Contamos con una nueva política en Nozbe. Tratamos los viernes de manera diferente. Y lo llamamos «Piąteczek» (en polaco), que se podría traducir como: TGIF (Thank God It’s Friday) como en «Por fin es viernes». Y se trata de esto:
Nota: Se trata de una versión abreviada de la entrada que escribí originalmente en Medium donde publiqué acerca del trabajo en remoto como parte de la publicación SinOficina. Te agradecería que me siguieses allí y recomendases mis entradas, ¡gracias!
Nota 2: Si prefieres una versión de «audio» diferente de este artículo, hemos comentado esta nueva política TGIF con mi coanfritrión Radek en el episodio núm. 60 de The Podcast. Volvimos a tratar el tema en el episodio núm. 70.
Introducir una política experimental que nos dará una semana laboral más productiva, aunque más breve, con más tiempo para una revisión semanal y para aprender cosas nuevas… o no.
Ya somos una compañía poco ortodoxa. Todos trabajamos en remoto desde nuestras casas y no tenemos ni una sola oficina física. Llevamos trabajando así desde casi una década y parece que a cientos de miles de usuarios de nuestra aplicación Nozbe no les importa en absoluto.
Pero no somos poco ortodoxos solo porque sí. Nos gusta así porque funciona. Porque podemos disfrutar de un estilo de vida mejor gracias a nuestro acuerdo «Sin oficina».
Después de todo, somos una empresa de productividad. Cuando experimentamos, tenemos un motivo para hacerlo. Para trabajar mejor. Para ser mejores. Para crecer mejor. Y se supone que esta nueva política nos va a ayuda exactamente a eso.
Y todo empezó con 3 preguntas que no me puedo quitar de la cabeza:
Pregunta: ¿Cómo hacer que la gente trabaje menos, pero mejor?
Una semana de trabajo moderna puede tener muchos enfoques diferentes:
- Las hay locas Tim Ferriss con su «semana laboral de 4 horas», que no es nada más que un truco publicitario
- También está Ryan Carson de Treehouse con su semana laboral de 4 días y 3 días de fin de semana, que es una propuesta muy interesante y tentadora para los empleados
- Está la tradicional de 9 a 5 de la tarde de lunes a viernes, 40 horas laborables, que es muy aburrida y del siglo pasado
- La regla del 20 % de Google - cuando los empleados pueden trabajar en un proyecto paralelo un día a la semana, lo que suena muy bien pero no estoy seguro de si tiene sentido ya
- También tenemos el enfoque de adicto al trabajo de 130-horas de Marissa Meyer, dormir en la oficina y trabajar por la noche en la semana laboral, que es muy elegante entre las startups pero insostenible a largo plazo
Hasta ahora, nuestra compañía «sin oficina» ha estado trabajando de una manera muy tradicional. Normalmente todo el mundo estaba conectado en alguna parte entre las 9 y las 5 de la tarde, con unos cuantos que empiezan antes o que se toman descansos a lo largo del día y terminan por la noche.
Mi semana también era bastante normal. Cada día tenía un asunto:
- Lunes - asuntos de CEO
- Martes - marketing
- Miércoles - producto
- Jueves - escritura
- Viernes - reuniones
Lo que no me gustaba de esta semana es que empezaba con cosas aburridas relacionadas con ser CEO. No me maltinterpretes, me gusta ser el CEO de mi empresa pero si me lo preguntas, prefiero trabajar en el producto, realizando tareas relacionadas con marketing o escribiendo artículos como este. Así que tuve que reestructurar mi semana de todos modos.
Y de todas las semanas laborales antes mencionadas, la que me resultaba más atractiva era una combinación de Ryan Carons/Google. En general, me gustaba la idea de trabajar menos. De tener más tiempo libre. De tener fines de semana más largos. Pero al CEO que hay en mí no le gustaba el hecho de darle a mi equipo más tiempo libre sin nada a cambio. ¿Qué hacer entonces? ¿Cómo hacer que la gente trabaje menos, pero mejor?
Pregunta: ¿Cómo hacer que la gente aprenda más?
Nuestra empresa está en el sector tecnológico con nuestra suite de aplicaciones. Debido a la esencia de nuestro software y nuestra misión, somos una empresa de productividad. Ambos mundos están cambiando rápidamente. ¡Es difícil mantenerse al día!
Tenemos que ir avanzando. En nuestro mundo, si no avanzas, te paras. Si te paras, retrocedes.
Para poder avanzar, necesitamos centrarnos en el desarrollo personal. En aprender cosas nuevas. En intentar nuevas funciones. En tener tiempo para leer artículos, escuchar audiolibros y podcasts, ver o asistir a conferencias. ¿Cómo podemos encontrar tiempo para hacer eso cuando hay tanto por hacer?
