Jak być produktywnym w piątki - Piąteczki w Nozbe

Badania, ale i rozmowy ze znajomymi oraz obserwacje własne pokazują, że piątki dla większości osób są najmniej produktywnym dniem tygodnia pracy. Wynika to z przemęczenia czterema poprzedzającymi dniami oraz z wyczekiwaniem na weekend i odpoczynek. Dlatego w Nozbe piątki są wyjątkowe.

Czterodniowy tydzień pracy w innym wydaniu

Lista zadań się nie kończy. Można codziennie nadrabiać zaległości, a i tak ciągle będzie coś do zrobienia. Nie wszyscy pracodawcy są gotowi na zrezygnowanie z pracy w piątek i przejście na 4-dniowy tydzień pracy. Ale gdyby tak sprawić, że to, co robimy w piątki, spowoduje, że w pozostałe dni będziemy pracować znacznie efektywniej? To już brzmi okej, prawda?

O naszym koncepcie pisano w InnPoland, Money.pl, Bankierze, Fakcie, Wprost..

Co raz więcej firm próbuje wdrożyć ten pomysł i efekty przechodzą ich najśmielsze oczekiwania. Jest to “lightowa” forma 4-dniowego dnia pracy, do której dużo łatwiej przekonać się, jeśli się jest pracodawcą i do której łatwiej przekonać szefa, jeśli się jest pracownikiem.

Dlaczego rezygnować z pracy bieżącej w piątek?

  1. Walka ze zmęczeniem

Jak już wspomniałam, piątki dla wielu osób to dni niższej produktywności. Szczególnie w porze popołudniowej, gdy większość osób jedną nogą (i głową) jest już poza biurem. Piątek weekendu początek i te sprawy… Ten dzień warto wykorzystać w inny sposób. Taki, który zmotywuje i wciągnie pracownika.

  1. Rozwój

Pracujemy nie tyko po to, aby odhaczyć wyznaczone zadania i uciec do domu, ale także, aby się czegoś nauczyć i rozwijać się. Skoro już spędzamy co najmniej 40 godzin tygodniowo w pracy, fajnie by było przy okazji zyskiwać nową wiedzę, umiejętności - stawać się lepszym specjalistą i człowiekiem, prawda?

  1. Planowanie

Kiedy jesteśmy nieustannie zajęci realizowaniem zadań, uczestnictwem w spotkaniach i pisaniem raportów, nie mamy chwili, aby sobie pracę właściwie zaplanować. Aby wyciągnąć wnioski, podsumować tydzień i przygotować kolejny. A wiadomo, że zaplanowana praca jest efektywniejsza niż chaotyczne skakanie od tematu do tematu.

I tu właśnie pojawia się nasz Piąteczek - cały na biało, by zbawić wszystkich.

Piątek jest wolny… od pracy bieżącej!

Piątek w Nozbe, „Piąteczek”, nie jest wolny od pracy w ogóle, ale jest wolny od pracy bieżącej. Tego dnia członkowie zespołu robią porządny przegląd tygodnia, a potem skupiają się na rozwoju osobistym i doskonaleniu swoich umiejętności. Każdy projektuje ten dzień dla siebie, aby w następnym tygodniu pracować jeszcze lepiej i skuteczniej!

W piątki ostrzymy piłę, aby w pozostałe dni pracować lepiej

W książce 7 Nawyków Skutecznego Działania Stephen Covey pisze, że należy regularnie „ostrzyć piłę” (ang. sharpen the saw). No bo przecież nie da się ciągle piłować drewna, bez dbałości o piłę. Gdy się stępi, piłowanie będzie coraz trudniejsze. Dlatego warto czasem wstrzymywać robotę i “tracić” trochę czasu na ostrzenie piły. Ostrym narzędziem spiłujemy znacznie więcej drewna w krótszym czasie niż gdyby trzeba było walczyć z tępym żelastwem.

Analogia jest dość oczywista 🤓 Piłą może być: dokształcanie się i usprawnienie procesów, poszukiwanie nowych rozwiązań starych problemów, uczenie się nowych rzeczy, które sprawią, że będziemy sprawniej wykonywać codzienne obowiązki. W końcu piłą może być także planowanie pracy na przyszły tydzień i porządkowanie materiałów.

