Jednym z sekretów produktywności jest automatyzowanie procesów. Brzmi trochę jak korporacyjna nowomowa, ale warto się temu przyjrzeć. Zobacz, jak funkcja duplikowania projektów w Nozbe pomaga oszczędzać czas i usprawnia pracę.
Po co automatyzować procesy
Codziennie wykonujemy mnóstwo czynności, które niekoniecznie sięgają szczytów kreatywności, ale są niezbędne do realizowania zadań i popychania ważnych projektów do przodu. Gdyby tak podsumować czas, jaki spędzamy na tych drobiazgach, można pewnie złapać się za głowę.
Dobra wiadomość jest taka, że można sprawić, by niektóre “robiły się same”. Zawsze więc, gdy robisz, coś, co już kiedyś robiłeś/-aś, pomyśl, czy można by to zautomatyzować.
Twórcy Kaizen wpadli na to już dawno i spisali, dodając do tego sporą dozę filozofii i dogmatyzmu. Uważają, że regularnie udoskonalając wszystkie aspekty działalności firmy, można m.in:
- redukować koszty,
- ulepszać warunki pracy,
- skrócić czas realizacji zadań i poprawić jakość pracy.
W Kaizen chodzi więc o zmotywowanie pracowników na wszystkich szczeblach do włączenia procesu myślowego na każdym etapie pracy i nieustannego szukania pola do ulepszeń.
(👉 Jeśli chcesz, możesz posłuchać podcastu w jęz. angielskim o tym, jak wykorzystujemy Kaizen w Nozbe)
Jak oszczędzić czas, planując kolejny projekt w Nozbe
Każda większa rzecz, nad jaką chcesz pracować - w pojedynkę lub z zespołem - powinna zostać zorganizowana w ramach projektu w aplikacji do zadań, np. w Nozbe. Tworzysz projekt, dodajesz do niego zadania odpowiadające kolejnym krokom, jakie trzeba podjąć, aby go zrealizować. Możesz dodać sekcje, aby uporządkować pracę i podzielić ją na kolejne etapy. Zadania powinny zostać opatrzone komentarzami, zlecone osobom, które wykonają je najlepiej oraz określone w czasie za pomocą terminów wykonania.
Zdarza się, że po jakimś czasie musisz zająć się bardzo podobnym projektem lub zauważysz, że sprawa, nad którą pracujesz wymaga podobnego schematu działania.
Wróć wtedy do tego pierwszego projektu, wejdź do menu projektu (ikona 3 kropek w górnym pasku) i wybierz opcję “Duplikuj”.
Pojawi się nowe okno z szeregiem opcji.
Co można zrobić, duplikując projekt w Nozbe
Nazwa projektu
Duplikując projekt, tworzysz nowy element na liście swoich projektów. Warto zmienić nazwę projektu, lub chociaż dodać jakieś słowo lub liczbę, aby nie doszło do pomyłki.
Zespół
Możesz zduplikować projekt i od razu przenieść go do innego zespołu, jeśli działasz w kilku. Na tym etapie możesz więc wybrać, gdzie zapisany zostanie nowo utworzony projekt.
Dostęp do nowo utworzonego projektu
Tworząc kopię projektu, możesz zdecydować, kto będzie miał do niego dostęp - czy wszyscy członkowie danego zespołu, czy tylko wybranie, a może tylko ty (opcje dostępne w abonamencie Premium)
Czy chcesz utworzyć szablon?
Tworząc kopię projektu, możesz od razu zdecydować na przyszłość, czy chcesz, aby nowo powstały projekt stanowił szablon dla kolejnych podobnych projektów.
Dodatkowe opcje
👉 Cel projektu - na tym etapie możesz dopisać lub zmienić cel nowo utworzonego projektu.
👉 Kolor - możesz także zmienić kolor, aby nie był identyczny jak projekt, który był duplikowany.
👉 Informacja z jakiego projektu została utworzona ta kopia.
👉 Grupy - jeśli chcesz, możesz także przyporządkować nowy projekt do istniejącej już grupy projektów albo stworzyć nową grupę, do której będziesz dodawać powiązane projekty.
Teraz już musisz jedynie zatwierdzić za pomocą przycisku “Utwórz” i gotowe!
Nie trać więcej czasu na tworzenie projektu, który już raz został rozpisany. Użyj funkcji duplikowania i oszczędź cenne minuty.
W innym wpisie pokazujemy również, jak działają szablony projektów - funkcja podobna do duplikowania, ale mająca zastosowanie przy projektach regularnie powtarzanych.
