.
Las etiquetas también facilitan la planificación en la vista calendario. Es una buena idea el adaptarlas a tu forma de trabajar propia de modo que Nozbe te muestre solo las tareas que abordas actualmente.
Consejo 6. No amontones
Puesto que esta publicación se supone que va de racionalizar y limpiar tu sistema, aquí está la última y posiblemente la sugerencia más importante.
Nozbe puede servir de agenda personal, por ejemplo: un catálogo de películas que has visto, una lista de los restaurantes que vale la pena visitar o los enlaces que podrías querer leer en un futuro desconocido. Sí, guardará toda esta información… y en el proceso absorbería tu atención innecesariamente. Pero la pregunta es: ¿cómo te beneficiarías tú?
Podría resultar que cuanta más información pongas en el sistema (no tiene que estar siempre formulada como tareas), más difícil será encontrar y centrarse en las cosas que impulsan tus proyectos adelante y de las que realmente deberías cuidar.
Todos trabajamos en áreas diferentes, tenemos responsabilidades diferentes, compartimos proyectos con un número variable de usuarios. No es fácil mantener todo en orden. Pero, independientemente de lo ocupados que estemos, todos deberíamos ser capaces de mantener una breve lista de proyectos y tareas concretos, alcanzables y programados en el tiempo. Una lista que podrías analizar semanalmente: de un plumazo y con una sonrisa en la cara, no simplemente «llegar hasta el final cuando no hay un final a la vista».
¡Si no puedes hacer esto, significa que es hora de poner el sistema a dieta! :)
Autor: Paweł Muzyka, anteriormente periodista y ahora fan de Nozbe y de las técnicas de productividad. Aficionado a las nuevas tecnologías, apasionado por todo lo que está pasando en la web. Actualmente está involucrado profesionalmente en el sector de la publicidad.
