チームで仕事をするということは、たとえあなた一人がどんなに一生懸命にプロジェクトを推進しようと努力しても、あなただけの頑張りでチームの成果が決まるというわけではないということです。時にはフラストレーションが溜まるのを我慢しなければなりません。いかにチームメイトに能力があり、彼らが熱心に仕事をしていても、あなたの仕事は簡単に妨げられる可能性もあります。しかし、あなたやチームの仕事の成功をより確実にする方法があります。それにはチームワークをサポートする環境が必要です。それは健全なコミュニケーションシステムと、きちんとデザインされたコラボレーションツールです。それさえあれば、オフィスであろうとリモートであろうと関係なく、目標をより早く達成することができるのです。
コミュニケーションシステムを導入する
チームとは、異なる考え方や様々な習慣を持った人々の集まりです。リモートチームであるならば、異なった場所やタイムゾーンで働いているメンバーがいる、というもう一つの考慮すべき要素がそれに加わります。効率的なチームであるには、チームのコミュニケーションを統治する一連のルールを導入する必要があります。そのルールとは、明瞭であり、チームの目標を達成することにフォーカスを置いており、さらに、チームメンバー一人一人にとっても快適で自然に納得できるものである必要があります。
私たちのピラミッド
Nozbeでは、リモートチーム内の情報フローを規制するコミュニケーションのピラミッドがあります。
それは3つの重要なアイデアに基づいています:
- ディープワークのパワー
- お互いの時間の尊重
- 構造化された情報交換
コミュニケーションのピラミッドについてはこちらにより詳しく書いています。ここでは要点を以下に簡潔にまとめてみます:
- お互いの邪魔をしないように、可能な限り非同時性でコミュニケーションしています。フィードバックが必要だが、ある程度待てる場合には (多くの場合、実はそれほど緊急性はないはずです)、同僚が都合の良い時間に連絡してもらえるよう伝えます。
- 集中していて誰にも邪魔されないときがもっとも効率的に仕事ができるということを皆で認識しています。
- フィードバックは、たいていの場合、よく考えてから書き留めるのが最善です。
- ミーティング (本当に必要な場合) は、きちんと議題があり、全ての参加者が十分に準備して関与する時にのみ、実りの多いものとなります。
コラボレーションのための場所
コミュニケーションのシステムを構築したら、それを実装して発展させていく場所が必要になります。ここで、コラボレーションアプリや、タスクとプロジェクトの管理ツールが役に立ちます。その意図するところは同じです: 情報交換が構造化されていて、簡単にアクセスでき、チームの誰もが何をいつ実行する必要があるかを認識できることです。
以下、コラボレーションソフトウェアがビジネスに果たす役割について説明します。私はNozbe Teamsをずっと使っていますので、このアプリを例として、チームコラボレーションツールの利点を挙げてみます。
目標設定と計画が簡単に
言うまでもなく、優れた成果を出すためには、何が目標であるかをチーム全員がきちんと認識し、それらの目標をプロジェクトとして変換することが必要です。各プロジェクトには、計画が求められます。計画がうまくいくためには、プロジェクトを実行可能なタスクに分割し、各タスクを詳細に説明し、時間枠を設定し、そして、それを実行できる人に割り当てるという作業が大切です。それは明瞭でシンプルです。これができたら、アクションプランが準備完了となります。
プロジェクトは時に拡大したり、発展したり、変更になったりするので、プロジェクトの計画ははしばしば簡単に行かないこともあります。しかし、Nozbe Teamsのようなアプリでは、一箇所に全てがそろい、きちんと構造化されているので、そのような場合でもとてもやりやすくなっています。
全てを一つ屋根の下に
コラボレーションソフトウェアを使用する大きなメリットの一つは、プロジェクトに関する全てをそのプロジェクト内に記録しておくことができることです。プロジェクトの目標を記しておくための特別な場所があります。そして、タスクやコメントを通して以下のことができます:
- アイデアを議論する
- フィードバックをやり取りする
- 問題点や障害になる点を指摘する
- 最適な解決策を探す
- ファイルを添付する
- チェックリストを追加して、いくつかのレイヤーでタスクを処理する
このように、Nozbe Teams のようなコラボレーションアプリを使えば、情報交換やドキュメント、データなどを全てプロジェクトのコンテキストに保存しておくことができます。必要なデータを検索したり、過去のディスカッションに戻ったり、ドキュメントの初期バージョンを検索したりといったことがいつでも簡単にできます。時系列順で一覧表示されています。プロジェクトが完了した後でも、検索したり復元したりすることも可能です。
コンテキスト内の参考資料やドキュメント
構造化されたディスカッションとプロジェクトのコンテキストについてですが、ここではタスクを完了させるために必要な参考資料について簡単に触れておきたいと思います。以前私がいた職場では、プロジェクトの実行やチームのコラボレーションにはEメールやチャットを使っていました。それらのツールを使っているときには、大切な資料などを簡単に見失ってしまうことが本当によくありました。特に締め切りが近づいているときには、それがチームのストレスレベルを着実に上げ、皆をとてもイライラさせ、仕事の生産性やチームのコミュニケーションの低下にもつながっていました。
