¿Trabajas en el sector seguros o relacionado y te preguntas cómo utilizar Nozbe para colaborar con tus clientes? En este artículo presentamos métodos y soluciones que pueden ayudar a los agentes de seguros, así como a otros profesionales de este sector, a aumentar su eficacia a actuar de una manera más estructurada.
El artículo fue creado sobre la base de consejos y experiencias compartidos por miembros de nuestra comunidad de habla polaca de Facebook.
Las dificultades a las que se enfrentaba Krzysztof
Krzysztof, que es especialista en seguros e inversiones y asesor certificado de European Financial Guide que trabaja principalmente en el campo de los seguros de vida y de grupo, estaba buscando una manera de hacer que Nozbe trabaje para su negocio. Principalmente quería una herramienta que le ayudara a mantener buenas relaciones con sus clientes: recordarle sus cumpleaños, cuándo es un buen momento para almorzar con un cliente o hacer un seguimiento de un cliente.
Trasladó la mayoría de sus proyectos a Nozbe, pero no tenía ni idea de cómo abordar la gestión de los mismos ni cómo cumplir los objetivos en nuestra aplicación. Según Krzysztof, la parte más difícil era:
“En un momento dado puedo estar trabajando con 30-40 clientes en varias etapas (reunión, oferta, negociación, finalización, etc.). ¿Debería añadir estos 40 clientes o más a los 50 proyectos que ya tengo abiertos sabiendo que cambiarán dinámicamente (a veces voy a una reunión y cierro un caso en un día, mientras en que otras ocasiones puedo necesitar un mes entero)?"
Crear tu propio sistema - el primer paso es siempre el más difícil
La conclusión principal y el primer paso hacia el éxito es desarrollar el hábito de [llevar un registro de todas tus tareas][añadir] y, cuando terminen, marcarlas en Nozbe. Y, antes de eso: pasar un día sentando las bases de tu sistema, es decir, transfiriendo todos tus datos a la aplicación y añadiendo una estructura a tus proyectos y tareas utilizando etiquetas, categorías y fechas.
Para crear un sistema que se adapte de manera óptima a tus necesidades, debes tener en cuenta múltiples escenarios o, mejor aún, anotarlos todos, y anticipar algunos contratiempos iniciales:
“Tengo nuevas tareas que aparecen en todo momento: volver a llamar a X, enviar GTC a Y, comprobar los pagos del seguro de Z. Para facilitar las cosas (puesto que solo requiere una acción), empecé a colocarlas en un proyecto que se llama «Proyectos en curso», pero solo me hizo ir de un lío a otro :)"
Para evitarlo, ten en consideración las siguientes sugerencias:
Un consejo de Radek: 1 cliente = 1 proyecto + etiquetas
La primera idea, que surgió Radek, era crear un proyecto independiente para cada cliente. Además, sugiere la creación de etiquetas como «reunión», «oferta», «negociaciones», «finalización», etc. y asignarlas a los proyectos en las etapas correspondientes.
Manteniendo tus proyectos organizados de esta manera, en tan solo dos pasos, puedes filtrar los clientes que, por ejemplo, se encuentran en la etapa «oferta» y empezar a trabajar en la preparación de ofertas o filtrarlos según la etiqueta de «reunión» y pasar a hacer llamadas telefónicas. Cuando hay una reunión programada, puedes agregar una tarea con todos sus detalles (incluyendo fecha y hora) al proyecto que pertenece a ese cliente en particular y establecer un recordatorio.
Esta solución fue apoyada por Monika, quien también confía en la clasificación de proyectos en su trabajo:
“Yo también aplico el enfoque 1 proyecto para 1 cliente, lo que a veces me da un total de 100 a 150 proyectos. Normalmente los nombro usando fechas y los ordeno alfabéticamente, pero también se pueden nombrar según los clientes y de nuevo ordenarlos alfabéticamente. Algunos días, tengo de 20 a 30 tareas menores de varios proyectos en mi lista de tareas pendientes (como hacer llamadas telefónicas, enviar correos electrónicos, transferir dinero, etc.). Sin un sistema estructurado en vigor, no sé cómo podría gestionarlos."