Najcięższy dzień tygodnia staje się najlepszym

Dodatkowym plusem Piąteczków w Nozbe jest to, że pomagają walczyć z monotonią. W ten dzień każdy może oderwać się od bieżących zadań i skupić się na rozwijaniu kreatywności, eksperymentować, mieć czas na zabawę pracą w pracy. Dzięki Piąteczkom w poniedziałek pojawiamy się w biurze (w naszym przypadku - wirtualnym) z planem, nową wiedzą i energią.

Czas na rozwój - w godzinach pracy

Pracodawcy często wymagają od pracowników, by podnosili swoje kwalifikacje. Albo jeszcze lepiej - podczas rekrutacji gwarantują szkolenia i możliwości rozwoju. Ale kiedy ludzie mają to robić? No wiadomo: w międzyczasie!

Michał, CEO Nozbe uznaje zasadę, że to zadaniem szefa jest stworzenie pracownikom okazji do rozwoju osobistego. Okazji, czyli przede wszystkim możliwości zaplanowania sobie regularnych bloków czasu na naukę nowych rzeczy, ulepszanie procesów, poznawanie narzędzi, czytanie interesujących materiałów. I to wszystko w godzinach pracy. Nie nockami lub w weekendy.

Podsumowanie tygodnia i planowanie pracy na najbliższy tydzień

Głównym punktem programu Piąteczków jest podsumowanie tygodnia. Bez niego - ani rusz. Ale nie zawsze tak było…

Mimo że aplikacja Nozbe jest inspirowana metodologią „GTD - Getting Things Done” Davida Allena, której filarem jest „Przegląd Tygodnia” (ang. Weekly Review), nawet w naszej w firmie przestaliśmy w pewnym momencie regularnie takie przeglądy wykonywać. Bieżąca praca zawsze miała wyższy priorytet niż planowanie i rozwój i każdy wolał odhaczyć więcej zadań niż podsumowywać pracę i planować nadchodzące dni.

To był błąd, który szybko naprawiliśmy.

5 zasad dobrego przeglądu tygodniowego

  1. Wpisz przegląd do swojego kalendarza - tak jakbyś zrobił/-a ze spotkaniem z kluczowym klientem albo inną ważną osobą. Jeśli korzystasz z kalendarza on-line, to uczyń z tego zadanie cykliczne. Dzięki temu trudniej będzie Ci znaleźć wymówkę - przecież masz to w kalendarzu! U nas ten termin to właśnie - Piąteczek.

  2. Aby podsumowania były mniej “straszne” i przebiegały szybciej - staraj się na bieżąco - z dnia na dzień zerować niektóre ze swoich “skrzynek” i folderów, np. skrzynkę mailową, listę Priorytetów. Podczas przeglądu stracisz na to mniej czasu.

  3. Działaj wedle planu - przygotuj sobie dostosowaną do specyfiki swojej pracy listę kolejnych kroków podsumowania i planowania tygodnia - poniższa lista może być dla Ciebie inspiracją.

  4. Przygotuj swoje otoczenie. Bez względu na to, gdzie zdecydujesz się dokonać cotygodniowego podsumowania, zadbaj o to, aby przestrzeń wokół Ciebie dobrze wpływała nie tylko na koncentrację (wyeliminuj przeszkadzacze: wyłącz dźwięki i powiadomienia, poproś współpracowników, aby wstrzymali się z prośbami itp.), ale także na kreatywność. W czasie przeglądu będziesz potrzebować inspiracji i fajnych pomysłów. 💡 Warto robić przegląd w nieco innym miejscu, niż zwykle pracujesz.

  5. Możesz pomysleć nad nagrodą. Dodatkową. Bo zapewniam, że już samo uczucie, jakie ogarnie Cię po zakończeniu przeglądu, będzie ogromną przyjemnością

Jak zrobić przegląd tygodnia - weekly review

Hurtowe dodawanie zadań do nawet najlepszego systemu (choć pozwala “oczyścić umysł” i skoncentrować się na ważnych zadaniach) nie oznacza jednak, że same się one zrobią, ani tym bardziej - że się zrobią w sposób efektywny i optymalny.

Dodatkowo, bez względu na to, jak starannie prowadzisz swoje projekty i jak szybko odhaczasz delegowane zadania, zawsze może coś umknąć. Może okazać się, że masz kilka “martwych” projektów bez wyznaczonych kolejnych zadań do wykonania albo że w głowie siedzą pomysły, które “podświadomie” Cię nurtują, ale nie było okazji, by je wynotować i włączyć do systemu.