コラボレーションアプリを使えば、このような状況を簡単に回避することができます。資料は単に関連するタスクに添付しておくだけでいいのです。クラウド (Dropbox、Box、Google Driveなど) に保存されているファイルへのリンクを追加したり、ドキュメントについて説明を付け加えておくのも簡単です。
いつでもどこからでも仕事とデータにアクセス
Nozbe Teams のようなプロジェクトマネジメントアプリには、チームの生産性をより高めてくれるもう一つの機能があります。それはモビリティです。プロジェクトやタスク、コメント、添付ファイルなど、アプリに保存したものは全てクラウドに保存されます。つまり、どこにいてもこれら全てにアクセスできるということです。ウェブアプリを使ったり、iOSやAndroidデバイス用のネイティブアプリをダウンロードしたりと自由に選ぶことができます。通知はあなたのニーズに合わせて設定でき、誰かがあなたのフィードバックがほしい場合や、あなたにタスクが割り当てられたりしたときに通知が知らせてくれます。こうすることで時間を節約でき、オフィスから離れた通勤中でも病院の待ち時間でもチームと一緒に仕事をすることができます。
効果的なタスクベースのコミュニケーション
プロジェクトとタスクを作成し構造化したら、チームとのコラボレーションをスタートしましょう。効果的なチームワークのカギは優れたコミュニケーションです。Nozbe Teamsのようなアプリが持つ タスクベースのコミュニケーション に勝るコラボレーションの方法はありません。
なぜでしょうか？
それは明瞭で、整理されていて、実行しやすいからです。
タスクをリストアップすることで人々の行動意欲を高め、大きすぎて恐れてしまうようなものを小さくて実行可能なステップに分けることで、人々に力を与えることができます。
タスクのコメントでやりとりすれば、そこでやるべきことに集中できます (グループチャットや長いEメールとは違います)。
タスクには詳細なパラメーターが設定できるので、誰がタスクの担当者か、どのプロジェクトに属しているのか、期限はいつなのかといったことを簡単に把握できます。
タスクをベースにしたコミュニケーションは、チームのためによく設計されたタスク・プロジェクトマネジメントツールで行うのがベストです。なぜなら、あなたはチームに成果を出してもらいたいのであって、プロジェクト管理そのものに時間を費やす必要はないからです。
より集中できる
メールを止め、コミュニケーションにチャットの使用を減らすことで、チームの生産性を向上させることができます。どのようにしたらいいのでしょうか？コラボレーションやプロジェクトマネジメントツールを活用してください。そして、タスクベースのコミュニケーションを実装してください。そうすれば、チームの人々がより多くの時間を集中した作業に費やすことができるようになります。
全員が自分のタスクをアプリにリストアップして時間枠を設定しておけば、いつ誰が何をすべきかが簡単に分かるようになります。あとは各自が自分に割り当てられた作業を開始するだけです。自分の仕事に集中して取り組めるようになります。誰かのサポートが必要な場合や、フィードバックが必要な場合には、マネージャーや同僚にお願いすることになりますが、相手の気を散らさないように努めるようにします。なぜなら、返答を待っている間にも次のタスクに取り掛かることができ、相手も始めた仕事をまずは終えることができるからです。
もちろん、これは理想的な状況です。どのチームにも毎日のように、急を要することや昨日期日が過ぎたタスクなどが出てくることは私も分かっています。しかし、チームメンバー一人一人が仕事を構造化し、タスクを計画するときに時間的な余裕を持つことを忘れないようにすれば、徐々に良くなっていくでしょう。
Nozbeでは、このようなコミュニケーションを 非同時性のコミュニケーション と呼び、基本的なルールにしています。
優先順位の設定
首尾一貫した戦略を持つことと同じように、優先順位をしっかりと設定することは、あなたが進むべき道をきちんと進んでいけるのに役立ちます。特に、やらなければいけない仕事の全体像を把握した上で優先順位を付けることが大切です。Nozbe Teamsのようなタスクマネジメントアプリを使えば、毎日の優先順位を効率的に計画することができます。毎朝、あなたとチームメイトはToDoリストから始め、一日のうちにできるだけ多くのタスクを完了できるよう目指していくだけです。何を優先リストに入れるかを決めたら、それらを完了するために集中して作業していきましょう。優先順位の設定はチームの効果を高めるための重要なステップの一つです。
透明性とスピード感
優れたコラボレーションソフトウェア を使うことのもう一つの利点は、チームの他の人が何をしているかをより良く把握できることです。共有しているチームプロジェクト内であれば、チームの誰でも他の人のタスクを見ることができ、彼、彼女が今何に取り組んでいるかを確認することができます。このようにして、協働の可能性をフルに活用することができます。さらに、より洞察されたフィードバックも得られることにつながり、チームは自分の知識を共有し、誰もが積極的に会社の目標達成に貢献することにつながります。