Agrupar tareas usando categorías en lugar de etiquetas
Si optas por el método un cliente-un proyecto, entonces, claramente el proyecto «estará vivo». Cada nueva etapa de la cooperación con el cliente debería estar representada por una tarea específica. Aquí, en lugar de etiquetas, también podrías utilizar categorías.
Puedes mantener todas las tareas correspondientes a etapas posteriores en un proyecto separado; por ejemplo, «Etapas de cooperación con el cliente X - seguro de vida». Con tareas cuidadosamente preparadas de antemano, solo tendrás que ir al proyecto, colar la tarea que desees (con una categoría como «reunión», «llamada telefónica», «VIP», «[zona de la ciudad]» ya asignada; recuerda que puedes asignar más de una categoría a una tarea), asignar la tarea clonada al proyecto para un cliente específico y, si quieres, establecer una fecha de vencimiento.
Cuando lo necesites, simplemente puedes ir a la vista «Tu equipo y tú» para ver sus tareas y filtrarlas por la categoría «[zona de la ciudad]» o «llamada telefónica» y podrás dirigirte a una reunión o hacer una llamada a un cliente.
Consejo de Łukasz: 1 cliente = 1 proyecto + plantillas
Łukasz escribió:
“Definitivamente, 1 cliente = 1 proyecto o, como último recurso, 1 caso = 1 proyecto. Con las plantillas es muy fácil, en particular, puedes configurar que cada etapa sucesiva comience, por ejemplo, «en 2 semanas».
Tengo una plantilla de proyecto para aceptar nuevos clientes (firma de contrato, introducción de datos, asignación de un gestor de cuentas, etc.). Cada plantilla contiene una «tarea de control» que se guarda como mi Prioridad (Próxima acción). Me permite ver casos que están «formalmente sin acabar» y que todavía requieren la realización de algunos pasos más. No es muy preciso, porque todavía tengo que ir a ese proyecto y comprobar qué es exactamente lo que queda por hacer, pero no tengo que marcar/desmarcar cada vez."
Incluso si no te gusta la idea de usar una tarea de control, ¡te animamos a que utilices las plantillas! Si cada cliente conlleva un conjunto de pasos similares, puedes crear una plantilla detallada (recuerda: las fechas de finalización de tareas añadidas a la plantilla son relativas y simplemente especifican el período desde hoy hasta la fecha límite establecida) y crear un nuevo proyecto a partir de ella cada vez que tengas un cliente nuevo.
Sugerencia de Mariusz: un solo proyecto
El uso de este enfoque reduce un poco tus opciones: es más difícil clasificar los clientes y no puedes usar etiquetas. Sin embargo, para algunos podría ser una solución óptima.
Según indica Mariusz:
“Otra opción sería crear un único proyecto para todos los clientes con nombres de tareas que coincidan con los nombres de los clientes. Dentro de estas tareas, puedes agregar listas de control como comentarios, marcar los elementos a medida que se completan y editar dinámicamente los comentarios cuando surja una nueva tarea para un cliente en particular."
En este punto valdría la pena recordar que Nozbe te permite al instante convertir cualquier tarea en un proyecto, lo que significa que si cualquier cliente o caso resulta ser particularmente complicado, puedes convertir fácilmente esa tarea en un proyecto, manteniendo todos sus datos. Sin embargo, recuerda que una vez que transformes una tarea en un proyecto, desaparecerá de tu lista de tareas. Por tanto, si desea mantenerlo en tu lista (por ejemplo, con fines estadísticos), primero debes clonar la tarea y crear el proyecto a partir de su copia.
Mantén tu sistema de manera cuidadosa y sistemáticamente
Cualquiera que sea la solución que funcione para ti, recuerda: es fácil perderse si no pones todas tus tareas y las sigues en sus respectivos proyectos en Nozbe y realizas revisiones diarias y semanales.
Si tienes curiosidad por saber cómo se puede aplicar Nozbe en otros sectores, puede echar un vistazo aquí.
