Acabas de decidir trasladar tu trabajo a una aplicación de gestión de proyectos y tareas, pero no estás seguro de cómo empezar. Descubre cómo puedes dividir tu trabajo en tareas y proyectos. Un poco más adelante, también encontrarás ejemplos prácticos de proyectos que podrías configurar en tu herramienta de gestión de trabajo.
- ¿Qué es exactamente un proyecto?
- ¿Hay que completar todos los proyectos?
- Proyectos de tipo continuo para facilitar tu organización
- Proyectos orientados a objetivos para ayudarte a alcanzar tus objetivos
- Proyectos únicos y recurrentes
- Ejemplos de proyectos que puedes tener en Nozbe: La mejor herramienta de gestión de proyectos
¿Qué es exactamente un proyecto?
“No todo el mundo trabaja por proyectos,” podrías pensar. “Nosotros tenemos clientes / casos / apartamentos / pacientes / pedidos… ¡no tenemos proyectos!”
Sin embargo, no importa cómo lo llames, un proyecto es cualquier cosa: una iniciativa o un objetivo cuya realización requiere más de unos cuantos pasos. Un paso es, por supuesto, una tarea o actividad.
Por consiguiente, un proyecto es una serie de pasos/actividades a realizar que pretenden que llegues a un resultado concreto, a un objetivo O que afectan a un campo o tema similar.
En una aplicación de gestión de proyectos, un proyecto se presenta como una tarea / lista de tareas pendientes.
¿Hay que completar todos los proyectos?
En Nozbe, tenemos en cuenta que hay dos tipos principales de proyectos que puedes ejecutar en tu herramienta de gestión de tareas y proyectos:
proyectos de tipo continuo / vinculados a la organización
- Marketing,
- Finanzas,
- RR. HH.,
- Ventas,
- Mantenimiento de productos
- Clientes 11/2023
proyectos vinculados a los resultados
- Reducción de costes,
- Campaña Black Friday,
- Incorporación de nuevos empleados,
- Caso de divorcio
- Cliente XYZ
- Reforma de la casa
Los proyectos son sencillamente listas de tareas, y depende de ti decidir cuáles van a estar orientadas a objetivos y cuáles van a ser de tipo continuo.
Proyectos vinculados a la organización / De tipo continuo para facilitar tu organización
Mientras que los proyectos orientados a objetivos tienen una meta concreta y, una vez alcanzada, el proyecto está terminado, los proyectos de tipo continuo nunca están terminados porque son una lista de tareas o actividades relativas a un aspecto concreto de la vida profesional o personal. Por ejemplo, tenemos un proyecto titulado “RR. PP. y Marketing " en el que incluimos todas las tareas sueltas que tienen que ver con este área, como una invitación a una entrevista por parte de un periodista, una idea para una futura campaña, la revisión de los procesos de integración por correo electrónico o una estrategia para el próximo año.
Otro ejemplo habitual de proyecto de tipo continuo es el destinado a “Asuntos personales”, que puede llenarse con todas las tareas que hay que hacer después del trabajo y que no están relacionadas con ningún proyecto orientado a un objetivo.
Proyectos orientados a resultados / Proyectos orientados a objetivos para ayudarte a alcanzar tus objetivos
Entonces, ¿cuál es la definición básica de un proyecto orientado a resultados? Es algo parecido a seguir una receta. Tienes tus ingredientes (que son tus recursos), tus instrucciones (tu plan) y el objetivo (el plato exquisito). Del mismo modo, un proyecto implica una serie de actividades planteadas para lograr un resultado concreto. Fracciona el trabajo en tareas que te permitan alcanzar tu objetivo. No importa si estás:
- construyendo un puente,
- lanzando una campaña de marketing,
- u organizando un acto social…
si cuentas con un propósito definido, un plazo y un conjunto de tareas que cumplir, enhorabuena, tienes entre manos un proyecto.