Si tenemos que elegir entre aprender cosas nuevas y conseguir terminar nuestro trabajo del día a día, esto último gana siempre. Sin lugar a dudas. Tiene que ser así. Pero, ¿es bueno a largo plazo? ¿Debemos limitarnos a seguir haciendo lo que hacemos y dejar el desarrollo personal «para más adelante»?
No. El desarrollo personal debe ser algo habitual. Como el ejercicio habitual. Yo debería saberlo, soy triatleta. Necesito tener tiempo para nadar, montar en bicicleta y correr. Pero, ¿cómo tener tiempo para el desarrollo personal en mi empresa? ¿Cómo hacer que la gente aprenda más?
Pregunta: ¿Cómo hacer que la gente haga una revisión semanal habitual?
Cuando creé el primer Nozbe allá en 2007 me inspiré en el libro de David Allen: «Organízate con eficacia (GTD) - Máxima productividad personal sin estrés» y uno de los conceptos clave allí, aparte de los proyectos, próximas acciones y contextos… estaba la idea de la «revisión semanal».
La idea es sencilla—debes revisar regularmente tu sistema de productividad: tus tareas, proyectos, compromisos… ¡poder estar al corriente de todo! Alguna que otra vez es necesario dar un paso atrás y asegurarte de saber adónde vas. Si no lo sabes, no tendrás el control. Otras personas tomarán el control de tu vida con sus objetivos. No los tuyos.
En una de las entrevistas David Allen dice algo así:
«De hecho una vez a la semana pienso… y genero mis artilugios-para-redoblar esfuerzos (es decir, cosas por hacer) a nivel físico. (…) Sí, pensé… y sé qué voy a pensar de nuevo la semana próxima».
Las luchas de mi revisión semanal
Sé la importancia de una buena revisión semanal. Sin embargo, hay semanas en las que me cuesta encontrar tiempo para hacer un examen completo. Me resulta difícil programar una sesión de 2 a 3 tres horas conmigo mismo para repasar detenidamente todas mis cosas. Parece una pérdida de tiempo. Parece que no se consigue nada importante cuanto reviso mi sistema de productividad.
Recientemente el problema fue a mayores. El otro día estaba haciendo mi revisión semanal y una parte de la misma era repasar detenidamente todos mis proyectos en Nozbe. Algo me llamó la atención. Quiero decir, lo había visto antes pero esta vez era demasiado.
Verás, no utilizamos el correo electrónico internamente en Nozbe, nos comunicamos mediante tareas, por tanto compartimos muchos proyectos en Nozbe. Y en estos productos hay muchas tareas delegadas a distintas personas y había algo extraño en muchas de ellas…
«No es país para viejos»
Lo que noté fue que había un montón de tareas antiguas en nuestros proyectos compartidos. Tareas creadas en abril, marzo, febrero… e incluso en diciembre del año pasado. ¡Y esto fue a principios de agosto! Estas tareas estaban ahí suspendidas, sin actualizaciones, ni comentarios nuevos, nada. Montones de viejas tareas abandonadas de las que no se han preocupado nunca más las personas responsables de ellas.
Entonces eso me deprimió. Las personas de mi equipo ya no estaban realizando una buena revisión semanal. Todos estábamos demasiado ocupados en el ciclón del trabajo del día a día y no teníamos tiempo de revisar nuestras cosas. ¡Y se supone que somos una empresa de productividad!
Sabía que la situación no era sostenible. Para nuestra cordura. Para nuestro enfoque. Para nuestro éxito. Necesitábamos todos hacer una revisión semanal adecuada. TODOS NOSOTROS.
De acuerdo, pero ¿cómo hacer que la gente haga una revisión semanal?
Tres preguntas, un intento con una respuesta: TGIF
Estas tres preguntas colisionaron recientemente en mi cabeza y me mantuvieron despierto por la noche. ¿Cómo conseguimos más tiempo para aprender más?, ¿hacemos una revisión semanal adecuada y al final trabajamos menos, pero mejor?
Paso 1. Vamos a probar 4 días a la semana de trabajo real.
El problema con una semana laboral de 4 días es el hecho de que al quitarnos un día de trabajo realmente no estamos recibiendo nada a cambio. Me refiero a que tenemos un día libre, pero no mejoramos los otros 4 días. De hecho, puede hacer que sean aún más estresantes. Sin literalmente tiempo para la revisión ni espacio para aprender cosas nuevas.
Paso 2. Traslademos algunas reuniones, revisiones y formación al viernes.
¡Eureka! Vamos a trabajar 4 días mejor, haciendo una revisión semanal de todo el equipo obligatoria los viernes. Hagamos que los viernes sean los «días de revisión» y nunca más de trabajo real. Vamos a celebrar las reuniones por la mañana (si son realmente necesarias), realizaremos una revisión y una vez que esté hecha y estemos listos para la semana próxima, ¡podemos hacer lo que queramos!