このプロセスはNozbe Teamsを使えばさらに簡単です。新しく作成されたプロジェクトには、デフォルトでチームメンバー全員がアクセスできるようになっています。もちろん、プレミアムプランでは、プライベートなプロジェクトを作成したり、特定のユーザーだけにアクセスを許可したりすることができますが、ここでの重要なゴールは、透明性とアクセスです。複数のプロジェクトにアクセスできるからといって、それがあなたの集中力を削いでしまうというわけではありません。あなたが必要のあるプロジェクトだけを確認すればいいのです。特定の他のプロジェクトに興味がある場合には、フォローしたり、お気に入りに追加したりして進捗状況を通知してもらうことができます。
また、Nozbe Teamsの「チームビュー」では、チームの全メンバーのリストを見ることができます。一人を選んだら、その人とあなたが共にアクセスのあるプロジェクトの中で、その人に割り当てられている全タスクを見ることができます。これにより、チームメンバーが同じ認識を持つことができ、マネージャーはチームのプロジェクト全体を概観することができます。
リーダーシップとマネジメントの向上
コラボレーションソフトウェアは、マネージャーやチームリーダーが社員のパフォーマンスをリアルタイムで把握することを可能にします。チームメンバーがどのように貢献しているかに常に目を光らせておくことができ、いつでも必要に応じてフィードバックを与えることができます。
透明性のあるプロジェクトの構造により、マネージャーはプロジェクトが行き詰ったときを認識し判断を下せます。Eメールやグループチャットでは、いくつかのことが亀裂から落ちてしまう可能性がかなり高いですが、優れたコラボレーションアプリでは、マネージャーは余すことなく全てを把握でき、うまく全体をコントロールし、それを維持することを可能にします。情報の流れを追跡し、現在の状況を確認し、必要に応じてアクションが適切に行われているかを簡単に確認することができるのです。
チームというものは指示を必要とします。特に、進むべき方向に迷っているときにはなおさらです。そのようなとき、マネージャーは透明性の高い情報を必要とします。それが実現できれば、プロジェクトの失敗を防ぐことにつながります。
マネージャーあるいはチームリーダーとして、これ以上の勝利を求めることはできません。
チームの関係の強化
最後になりましたが、ここも重要なポイントです。優れたコラボレーションツールはチームスピリットの構築にも欠かせません。共通の目標へ向かって協力するという考えにチームの皆がスムーズに慣れていくのを実現します。計画やアイデア、成果をチームと共有するという環境を助長します。
Nozbeでは、アプリは疑問点を投げかけたり、議論する場であるということが共通認識として誰もが分かっているので、誰もがそうすることを恐れません。タスクベースのコミュニケーションは、疑問や知識を他の人と共有することを自然と助長するのです。また、これまで述べたルールの他にも優れた点として、タスクベースのコミュニケーションは、衝突や誤解が生じる可能性を減らしてくれます。全てのことがメモとして残っており、追跡可能です。記述されたフィードバックはリアルタイムのディスカッションに比べてより合理的で、より分析される傾向があり、さらに、感情的になることも少なくなります。
チームの関係も強化してくれるので、コラボレーションソフトウェアはビジネス全体に利益をもたらすという二重の目的を果たしています。
苦労し続けるのはもう嫌だ
あなたのチームがより賢く、よりスピーディで、より生産的に仕事ができるようになるためには、コミュニケーションルールを導入し、コラボレーションの技術を会社や組織のプロセスに組み込む必要があります。それを行えば、チームの効率が飛躍的に向上することを私は保証いたします。
全く新しいタイプの職場環境への移行は大変なことだと思います。特に、これまでプロジェクト管理やコラボレーションアプリを使ったことのないチームメンバーにとってはなおさらでしょう。大丈夫です。ゆっくりと始めましょう。まずは、組織内で導入したいコミュニケーションルールについて話し合いましょう。ルールが決まったら、チームのニーズに最も適したツールを選びましょう。そして、急いで無理に合わせようとするのではなく、徐々に導入を始めましょう。困惑して迷ってしまう人がいると、生産性は急上昇するどころか、低下するばかりです。まずは少数のプロジェクトを作ってみて、その中で共同作業をしてみることから始めるのもいいかもしれません。そして、使ってみた感想を共有したり、ソフトウェアの使い方についてお互いに質問をし合ったりしてみましょう。また、ヘルプや実用的なヒントなどを求めて、アプリのカスタマーサポートへ連絡してみてください。優れたアプリにはたいていチュートリアルやオンボーディング用の教材が用意されています。それらを上手に活用してみてください。
あなたがチームのコミュニケーションと生産性を向上させることに本気で取り組んでいるのであれば、ぜひお気軽に Nozbe Teams を試し、その効果をテストしてみてください。iOS、Android、及びウェブで無料で利用できます。