Qué hay que tener en cuenta al empezar un proyecto orientado a objetivos
Estos proyectos tienen características propias que los diferencian de las tareas habituales. En primer lugar, son únicos. No importa que hayas construido diez casas antes, la undécima tendrá sus peculiaridades y desafíos. Los proyectos orientados a objetivos también son temporales; tienen una fecha clara de inicio y fin. Además, requieren recursos: mano de obra, tiempo, dinero, de todo. Los proyectos de este tipo tienen que ver con crear algo nuevo o generar un cambio.
Gestión del ámbito, tiempo y coste: Dichos delimitadores son como la valla que rodea tu jardín: definen lo que está dentro y lo que está fuera. En la esfera de los proyectos, hablamos de tres limitaciones fundamentales: ámbito, tiempo y coste.
1. Ámbito: El ámbito es básicamente la lista de tareas del proyecto. En él se describen todas las tareas, objetivos, características y funcionalidades que está previsto que cumpla el proyecto. Igual que un modelo de coche nuevo puede incluir sistemas de navegación y asientos de cuero, el alcance del proyecto especifica lo que se incluye y lo que no. Si está en el ámbito, forma parte del proyecto; si no, está fuera de los límites.
2. Tiempo: Normalmente, un proyecto orientado a objetivos tiene una fecha de vencimiento, un plazo concreto en el que ha de estar terminado. Tanto si se trata de crear un sitio web como de construir un edificio, las limitaciones de tiempo garantizan que el proyecto avance a un ritmo constante, evitando que se prolongue hasta el infinito.
3. Coste: Todo proyecto funciona con un presupuesto. Este presupuesto lo incluye todo: desde los materiales y la mano de obra hasta las licencias de software y los honorarios de consulta. Las limitaciones de costes garantizan que el proyecto no sobrepase los gastos, manteniendo las finanzas bajo control y evitando sorpresas desagradables a la larga.
Imagina que construyes una casa. El ámbito incluye el número de habitaciones, tipo de suelo y diseño de la cocina. La limitación de tiempo asegura que la casa se construya en un plazo de, digamos, seis meses. Y la limitación de costes garantiza que no acabes con una bañera chapada en oro que no puedas permitirte.
Proyectos únicos y Proyectos repetitivos/Recurrentes
Puede que algunos de tus proyectos sean actividades puntuales. Pero hay algunos proyectos que quieres guardar (o crear una plantilla) para poder seguir el mismo procedimiento con posterioridad. Si desglosas tu trabajo una vez para un objetivo, tienes un procedimiento guardado para otros casos futuros. Un proyecto recurrente podría ser:
- Planificar un acto social
- Incorporación de un empleado nuevo
- Grabación de un episodio nuevo de un podcast
- Implementación de una función nueva de un producto,
- Etc.
Ejemplos de proyectos que puedes tener en Nozbe: La mejor herramienta de gestión de proyectos
En Nozbe tenemos una estructura e interfaz sencillas: Tienes proyectos y tareas, dentro de un proyecto puedes crear secciones de proyecto para agrupar tareas por etapas o tipos. Y después intercambiarás comentarios en tareas concretas para llevarlas a cabo junto con tu equipo.
🚀 Marketing y RR. PP.