Potrzebujesz czasu na zrewidowanie niektórych aspektów pracy, wprowadzanie usprawnień oraz kreatywne spojrzenie na swoje codzienne obowiązki. I o to właśnie chodzi w przeglądach!

W Nozbe naszym głównym systemem współpracy, komunikacji i zarządzania pracą jest rzecz jasna aplikacja Nozbe. W niej też odbywa się większość etapów przeglądu tygodnia - choć nie wszystkie. Oto najważniejsze z nich:

  1. Przejrzyj i uporządkuj/oczyść swoje fizyczne materiały - pojemnik na rachunki, faktury i inne dokumenty papierowe, jakie zebrały się w ciągu tygodnia. Niektóre możesz zeskanować, aby mieć ich wersje cyfrowe, niektóre możesz powkładać do odpowiednich segregatorów, lub wysłać w odpowiednie miejsce.

  2. Przejrzyj i wyzeruj skrzynkę mailową - odpowiedz na maile, które tego wymagają, przenieś do systemu do projektów i zadań (np. Nozbe) te, które wymagają działania, wypisz się z newsletterów, których nie chcesz już otrzymywać, wykasuj zakończone wątki. Możesz zajrzeć do spamu - czasem zapodziewają się tam ważne maile.

  3. Przejrzyj swoje cele długoterminowe i zobacz, czy się do nich zbliżasz i co możesz zrobić, aby osiągnąć je szybciej. A może trzeba je zweryfikować lub zmienić? Ten krok nastroi Cię do podsumowywania konkretnych projektów.

  4. Przejdź po kolei przez listę swoich priorytetów - zobacz, co udało się wykonać (w Nozbe opcja: pokaż zakończone), a co zostało do zrobienia. Dopisz komentarze, sprawdź terminy, materiały pomocnicze i to, czy masz ustawione przypomnienia.

  5. Uważnie przejrzyj widok Przychodzących w Nozbe (w różnych systemach może to być inny folder - chodzi jednak o miejsce, do którego trafiają sprawy wymagające Twojej uwagi). Zdecyduj, co zrobić z poszczególnymi zadaniami - wykonać od razu, dopisać komentarz z wyjaśnieniem lub prośbą o feedback, dodać datę wykonania, dodać do listy Priorytetów, a może usunąć?

  6. Teraz przejrzyj projekty, w których aktywnie uczestniczysz. W Nozbe, przejrzyj wszystkie bez wyjątków projekty Obserwowane i Ulubione. Po kolei analizuj poszczególne zadania w nich zawarte i sprawdzaj, czy wszystko jest tam, gdzie być powinno. Niektóre z zadań oznacz jako wykonane, niektórym zmień termin wykonania lub dodaj przypomnienie. Jeśli uważasz, że lepiej aby zajął się czymś ktoś inny, przypisz mu zadanie z konkretnym opisem tego, co jest do zrobienia. Możesz porzucić niektóre zadania, jeśli uważasz, że nie są istotne, bądź przenieść niektóre do innych projektów.

  7. Sprawdź swoje zobowiązania - w Nozbe, przejdź do widoku Zespół i wybierz samego/-ą siebie z listy. W widoku głównym zobaczysz wszystkie przypisane Ci zadania ze wszystkich projektów. Sprawdź, czy wszystkie zadania, które tego wymagają mają termin wykonania, czy warto ustawić sobie przypomnienie, aby zacząć pracę odpowiednio wcześniej? W niektórych zadań polecam dopisać, jaki jest ich status, na jakim etapie pracy jesteś - pomoże to kolegom lub zwierzchnikowi, oraz Tobie :)

  8. Sprawdź widok Pojedyncze zadania a także inne miejsca w swoim systemie pracy, gdzie mogą ukryć się jakieś informacje lub prośby od współpracowników. Przejrzyj także kalendarz i terminy spotkań.

  9. Jeśli masz przestrzeń, możesz przejrzeć widok Aktywność w Nozbe, w którym wyświetla się wszystko to, co działo się w projektach, do których masz dostęp. Pozwoli Ci to zobaczyć, co robią inni, na jakim etapie są prace innych działów lub osób, co nowego planują, a co udało się zakończyć. Jeśli zobaczysz, że gdzieś możesz się przydać, możesz dodać feedback, lub oznaczyć zadanie tak, by swój wkład dodać w nadchodzącym tygodniu (np. za pomocą gwiazdki - trafi do Priorytetów lub przypomnieniem na konkretny dzień.)

