Hola y bienvenido a nuestra serie de P+F en la que abordamos preguntas populares que nuestros usuarios nos envían por correo electrónico. Este mes trataremos qué tareas debemos realizar realmente en primer lugar y cómo podemos establecer diferentes niveles de prioridad en Nozbe.
A menudo nos encontramos en una situación donde tenemos un montón de tareas clasificadas como prioridad que hay que llevar a cabo, pero no tenemos la certeza de saber cuál de estas tareas deberíamos hacer primero. ¿Deberíamos empezar por las más urgentes? ¿O deberíamos abordar las que hemos ido posponiendo desde la semana pasada? ¿Qué cosas son más importantes que otras y cuál sería realmente nuestra prioridad en este momento?
Parece que nuestros usuarios también tienen dificultades para ordenar sus prioridades y por eso recibimos muchos correos electrónicos como estos:
Hola, equipo Nozbe:
Me he dado cuenta de que muchas de mis tareas pueden tener la etiqueta de prioridad. Sin embargo, esto me deja con un montón de prioridades de proyectos diferentes y no estoy seguro de por cuál debería empezar. ¿Qué se puede hacer para que sea más fácil?
Estimado Nozbe:
Me gustaría tener la posibilidad de establecer diferentes niveles de prioridad como superior, alta, media y baja. ¿Se puede hacer?
Primero es lo primero: tus prioridades de inmediato
En Nozbe, creemos en lo que Robert J. McKain dijo una vez: «El motivo por el que la mayoría de los objetivos no se alcanzan es porque pasamos el tiempo haciendo primero lo secundario». A veces nos centramos en hacer cosas que parecen ser urgentes, aunque deberíamos encargarnos de lo que es importante. Por eso, es necesario que decidas qué tareas son más importantes que otras.
Digamos que tu pareja te ha llamado para cenar tres veces seguidas, pero de camino a la cocina notas un ligero olor a gas cerca de tu calentador de agua. Sabes que una posible fuga de gas es mucho más importante que la cena y por ese motivo eliges encargarte de esto inmediatamente (aunque empiezas a tener mucha hambre).
Aunque las fugas de gas no se encuentran habitualmente entre nuestras listas de prioridades (¡menos mal!), hay algunas tareas prioritarias que deberíamos identificar como más importantes que otras. Es necesario que te plantees unas cuantas preguntas: ¿qué grado de importancia tiene esta tarea comparada con otras? ¿Qué consecuencias habrá si pospones esta tarea? ¿Es una tarea realmente importante o bastante trivial? ¿Estás deteniendo el trabajo de alguien al retrasar la realización de esa tarea?*
Configuración de distintos niveles de prioridad
Una solución que podría ayudarte en esta situación es sopesar las tareas según su importancia. La mayoría de la gente elige entre tres, cuatro y cinco niveles de prioridad diferentes, pero desde luego puedes ampliar ese número o incluso utilizar solo dos niveles.
Pero, ¿cómo se establecen estos niveles en tareas? Bueno, es bastante sencillo: No tienes más que crear las categorías correspondientes y asignarlas a tus tareas (por ejemplo, durante tu revisión semanal). Puedes llamar a estas categorías como prefieras: «1», «2», «3», «4»; «Urgente», «Media», «Baja»; «Más importante», «Menos importante», etc. Elige los nombres que te ayuden a saber el nivel de prioridad de un vistazo.
Consejo-Pro: recuerda que puedes personalizar tus categorías utilizando colores e iconos. Por ejemplo, la categoría a la que asignas tus tareas más importantes podría ser de color rojo con un signo de exclamación como icono, configura el color amarillo y el icono temporizador para las tareas menos importantes y escoge el verde con el icono de la taza de café para una categoría utilizada para agrupar las tareas menos importantes, etc.
Aquí tienes un ejemplo de una lista de prioridades con tareas que tienen diferentes niveles de prioridad:
Como puedes ver, hemos organizado manualmente nuestra lista de prioridades de modo que ahora las tareas urgentes aparecen en la parte superior, las de prioridad media en el medio y las de prioridad baja las encontramos en la parte interior. Gracias a esta configuración, sabemos qué tareas hay que realizar tan pronto como sea posible.
Consejo-Pro: Si en algún punto deseas centrarte solo en las prioridades más importantes, puedes filtrar fácilmente tu lista de prioridades por categoría. Para hacerlo, no tienes más que hacer clic en el icono «i» rodeada por un círculo en la esquina superior derecha de la aplicación, escoger «Filtrar» y seleccionar la categoría que has asignado a tus tareas más importantes de la lista.
Las fechas límite están pasadas de moda
Y recuerda no caer en la trampa de las fechas de vencimiento. Hay personas que creen que la clave de la productividad es asignar un período de tiempo específico para la realización de cualquier tarea. Este método rápidamente deja de ser eficaz: pasas mucho tiempo asignando fechas de vencimiento (a menudo aproximadas) a todas tus tareas, después terminan muchas en tus prioridades. Así no puede ser.
No todas las tareas son realmente importantes, la mayoría no necesitan que se les asigne una fecha límite. En el blog del invitado «Una guía increíblemente sencilla para priorizar tu día», Chad Garrett comparte sus conocimientos, consejos y trucos para priorizar tus tareas del día utilizando niveles de prioridad. ¿Sientes curiosidad? ¡Consúltalo hoy y conviértete en un ninja de la priorización!
Puede que también desees consultar otros artículos relacionados con este tema en el blog de Nozbe:
- Cómo enfrentarse a una interminable lista de tareas pendientes - 10 métodos de probada eficacia
- 6 ideas para racionalizar y limpiar tu lista de tareas pendientes
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También puedes consultar otros artículos y descripciones interesantes, por ejemplo, cómo decidir qué hay que hacer a continuación o por qué deberías afrontar los mayores retos a primera hora del día. Para usuarios avanzados, hay una publicación sobre cómo la Matriz Eisenhower te puede ayudar a procesar tus tareas. Echa un vistazo; encontrarás muchos artículos interesantes e inspiradores sobre productividad.
También puedes consultar nuestras plantillas Nozbe.how si quieres aprender más de Nozbe.
Y si tienes más preguntas, ¡no dudes en preguntar! Siempre te puedes poner en contacto con nosotros—Asistencia al cliente de Nozbe—con las preguntas o sugerencias que tengas. Estamos aquí para ayudarte. :-)
Escrito por Ola - Directora de atención al cliente