Donde puedes poner todas las tareas sueltas que tengan que ver con este área:
Sección: 1. Comparecencias en medios de comunicación + invitaciones
- Artículo invitado en la revista Productive Newyorker
- Invitación al podcast The Digital Entrepreneur
- Entrevista para un artículo en Forbes sobre la semana laboral de 4 días
Sección 2. Tareas periódicas
- Orden del día de la próxima reunión del equipo de marketing
- Comprobar las estadísticas del sitio web (GA) (tarea recurrente)
- Comprobar tu nivel de conversión (tarea recurrente)
- Estadísticas de los perfiles en redes sociales de la empresa (tarea recurrente)
Sección 3. Estrategia y tareas para el mes siguiente
- Actualización de la incorporación por correo electrónico de nuevos usuarios de la aplicación
- Ideas para próximas campañas
- Promoción de Año Nuevo - diseño
Sección 4. Materiales y enlaces
- Artículos interesantes para leer los Viernes
- Curso de Michael Hyatt: “Free to Focus”
- Libro de identidad corporativa, logotipo, material promocional
📆 Días libres y vacaciones
Puedes pedir a todos los empleados que creen una tarea en este proyecto cada vez que quieran tomarse días libres. De este modo, todos sabrán cuándo se va a ausentar esa persona. En Nozbe, Michael crearía una tarea [Michael] 23-29 octubre (5 días laborables libres) y en el comentario escribiría algunos detalles y delegaría una tarea a nuestro director de RR. HH. y mencionaría a las personas que trabajan estrechamente con él para que reciban una notificación.
🎙 Grabación de un episodio nuevo de un podcast
Aquí podrás agrupar las tareas en varias secciones:
- Planificación y preparación
- Esquema del episodio,
- Formulación del tema,
- Preparación de un script,
- Coordinación de invitados,
- etc.
- Preparación del espacio y grabación del episodio
- Comprobar equipos,
- Apagar notificaciones del móvil y del ordenador,
- Crear un proyecto nuevo en un software de grabación,
- Ir al servicio,
- Preparar agua,
- Activar la grabación local,
- Guardar la grabación en Dropbox,
- etc.
- Editar, exportar y publicar
- Importar el audio grabado,
- Editar errores, pausas largas, contenido irrelevante,
- Añadir introducción y secuencia final,
- Garantizar niveles de volumen uniformes durante todo el episodio,
- Subir el episodio a tu plataforma preferida,
- etc.
- Promoción y compromiso con el público
- Publicar en Facebook,
- Escribir una publicación en el blog sobre el episodio nuevo,
- Publicar en Linkedin
- etc.
🙋 Cliente nuevo
En un proyecto de este tipo, puedes enumerar tus tareas para anotar todo el procedimiento de captación y asistencia a un cliente nuevo. Esta será tu plantilla para el futuro: en Nozbe puedes guardarla y generar un proyecto nuevo a partir de la plantilla cada vez que haya un cliente nuevo o llegue el momento de conseguir nuevos clientes potenciales.
Sección: 1. Captación
- Anotar los datos de contacto del cliente
- Enviar el primer - mailing frío
- Enviar un segundo correo electrónico
- Ponerse en contacto por Linkedin
- Pedir cita para una llamada
De otra manera:
- Enviar una solicitud de presupuesto a Nozbe por correo electrónico
- Analizar la solicitud
- Llamar al cliente para precisar los detalles
Sección: 2. Oferta, presentación
- Crear una oferta que satisfaga las necesidades del cliente
- Enviar tu oferta (+ actualizar el estado AQUÍ)
- Pedir cita para presentar la oferta
Sección: 3. Acuerdos y pagos
- Preparar el contrato
- Enviar el contrato para firmar
- Guardar el contrato en la carpeta correspondiente
- Preparar una factura proforma
- Confirmar el pago con tu contable
- Enviar una factura al cliente
Sección: 4. Cooperación / tramitación de pedido
- Crear pedidos para la producción
- Compra de materiales
- Ejecución del contrato
- Preparar envío
- Enviar envío
- Informar al cliente del envío
- Historial de correspondencia con el cliente en caso de que surjan problemas
🏠 Propiedad XYZ - una plantilla de proyecto lista para agentes inmobiliarios