  10. Masz już teraz obraz tego, co się wydarzyło, co się udało, a czego nie udało się zrobić. Możesz przystąpić do planowania i działań kreatywnych 😉 Dodaj do swojego systemu nowe projekty, spisz nowe pomysły w formie zadań lub tematów, które przeanalizujesz, spiszesz w dokumencie i dasz zespołowi pod rozwagę. Oczyść swoj umysł - czyli spisz wszystko, co chodzi Ci po głowie, o czym musisz pamiętać.

  11. Większość osób na tym etapie wyznacza sobie Priorytety na nadchodzący tydzień i dodaje do nich komentarze z wyjaśnieniami, o ile wymaga tego sytuacja.

Przegląd tygodnia robiony regularnie w każdy piątek nie zajmuje więcej niż 1-2 godziny, a pozwala na utrzymanie porządku, świetnej organizacji oraz efektywności działania na podstawie spójnego planu.

Podsumowanie: 3 złote zasady Piąteczków w Nozbe

Oto na czym polegają Piąteczki w pigułce:

  1. Wykonuj zadania związane z pracą tylko od poniedziałku do czwartku. Pod koniec tygodnia Twoja produktywność naturalnie spada, dlatego skup się na dopięciu ważnych zadań do czwartku. Dzięki temu będziesz pracować mniej, ale lepiej.

  2. Piątek przeznacz na przegląd tygodnia Rozpocznij Piąteczek od najważniejszej rzeczy, którą masz do wykonania w tym dniu: gruntownego przeglądu tygodnia. Pomoże Ci spojrzeć na miniony tydzień i zaplanować pracę na kolejny - w poniedziałek zasiądziesz do pracy, wiedząc, co dokładnie masz do zrobienia. To pozwoli Ci obniżyć poziom stresu i zwiększyć produktywność w ciągu tygodnia! 💡 Aby Piąteczek był naprawdę wyjątkowy, możesz zmienić otoczenie – choćby na czas samego przeglądu tygodniowego. Kawiarnia, kanapa, inny pokój – wybór należy do Ciebie!

  3. Wykorzystaj resztę dnia, tak, by być lepszą wersją siebie 😎 Po zakończeniu przeglądu i zaplanowaniu zadań na nadchodzący tydzień, zdecyduj, na co chcesz poświęcić pozostały czas.

💡 Piątki można wykorzystać również na poszukiwanie i naukę nowych narzędzi, które usprawnią Twoją pracę, np. Nozbe. Aplikacja ma mnóstwo funkcji, które pomogą Tobie i Twojemu zespołowi jeszcze bardziej zwiększyć produktywność!

Członkowie zespołu Nozbe m.in.:

  • mają lekcje języków obcych;
  • czytają zapisywane w ciągu tygodnia artykuły, wywiady;
  • oglądają webinary i zapisane w ciągu tygodnia materiały edukacyjne;
  • badają, jakie pojawiły się narzędzia oraz jakie zmiany wprowadzono w narzędziach już używanych;
  • porządkują lub przearanżowują swoją fizyczną lub wirtualną przestrzeń do pracy
  • odbywają sesje psychoterapii;
  • rozmawiają ze współpracownikami;
  • uprawiają sport, jogę, spacerują;
  • opracowują automatyzacje i inne ulepszenia, aby pracować mniej, a lepiej.

Powyższa lista ciągnie się jeszcze trochę, a szczegółów możesz się dowiedzieć np. w 39. odcinku podcastu Nie Ma Biura.

Spróbujesz Piąteczków w swojej firmie?

Jakie są Twoje pierwsze myśli związane z ideą Piąteczków? Myślisz, że sprawdziłyby się w Twojej organizacji? Czy może już udaje Ci się coś podobnego wdrożyć? Mamy nadzieję, że coraz więcej pracodawców będzie proponowało Piąteczki jako receptę na zwiększenie efektywności poprzez maksymalizowanie zaangażowania oraz frajdy z pracy!

Więcej informacji o piąteczkach w Nozbe znajdziesz na stronie Piateczek.pl

Magda
Radośnie (i skutecznie) praktykuje pracę zdalną w Nozbe od 2013 r. Nieustannie poszerza wiedzę nt. tworzenia zdrowych warunków pracy, produktywości oraz współpracy w zespole. W Nozbe zajmuje się content marketingiem i promocją. Współprowadzi podcast 'Nie Ma Biura'. Ekstrawertyczna, neurotyczna wegetarianka i feministka z co najmniej 189 wadami.