La gestión de proyectos puede considerarse tradicionalmente la columna vertebral de las empresas de construcción, empresas de arquitectura, agencias de publicidad y de diseño gráfico, es decir, aquellas que tienen un «proyecto» cliente obvio que gestionar, aunque ahora también está entrando en el ámbito de los servicios profesionales, ayudando a los equipos a hacer un seguimiento de los compromisos de los clientes, regulando las prioridades de la competencia y, en general, permitiendo una mejor comunicación entre los empleados, un mejor servicio de atención a la clientela y la entrega de productos más eficientes que hacen un aporte positivo a la rentabilidad de sus resultados finales.
¿Cuál es la gestión de proyectos de los abogados?
Los abogados a menudo necesitan desempeñar el papel de jefes de proyecto o desempeñar un papel en el equipo de un proyecto. Y todos los asuntos legales, independientemente del área de práctica, pueden ser considerados «proyectos» en el sentido de que tienden a tener una fecha definitiva de inicio y fin e implican la creación de algo «nuevo». Mientras que los abogados tienden a centrarse en la palabra «proceso» para tratar con el problema legal particular de un cliente, cuando se implementa la gestión de proyectos, es relativamente sencillo intercambiar la palabra «proceso» con «proyecto». Pero el éxito de la implementación no termina ahí.
El sólido argumento comercial para la gestión de proyectos en los bufetes de abogados
En la profesión jurídica, la gestión de proyectos es el proceso de definir los parámetros de un asunto de manera anticipada, planificando el curso del asunto desde el principio con los hechos que se tienen en ese momento, gestionando el asunto y, al final, evaluando cómo se ha gestionado el asunto (desde la perspectiva del bufete o del departamento de asesoría jurídica, así como desde el punto de vista de la empresa y del cliente).
Las presiones de los clientes y las tarifas están impulsando la necesidad de una forma más proactiva, disciplinada o sistemática de gestionar los casos de los clientes..
Cambios constantes que gestionar
En última instancia, hay muchos aspectos de un caso que pueden cambiar desde la reunión inicial con el cliente, hasta la vista en el tribunal y la resolución. Una buena gestión de proyectos documenta todos los cambios que se producen en el ámbito de actuación en cada paso, asegurando que haya menos riesgo de pérdidas y ganancias, ya que los impactos pueden identificarse y gestionarse más temprano en el proceso, en lugar de a posteriori.
Comunicación mejorada
En segundo lugar, la ventaja es que la gestión de proyectos ayuda a los equipos a comunicarse mejor con los clientes, ayudándoles a comprender cómo cambian las cosas, por qué, el impacto probable de los cambios y, en consecuencia, el posible cambio en los honorarios. La gestión de proyectos facilita el debate sobre las expectativas de los resultados.
El éxito de la gestión de proyectos comienza por asegurarse de que los abogados comprendan las expectativas, los objetivos y los factores de éxito del cliente para el asunto legal. Concretamente, esto puede significar un deseo de ganar a toda costa o resolver con el mínimo de alboroto y distracción. Una herramienta como Nozbe puede mejorar fácilmente la comunicación interna y externa.
Planificación
A continuación, el siguiente paso, basado en el objetivo del cliente, es desarrollar un esquema detallado o el ámbito del trabajo involucrado, incluyendo los resultados clave, los logros, las suposiciones y, al menos, un presupuesto de gran calidad.
Una vez que el trabajo realmente comienza, los siguientes pasos consisten en desarrollar un proyecto o plan de trabajo para el caso, incluyendo recursos y personal para los pasos (fases, tareas y actividades), protocolo de comunicaciones, análisis de riesgos y planificación de cambios.
Una vez considerado todo esto desde el principio, en última instancia es más fácil gestionar el asunto para ajustarse al presupuesto y a las expectativas del cliente, hacer frente a los cambios a lo largo del proceso y, por último, evaluar o revisar el asunto al final. ¿Qué funcionó bien y qué podría mejorarse la próxima vez?
Si bien esto está sumamente detallado y no todos los asuntos incluirán este nivel de información, la inclusión de algunos puntos clave contribuirá en gran medida a mejorar las relaciones con los clientes y a reducir los fracasos. Un buen software de gestión de proyectos ayudará a mantener todos los procedimientos, información y documentos actualizados, seguros y disponibles desde cualquier lugar.
Las ventajas de la gestión de proyectos
Los estudios muestran que la gestión de proyectos muestra muchas ventajas para los clientes, incluyendo menos sorpresas, más asuntos a tiempo y dentro del presupuesto, mejor comunicación entre el bufete de abogados y el cliente, mejor trabajo en equipo, mayor eficiencia y menor gasto legal.
Las mejoras para el bufete de abogados también son considerables y una de las más importantes es la previsión de honorarios más precisa que ya hemos comentado. La gestión de proyectos puede ser de un valor incalculable para aquellas empresas que están adoptando horarios de trabajo flexibles con miembros del equipo que no siempre son «empleados internos» sino que trabajan desde casa o solo a tiempo parcial.
Como todo lo nuevo, el éxito de la adaptación y la implementación requiere una inversión de formación, paciencia y tiempo. Pero para las empresas que la adoptan, las recompensas son significativas.