Si te dedicas al negocio inmobiliario, puedes disponer de un proyecto que se corresponda con las casas o pisos en los que trabajas. Tus tareas podrían ser como sigue:
- Pedir cita con el propietario
- Preparar el contrato
- Firmar un contrato con el propietario
- Programar una sesión de fotos
- Organizar el espacio y hacer fotos
- Enviar fotos para editar
- Redactar un anuncio
- Publicar un anuncio en la plataforma A
- Publicar un anuncio en el servicio B
- Publicar un anuncio en el servicio C
Una vez que los interesados empiecen a ponerse en contacto contigo para comprar o alquilar, puedes crear tareas para cada uno de ellos:
- Cliente 4858/2023 Maria Radish
- Cliente 4859/2023 Adam Onion
- Cliente 4860/2023 Ronald Carrot
- Firmar el contrato preliminar
- Pedir cita con un notario
- Reunirse con el propietario
- Firmar el contrato final
- Documentos y pagos
⏰ Turno de mañana en una cafetería
Algunas personas crean proyectos (normalmente proyectos recurrentes generados a partir de las plantillas que habían creado anteriormente) que son una lista de tareas para un empleado que trabaja en un turno determinado un día determinado, digamos 09/10/2023 turno de 6:00 a 14:00 h. Puede ser una cafetería, una barbería, una clínica médica o un almacén:
- Bloquear el sistema de seguridad
- Encender las cafeteras
- Encender el horno
- Comprobar el inventario y anotar los artículos que haya que reponer
- Limpiar y desinfectar todas las superficies
- Preparar la caja registradora y el terminal
- Poner música
- Comprobar y organizar el expositor
- Preparar los primeros cafés
- Organizar y rellenar el puesto de condimentos
- Comprobar los sistemas wifi y puntos de ventas
- Revisar ofertas y promociones del día
- Abrir la puerta
- No olvidar saludar a los clientes
- Supervisar suministros
- Informe fin de turno
🙋 Ejemplo de Proyecto de incorporación de nuevos empleados - Plantilla Completa
Sección 1. Bienvenida y asesoramiento:
- Envía un mensaje de bienvenida
- Hacer las presentaciones al equipo
- Organizar un recorrido por la oficina
Sección 2. Trámites y documentación:
- Revisar y firmar el contrato laboral
- Rellenar los formularios fiscales y financieros necesarios
- Beneficios de la contratación
- Llevar a cabo una reunión de revisión del periodo de prueba
- Programar la primera revisión profesional
Sección 3. Políticas y procedimientos de la empresa:
- Facilitar una copia del manual del empleado
- Explicar el código de conducta y los valores de la empresa
- Revisar los procedimientos de seguridad y protocolos de emergencia
Sección 4. Datos de acceso e inicio de sesión
- Nozbe - una aplicación de gestión de proyectos para equipos pequeños
- Dropbox - para trabajar con documentos
- GitHub - para trabajar con código
- Correo electrónico de la empresa
- Chat de la empresa
- Calendario del equipo
Sección 5. Formación y desarrollo de competencias
- Impartir formación específica relacionada con el trabajo
- Identificar las áreas en las que el empleado podría necesitar formación adicional
- Formación en software y herramientas
- Formación en comunicación asíncrona
Sección 6. Integración y soporte
- Organizar una actividad de bienvenida para fomentar el espíritu de equipo
- Asignar un tutor o compañero que ayude
- Invitar al empleado nuevo a actividades sociales o reuniones de la empresa
- Programar la primera reunión de integración
Resumen
Como puedes ver, cualquier cosa en la que trabajéis tú y tu equipo puede ser un proyecto. No tienes más que pensar en cómo dividir tu carga de trabajo y tu flujo de trabajo en proyectos y tareas que hay que hacer. Si te parece complicado, puedes apuntarte a una sesión de demostración con nosotros y, junto con el asesor de productividad de Nozbe, elaborar una lista de proyectos para tu equipo.
¿Preguntas?
Esperamos que con esta breve reseña hayamos conseguido abordar el tema de forma exhaustiva. Si tienes alguna duda o pregunta adicional, anótalas abajo en comentarios o envía un mensaje a nuestro equipo de atención al cliente: support@nozbe.com.
