Esta es una publicación del invitado Chad Garrett - nuestro ambassador, usuario avanzado y gran defensor de GTD («Getting Things Done», traducido al español como «Organízate con eficacia»). Puedes ver qué funciones de Nozbe utiliza y cómo trata las «tareas sueltas».
Me llamo Chad Garrett y soy el presidente de Productivity Grid, LLC y Ambassador de Nozbe. Nozbe es realmente la herramienta de productividad perfecta. Soy un gran defensor de la metodología Getting Things Done (GTD), en español Organízate con eficacia, de David Allen y Nozbe encaja perfectamente en este flujo de trabajo. ¿Cómo utilizo Nozbe? Empecemos por dónde pongo mis tareas.
Proyectos depósito
Todo en Nozbe va en un proyecto (según queda definido en GTD, cualquier cosa que tiene dos o más pasos para completarlo). Actualmente tengo alrededor de 75 proyectos. Puede que parezca mucho, pero en realidad no—¡todos estamos muy ocupados!
Sin embargo, algunas tareas no pertenecen a un proyecto en particular. Puede que necesites completar una simple tarea—tal vez llamar a un cliente o enviar un correo electrónico a un colega; pero aún así es necesario que formen parte de un proyecto. Para adaptarme a esta necesidad, yo creo «proyectos depósito». En particular, preparo depósitos Personales, Negocio y Cliente. Por lo que si necesito hacer algo va al depósito correspondiente.
También quiero que estos depósitos estén ordenados en la parte superior de mi lista de proyectos; son los de mayor actividad, por lo que quiero poder acceder rápidamente. Ordeno mis proyectos alfabéticamente, por lo que nombro a mis proyectos depósito con una convención especial: -Acciones: Personal, -Acciones: DCH y -Acciones: Productivity Grid. Este formato coloca los proyectos depósito en la parte superior de mi lista de proyectos.
Categorías
Las Categorías en Nozbe son los Contextos en GTD. Los contextos son herramientas (una persona, sitio o cosa) que te ayudan a organizarte con eficacia. La clave con contextos es que enumeran la siguiente acción que necesitas para completar un(os) proyecto(s) pero no son sensibles a fechas/horas; básicamente te ayudan a estar organizado manteniendo las acciones en listas que están a mano con la herramienta. Por ejemplo, tengo que comprar algo en la tienda. No es necesario que lo haga ni hoy ni la semana próxima, pero la próxima vez que salga es necesario que me lo lleve. Por lo tanto, pongo ese punto en mi categoría Encargos. Entonces, la próxima vez que esté fuera de casa, puedo echar un vistazo a la lista Encargos y recoger lo que necesito. Lo mismo vale para otras listas comunes como Llamadas, Casa, Correo electrónico, Portátil, etc. Así que la próxima vez que utilice cualquiera de estas herramientas y necesite algo en lo que seguir trabajando, puedo consultar estas listas para mi próxima acción.
Revisión
La revisión es clave en cualquier sistema de productividad. Si no estás revisando tus proyectos y categorías no serás muy productivo. Esta es la trampa en la que caen muchas personas. GTD recomienda una revisión semanal para analizar tus tareas. Revisa tus proyectos actuales para las próximas acciones y dales una fecha de vencimiento o de inicio. Tal vez identifica las tareas que no son sensibles a las fechas y colócalas en cualquier categoría. Revisa las tareas que en un principio pensaste que eran importantes y elimínalas.
Programa afiliados
Si Nozbe no fuese el salvavidas que es, ¡también hay un programa de afiliados! Por tanto, cuando hago correr la voz acerca de Nozbe entre la gente, les doy mi enlace de afiliado para registrarse y crear una cuenta. ¿Por qué? Ellos reciben un descuento por una cuenta Pro y yo recibo una pequeña comisión. Es una forma fabulosa de difundir el amor a Nozbe y hacer feliz a todo el mundo.