No tienes más que imaginar lo eficaces que podrían ser los 4 primeros días de la semana si realmente estamos preparados. Si hubiésemos terminado nuestra revisión, si supiésemos qué queríamos hacer y fuésemos directamente a hacer eso mismo el lunes por la mañana: cumplir objetivos.
Ahora tenemos algo. Una nueva política de empresa que se llama:
TGIF - Por fin es viernes (en polaco: Piąteczek)
- Intentamos trabajar con el acelerador a fondo en nuestras tareas del día a día solo de lunes a jueves, tratando de evitar las reuniones de estados y demás
- El viernes por la mañana, de 9 a 12, mantenemos todas las reuniones necesarias o chats… y comenzamos nuestra revisión semanal
- Todo el mundo presenta sus informes en Slack una vez que han terminado su revisión semanal
- Después de terminar la revisión, todo depende ahora de cada persona. Pueden aprender algo nuevo, pueden trabajar en un proyecto paralelo o pueden tener un nuevo hobby… o simplemente pueden dar por terminado el trabajo del día y disfrutar de un fin de semana más largo con la familia
¿Cómo hacer una buena revisión semanal?
Aquí está mi sencilla lista de control:
- Limpia tus buzones de entrada (el de tu escritorio, correo electrónico, Nozbe… y cualquier otro que puedas tener)
- Recuerda tus objetivos para este año
- Revisa tu calendario para esta semana y la próxima
- Revisa tus objetivos para este trimestre y este mes
- Repasa cada proyecto y cada tarea en tu sistema de productividad
- Revisa tus objetivos de esta semana y establece metas para la próxima semana
- Emociónate. ¡Prepárate para la semana próxima!
Pasos opcionales:
- Limpia un poco el disco duro de tu ordenador
- Limpia tu escritorio, incluso puedes volver a diseñar el espacio de tu oficina
- Revisa las cosas que querías aprender
- Repasa tu lista de lectura
- Crea una lista de reproducción de cosas para ver, conferencias en internet a las que asistir
- Haz algo que siempre hayas querido hacer pero para lo que nunca has tenido tiempo. ¡Ahora es el momento y la empresa te paga por hacerlo!
Utiliza una plantilla Nozbe.how: la mía o de otros usuarios: Chad Garett o Eric Stetler.
El viernes pasado fue genial, ¡estoy deseando que llegue la próxima!
Oficialmente esta política comenzó en Nozbe en agosto. La gente estaba muy emocionada. El viernes algunas personas habían terminado su revisión semanal tan pronto como las 9 de la mañana. Cada uno informó de su progreso en Slack. La gente estaba compartiendo ideas de cómo iban a pasar el día.
Cuando obtuvimos nuestro «Informe Nozbe», nuestro equipo tenía un Nozbe Ratio de 160 %, lo que significa que habíamos completado más tareas que creado. De pronto las tareas de hace mucho tiempo desaparecieron, se completaron o actualizaron o se volvieron a programar. No, no todos nuestros proyectos están tan limpios y centrados como deberían, aunque la situación ha mejorado radicalmente. Hasta ahora mi equipo ha tenido una gran respuesta ante la idea de TGIF. Volveré a informar en el plazo de unas semanas una vez que nos hayamos acostumbrado aún más.
TGIF se centra en trabajar menos, pero mejor.
Sí, soy el CEO y le pido a mis empleados que trabajen menos. Parece que vaya a tener el efecto contrario o loco, pero creo que estamos ante algo serio. Verdaderamente pienso que podríamos ser más productivos tras cuatro días de trabajo muy centrado en lugar de cinco días de trabajo semicentrado. Creo que con este acuerdo TGFI realmente podemos trabajar menos, pero mejor.
Ahora lo sé. Mi idea se ha visto demostrada por la experiencia del equipo. Durante la celebración de nuestra Nozbe Reunion de octubre debatimos si manteníamos TGIF, lo modificábamos o volvíamos al status quo. Hubo unanimidad: la nueva política nos ayuda a trabajar mejor, aprender cosas nuevas y convertirnos en expertos en nuestros campos.
En el episodio núm. 70 de The Podcast, grabado durante la Reunión, resumimos nuestras conclusiones.
¡Pruébalo!
Te animo a que lo pruebes. En tu equipo o en tu empresa. Háblale a tu jefe de esto. Dime qué opinas y cómo te funciona.
Y si te gusta esta idea, te agradecería que la «compartieses» en las redes sociales (Twitter, Facebook). Estoy ayudaría a difundir la noticia y puede que a ayudar a que trabajen menos otras empresas y equipos, pero mejor. ¡Gracias!
